Animationsdienstleister metricminds stellt Projektmanagement mit Wrike neu auf
Die Geschichte
Das erfolgreiche Frankfurter Unternehmen professionalisierte seine Projektplanung, um sein immer größer werdendes Auftragsvolumen klarer zu strukturieren
Wer schon einmal ein Computerspiel gespielt hat, kennt die kleinen Sequenzen, in denen die Handlung im Dialog vorangetrieben wird. Um möglichst natürlich zu wirken, werden diese Szenen aufwendig animiert: Schauspieler, Tänzer, Athleten und Stuntleute werden in einem Motion-Capture-Studio von Spezialkameras begleitet. Anschließend werden diese Daten in filmische Sequenzen übertragen. Der Frankfurter Animationsdienstleister metricminds kreiert Szenen dieser Art für namhafte Spieleanbieter – aber auch für andere Kontexte, zum Beispiel für Apps, die Unternehmen als Instrument für interne Trainings in Auftrag geben.
Philip Weiss, Geschäftsführer von metricminds, hat das Studio im Jahr 2001 gegründet. Heute hat metricminds mehr als 20 Mitarbeiter, die eine große Zahl an komplexen, parallel laufenden Projekten verwirklichen. Je nach Art des Projekts kommen zusätzlich noch freie Mitarbeiter oder externe Partner hinzu. Dabei sind sowohl eine genaue Ressourcenplanung als auch eine Zeiterfassung von großer Bedeutung.
„Am Anfang haben wir unsere Projektplanung in Tabellen abgebildet. Ab einer gewissen Teamgröße ist dieses Verfahren jedoch an seine Grenzen gestoßen“, resümiert Philip Weiss. „Daher haben wir 2013 einen Schnitt gemacht und unser Projektmanagement professionalisiert.“ In diesem Zuge hat metricminds zwei Veränderungen vorgenommen: Zum einen wurde die Rolle eines reinen Projektmanagers geschaffen, zum anderen wurde die Projektmanagement-Software Wrike eingeführt. „Seitdem ist die Planung und Organisation unserer Arbeit um Längen besser geworden“, fährt Philip Weiss fort.
Für unser projektbasiertes Geschäft ist eine zuverlässige Ressourcenplanung essentiell. Mit Wrike erhalten wir den Überblick, den wir dafür benötigen.
Der Erfolg
Zeiterfassung, Gantt-Charts, Teilaufgaben, Meilensteine und weitere Funktionen begleiten den gesamten Projektzyklus
Ein typischer Projektbeginn bei metricminds sieht so aus: Auf eine Kundenanfrage folgt ein Beratungsgespräch, um Detailfragen zu klären, im Anschluss erstellt metricminds einen Projektplan und ein Angebot. Christian Schrod, Global Project Manager, verantwortet die Projekt- und Ressourcenplanung bei metricminds. Für ihn ist es besonders wichtig, einen schnellen Überblick über die Aufwände aus vergangenen Projekten zu haben, um ein möglichst passgenaues Angebot erstellen zu können. Außerdem benötigt er eine Übersicht darüber, wer gerade an welchem Projekt arbeitet und wann verfügbar ist. In Wrike sind diese Informationen durch die Zeiterfassung und Aufgabenzuweisung in Echtzeit einsehbar.
Wenn mit dem Kunden vereinbart wurde, wann welche Teilergebnisse vorliegen müssen, gilt es, die Aufgaben in Wrike anzulegen. Dabei können wiederkehrende Aufgaben dupliziert werden. Untergeordnete Teilaufgaben geben dem Ablauf Struktur. Meilensteine kennzeichnen die einzuhaltenden Deadlines. „Für uns war es wichtig, dass unsere Projektmanagement- Software die Möglichkeit bereithält, mit Gantt-Charts zu arbeiten“, so Christian Schrod. „Wenn es zu Änderungen im Projekt kommt, können wir im Gantt-Chart die entsprechenden Aufgaben verschieben und sehen sofort, wo Engpässe entstehen.“
Wrike ermöglicht nicht nur dem Projektmanager Christian Schrod einen Überblick, wo welche Aufgaben gerade stehen, sondern allen Beteiligten – auch freien Mitarbeitern, die einen Gast-Zugang mit eingeschränkten Rechten erhalten können. So führt das gesamte Projektteam Diskussionen direkt in der jeweiligen Aufgabe, was die Anzahl der E-Mails – intern und mit Dienstleistern – drastisch reduziert hat. Projektverantwortliche, zum Beispiel für einzelne animierte Szenen, sind in den Aufgaben klar benannt und die Zeiterfassung startet mit einem Klick auf den Play-Button. Die digitale Plattform ist der Knotenpunkt der Arbeit und Zusammenarbeit für Animatoren, Cinematic Artists und Co.
Die Superkräfte
Zeiterfassung
Nicht nur um Projekte genauer planen zu können, auch für die Abrechnung externer Dienstleistungen ist eine Zeiterfassung wichtige Voraussetzung. Bei metricminds erfassen alle Mitarbeiter ihre Zeiten in Wrike – entweder über den Play-Button oder indem sie die Stunden und Minuten manuell eintragen. Die Zeiterfassung erfolgt direkt im jeweiligen Projekt.
Gantt-Charts
Gantt-Charts – auch Gantt-Diagramme genannt – stellen Projekte übersichtlich in ihrer zeitlichen Abhängigkeit dar. Christian Schrod nutzt die Gantt-Chart-Ansicht in Wrike, um Projekte bei Bedarf anzupassen: Geplante Aufgaben können mit der Maus zeitlich nach vorne oder hinten geschoben werden, mögliche Engpässe und Konflikte sind auf einen Blick sichtbar.
Teilaufgaben
Um einzelne Arbeitsschritte systematisch abzubilden, können Aufgaben in Teilaufgaben unterteilt werden. Das ist nicht nur hilfreich, um strukturelle sowie zeitliche Abläufe sichtbar zu machen, auch unterschiedliche Verantwortliche können so den einzelnen Arbeitsschritten zugewiesen werden. metricminds nutzt Teilaufgaben zudem, um Pipelines abzubilden.