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Digitale Kreativagentur entdeckt eine Lösung, die ihre Agile Arbeitsstruktur unterstützt

Digitale Kreativagentur entdeckt eine Lösung, die ihre Agile Arbeitsstruktur unterstützt
Hauptsitz
Bristol, VK
Branche
Agenturen
Anzahl Mitarbeiter
309
Anzahl Nutzer
20
Funktions-Highlights
Dashboard, Berechtigungsebenen, Berichte, Anfrageformulare, Arbeitsabläufe
Warum Wrike
Dare wählte Wrike, weil es eine klare und benutzerfreundliche Lösung bietet, um einen Auditpfad für Kunden und eine Single Source of Truth zu schaffen.
Dare ist eine digitale Kreativagentur mit Sitz in Bristol, Großbritannien. Das Unternehmen entwickelt Plattformen und Produkte für einige der weltweit ambitioniertesten Marken und bringt Design, Technik und Verhaltensforschung zusammen, um Marken effizienter, effektiver und kreativer zu machen.

Der Erfahrungsbericht

Eine Kombination aus Ineffizienz und verstreuten Informationen veranlasste Dare, eine neue Lösung zu suchen.

Die Agentur Dare ist stolz auf ihren Agile-Ansatz bei Projekten. Agile ist ein disziplinierter Projektmanagementprozess, der eine häufige Überprüfung und Anpassung fördert. Bei knappen Fristen und ständig eingehenden Anfragen ist es wichtig, für jedes einzelne Projekt den Überblick zu behalten, und das wird durch Agile ermöglicht. Dare: Das Team in Bristol besteht aus 12 Vollzeitmitarbeitern, zu denen regelmäßig weitere Freiberufler hinzukommen.

Dare’s Hub in Bristol nutzt den Scrum-Rahmen projektübergreifend, damit das Team so effizient wie möglich arbeiten kann, aber flexibel für Änderungen in letzter Minute bleibt. Agile wurde vom Team im Jahr 2015 Agile eingeführt, und man erkannte bald, dass es eine vollständig unterstützende Lösung benötigte, die es möglich macht, Agile zu arbeiten, die Zusammenarbeit mit den Kunden erleichtert und sicherstellt, dass alles transparent ist.

Dare setzte zunächst eine alternative Projektmanagementlösung ein, die jedoch nicht über die nötigen Funktionen verfügt, die die Unternehmensprozesse unterstützt. Fergus Adam, geschäftsführender Gesellschafter, erinnert sich: „Da die Kommunikation auf Projektebene und nicht auf Aufgabenebene stattfand, fanden wir, dass es einfach nur den Posteingang ersetzte. Aber mit einem Posteingang war jedes Suchen wirklich schwierig, und es war ein Albtraum, etwas zu finden."

Außerdem waren die von der Agentur verwendeten Verwaltungsprozesse mühsam und zeitaufwendig. So vergeudete beispielsweise das System bei der Rechnungsbearbeitung Zeit, die das Team für Kundenprojekte hätte verwenden können.

Die Projektmanagementlösung, die das Team benutzte, bedeutete, dass die Informationen zu den Projekten nicht unbedingt zentralisiert waren und dass die Einzelheiten zu bestimmten Elementen nicht klar waren. Adam erinnert sich: „Wir waren es gewohnt, Dinge auf Auftragsebene zu verwenden, aber ich denke, der Wechsel auf die Ebene der einzelnen Aufgaben war ein echter Vorteil.“

Die Kombination aus mangelnder Transparenz und manuellen Prozessen, die die Projekte behinderten, veranlasste Adam, nach einer alternativen Lösung zu suchen. Nachdem man verschiedene verfügbare Optionen untersucht hatte, entschied sich Dare für Wrike, weil es eine klare und benutzerfreundliche Lösung bot, die einen Auditpfad für Kunden sowie eine Single Source of Truth bereitstellt. Die Agentur übernahm Wrike und konnte innerhalb weniger Tage alle Unternehmensinformationen von der alten Plattform zu Wrike migrieren.

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Der Sieg

Wrike half die Kosten zu senken und eine Single Source of Truth zu zementieren.

Die Implementierung von Wrike in der Dare-Drehscheibe in Bristol brachte Veränderungen mit sich, mit denen das Unternehmen nicht einmal gerechnet hatte. „Als wir anfingen, Wrike zu nutzen, wussten wir wirklich nicht, was es alles kann“, erinnert sich Adam. „Erst als wir anfingen, tiefer einzutauchen, kamen einige der wirklichen Vorteile zum Vorschein, und das sind die Dinge, die jetzt wirklich den Unterschied machen. So entdeckten wir erst später Dinge wie Arbeitsabläufe, Dashboards und Berichte, die jetzt wirklich von zentraler Bedeutung für unsere Arbeit sind."

Eine kosteneffiziente Lösung

Die Implementierung von Wrike diente nicht nur zur Zeitersparnis, sondern senkte auch die Kosten für das Unternehmen. Durch die Verwaltung aller Projekte in Wrike war das Team in der Lage, einen zentralen Ort für all ihre Arbeit zu haben und die Verwendung mehrerer anderer Tools zu eliminieren, bei denen die Arbeit über verschiedene Plattformen hinweg gemacht werden musste. Das Tool war nicht nur eine bessere Lösung, sondern auch kostengünstiger.

Eine zentrale Plattform für alle Stakeholder

Dare gewann eine Ausschreibung zur Entwicklung einer großen Website für einen bekannten Anbieter erneuerbarer Energien im Vereinigten Königreich – diese sollte in 8 bis 9 Wochen online gehen. Es war ein unglaublich eiliges Projekt, und das Team entschied, dass der einzige Weg zur Durchführung darin bestand, alles völlig offen und transparent zu gestalten. Dies war der Moment, in dem man beschloss, Wrike für Kunden zu öffnen und sie als Gastnutzer hinzuzufügen. „In diesem Moment begann sich Wrike wirklich durchzusetzen, denn es wurde zu unserer wichtigsten und einzigen echten Form der Kommunikation mit dem Kunden.“

Dare setzt regelmäßig Freiberufler für Projekte ein und manchmal können sich diese Mitarbeiter überall auf der Welt befinden. Trotz der manchmal bestehenden Entfernungen hat Wrike die Zusammenarbeit und die Konnektivität erleichtert. Das Team arbeitete kürzlich an einer App für einen Kunden in den USA. „Wir haben einen Freiberufler hinzugezogen und schließlich jemanden in einem extrem abgelegenen Wald außerhalb von Seattle eingestellt“, erklärt Adam, „Wir haben alles über Wrike abgewickelt und alle Entwicklungsaufgaben dort verwaltet. Ich glaube, ohne diesen zentralen Ort für alles wäre es unmöglich gewesen.“

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„Allein das Volumen der Arbeit, das wir bewältigen, die Schnelligkeit der Arbeit, die Reduzierung des E-Mail-Verkehrs, die Effizienzvorteile, weil wir mit Kunden nicht lange nach Informationen suchen müssen. All das sind enorme Einsparungen.“

Integrationen erleichtern Automatisierung

Vor Einführung der Slack-Integration von Wrike hatte die Agentur ihre eigene Slack-Integration über Zapier aufgebaut. „So oft wie möglich nutzen wir Slack als unser internes Kommunikationstool – anstelle von E-Mail. Daher ist die Möglichkeit, Dinge zwischen den beiden zu markieren, wirklich hilfreich“. Durch diese Integration werden die Entwickler automatisch über Änderungen an Aufgaben oder Projekten in Wrike informiert werden. Außerdem verwaltet eine Integration mit OpsGenie über Zapier alle Probleme bei der Website-Überwachung. Wenn die Website eines Kunden ausfällt, wird OpsGenie automatisch aktualisiert und löst ein Ticket in Wrike aus. Das Team wird darauf aufmerksam gemacht und kann den Fortschritt in Wrike verfolgen.

Ein flexibles, verbundenes System mit klaren Arbeitsabläufen

Durch Wrike kann Dare eigene benutzerdefinierte Arbeitsabläufe entwickeln, um verschiedene Projekte zu verwalten und zu priorisieren. „Die Priorisierungsfunktion ist für unsere Arbeitsweise von zentraler Bedeutung, da wir alles in zweiwöchigen Sprints erledigen. Die Priorisierung ermöglicht es uns, sehr offen mit einem Kunden darüber zu sprechen, was er als Erstes tun möchte.”

Das Team hat verschiedene Arbeitsabläufe für unterschiedliche Aspekte seiner Projekte entwickelt. Für Kundenprojekte gibt es einen 13-stufigen Arbeitsablauf – von der Problemerkennung bis zur Fertigstellung. Außerdem verfügt das Team über separate Arbeitsabläufe, um die Kosten für Arbeiten zu ermitteln. Die Elemente durchlaufen einen Vorgang von einer groben Schätzung über eine vollständige Schätzung bis hin zu einer vollständigen Freigabe. Diese Arbeit läuft parallel zum Auftragsprozess, was bedeutet, dass die Verwaltungsarbeit am Ende eines Projekts weder überwältigend noch zeitaufwendig ist.

Weniger mühsame Prozesse für Verwaltungsaufgaben

Lästige, aber notwendige Aufgaben wurden nach der Einführung von Wrike transformiert. Der Rechnungsstellungsprozess wurde vereinfacht und komprimiert. Anstelle des vorher bestehenden mühsamen Systems verwaltet das Team jetzt die eingehenden Rechnungen in Wrike. Die Kunden werden zu einem Anfrageformular geleitet, das ihre Rechnung mit der Bestellnummer, den Beträgen, dem Datum und den Empfänger lädt, und alles wird in Wrike verarbeitet. Das Ergebnis ist, dass das Team die Rechnungen anhand dieser Informationen in Sekundenschnelle bearbeiten kann. „Weil es vorher so zeitaufwendig war, sparen wir jetzt wahrscheinlich zwischen 2 und 3 Personentagen pro Monat ein.“ Die Agentur verwendet ein separates Formular für externe Lieferanten, um ihre Rechnungen hochzuladen. Der mit dem Finanzteam entwickelte Arbeitsablauf erleichtert die Bearbeitung und Bezahlung, sodass die Agentur mehr Zeit für die Arbeit hat, die sie liebt. Dare nutzt Wrike sogar, um die Urlaubszeit der Mitarbeiter festzulegen, wobei das System den Teammitgliedern anzeigt, wann ihre Kollegen abwesend sind und wann es problematisch sein könnte, eine Auszeit zu nehmen.

Die Supermächte

Berichte

Mit den Wrike-Berichten können Nutzer die Projekte auf einer hohen Ebene betrachten, sodass sie besser mit den Erwartungen umgehen können. Alle Informationen sind in Echtzeit, was Genauigkeit gewährleistet und den Kreativteams Zeit spart und sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können.

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„Niemand hat hier seit 18 Monaten einen Statusbericht erstellt, weil alles automatisiert ist. Das spart enorm viel Zeit und erhöht die Präzision erheblich.“

Benutzerdefinierte Arbeitsabläufe

Mit Wrike können Teams Arbeitsabläufe erstellen, die ihren Bedürfnissen entsprechen. Dare verwendet 12 separate Arbeitsabläufe, um alles zu verwalten, von zurückgestellten Elementen über den Rechnungsstellungsprozess bis hin zu persönlichen To-do-Listen.

Fokussierte Kommunikation

Mit Wrike können Teams gezielte Gespräche über einzelne Themen führen. Dare kann Arbeiten leicht finden, indem es Aufgaben über mehrere Ordner hinweg mit Tags versieht und sich dabei auf einzelne Aufgaben auf verschiedenen Ebenen konzentriert.

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