Agentur für Digitales Marketing gestaltet ihre Arbeitsprozesse agiler und flexibler

Martin Kirmaier

Vorstand Technik

Audrey Arfeuille

Senior Projektmanager

Die coma AG mit Sitz in München bietet seit 1999 Lösungen in allen Fragen rund um Online-Marketing: Von Social Media-Strategie, Erstellung von Webseiten und Online-Werbemitteln bis hin zu Mobile Apps.

Die Geschichte

Bei der Einführung agiler Arbeitsmethoden setzt die Digitalagentur coma AG auf Wrike, um ihr Aufgaben-Management digital abzubilden

Um in der digitalen Welt positiv aufzufallen, müssen sich Unternehmen heute etwas Besonderes einfallen lassen – oder mit Marketing-Profis zusammenarbeiten wie der Digitalagentur coma AG. Von der Beratung über die Konzeption bis zur Umsetzung unterstützt die coma AG Kunden dabei, ihre Marke digital leben zu lassen. Das kann durch eine Webseite, eine App, Social Media oder andere Wege erreicht werden. Dabei setzt die coma AG neben Kreativität auch auf technisches Know-how. Die Münchner Agentur hat etwa 40 Mitarbeiter und zählt namhafte Unternehmen wie Tempo, Saturn oder Franziskaner Weissbier zu ihren Kunden.

Um bessere Arbeitsprozesse zu schaffen, haben sich die führenden Köpfe der Agentur mit der Einführung agiler Methoden beschäftigt. Dabei sollte es vor allem um mehr Eigenverantwortung der Mitarbeiter und eine Aufgabenverteilung nach dem Pull-Prinzip gehen. „Wenn Aufgaben nicht einfach zugewiesen werden, sondern Kollegen sich je nach Auslastung eigenverantwortlich aus dem Aufgaben-Pool bedienen, können Projekte schneller und flexibler umgesetzt werden“, so Martin Kirmaier, Vorstand Technik. Um diese agilen Prozesse digital abbilden zu können, testete die Agentur verschiedene Task-Management-Lösungen. In der Testphase überzeugte Wrike durch seine moderne Handhabung, wie zum Beispiel Drag & Drop-Elemente. Schließlich sollte das neue System von allen Mitarbeitern intuitiv bedient werden können und Spaß machen.

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Es ist wichtig für uns, flexibel auf die Anforderungen unserer Kunden reagieren zu können. Neue Arbeitsweisen zur Steigerung unserer Flexibilität setzen wir überlegt ein und prüfen genau, wie und an welcher Stelle sie sinnvoll sind. So bieten wir unseren Kunden die beste Qualität und bleiben zukunftsfähig.

Martin Kirmaier

Vorstand Technik

Durch Wrike haben wir enorm an Transparenz gewonnen und können schneller auf Veränderungen reagieren.

Audrey Arfeuille

Senior Projektmanager, coma AG

Der Erfolg

Mehr Transparenz und eine flexiblere Zusammenarbeit unterstützen die Agentur dabei, beste Ergebnisse zu liefern

Seit Ende 2015 ist Wrike bei der coma AG nun unternehmensweit im Einsatz. Die rein technische Einführung der Projektmanagement-Plattform hat pro Abteilung nicht mehr als eine Stunde gedauert. Wie die inhaltliche Arbeit mit der Lösung aussieht, ist ein steter Lernprozess, den verschiedene Abteilungen nun flexibel für ihre Bedürfnisse gestalten. Schließlich finden im Recruiting andere Arbeitsabläufe statt als zum Beispiel in der Grafik oder der technischen Entwicklung. Wrike bietet die Möglichkeit, diese Arbeitsabläufe über benutzerdefinierte Status-Stufen abzubilden. Diese können zum Bespiel „To do“ oder „Review Kunde“ heißen und zeigen an, wo die Aufgabe gerade steht.

Auch abteilungsübergreifend hat Wrike als Kommunikationswerkzeug die Zusammenarbeit erleichtert. Während vor der Einführung Teams mehrheitlich nach dem Wasserfall-Prinzip nacheinander gearbeitet haben, ist nun eine parallele, ineinandergreifende Zusammenarbeit möglich. Das erhöht die Qualität der Ergebnisse.

Für Senior Projektmanagerin Audrey Arfeuille hat sich durch Wrike vor allem die Transparenz vergrößert: „Wir können nun besser sehen, wer an welchen Aufgaben arbeitet. So haben wir den Projekt-Fortschritt immer im Blick, können die kommenden Arbeitstage gut planen und sind deutlich weniger mit negativen Überraschungen konfrontiert“. Da durch die höhere Transparenz klar abgetrennte Teilaufgaben und kleine Projektschritte sichtbar werden, können sie unkompliziert an Kollegen weitergegeben werden, die gerade freie Kapazitäten haben. Aktuell testet die coma AG den Einsatz von Wrike als Ticket-System für ihre Kunden. So kann die engere Zusammenarbeit auch auf Externe ausgeweitet werden.

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Die Superkräfte

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Dashboard

Benutzerdefinierte Dashboards erhöhen den Überblick in der Digitalagentur, zum Beispiel über Aufgaben in einzelnen Abteilungen. Sie können mit wenigen Klicks erstellt werden und filtern Aufgaben in Echtzeit nach den gewählten Kriterien. Was steht heute an? Welche Aufgaben sind überfällig? Dashboards können für den persönlichen Bedarf konfiguriert und auch mit Kollegen geteilt werden.

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Benutzerdefinierte Arbeitsabläufe

Workflows in Wrike können an die Bedürfnisse eines Unternehmens individuell angepasst werden. Auch die coma AG nutzt diese Möglichkeit, um für unterschiedliche Projektarten und Abteilungen die passenden Status-Beschreibungen zur Verfügung zu stellen. Damit können Freigabeschleifen für Texte, Arbeitsschritte im Bewerbermanagement, Release- Prozesse und mehr abgebildet werden.

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@Mentions

Die Kommentarfunktion von Wrike bietet die Möglichkeit, einen Kollegen per @mention zu erwähnen. Ähnlich wie bei Facebook und Twitter erhält der- oder diejenige eine Benachrichtigung und für alle Beteiligten ist klar, an wen der Kommentar gerichtet ist. So können Fragen schnell geklärt und Diskussion unkompliziert geführt werden. Zum Beispiel: „@Andrea Danke für deinen großartigen Input!“

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