Mobility-Spezialist STAUD STUDIOS verdoppelt mit Wrike die Anzahl
an Marketingprojekten

Pascal Staud

Managing Director

Simone Hartmann

Head of STANDARDS | WORKFLOW

STAUD STUDIOS — Als innovative Plattform bestehend aus Agentur und Produktion sind die STAUD STUDIOS seit mehr als 30 Jahren auf Marketing und Kommunikation in der Mobilitätsbranche spezialisiert. Ein Team von 90 Experten aus Strategie, Kreation und Konzeption begleitet die anspruchsvollen Automobil-Marken von der Strategie bis zum finalen Produkt.

Die Geschichte

STAUD STUDIOS erweitert seit 30 Jahren sein Portfolio weiter, um auf die Anforderungen rund um das Thema Mobility perfekt angepasst zu sein

Kaum eine herstellende Industrie setzt ihre Produkte so ästhetisch und gekonnt in Szene wie die Automobilindustrie – und benötigt dafür verlässliche Partner in Form von Agenturen und Produktionsstudios, um diese Visionen zu realisieren. Seit mehr als 30 Jahren arbeitet STAUD STUDIOS für die Automobilbranche: Was zunächst als reines Fotostudio begann, wurde über die Jahre zu einem spezialisierten Partner, der angefangen von der Strategie über die Konzeption bis hin zur Umsetzung für alle Anforderungen der Branche produziert. Mit derselben Sorgfalt und Innovationskraft, mit der ihre Kunden Fahrzeuge und Mobilitätskonzepte entwickeln, unterstützen die STAUD STUDIOS die Automobilhersteller bei der Entwicklung und Innovation ihrer Marken.

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Mit herkömmlichen Tools war eine schnelle und zuverlässige Projektarbeit über unsere verschiedenen Departments und Standorte hinweg nicht mehr möglich.

Pascal Staud

Managing Director

Das internationale, interdisziplinäre 90-köpfige Team aus Strategen, Kreativen, Fotografen, Regisseuren, CGI- und Photoshop-Artists sowie Digital- und VR-Spezialisten arbeitet in Leonberg/Stuttgart und Hamburg. Die Agentur ist der Automobilbranche treu geblieben, zählt aber mittlerweile auch Hersteller zu ihren Kunden, die sich neuen Mobilitätsformen widmen. Mit dem Wachstum des Unternehmens in den letzten 5 Jahren von 25 auf 90 Mitarbeiter nahm neben der Anzahl auch die Komplexität der Anfragen zu. „Unsere Kunden wollen heute ganzheitliche Lösungen, von der strategischen Untermauerung bis zum finalen Ergebnis, das einen messbaren Erfolg schafft.“ Die Projektübersicht und Aufgabenverwaltung, die bis dato über Tabellen und eine agentureigene ERP-Lösung gehandhabt wurde, war für die STAUD STUDIOS nicht mehr flexibel und agil genug. „Mit herkömmlichen Tools war eine schnelle und zuverlässige Projektarbeit über unseren verschiedenen Departments und Standorte hinweg nicht mehr möglich“, erklärt der Managing Director Pascal Staud. Eine agile Projektmanagement-Lösung musste her.

Die Einführung von Wrike war für uns alternativlos - wir brauchten eine Lösung, die es uns ermöglicht, agiler zu arbeiten.

Simone Hartmann

Head of STANDARDS | WORKFLOW

Der Erfolg

Mithilfe des Customer Success Teams von Wrike wurden Prozesse definiert, um komplexe Projekte effektiv darzustellen

„Wir brauchten eine Lösung, die es uns ermöglicht, agiler zu arbeiten und eine bessere Übersicht zu erhalten“, sagt Simone Hartmann, Head of Standards & Workflow bei STAUD STUDIOS. „Besonders für die Anfangsphase einer Kampagne sollten alle Informationen und Diskussionen direkt im Projekt gebündelt sein, um die E-Mail-Flut zu reduzieren.“ Relevante Kriterien für die Auswahl der geeigneten Software waren das Aufgabenmanagement, die Statusverfolgung und die Möglichkeit, Berichte nach Projektstatus zu erstellen. Obwohl das Team eigentlich nicht nach einer cloudbasierten Lösung, sondern nach einem On-Premise-Produkt suchte, fiel die Entscheidung letztlich zugunsten von Wrike. „Es hatte alle Funktionen, die wir für die Bearbeitung klassischer Agenturleistung benötigen, und die Tatsache, dass unsere Daten im Rechenzentrum in Amsterdam innerhalb der EU gespeichert werden, hat den Ausschlag gegeben“, erklärt Hartmann.

Im Januar 2017 wurde Wrike für die Teams Beratung, Strategie und Konzeption ausgerollt –etwa die Hälfte der gesamten Belegschaft. Nach und nach wurden die Bereiche Kreation, sowie das Projektmanagement, als auch die Adminstration ebenfalls mit ins Boot geholt. Aufgrund des strategischen Start-Zeitpunkts zum Jahreswechsel mussten nur einige wenige laufende Projekte von Tabellen in Wrike übertragen werden, neue Projekte wurden direkt im Tool gestartet. Die Software wurde von den Teams gut angenommen und verstanden, doch aufgrund des schnellen Unternehmenswachstums, des hohen Workloads und dem Wunsch, Wrike von Anfang an in alle Unternehmensbereiche zu integrieren, kam es dennoch zu kleineren Anfangsschwierigkeiten. „Die Prozesse, die in Wrike abgebildet werden sollten, waren zu Beginn noch nicht eindeutig definiert“, sagt Hartmann. „Uns war klar, dass wir intern noch etwas Vorarbeit leisten müssen, um das Tool adäquat zu nutzen.“

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In enger Zusammenarbeit mit dem Customer Success Team von Wrike etablierte Hartmann Prozesse für die Arbeitsabläufe der komplexen Phasen-Projekte, um diese effektiv in Wrike darzustellen und unkompliziert die benötigten Berichte zu kreieren. Jetzt hat das Team der STAUD STUDIOS kürzere Meetings durch die Status-Updates in Wrike, klarere Briefings durch die Anfrageformulare und ein weitaus geringeres E-Mail-Aufkommen durch die bessere Dokumentation aller Fortschritte direkt am Projekt. „Die Einführung war für uns alternativlos“, erklärt Hartmann. „Wir benötigen die Software, um die Arbeit überhaupt bewältigen zu können – manche Projekte, an denen in Wrike gearbeitet wird, wären ohne die Software nicht mehr übersichtlich darstellbar.“ Von der Strategie- und Konzeptionsplanung, dem Anlegen der einzelnen Phasen, der Aufgabenverteilung an Mitarbeiter und Freelancer in der ganzen Welt sowie Reportings findet die gesamte Projektarbeit in Wrike statt und ermöglicht STAUD STUDIOS, die eigene Agilität zu unterstreichen und erfolgreich auf alle Kundenwünsche zu reagieren. Aktuell werden mit Wrike über 500 übergeordnete Großprojekte bearbeitet. Wenn man dazu die jeweils dazugehörigen Teilprojekte sowie untergeordneten Aufgaben berücksichtigt, ergibt sich eine stolze Zahl von über 6000 Projekten. „Mit Wrike können wir doppelt so viele Projekte wie zuvor stemmen und so den Wachstumspfad des Unternehmens bestreiten“, erklärt Staud.

Die Superkräfte

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Kommentare

Durch die Kommentar-Funktion können alle Diskussionen und Informationen zu einer Aufgabe oder einem Projekt direkt in Wrike festgehalten werden. „Das bedeutet, das unzählige zusätzliche E-Mails wegfallen“, sagt Hartmann. In den Kommentaren können Kollegen @erwähnt werden, um eine Benachrichtigung zum neuesten Stand zu bekommen, außerdem können vorherige Kommentare oder Abschnitte aus der Beschreibung zitiert werden, um eindeutiges und klares Feedback zu geben.

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Ordnerstruktur

Mit der Ordnerstruktur in Wrike ist es möglich, dieselbe Aufgabe in unterschiedlichen Ordnern abzulegen. Das bedeutet, dass Aufgaben nicht dupliziert werden müssen, wenn in unterschiedlichen Kontexten daran gearbeitet wird. „Wir haben Statusmeetings, in denen die Aufgaben, die in Bearbeitung sind, besprochen werden. Es erleichtert die Aufgabe ungemein, dass man eine Aufgabe im eigentlichen Projektordner haben kann und zusätzlich im Ordner für das Statusmeeting. Man braucht keine unzähligen Listen, sondern fügt einfach die entsprechenden Tags hinzu.”

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Board-Ansicht

Die Board-Ansicht zeigt die Aufgaben eines Ordners oder Projekts in nach Status sortierten Spalten an. „Diese Ansicht ist bei unseren Kollegen besonders beliebt, da die eigene Arbeit auf diese Weise kanbanmäßig organisiert werden kann“, erklärt Hartmann. „Außerdem kann man Aufgaben schnell in einen anderen Status schieben, wenn es kurzfristige Änderungen gibt - das passiert bei uns sehr häufig.” Die Board-Ansicht enthält auch eine Filterfunktion, um bei umfangreichen Arbeitsabläufen nur bestimmte Status anzuzeigen.

Weitere Anwenderberichte

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