Kelly Services nutzt Wrike
zur Prozessoptimierung

Verónica Sánchez

Senior Implementations
Success Partner

Kelly Services Mexiko — Mit mehr als 25 Jahren Erfahrung ist Kelly Services einer der führenden internationalen Personaldienstleister. Das Unternehmen mit Hauptsitz in den USA beschäftigt derzeit mehr als 12.000 Mitarbeiter in den 13 Geschäftsstellen in Mexiko. Dort bietet Kelly Services unter anderem Dienste zu Personalvermittlung, Talentauswahl und Consulting an.

Die Geschichte

Durch Wrike hat das Team von Kelly Services einen Echtzeit-Einblick in den Status jedes Projekts und kann so agilere und effizientere Prozesse umsetzen

Kelly Services gilt als einer der Pioniere im Bereich der Personaldienstleistungen. Das Unternehmen baut auf die effiziente Zusammenarbeit zwischen seinen unterschiedlichen Abteilungen, um den erstklassigen Service zu bieten, den die Kunden erwarten. Transparenz und klare Prozesse über alle Disziplinen und Abteilungen hinweg sind daher entscheidend, von der Personalvermittlung über die Auswahlabteilung und Kundenregistrierung bis hin zur Finanzabteilung.

Doch die enorme Größe dieser Multiteam-Prozesse bringt auch Herausforderungen mit sich. “Je größer wir wurden, umso mehr wurden unsere Statusberichts-Meetings zu Marathon-Sitzungen, in denen es fast unmöglich war, die Projektfortschritte all unserer Kunden zu verfolgen”, sagt Verónica Sánchez, Implementations Success Partner bei Kelly Services. “Alle Informationen wurden in einer Excel-Tabelle gesammelt, mit riesigen Zellen, um den genauen Ablauf jedes Prozesses nachzuvollziehen. Doch dieses Dokument war zu kompliziert, um es zu interpretieren, und außerdem kaum aktuell zu halten, da ständig neue Versionen erstellt wurden.”

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Dank Wrike konnten wir aus Statusmeetings, die mehr als drei Stunden dauerten, eine zehnminütige Sitzung machen.

Verónica Sánchez

Senior Implementations Success Partner

Es wurde auch zunehmend schwieriger, die Transparenz in jede Phase der Projekte aufrechtzuerhalten, um Arbeitsabläufe zu optimieren und die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Teams und Geschäftsstellen zu erweitern. “Bevor wir mit Wrike arbeiteten, hat eine Vertragsprüfung mehrere Tage gedauert und es war schwierig, den Status jedes Projekts zu bestimmen”, sagt Sánchez. Es wurde klar, dass das Team von Kelly Services ein intuitives Tool benötigte, das Online-Support, Schulungen und Deployment-Leistungen anbot. Ein Tool, in dem das Team auch mit Kunden zusammenarbeiten konnte, in dem die Aufgaben in Projekten, Ordnern und Unterordnern strukturiert werden konnten und das es ermöglichte, Statusänderungen visuell nachzuverfolgen. “Wrike erfüllte all diese Kriterien, die wir festgelegt hatten: Es erlaubte uns, an unterschiedlichen Projekten zu arbeiten, diese auf unseren Arbeitsprozess anzupassen und die Fortschritte in Echtzeit zu visualisieren”, fügt Sánchez hinzu. “Außerdem war der Einstieg für unser Team unglaublich leicht.”

Mit der Hilfe des Deployment-Teams von Wrike konnten wir den Annahme-Prozess des Tools beschleunigen und unsere Arbeitsabläufe in Wrike optimieren.

Verónica Sánchez

Senior Implementations Success Partner

Der Erfolg

Kelly Services konnte mit Hilfe des Deployment-Teams von Wrike die Annahme des Tools und die Ausrichtung der Prozesse erfolgreich gestalten

Durch Wrike konnte das Team von Kelly Services die Prozesse vereinfachen und eine globale Einsicht in jede Phase der Projekte liefern. “Meetings, in denen wir normalerweise zwei oder drei Stunden lang versucht haben, zu klären, in welchem Status sich jede Aufgabe befindet, haben sich in zehnminütige Sitzungen verwandelt, da sich die Informationen für jeden zugänglich in Wrike befinden”, erklärt Sánchez. “Neue Kunden-Implementationen können jetzt dynamische nachverfolgt werden und sind einfacher zu verwalten. Dadurch können wir eine funktionsübergreifende Zusammenarbeit realisieren, bei der die Rolle und Verantwortlichkeiten jedes Mitarbeiters klar definiert sind”, fügt sie hinzu. “Der Prozess, den wir nun in Wrike aufgesetzt haben und den wir an die Bedürfnisse von uns und unseren Kunden anpassen können, erlaubt es uns, uns jeden Tag zu verbessern.”

Sánchez und ihren Kollegen waren sich darüber im Klaren, dass überstürzte Änderungen das Team destabilisieren können. Deshalb erstellten sie einen effektiven Kommunikationsplan, um die Einführung von Wrike innerhalb des Unternehmens anzukündigen. “Zwei Wochen lang haben wir alle drei Tage eine Mitteilung versendet um zu erklären, was Wrike ist, warum wir alle ein Tool wie Wrike benötigen und welche Vorteile jeder davon hat”, erklärt sie. Der Deployment-Service von Wrike spielte auch eine wichtige Rolle, um die Annahme des neuen Tools zu erleichtern. “Das Deployment-Team hat uns dabei geholfen, Strategien dafür zu entwickeln, wie wir unsere Arbeitsabläufe in Wrike gestalten und mit der Zeit verbessern”, sagt Sánchez.

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Wrike ermöglicht es Kelly Services, die Entwicklung jedes Projekts zu dokumentieren und abzulegen, wobei jede Information an einem einzigen Ort zusammengeführt wird: Aufgabenstatus, Daten, Kommentare und alle damit zusammenhängenden Dokumente sind für das ganze Team verfügbar. “Wrike hilft uns auch, Engstellen schnell zu entdecken und die Kontrolle zu behalten, um eine erfolgreiche Implementation abzuliefern. Das spart uns eine Menge Zeit und Mühe”, sagt Sánchez. “Wenn ein Kunde sich nach dem Status eines Projekts erkundigt, kann man ihm ganz einfach das Gantt-Diagramm zeigen, das alle Geschehnisse und den Plan perfekt visualisiert”, fügt sie hinzu. Seitdem das Team von Kelly Services die Anfrageformulare in Wrike nutzt, wurden die Prozesse agiler und es hat dazu geführt, dass die Nutzung von Wrike auch auf andere Abteilungen innerhalb des Unternehmens ausgeweitet wurde.

Die Superkräfte

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Vorlagen

Mit den Vorlagen-Funktion in Wrike können Projekte automatisch aus einem Anfrageformular erstellt werden, indem man bestimmte Rahmenbedingungen festlegt und damit vermeidet, bei jeder Aufgabe von vorne anzufangen. “Wir haben Anfrageformulare, die alle Informationen aufführen, die wir benötigen, und automatisch eine Aufgabe erstellen. Wir müssen nicht länger manuell ein Projekt und Aufgaben duplizieren - alles passiert automatisch”, erklärt Sánchez.

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Aufgaben taggen

Das Taggen von Aufgaben in unterschiedlichen Ordnern und Projekten macht es einfacher, den Status einer Aufgabe in jeder Phase zu aktualisieren und diesen Prozess so transparent wie möglich zu machen. Für das Team von Kelly Services war es absolut notwendig, jede Aufgabe in einen oder mehrere Ordner zu sortieren. Die Ordner-Label ermöglichen eine einfache Organisation aller Aufgaben.

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Benutzerdefinierte Arbeitsabläufe

Durch benutzerdefinierte Arbeitsabläufe kann das Team von Kelly Services jeden Schritt eines Projekts definieren und sicherstellen, dass die weiteren Schritte eindeutig sind, schnell erledigt werden und für das ganze Team einsehbar sind. “Indem wir den momentanen Status eines Projekts können, sparen wir Zeit beim Kontrollieren der Implementationen”, erklärt Sánchez.

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