RPBA – eine in Portugal ansässige internationale Steuerrechtsboutique, bietet juristische Nischendienste mit Schwerpunkt auf Einkommens- und Immobiliensteuern. Gelobt im Verzeichnis Chambers Europe 2013, das die besten Anwaltskanzleien und Anwälte bewertet.
Der Erfahrungsbericht
Die juristischen Projekte wurden zu komplex, um sie mit einfachen Tabellen und E-Mails zu verwalten.
Juristische Verfahren sind projektorientiert und bestehen aus vielen voneinander abhängigen Schritten, für die jeweils eine Frist gilt. Während einige Fristen verhandelbar sind und verschoben werden können (z. B. interne Teambesprechungen), sind andere unverrückbar (z. B. Gerichtsverhandlungen). Denkt man noch an die Komplexität, die sich aus dem Jonglieren mehrerer Projekte, mit Kunden, die über verschiedene Standorte und Gerichtsbarkeiten verstreut sind, bekommt man eine Vorstellung von der Herausforderung, vor der RPBA steht. Da jedes rechtliche Verfahren viele kleine, aber entscheidende Einzelheiten beinhaltet, benötigte RPBA ein robustes und organisiertes System zur Speicherung und Verarbeitung von Projektinformationen. Es musste ein Weg gefunden werden, um das hohe Risiko von Missmanagement zu minimieren – etwas, das mit den hohen Servicestandards des Unternehmens völlig unvereinbar war. „In einem solchen Umfeld war es schwierig, sich an verschiedene Fristen zu erinnern, komplexe Projekte zu verwalten und effizient zusammenzuarbeiten“, sagt Ricardo da Palma Borges, geschäftsführender Gesellschafter bei RPBA. „Jetzt, wo wir Wrike verwenden, kommt uns unser früheres Projektmanagement mit nur Outlook und Excel steinzeitlich vor.“
„Mit den von Wrike zur Verfügung gestellten Tools zur effektiven Projektkontrolle und Risikominderung hat sich unsere tägliche Arbeit verändert. Das stärkt das Vertrauen in unsere Leistung und mindert die Angst vor Misserfolgen.“
Der Sieg
Für die 9 engagierten Anwälte bei RPBA ist Wrike zum perfekten Tool für die Verwaltung rechtlicher Prozesse geworden.
Das gesamte RPBA-Team fand einen einzigartigen Weg, mit all den komplexen Fristen umzugehen, indem es benutzerdefinierte Vorlagen verwendet, um Kundenprojekte zu organisieren und einen Projektzeitplan zu erstellen. Mit Wrike erfolgt die Zusammenarbeit an juristischen Dokumenten auf einer ganz neuen Ebene, wobei Aufgaben und Dokumente auf einer einzigen Plattform geteilt werden. Durch Wrike kann das RPBA-Team seine strengen Fristen einhalten und gleichzeitig flexibel bleiben, wenn sich die Projektpläne ändern. „Wir haben eine Projektmanagement-App gefunden, die ein flexibles, zuverlässiges und dennoch einfach zu bedienendes System werden konnte, um unsere Arbeitsabläufe, Fristen und Projektdokumente zu verfolgen“, sagt da Palma Borges, der nun alle Projektschritte bequem abgleichen und den Zeitplan bei Bedarf sofort anpassen kann.
Die Superkräfte
Aufgaben teilen
Die Teammitglieder fanden es sehr praktisch, Rechtsdokumente und Projektpläne zu teilen, zu bearbeiten, zu besprechen und zu speichern – alles in einem einzigen System. Ein Teammitglied, das Notizen oder Kommentare hinzufügt, muss nur die entsprechende Person mit @Erwähnungen markieren, und diese Person wird sofort über den Kommentar informiert. Dies spart Zeit beim Durchsuchen von E-Mails und beim Aufspüren von Kollegen für Aktualisierungen.
Benutzerdefinierte Vorlagen
Wenn Teammitglieder ein neues Projekt beginnen, richten sie eine wiederkehrende Aufgabe mit zwei Ereignissen ein: Das erste Ereignis gibt eine strikte Frist an, die in einen Meilenstein umgewandelt wird, der nicht durch die Umplanung anderer Aufgaben auf der Zeitachse beeinflusst wird. Das zweite Ereignis ist eine einfache Aufgabe mit einem früheren Fälligkeitsdatum, die dazu dient, den Projektplan intern anzupassen und Zwischenziele zu erreichen.
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