PLANiT DIGITAL treibt mit Wrike die
KMU-Digitalisierung voran

Thomas Mix

Director of Strategy & Business Development

PLANiT DIGITAL — Das Oberhausener Unternehmen hat sich in den letzten Jahren von einer Agentur für Videoproduktion zu einer Digital- und Medien-Agentur entwickelt, die insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen bei der Digitalisierung unterstützt. Seit der Gründung 2005 ist die Firma stetig gewachsen und beschäftigt mittlerweile 22 feste und 20 freie Mitarbeiter. Ein zweiter Standort in Koblenz wird momentan aufgebaut.

Die Geschichte

Die Digital-Agentur berät ihre Kunden allumfassend in Bezug auf Digitales Marketing und Digitalisierung

Die Digitalisierung ist und bleibt eines der zentralen Themen jeder Unternehmensstrategie in der modernen Geschäftswelt. Doch Studien zeigen, dass es besonders kleinen und mittelständischen Unternehmen schwer fällt, Digitalisierungsmaßnahmen finanziell und personell zu stemmen, ohne dabei andere Unternehmensziele aus den Augen zu verlieren. Aus diesem Grund wurde 2017 vom Bundesministerium für Wirtschaft und Energie das Förderprogramm “go-digital” ins Leben gerufen, das externe Beratungsleistungen für die Digitalisierung von Unternehmensabläufen sowie deren Umsetzung fördert. Anträge dafür können nur von Beratungsunternehmen gestellt werden, die vom Bundesministerium zertifiziert wurden. Eines dieser zertifizierten Unternehmen ist die Oberhausener Digital-Agentur PLANiT DIGITAL.

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Je größer und komplexer die Projekte wurden, um die wir uns kümmerten, umso dringender wurde eine klare Projektstruktur benötigt. Diese Struktur sollte außerdem ermöglichen, den Aufwand für einzelne Projekte messbar zu machen.

Thomas Mix

Director of Strategy & Business Development

Die vor 14 Jahren gegründete Firma hat ihre Wurzeln in der Videoproduktion: Noch bevor Amazon & Co. Videos in ihre Produktbeschreibungen aufgenommen haben, hat sich PLANiT DIGITAL schon damit beschäftigt, wie man bestimmte Inhalte mit Videos anschaulicher gestalten, digitalisieren und im Internet darstellen kann. Aus den Bedürfnissen der eigenen Kunden entstanden neue Geschäftsbereiche, unter anderem ein Social-Media-Team und eine eigene IT-Entwicklung, um die Kunden allumfassend in Bezug auf Digitales Marketing und Digitalisierung zu beraten.

PLANiT DIGITAL berät vor allem KMUs und legt deshalb besonderen Wert darauf, gute digitale Lösungen zu schaffen, die auch bezahlbar sind. “Große Budgetanforderungen schrecken kleine Handwerksbetriebe ab, weil diese nicht nachvollziehen können, was mit dem investierten Geld passiert”, erklärt Thomas Mix, Director of Strategy & Business Development bei PLANiT DIGITAL. “Wir wollen Unternehmen helfen, die zwar ein großes unternehmerisches Verständnis haben, aber nicht die Zeit, sich selbst in das Thema Digitalisierung einzuarbeiten und zu recherchieren, welche digitalen Maßnahmen hinter einem Projekt stecken.”

Der Fokus auf digitalisierte und optimierte Prozesse hat auch das PLANiT DIGITAL-Team selbst dazu gebracht, die eigenen Prozesse kritisch zu betrachten. “Je größer und komplexer die Projekte wurde, umso dringender wurde eine klare Projektstruktur benötigt. Diese Struktur sollte außerdem ermöglichen, den Aufwand für einzelne Projekte messbar zu machen”, sagt Mix. Als das Team nach einem geeigneten Tool dafür suchte, ging es deshalb nicht nur um Aufgaben- und Projektmanagement, sondern vor allem um Prozessoptimierung und die Möglichkeit, zu sehen, ob die eingesetzten Prozesse kosteneffizient sind.

Wir haben nun eine digitale Abbildung unserer Strukturen, Prozesse, Ziele und Meilensteine - und können diese auch ganz klar unseren Kunden kommunizieren.

Thomas Mix

Director of Strategy & Business Development

Der Erfolg

Mit dem Wrike-Deployment konnte PLANiT DIGITAL eine ideale Workspace-Struktur für die eigenen Prozesse aufbauen

Was letztlich den Ausschlag für Wrike gab, waren jedoch nicht nur die Funktionen für Aufwandszuweisung und Berichte, die ein Muss für die Geschäftsleitung waren, sondern vor allem die Funktion “Wrike Proof”, die es möglich macht, Gastprüfer für Freigabeprozesse einzuladen. “Für uns als Media-Agentur ist es ideal, dass man Kunden bereits im Tool Videos zeigen kann und dass die Stakeholder auf Kundenseite auch ohne eigenen Wrike-Account konkretes und klares Feedback zu einzelnen Stellen im Video geben können. Diese Kommunikation mit den Kunden vereinfacht unsere Prozesse im Medienbereich extrem: Wir sparen Zeit auf unserer Seite und auf Kundenseite, weil weniger Korrekturrunden nötig sind. So können wir bei gleichem Preis eine bessere Qualität bieten.” Vor dem Kauf kalkulierte das Team von PLANiT DIGITAL, dass jeden Monat mindestens zwei Stunden pro Mitarbeiter durch Wrike eingespart werden müssen, damit sich das Tool für die Firma lohnt. Schnell wurde jedoch klar, dass sich mit Wrike auch in der Kundenkommunikation viel Zeit sparen lässt: “Gefühlt haben wir durch die bessere Absprache mit den Kunden bei manchen Projekten nicht nur Stunden, sondern Tage eingespart.”

Für die Geschäftsführer und den Projektleiter war von Anfang an klar, dass sie für die Einführung von Wrike ein Deployment in Anspruch nehmen möchten. Dadurch sollten zum einen die eigenen Prozesse kritisch überprüft werden, zum anderen wollte man sich vergewissern, wie die internen Arbeitsschritte im Einzelnen ablaufen. “Am Anfang waren wir etwas überfordert”, erklärt Mix, “weil wir teilweise nicht wussten, wie genau sich unsere Prozesse gestalten. Das Deployment mit den Wrike-Experten war sehr wichtig, weil es uns ein Gefühl dafür gegeben hat, wie die Umsetzung funktionieren kann. Man würde am Anfang gerne sehen, wie andere Unternehmen etwas umsetzen oder einen Blick in andere Strukturen werfen. Aber durch die Auseinandersetzung mit den Prozessen im Deployment wird klar, dass kein Unternehmen funktioniert wie das eigene. Deshalb ist es ganz gut, wenn man am Anfang jemanden hat, der einen ein bisschen erdet, der schon mit vielen unterschiedlichen Unternehmen denselben Prozess durchlaufen hat und entsprechend Tipps geben kann, die konkret für die eigene Agentur passen.”

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Zeitsparende Kommunikation und effizientere Projektarbeit

Was hat sich seit der Einführung von Wrike vor einem Jahr verändert? “Wir haben nun eine digitale Abbildung unserer Strukturen, Prozesse, Ziele und Meilensteine und können unseren Kunden diese ganz klar kommunizieren”, sagt Mix. Obwohl sich die Projektanzahl des Teams im letzten Jahr fast verdreifacht hat, sind weniger Meetings nötig und die Zusammenarbeit ist besser geworden: “Es wird mehr Zeit in die eigentliche Aufgaben investiert und weniger in Absprachen und Abstimmungen. Dadurch, dass man im laufenden Projekt besser sieht, wo Probleme auftauchen können, kann man diese auch schnell lösen. Beispielsweise haben wir einen speziellen Status dafür, wenn wir auf Rückmeldung oder Input vom Kunden warten - wir wissen also genau, woran das Projekt momentan hängt und können direkt beim Kunden nachhaken. Unsere Kunden wissen es zu schätzen, dass wir im Gegensatz zu anderen Agenturen so sehr am Ball bleiben.”

Das Thema Zeiterfassung war zunächst etwas schwierig, da sich zu Beginn zusätzliche Arbeit für die Mitarbeiter dadurch ergab, dass man diszipliniert in Wrike-Aufgaben arbeiten musste, um ein vollständiges Bild des Projektaufwands zu erhalten. “Dieser Prozess hat länger gedauert, als erwartet. Wir haben eine sehr offene Kultur gepflegt und haben die Kollegen regelmäßig nach Feedback gefragt, wie sie die Arbeit mit Wrike finden oder ob sie Verbesserungsvorschläge haben. Im Ergebnis hat sich durch die Zeiterfassung und die Übersicht über die Arbeitsauslastung auch das Ressourcenmanagement verbessert, da das Team einen klaren Überblick hatte, ob ein Auftrag mit einer bestimmten Zeitvorgabe angenommen werden kann oder nicht. Das schützt unsere Mitarbeiter letztlich auch davor, über ihre Kapazität hinaus zu arbeiten.”

Mehr Transparenz und Struktur in allen Bereichen

Durch die Änderungen in der Struktur der Aufgabenverteilung kann die Projektleitung besser abschätzen, wer wie lange an einer Aufgabe arbeitet. Wenn ein Kollege eine Aufgabe zugewiesen bekommen hat, die aus Erfahrung vier Stunden dauert, kann die Projektleiterin zum Beispiel in Wrike sehen, dass der Kollege sehr wahrscheinlich bald fertig sein wird, wenn er bereits drei Stunden und 30 Minuten an der Aufgabe gearbeitet hat. “Das war vorher nicht transparent”, erklärt Mix. “Man musste zu einem bestimmten Mitarbeiter an den Tisch gehen und ihn bei der Arbeit unterbrechen, um zu fragen, woran er gerade arbeitet und wie lange er noch braucht. Das sind alles so kleine Dinge, die uns in der Summe sehr viel Zeit einsparen.” Ein weiterer Vorteil ist, dass Projekte und Aufgaben in Wrike von allen Mitarbeitern und nicht mehr nur von einer einzelnen Person einsehbar sind. So sind Zuständigkeiten und Verfügbarkeiten des Teams deutlich transparenter. Wenn eine Kollegin ausfällt, die für einen Videodreh zuständig war, kann dieses Projekt mit einem Klick jemand anderem zugeordnet werden.

Mit der Einführung von Wrike hat das Team von PLANiT DIGITAL gleichzeitig die komplette E-Mail-Struktur geändert und ist von Microsoft Office auf Google-Tools umgestiegen. Die Ablage wurde neu strukturiert und Kundenkürzel eingeführt, die dem Namen der Aufgabe zugeordnet werden. So ist sofort ersichtlich, welche Aufgabe zu welchem Kunden gehört. “Wir sind insgesamt viel strukturierter und damit effizienter geworden”, sagt Thomas Mix abschließend.

Die Superkräfte

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Proofing für Dateien

Mit der Wrike Funktion “Proofing” können in Bilder, Videos, pdf- und Microsoft Office-Dateien direkt Kommentare und Änderungswünsche eingefügt werden. Für jeden Kommentar wird im Bild oder Dokument ein Marker erstellt, der von allen Mitarbeitern, die mit den entsprechenden Aufgaben, Ordnern und Projekten verbunden sind, später eingesehen werden kann. “Da wir viele mediale Assets für unsere Kunden erstellen, ist es extrem hilfreich, dass in Wrike klares Feedback zu Grafik- und Videoleistungen gegegeben werden kann”, erklärt Thomas Mix.

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Aufwandszuweisung

Mit dem Arbeitsaufwand wird angezeigt, wie viel Zeit benötigt wird, um eine Aufgabe abzuschließen. Eine Aufgabe kann sich beispielsweise über mehrere Tage erstrecken, wobei jedoch von jedem Verantwortlichen nur mehrere Stunden Arbeit pro Tag erforderlich sind. Für die Geschäftsführung von PLANiT DIGITAL ist diese Aufwandszuweisung extrem wichtig, weil dadurch Berichte erstellt werden können, die genau zeigen, ob es möglich war, Projekte mit den dafür vorgesehenen Stunden zu erledigen oder wofür gerade am meisten Zeit investiert wird.

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Ansichten

“Die unterschiedlichen Darstellungen der Aufgaben und Projekte in Tabellen, Gantt-Chart oder Kanban-Board - diese Flexibilität, dass man die Arbeit aus verschiedenen Perspektiven betrachten kann - passt sehr gut zu unserer Unternehmenskultur. Denn es ist unsere Aufgabe, dass wir unterschiedliche Perspektiven einnehmen um unsere Kunden optimal beraten zu können: So sprechen wir mit Kunden aus ihrer eigenen Perspektive, zeigen ihnen aber auch die Sicht der Endverbraucher auf, um ihnen alle Dimensionen eines Projektes zu verdeutlichen”, führt Thomas Mix aus.

Weitere Anwenderberichte

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