Kreativagentur nutzt Wrike, um interne Kommunikation effizienter zu gestalten

Holger Hartmann

Geschäftsführer Digital bei B2 Communications

B2 Communications ist eine inhabergeführte Werbeagentur aus Aschaffenburg, die 2003 gegründet wurde. 21 Festangestellte in Beratung, Kreation und Webentwicklung entwerfen Kampagnen für Kunden, die vornehmlich aus dem Mittelstand kommen. Kernkompetenz von B2 ist die strategische Marken- und Marketing-Kommunikation.

Die Geschichte

Anstatt E-Mails zu versenden nutzen die Mitarbeiter der Agentur nun Wrike als Plattform, die den Mittelpunkt der Kommunikation und Arbeitsplanung bildet.

B2 Communications ist eine Kreativagentur mit Sitz in Aschaffenburg. Die 21 Mitarbeiter der Agentur entwerfen Kampagnen, entwickeln Markenstrategien und kreieren mediale Inhalte vor allem für mittelständische Kunden aus dem B2B-Bereich. Die Abteilungen Beratung, Kreation und Webentwicklung bilden dabei eine eng verzahnte Kette, in der Aufgabenschritte weitergegeben werden. Um diesen Arbeitsprozess besser zu verstehen, hat B2 eine interne Umfrage durchgeführt. Dabei hat sich gezeigt, dass jeder Mitarbeiter anders arbeitet und ein Großteil der Projekt-Kommunikation per E-Mail stattfindet. „Wenn ein Mitarbeiter krank oder im Urlaub ist, hat das zur Folge, dass kein anderer Einblick in den Stand des Projektes hat“, gibt Holger Hartmann, Geschäftsführer Digital bei B2 Communications zu bedenken. Zudem werden Arbeitsanfragen, die per E-Mail eingehen, aufgrund der täglichen Nachrichtenflut leicht übersehen.

Daher hat sich B2 Anfang 2016 entschieden, auf eine Collaboration-Software umzusteigen. Holger Hartmann hat daraufhin verschiedene Systeme getestet: „Während die einen Lösungen zu komplex waren und die anderen zu wenige Funktionen boten, fanden wir in Wrike eine Software, die sowohl leicht zu verstehen als auch flexibel einsetzbar ist.“ Für Holger Hartmann war es außerdem wichtig, dass es sich um eine Cloud-Lösung handelt, damit die Wartungsarbeiten entfallen, die eine lokal installierte Lösung an jedem einzelnen PC in der Agentur unweigerlich zur Folge hätte. Cloud-Lösungen eröffnen den Mitarbeitern zudem größere Freiheiten, da sie auch außerhalb des Büros, zum Beispiel im Home-Office, auf Ihre Daten zugreifen können.

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Mit Wrike haben wir einen einheitlichen, zentralen Ort, an dem alle Informationen und Dokumente gesammelt sind. Das geht über reines Projektmanagement weit hinaus. Wrike ist zum Herzstück unseres Arbeitsalltags geworden.

Holger Hartmann

Geschäftsführer Digital bei B2 Communications

Eine interne Umfrage in unserer Agentur hat ergeben, dass Informationen überwiegend in E-Mails weitergegeben wurden. Das hat uns zum Nachdenken angeregt, ob unser Arbeitsmanagement wirklich effizient war. Durch Wrike konnten wir den Versand von Arbeitsaufträgen per E-Mail innerhalb kurzer Zeit um 80% reduzieren.

Holger Hartmann

Geschäftsführer Digital bei B2 Communications

Der Erfolg

Durch Wrike ist die interne Kommunikation in der Agentur strukturierter, übersichtlicher und verbindlicher geworden.

Um Wrike in der Agentur auszurollen, gab es zuerst kleinere Workshops. „Wir hatten zu Beginn Anlaufschwierigkeiten, weil wir die Ordnerstruktur sehr komplex gestaltet haben. Es hat sich jedoch schnell gezeigt, dass wir mit deutlich weniger Ordner-Hierarchien auskommen und unsere Struktur vereinfachen können“, erinnert sich Holger Hartmann. „Grobe Leitfäden, sogenannte goldene Regeln, zur Nutzung von Wrike haben für unsere Teams am besten funktioniert. Darin ist zum Beispiel die Leitlinie enthalten, das Arbeitsaufträge nicht mehr per E-Mail versandt werden dürfen.“

Stattdessen kann ein Szenario nun so aussehen: Ein Berater möchte einen Kostenvoranschlag für einen Kunden erstellen. Dafür müssen jedoch die Dauer der Ausführung sowie einige technische Fragen geklärt werden. Der Berater erstellt daraufhin eine Aufgabe für einen Kollegen in der Web-Entwicklung, der sein Fachwissen einbringt und weitere Fragen anregt, die dem Kunden im Vorfeld des Projekts gestellt werden sollten. Die gesamte Kommunikation findet ähnlich einem Chat-Verlauf innerhalb der Aufgabe statt, die auch ein Start- und Enddatum enthalten kann. Die Gefahr, dass Aufgaben übersehen werden, wird so minimiert und sie können leichter nachgehalten werden.

Um eine Übersicht zu haben, wie viele Aufgaben gerade in welcher Abteilung anstehen, hat sich B2 verschiedene Dashboards eingerichtet. Auf den Dashboards ist die Arbeitsauslastung pro Team zu sehen und welche Projekte gerade bearbeitet werden. Auf einem weiteren Dashboard können die Aufgaben eingesehen werden, die in der Warteschleife sind und noch einem Kollegen zugewiesen werden müssen, der Zeit dafür hat. Auch für Meetings wird Wrike intensiv genutzt: Vor dem Meeting werden die Agenda-Punkte in einer Aufgabe gesammelt und im Anschluss wird dort das Meeting-Protokoll für alle Beteiligten erreichbar eingegeben. Wenn sich in einem Meeting weitere To-Dos ergeben, werden neue Aufgaben angelegt und einer verantwortlichen Person zugewiesen. Durch dieses System weiß jeder Mitarbeiter der Agentur, welche Aufgaben bei ihm gerade anstehen und wie der Status der Aufgaben ist, die er bei Kollegen angefragt hat.

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Die Superkräfte

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Vollbild-Darstellung

Wenn man möchte, kann man eine Aufgabe im Vollbild-Modus öffnen, das heißt sie füllt das gesamte Browserfenster aus. Holger Hartmann schätzt diese Funktion, weil er sich so ohne Ablenkung auf eine Aufgabe fokussieren kann. In der Standard-Ansicht sind links neben der Aufgabe die Ordner-Struktur und die Aufgaben des gerade geöffneten Ordners zu sehen.

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Filter-Funktion

Über Filter findet man in Wrike schnell die Aufgaben, die man sucht. Es lässt sich zum Beispiel einstellen, ob man nur Aufgaben mit einem bestimmten Status (zurückgestellt, erledigt, ...) oder eines bestimmten Verantwortlichen sehen will. Auch der Zeitraum und weitere Kriterien lassen sich filtern.

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Tabellen-Ansicht

Besonders Personen, die vor Wrike häufig mit Tabellen gearbeitet haben, mögen diese Ansicht und den Überblick, den sie ermöglicht. Aufgaben werden in einer Tabelle mit ihren jeweiligen Zusatzinformationen aufgelistet. Hier lassen sich zudem Kalkulationen vornehmen: bei B2 zum Beispiel die Summe der Soll- oder Ist-Stunden, die zuvor über benutzerdefinierte Felder eingegeben wurden.

Weitere Anwenderberichte

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