Pool-Anbieter Steinbach optimiert mit Wrike die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit
Die Geschichte
Das Marketing-Team von Steinbach läuft auf Hochtouren, wenn ein neuer Auftrag hereinkommt
Die Steinbach VertriebsgmbH ist führender Anbieter für Pools und Poolzubehör im deutschsprachigen Raum. Das Unternehmen mit Sitz in Schwertberg, Österreich, beliefert Baumärkte, Supermärkte und weitere Vertriebspartner in ganz Europa. Das Sortiment reicht vom klassischen Planschbecken für Kinder bis hin zum gemauerten Massivpool. Auch eine große Bandbreite an Zubehör hält Steinbach für seine Vertriebspartner bereit, unter anderem Luftmatratzen, Pumpen und Abdeckplanen. Steinbach stellt die Produkte zum Teil selbst her, zum Teil werden sie von Partnern zugekauft. Der Schwerpunkt der 150 Mitarbeiter liegt im Vertrieb.
Steinbach ist in den vergangenen Jahren stark gewachsen, immer mehr Kunden und Projekte sind hinzugekommen. Gleichzeitig steht das Unternehmen vor der Herausforderung, absolut termingerecht liefern zu müssen – wenn eine große Supermarktkette einen Aufstellpool für den Garten in ihr wöchentlich wechselndes Sondersortiment aufnimmt, ist an diesem Termin nicht zu rütteln. Verpackung, Produktbilder und Beschreibungstexte müssen vom Marketing-Team rechtzeitig fertiggestellt werden. Alle abteilungsübergreifenden Prozesse müssen Hand in Hand laufen. „Wir nutzen Wrike, um uns besser zu organisieren, einen genauen Überblick zu haben und um Fehler zu reduzieren“, sagt Gerald Horner, Leiter Grafik / Marketing bei Steinbach, und führt weiter aus: „Vor Wrike haben wir unsere Projekte über Tabellen-Dokumente und E-Mails abgewickelt. In unserem Team ist die Anzahl der E-Mails durch Wrike um mehr als 10 Prozent zurückgegangen. Gleichzeitig konnten wir die Termintreue unserer Projekte um fast 15 Prozent steigern.“
Unser Marketing-Team arbeitet eng mit anderen Abteilungen zusammen. Um hochklassige Ergebnisse unter Zeitdruck liefern zu können, ist eine reibungslose Kommunikation essentiell.
Der Erfolg
Die einfache Kommunikation zwischen den Abteilungen sorgt für reibungslose Abläufe und minimiert Fehlerquellen
Wrike wurde im Frühjahr 2016 auf Initiative der Marketing-Abteilung eingeführt. Die Startphase verlief ohne großen Aufwand, es wurde keine eigene Personalressource für Schulungen oder ähnliches benötigt. Da es sich um eine Cloud-Lösung handelt, entfiel die Installation. Für sein sechsköpfiges Marketing- und Grafik-Team hat Gerald Horner Musterabläufe der häufigsten Projekttypen erstellt. Im Anschluss wurden diese Abläufe mit den Verantwortlichen besprochen, angepasst und im Team in ersten Testprojekten eingeführt. Ein unternehmensweiter Ablauf kann folgendermaßen aussehen und in Wrike über eine Vorlage abgebildet werden:
Der Verkauf erstellt ein Angebot für den Kunden, sobald der Auftrag bestätigt und geprüft ist, wird er intern weitergegeben und mehrere Personengruppen arbeiten parallel daran weiter. Während der Einkauf den Artikel in der Warenwirtschaft anlegt oder bei Lieferanten bestellt, wird in der Logistik die An- und Auslieferung geplant, das Produktmanagement erstellt Anleitungen für den bestellten Pool und gibt Arbeitsanweisungen an die Grafik. Die Abteilung von Gerald Horner kümmert sich daraufhin um die benötigten Bilder und Texte, die wiederum vom Produktmanagement und vom Kunden freigegeben werden müssen und anschließend an die Druckerei gegeben werden.
In dieser eng verzahnten Kette an Arbeitsabläufen vereinfacht Wrike die Kommunikation zwischen den Abteilungen. Da alle Abteilungen Einblick in den aktuellen Projektstatus haben und Aufgaben zusammen mit den zugehörigen Hintergrundinformationen an die nächste Gruppe weitergereicht werden, wird der Abstimmungsbedarf verringert und auch Missverständnisse werden vermieden. So wird sichergestellt, dass der Pool pünktlich im Regal des Supermarktes auf seine Käufer wartet und alle Marketing-Materialien bereitliegen. Bei Steinbach ist geplant, Wrike in Zukunft stärker auch für IT-Projekte einzusetzen, eventuell sogar das hauseigene Werk in China anzubinden.
Die Superkräfte
Ordner-Struktur
Ähnlich wie das Ablagesystem auf einem normalen Server ist auch Wrike aufgebaut. Ordner und Projekte können benannt, beliebig angeordnet und für eine bessere Übersicht auf- oder zugeklappt werden. So mussten sich die Mitarbeiter von Steinbach bei der Einführung von Wrike nicht umstellen und konnten sich gut zurechtfinden. Die einfache Handhabung des Systems schätzt Gerald Horner besonders.
Aufgaben
Auch die Erstellung von Aufgaben ist keine hohe Kunst, sondern erfolgt einfach und intuitiv. Mit einem Klick auf „+ Neue Aufgabe“ werden sie kreiert, alle Felder sind eindeutig beschriftet. So können je nach Projekt Verantwortliche, Timings oder Dateien hinzugefügt werden. Aufgaben bilden die Basis der Arbeit und Zusammenarbeit in Wrike.
Zeitleiste
Die Zeitleisten-Ansicht gibt in Form eines Gantt-Diagramms Überblick über die anstehenden Aufgaben. Indem die Planung visualisiert ist, wird schnell sichtbar, ob alles aufgeht oder ob Änderungen in der Planung vorgenommen werden müssen. Bei Steinbach wurden durch diese Funktion Transparenz und Übersicht erhöht.