Smart Home-Experte Loxone macht mit Wrike interne Prozesse transparenter

Claudia Egginger

Communications Manager

Gernot Huber

Produkt-Manager

Loxone zählt mit mehr als 250 Mitarbeitern an zwölf Standorten weltweit und einem Umsatzwachstum von 90% auf 45 Mio. Euro in 2015 zu den am schnellsten wachsenden Unternehmen der Branche. Firmenhauptsitz ist Kollerschlag in Österreich. Mit über 37.000 implementierten Smart Home-Komplettlösungen ist Loxone Marktführer.

Die Geschichte

Meetings und Abstimmungsprozesse wurden immer zeit- und kostenintensiver. Das will sich ein Marktführer wie Loxone auf Dauer nicht leisten

Im international hart umkämpften Smart Home-Markt herrscht ein hoher Innovationsdruck. Fast täglich werden neue Produkte und Technologien vorgestellt, die im intelligenten Eigenheim miteinander kommunizieren und funktionieren müssen. Mit über 37.000 realisierten Smart Home-Komplettlösungen ist Loxone Marktführer in diesem Segment und brachte 2015 nicht weniger als 65 neue Produkte auf den Markt. Mit 250 Mitarbeitern in Niederlassungen in Österreich, Italien, Schweiz, Spanien, Frankreich, Großbritannien, Tschechien, Benelux und den USA erwirtschaftete die Loxone Group im Finanzjahr 2015 einen Umsatz von 45 Mio. Euro. Im Zuge des schnellen Wachstums und der Internationalisierung gestalteten sich Abstimmungs- und Kommunikationsprozesse über mehrere Teams und Niederlassungen hinweg immer schwieriger. Denn die für ein Projekt relevanten Informationen waren vor der Einführung von Wrike in unterschiedlichen Applikationen und Informationssilos im gesamten Unternehmen verteilt – teilweise in Excel-Listen einzelner Mitarbeiter. Daten waren nicht zugänglich und die Prozesstransparenz war mangelhaft. Gesucht wurde daher nach einer skalierbaren und individuell anpassbaren Projektmanagement-Lösung, die zudem die bereits bestehenden Anwendungen problemlos integrieren konnte. Seit 2011 verlässt sich das Unternehmen auf die Projektmanagement- und Collaboration- Lösung Wrike. Durch die optimierte Steuerung interner Arbeitsabläufe kann Loxone Projekte deutlich kostengünstiger realisieren und neue Produkte schneller zur Marktreife bringen.

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Dank verkürzter Feedbackschleifen und den dadurch beschleunigten Freigaben realisieren wir unsere Kampagnen deutlich schneller als zuvor und haben wieder mehr Zeit für kreative Arbeit.

Claudia Egginger

Communications Manager

Unsere Branche bewegt sich mit einer rasanten Geschwindigkeit. Mit Wrike halten auch unsere internen Prozesse damit Schritt.

Gernot Huber

Produkt-Manager

Der Erfolg

Loxone nutzt Ressourcen deutlich besser, da mit Wrike Zeitfresser sofort erkannt und beseitigt werden

Loxone hat Wrike in das bestehende E-Mail-Programm Gmail integriert. E-Mails können damit per Knopfdruck in Aufgaben umgewandelt und per Drag and Drop an die zuständigen Mitarbeiter oder Teams verteilt werden. Um den aktuellen Stand von Tasks jederzeit von den Teammitgliedern abfragen zu können, nutzt Gernot Huber, Produkt-Manager bei Loxone, die Funktion „Status-Abfrage“. Wichtig ist ihm ferner die Möglichkeit, auch bei Abwesenheit über Veränderungen im Projektverlauf sofort per E-Mail informiert zu werden. „Ich sehe auf einen Blick, ob unsere Zeitplanung gefährdet ist und kann Projekte auch von unterwegs schnell neu koordinieren,“ sagt Gernot Huber. „Termine werden seitdem so gut wie nicht mehr überzogen.“

Auch das interne Eventmanagement, das Bewerber- und das Partnermanagement organisiert der Smart Home-Experte mit Hilfe von Wrike. Das Abschicken des Partner-Formulars auf der Website etwa, stößt in Wrike automatisch einen neuen Prozess an, der die Daten des Interessenten erfasst und einem Loxone- Mitarbeiter aus dem Partner-Consulting eine entsprechende Task zuteilt. „Dank der Abbildung des Partnermanagements in Wrike kann das Partner- Consulting-Team, eines der größten in unserem Haus, Anfragen doppelt so schnell beantworten und Ressourcen besser planen,“ so Claudia Egginger, Communications Manager bei Loxone.

Die direkte Einbindung eines externen Dienstleisters für Grafikdesign in Wrike war für das Loxone- Marketing die optimale Lösung. „Die Teams können jetzt Daten und Kundeninformationen finden, ohne dass sie erst zahllose E-Mail-Threads durchsuchen müssen”.

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Die Superkräfte

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Aufgaben aus E-Mails erstellen

Um die Anfragen von Partnern, Kunden oder Bewerbern schnell und effizient bearbeiten zu können, nutzt Loxone für das E-Mail-Programm Gmail ein Wrike-Plugin. Damit können E-Mails mit einem Klick in eine Aufgabe umgewandelt und dem richtigen Ansprechpartner im Unternehmen zugeordnet werden. Die Personalabteilung konnte damit die Geschwindigkeit, mit der Bewerbungen bearbeitet werden, um 100 Prozent steigern.

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Status-Abfrage

Aus einer Aufgabe heraus kann mit wenigen Klicks eine E-Mail generiert werden, um bei den Verantwortlichen nach dem aktuellen Stand des Projekts zu fragen. Mit diesem Reminder können Führungskräfte und Kollegen unkompliziert Updates einholen und sicherstellen, dass diese im System eingetragen sind. Infolgedessen sind die Bemühungen des Teams besser koordiniert, die Anzahl der überzogenen Termine ist drastisch gesunken.

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Zeiterfassung

Die Wrike-Zeiterfassung ermöglicht es dem Projektmanager, nachzuvollziehen, wie viel Zeit in die einzelnen Aufgaben und Projekte geflossen ist. So können Teams und Mitarbeiter ihre Effizienz evaluieren. Die Zeiterfassung erleichtert es zudem, Auftragnehmer zu bezahlen und Auftraggebern Rechnungen auszustellen. Letzteres ist für Loxone beispielsweise in der Zusammenarbeit mit dem externen Grafikdesign- Dienstleister wichtig.

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