Collaboration-Tools Archives | Blog Wrike
Bitte geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein.
Server error. We're really sorry. Wait a few minutes and try again.
Bitte geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein.
Server error. We're really sorry. Wait a few minutes and try again.
Bitte geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein.
Server error. We're really sorry. Wait a few minutes and try again.
Anmelden Vertrieb kontaktieren

Collaboration-Tools

Bitte geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein.
Server error. We're really sorry. Wait a few minutes and try again.
Wie ich Online Collaboration-Tools verwende, um ein Marketing-Team zu führen
Marketing 7 Min. Lesezeit

Wie ich Online Collaboration-Tools verwende, um ein Marketing-Team zu führen

Als jemand, der zuvor in einer Welt aus E-Mails, überlangen Meetings und ausufernden Tools gelebt hat, kann ich nun sagen: Es ist tatsächlich möglich, die Arbeitskommunikation mit den richtigen Prozessen und Tools zu zentralisieren.

4 Möglichkeiten, wie Sie mit Collaboration-Tools Ihre Teamleistung steigern können
Zusammenarbeit 5 Min. Lesezeit

4 Möglichkeiten, wie Sie mit Collaboration-Tools Ihre Teamleistung steigern können

  Distanz ist nicht länger ein Hindernis für gute Zusammenarbeit. Online-Collaboration-Tools machen es uns möglich, über Tausende von Kilometern hinweg mit Kollegen zusammenzuarbeiten. Dank ihnen können wir mobiler sein und, wenn nötig, von überall aus und zu jeder Zeit auf Projektinformationen zugreifen. Aber die gleichen Probleme, die die Zusammenarbeit in unseren physischen Arbeitsbereichen erschweren, sind uns auch in die Online-Welt gefolgt. Mitteilungen, die früher in Papierstapeln untergingen, sind jetzt in unseren Posteingängen begraben, wichtige Daten, die in staubigen Aktenschränken verschwanden, fallen jetzt chaotischen Ordnerhierarchien zum Opfer oder werden in zehnfacher Ausfertigung dupliziert. Missverständnisse treten weiterhin auf, Feedbacks und Zuweisungen gehen in der Menge unter und wir umgeben uns mit Unmengen von Zahlen und aktualisierten Tabellen, um irgendwelche sinnvollen Erkenntnisse aus Arbeitsdaten zu erhaschen. Collaboration-Tools bieten eine Lösung, mit der Ihr Team von den Vorteilen der Online-Zusammenarbeit in Echtzeit profitieren und gleichzeitig dem Chaos entgehen kann, das durch das Arbeiten mit E-Mails, Tabellen und Instant Messaging entsteht. Hier nun einige Möglichkeiten, wie Sie Ihre Teamleistung mittels eines Collaboration-Tools verbessern können! 1. Verbesserung der Qualität Wer alleine arbeitet, verwendet nur ganz bestimmte Ideen - nämlich seine eigenen... Durch Zusammenarbeit können Sie auf den kollektiven Fähigkeiten Ihres Teams aufbauen, um die bestmögliche Idee hervorzubringen oder ein paar unterschiedliche Pläne testen, um die optimale Lösung zu finden. Collaboration-Tools bieten einen Ort, der dem Sammeln von Brainstorming-Ideen dient: jede am Projekt beteiligte Person kann ihre Vorschläge auflisten, auch ohne dass sie bereits besprochen wurden (wie dies oft bei Ideenfindungs-Meetings der Fall ist) und sich gleichzeitig von den Ideen und Diskussionen der anderen Teammitglieder inspirieren lassen. Sobald das Team die vollständige Liste der kreativen Möglichkeiten besprochen hat, kann es sofort damit beginnen, die ausgewählte Idee Wirklichkeit werden zu lassen. Keine Einfälle gehen in Posteingängen verloren und keine leisen Stimmen werden versehentlich außer Acht gelassen. 2. Maximierte Geschwindigkeit Collaboration-Software bringt jede Ressource, jede Idee und alle Beteiligten in einem kollektiven Raum zusammen. Ihr Team verschwendet keine Zeit mehr damit, E-Mails mit wichtigen Anhängen zu suchen, auf Status-Aktualisierungen oder Freigaben zu warten oder Kollegen aufzuspüren, die Hilfe bieten können. Jeder Bestandteil des Projekts, von der ersten Idee bis zur abschließenden Freigabe, kann an einem einzigen Ort erstellt und abgeschlossen und rund um die Uhr aufgerufen werden. Das heißt, Mitarbeiter haben zu jeder Zeit von jedem beliebigen Ort aus Zugriff darauf, um Informationen zu bearbeiten oder neue Ideen hinzuzufügen. Ihre Teammitglieder können zusammenarbeiten, wie, wann und wo sie wollen, und das ohne auf die regulären Arbeitszeiten oder das nächste Teammeeting warten zu müssen, um weiterzumachen. 3. Stärkung der Rechenschaftspflicht Wer sich mit leistungsstarken Teams beschäftigt hat, weiß, dass öffentliche Rechenschaftspflicht ein Trumpf im Spiel des Projektfortschritts ist. Die Wahrscheinlichkeit, dass Menschen ihr Ziel erreichen, ist 33 % höher, wenn sie es aufschreiben und anderen davon erzählen. Mit Collaboration-Tools können Ihre Teammitglieder ihre Aufgaben und Ziele öffentlich machen, so können sie ihren Fortschritt teilen, um Hilfe bitten und Projekte mit absoluter Transparenz durchführen. Außerdem weiß jedes Mitglied nicht nur wofür es selbst verantwortlich ist, sondern auch wofür die anderen Teammitglieder verantwortlich sind, so wird keine Arbeit unnötigerweise doppelt durchgeführt. 4. Entfachte Innovationskraft Zwei Köpfe sind besser als einer - daran hat sich auch bis heute nichts geändert. Wenn eine Collaboration-Tool es Ihnen ermöglicht, sich umzuschauen und die neuen Projekte zu entdecken, an denen Ihre Kollegen gerade arbeiten, dann können diese Einblicke innovative Ideen für aktuelle und zukünftige Projekte entzünden. "Ah, Emma arbeitet gerade an unserer neuen Funktion... Moment mal, was wäre, wenn wir diesmal hierfür einen ganz neuen Weg einschlagen würden? Ich poste mal einen Vorschlag." Collaboration-Tools ermöglichen Menschen den Zugang zu Informationen, die ihrer Kreativität tagtäglich zu Höchstleistungen verhelfen können, statt die bahnbrechenden "Aha!"-Momente auf wöchentliche Status-Meetings oder zufälligen Kaffeeküchen-Talk zu beschränken. Collaboration-Tools reißen Ideen auch von den Einschränkungen der Unternehmenshierarchie los. Unternehmensweite Transparenz bedeutet, dass neue Ideen und Initiativen von jedem Mitarbeiter und nicht nur von Führungskräften kommen können. Vorschläge, die vielleicht begraben oder von Anfang an nie offiziell eingereicht wurden, können jetzt frei fließen, wachsen und Aufmerksamkeit auf sich ziehen, und das, weil sie es verdient haben und nicht nur, weil sie das Privileg hatten, bis zu Entscheidungsträgern vordringen zu dürfen. Ihr Team ist Ihre großartigste Ressource Und schlussendlich ist Ihre großartigste Ressource Ihr Team. Durch die Bereitstellung von Tools, die eine stressfreiere und effizientere Zusammenarbeit fördern, ermöglichen Sie es Ihren Teammitgliedern, sich auf die Ergebnisse ihrer Bemühungen zu konzentrieren – statt in ihnen zu versinken. Alles in allem glättet und optimiert ein gutes Collaboration-Tool den Arbeitsablauf aller Mitarbeiter. Es reduziert die Anzahl verlorener Daten, erleichtert den Ideenfindungs-Prozess und verringert die Wartezeit auf Feedback oder Anweisungen. Vor allem aber ermöglicht es, dass Ideen ihre verdiente Aufmerksamkeit erhalten, damit Ihr Team sein volles Potenzial ausschöpfen kann.

6 Hürden bei der kreativen Zusammenarbeit und wie man diese vermeiden kann
Zusammenarbeit 10 Min. Lesezeit

6 Hürden bei der kreativen Zusammenarbeit und wie man diese vermeiden kann

Gute Zusammenarbeit ist entscheidend für den Erfolg eines Kreativ-Teams. Wir behandeln hier 6 häufige Hindernisse bei der Zusammenarbeit und wie man diese vermeiden kann.

3 Collaboration-Tipps, um Teamarbeit zu verbessern
Zusammenarbeit 3 Min. Lesezeit

3 Collaboration-Tipps, um Teamarbeit zu verbessern

Zusammenarbeit über Standorte hinweg (und vom Homeoffice aus) in Unternehmen stattfinden wird. Collaboration ist ein grundlegendes und essenzielles Element der täglichen Arbeit und das wird auch weiter so bleiben.  Deswegen haben wir uns überlegt, welche drei Maßnahmen ideal für die Unternehmen wären, die es bisher noch nicht geschafft haben, Collaboration erfolgreich anzuwenden: 1. Machen Sie Platz für Zusammenarbeit Egal ob Ihre Mitarbeiter an einem abgetrennten Arbeitsplatz in einem Großraumbüro oder an einem virtuellen, cloud-basierten Arbeitsplatz mit Messaging-Services arbeiten, es muss eine Möglichkeit geben, einen angenehmen Arbeitsort zu schaffen, wo Leute aufeinander zugehen und zusammen arbeiten können.  Zum Beispiel hat Zappos in Las Vegas seinen neuen Hauptsitz so eingerichtet, dass sich Mitarbeiter besser und freier in den neuen Räumlichkeiten bewegen können. Daten- und Stromkabel hängen überall von der Decke, damit man sich überall anschließen kann und es gibt reichlich Gemeinschaftsbereiche, um auf Leute zu treffen, mit denen man sonst keinen Kontakt hätte. Und wie sieht es bei Remote-Teamarbeit aus? Unternehmen wie Shutterstock ermöglichen Zusammenarbeit mit der außergewöhnlichen Always-On-Video-Conferencing-Methode, bei der Mitarbeiter, die von unterschiedlichen Orten aus arbeiten, 8 Stunden am Tag über Google Hangouts in Verbindung sind. Das ermöglicht ihnen, sich untereinander auszutauschen, so als würden sie sich alle im selben Raum befinden. Auf diese Art und Weise können sogar Remote-Arbeiter ein gutes Betriebsklima und hervorragende Beziehungen mit den anderen Teammitgliedern aufbauen. Außerdem können sie über die Videokonferenz sofort Information austauschen und Teamkollegen aktiv unterstützen. 2. Fördern Sie Sharing-Tools Einen gemeinsamen Arbeitsplatz aufzubauen, ist ohne die richtigen Tools nicht möglich. Wir empfehlen diese Arten von Tools für gute Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen: — Realtime-Messaging-Tool: Zum Beispiel Skype, Google Hangouts und Facetime. Echtzeit-Kommunikationsmöglichkeiten,  über die Mitarbeiter mit anderen reden und sich per Videokonferenz austauschen können. — Task-Management-Tool: Zum Beispiel Wrike (selbstverständlich). Lösungen, um Ihre Teamarbeit effizienter zu gestalten, mit denen Sie Aufgaben zuweisen und organisieren können und vor allem das lästige Hin und Her von E-Mails und Instant-Messages verhindern.    — Knowledge-Base-Tool: Zum Beispiel interne Blogs oder Wikis (hierbei kann Wrike Ihnen helfen). Möglichkeiten, Prozesse zu dokumentieren oder Know-how und Best Practices allen Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen. — File-Sharing-Tool: Zum Beispiel Box, Dropbox und Google Drive. Eine Lösung, um Dateien auf einfache Art und Weise zu speichern, zu synchronisieren und zu teilen. (Wenn Sie Wrike verwenden, können Sie diese Dateien Aufgaben leicht hinzufügen.) 3. Tipps und Tricks, um mehr Mitarbeit anzuregen Personen in Meetings sind grundsätzlich aufmerksamer, wenn sie stehen, statt sitzen. (Vor allem, wenn sie ihren Laptop nicht dabei haben.) Leute sind wesentlich teilnahmefreudiger, wenn das Meeting rund um Whiteboards stattfindet, im Gegensatz zu einer Präsentation auf einer Bühne in einem großen Meeting-Raum. Wenn ungelöste Probleme in Form von Fragen, Themen und graphischen Darstellungen auf Whiteboards, zum Beispiel im Flur, veranschaulicht werden — oder auf internen Blogs und Wikis —ergibt sich eher eine Teilnahme seitens eines Mitarbeiters außerhalb des Kernteams. Egal was das Thema des Meetings ist, regen Sie Ihr Team zur Mitarbeit an, indem Sie eine aktive Haltung fördern und Langeweile, Gleichgültigkeit und Arbeit in Silos komplett vermeiden. Was sind Ihre Collaboration-Tipps? Wir sind darauf gespannt, zu hören, wie Sie Team-Zusammenarbeit erreicht oder proaktive Teilnahme in Meetings gefördert haben. Geben Sie uns ein Feedback und teilen Sie Ihre Erfahrungen mit uns! Das könnte Sie auch interessieren: 4 Strategien, um mit schwierigen Stakeholdern umzugehen

Wie Sie Ihr kollaboratives Projektmanagement verbessern
Beiträge 5 Min. Lesezeit

Wie Sie Ihr kollaboratives Projektmanagement verbessern

Es gibt drei Hauptfaktoren, die den Erfolg eines neuen Projekts oder einer Kampagne bestimmen: Ausgezeichnete Kommunikation zwischen allen Mitarbeiter-Ebenen, so ist jeder bei aktuellen Fortschritten, Herausforderungen und Erfolgen auf dem Laufenden; Organisiertes Projektmanagement, durch das gewährleistet wird, dass alle Arbeiten rechtzeitig und im Rahmen des Budgets erledigt werden; Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern und abteilungsübergreifend, so können noch mehr Ideen mit einbezogen und Innovation gefördert werden. In unserer heutigen innovativen Arbeitsumgebung wäre es jedoch ein Fehler, diese Faktoren getrennt voneinander zu betrachten. Sie können sich in allen drei Bereichen verbessern, indem Sie Ihren Schwerpunkt auf nur einen Aspekt Ihrer Arbeit legen: das kollaborative Projektmanagement. Wenn Sie diesen Aspekt weiterentwickeln, versetzen Sie alle Beteiligten, angefangen beim Geschäftsführer bis hin zur untersten Mitarbeiter-Ebene, in die Lage, effektiv mit Kollegen zu kommunizieren, Projekte und Ideen zu verwalten, aktiv an Aufgaben zusammenzuarbeiten und Arbeit effizient zu erledigen. Der beste Weg zur Verbesserung Ihres kollaborativen Projektmanagements besteht darin, Ihr Team aus dem dunklen Zeitalter der über hin- und hergesendete E-Mails durchgeführten Konversationen herauszuführen und eine Software einzuführen, die speziell dafür entwickelt wurde, genau diesen Job zu übernehmen. Die Schlüssel zu einem effektiven kollaborativen Projektmanagement Ob Sie nun weiterhin an Ihren alten Methoden festhalten möchten oder ein neues kollaboratives Projektmanagement-Tool suchen, hier nun ein paar Dinge, die Sie beachten sollten: 1. Sie benötigen ein Tool, das sich in Echtzeit aktualisiert Es gibt Cloud-basierte Online-Software, die es Ihrem Team möglich macht, Aktualisierungen in Echtzeit zu teilen und zu überwachen; wird eine Änderung vorgenommen, ist sie umgehend für jedermann sichtbar. Das bedeutet, dass Ihr Team niemals versehentlich mit veralteten Informationen (z.B. Tabellen) arbeitet und somit die Zusammenarbeit reibungslos und effizient voranschreiten kann. 2. Kollegen müssen gleichzeitig arbeiten können Live-Zusammenarbeit ist das neue Markenzeichen für hervorragende Teamarbeit. Eines der ersten beliebten Tools dieser Art war Google Docs — eine Person aktualisiert das Online-Dokument und eine andere Person kann es gleichzeitig bearbeiten oder dem Aktualisierungsprozess ganz einfach zuschauen. Wrike ist ein kollaboratives Projektmanagement-Tool, das die gleichen Möglichkeiten zur Echtzeit-Zusammenarbeit für Aufgaben und Projekte bietet. 3. Sie können Arbeit genau dort besprechen, wo sie erledigt wird Statt Arbeit in einem Tool (z.B. Chat-Tools) zu besprechen und in einem anderen zu erledigen, sollten Sie ein Tool finden, das es Ihnen ermöglicht, Arbeit dort zu besprechen, wo sie auch stattfindet. Auf diese Weise können Sie Einblicke in frühere Entscheidungen und projektbezogene Diskussionen geben, wenn Sie jemand Neues in Ihr Projekt einbeziehen oder Arbeit weitergeben müssen. So können Kollegen sofort mit der Arbeit beginnen, ohne dass Sie einen Teil Ihrer Arbeitszeit opfern müssen, um mit ihnen jede Projekteinzelheit durchzugehen. 4. Sie benötigen einen zentralen Ort, an dem alle arbeitsbezogenen Informationen gespeichert und verwaltet werden Üblicherweise werden Informationen an vielen verschiedenen Orten gespeichert, wie z.B. E-Mail-Posteingänge, Cloud-Speicherdienste und Festplatten von Computern. Dies macht es nahezu unmöglich, sicherzustellen, dass Ihr gesamtes Team mit den neuesten Informationen arbeitet. Wenn Sie Ihr kollaboratives Projektmanagement verbessern wollen, müssen Sie einen zentralen Ort finden, an dem Sie sämtliche arbeitsbezogenen Elemente speichern — alle Ihre einmaligen Aufgaben, langfristigen Projekte, Dateien, Diskussionen, Meetingnotizen und Berichte. Auf diese Weise haben Ihre Mitarbeiter jederzeit sofortigen Zugriff auf die von ihnen benötigten Informationen, ohne dass sie mehrere verschiedene Tools durchforsten müssen. 5. Es sollte Ihnen möglich sein, Projektdetails zu ändern und Ihr Team umgehend darüber zu informieren Jedes Team muss von Zeit zu Zeit Projektdetails oder Prioritäten ändern. Ihr Verfahren oder Tool sollte es Ihnen ermöglichen, Arbeit zu aktualisieren und Ihr Team sofort darüber in Kenntnis zu setzen, damit alle Mitarbeiter zu jeder Zeit an den wichtigsten Projekten und mit den genauesten Informationen arbeiten. 6. Sie sollten in der Lage sein, zu sehen, was als nächstes auf Sie zukommt Effektive Projektmanagement-Software ermöglicht es Ihnen, z.B. mittels Zeitplänen, Gantt-Diagrammen und Aufgaben-Abhängigkeiten für zukünftige Aufgaben und Projekte zu planen. Dann sind Sie in der Lage, Ihre Aufgaben und Projekte logisch zu organisieren; Arbeitsabläufe einzurichten, die sämtliche Arbeiten von Anfang bis Ende durchlaufen; Fortschritte zu überwachen, damit nichts in Verzug gerät; und sich mit Kollegen in Verbindung zu setzen, um herauszufinden, ob sie Hilfe benötigen. Ist ein Projekt abgeschlossen, kann Ihr Team sofort mit der nächsten priorisierten Arbeit beginnen. Kostenloses kollaboratives Projektmanagement-Tool Wenn Sie sich dazu entschieden haben, eine kollaborative Projektmanagement-Software einzuführen, dann testen Sie doch einmal Wrike 2 Wochen lang kostenlos. Danach können Sie aufrüsten oder beim kostenlosen Tarif bleiben. Laden Sie Ihr Team zu Wrike ein, führen Sie mittels des Tools gemeinsam ein kurzes Projekt durch und erleben Sie, wie wir Ihnen dabei helfen können, noch bessere Ergebnisse zu erzielen.

5 Schritte, um ein Collaboration-Tool erfolgreich in einem Kreativteam einzuführen
Projektmanagement 7 Min. Lesezeit

5 Schritte, um ein Collaboration-Tool erfolgreich in einem Kreativteam einzuführen

Sie sind Kreativdirektor. Sie haben zu viele Projekte, Ihre Mitarbeiter machen bereits Überstunden und Sie haben keine Ahnung, wie Sie all Ihre Arbeit schnell und effizient mit Ihrem aktuellen System erledigen sollen. Da ist guter Rat gefragt. Kollaborative Arbeitsmanagement-Lösungen helfen, die Zeit zu reduzieren, die Ihr Team mit zusätzlichen Meetings, der Bewältigung riesiger E-Mail-Berge und der planlosen Suche nach den neusten Anhängen und aktualisierten Projektbeiträgen verschwendet. Doch vor allem räumt ein leistungsfähiges Collaboration-Tool Ihren Kreativleuten mehr Zeit dafür ein, tatsächlich kreativ zu SEIN, statt nur Projektdaten aufzuspüren oder E-Mails zu senden. Kreativteams sind meist sehr beschäftigt, egal ob sie es nun mit der Kundengewinnung oder dem Jonglieren endloser Anfragen zu tun haben. Sie haben keine Zeit, neue Tools zu testen, ohne sicher zu sein, dass sich die Mühe auch lohnt.  Bevor Sie sich einer bestimmten Arbeitsmanagement-Lösung verschreiben und mit dem Kopf voraus hineinspringen, lesen Sie bitte zuerst diese Anleitung, die Ihnen dabei helfen wird, sicherzustellen, dass Ihr vielbeschäftigtes Team Ihr gewähltes Tool erfolgreich annehmen und anwenden kann. Dann kann es losgehen. 1. Legen Sie fest, wie das Tool verwendet werden soll. Sie wissen genau, wie Sie das tun, was Sie tun. Tragen Sie als Erstanwender und wahrer Meister dieses Tools Ihre Kenntnisse zusammen und erstellen Sie eine Reihe von klar definierten Regeln, wie Ihr Team das neue Tool verwenden soll, damit es weiß, was es zu erwarten hat. Erstellen Sie ein Dokument, das Folgendes hervorhebt: Welche Funktionen werden Sie nutzen - und wie. Einige Tools sind mit einer Menge von Funktionen ausgestattet, die Sie möglicherweise nicht alle benötigen. Machen Sie eine Liste der Funktionen, die Ihr Team nutzen wird, und erklären Sie, wie genau diese Funktionen Ihrem Team helfen werden, seine Arbeit zu erledigen. Wie Sie Ihre Arbeit organisieren. Ihr Collaboration-Tool sollte ein System bieten, mit dem Sie Aufgaben in Ordnern oder Projekten organisieren können, damit Ihre Arbeit nicht kreuz und quer im ganzen Tool verstreut ist. Entscheiden Sie, nach welchem System Ihr Team die Arbeit anordnen soll: nach Art der Lieferergebnisse, Kunden, verantwortlichem Designer, oder nach all den oben genannten Aspekten. Was auch immer am besten zu Ihren Bedürfnissen passt! Wie Sie Ihre Arbeit benennen. Eine konsistente Namensgebung erleichtert es Ihren Mitarbeitern zu verstehen, was sie erwartet, wenn sie eine Aufgabe öffnen. Legen Sie ein System mit Regeln fest, wie z.B.: Aufgabennamen beginnen/enden mit [dem Namen des Kunden] Aufgabennamen enden immer mit einem Verb, z.B. "erstellen" oder "aktualisieren" Mit einer Zeitschätzung beginnen/enden, wie viel Zeit die Aufgabe in Anspruch nehmen wird, z.B. [2 Stunden] Wie Sie Ihre Anhänge organisieren. Bringen Sie Ihr gesamtes Team auf den gleichen Stand, wo Dokumente und kreative Dateien gespeichert werden, um sicherzustellen, dass Ihre Kreativleistungen und Dateien nicht verloren gehen . Werden sie alle zusammen in einem einzigen Ordner untergebracht? Werden sie an den Ordner, das Projekt oder die jeweilige Aufgabe angehängt? Gibt es ein geteiltes Laufwerk, in der zurzeit die Dateien gespeichert sind? Welche leicht verständlichen Namen geben Sie Dateien? Wenn ein Projekt erledigt ist, werden endgültige Versionen dann an einem speziellen Ort aufbewahrt? Wie Sie sich regelmäßig wiederholende Meetings organisieren. Wenn Ihr Team regelmäßig wiederkehrende Meetings abhält, geben Sie diese in Ihr Tool ein. Dies ist nicht unbedingt notwendig, wenn Sie es aber tun, bewahren Sie Ihre gesamte kollaborative Arbeit (und ein Meeting sollte kollaborativ sein) an einer zusammenhängenden Stelle auf.  Unser Vorschlag: Erstellen Sie einen Ordner mit der Bezeichnung "Meetings" und Unterordner für verschiedene Arten von Meetings (bei Bedarf). Erstellen Sie dann in diesem Ordner eine Aufgabe mit dem Datum und dem Titel Ihres Meetings, weisen Sie sie jedem zu, der an dem Meeting teilnimmt, setzen Sie das Datum fest und stellen Sie sie als wiederkehrende Aufgabe ein. Wenn diese Meetings abgehalten werden, geben Sie die Besprechungsnotizen in diese Aufgabe ein, so dass jeder Mitarbeiter unmittelbaren Zugriff auf die Notizen hat und sie bei Bedarf vervollständigen kann. 2. Geben Sie einer kleinen Kerngruppe eine Test-Einführung Haben Sie Ihr Verfahren zur Nutzung des Tools einmal zusammengefasst, können Sie nicht automatisch davon ausgehen, dass Sie die bestmögliche Verfahrensweise für Ihr gesamtes Team gefunden haben. Wie würden Sie bei Ihren Kunden vorgehen? Sie würden Feedback einholen. Tun Sie das auch hier! Führen Sie eine kleine Kerngruppe mit "Früh-Anwendern" in Ihr Tool ein, erklären Sie Ihre zusammengestellten Verfahrensweisen, schulen Sie die Mitarbeiter, wie Sie das Tool und die Funktionen verwenden können, und bitten Sie sie, sofort damit zu beginnen, mittels des Tools an einem kleinen oder großen Projekt zusammenzuarbeiten. Präsentieren Sie ihnen die Vorteile, die sich aus der Nutzung des neuen Tools und der neuen Verfahrensweisen ergeben, und ermutigen Sie sie, sich voll und ganz auf das neue Tool zu verlassen, so minimieren Sie das Risiko, dass Ihre Mitarbeiter in ihren früheren Arbeitsstil zurückfallen. 3. Nehmen Sie Korrekturen an Ihren Verfahrensweisen vor, um sie zu verbessern Bitten Sie Ihr Team im Laufe des kollaborativen Projekts Ihre vorläufigen Verfahrensweisen bei Bedarf zu ergänzen oder zu verändern, bevor Sie das Tool den restlichen Teammitgliedern vorstellen. Äußern sie Vorschläge, wie z.B. Funktionen besser genutzt oder Ordner und Aufgaben besser benannt werden können, dann nehmen Sie das Feedback in Ihre Verfahrensunterlagen mit auf. Die Teammitglieder sollten das letzte Wort haben, wie das neue Collaboration-Tool genutzt werden soll, da sie es schließlich sind, die tagtäglich damit arbeiten werden. 4. Setzen Sie das Tool für das gesamte Team ein Sobald Sie und Ihre kleine Kerngruppe zuversichtlich sind, dass Sie einen Weg gefunden haben, das neue Collaboration-Tool zukunftsfähig zu implementieren und zu nutzen, ist es Zeit für die große Enthüllung! Stellen Sie Ihrem gesamten Team das Tool vor, genauso wie Sie es bei der kleinen Testgruppe getan haben. Teilen Sie Ihre Verfahrensunterlagen, schulen Sie Ihr Team und bitten Sie alle, sofort mit der Verwendung des Tools zu beginnen, damit der Zusammenarbeit an neuen Projekten nichts mehr im Weg steht. 5. Nehmen Sie bei Bedarf weiterhin Korrekturen an Ihren Verfahren vor Wie sollte es auch anders sein - bitten Sie weiterhin um Feedback! Hat jemand eine Idee, wie Ihr Team eine Funktion noch besser nutzen kann? Dann beschäftigen Sie sich damit, denn sie könnte Ihr Team verbessern und Ihnen dabei helfen, Ihre Ziele zu erreichen. Treten bei einer Verfahrensweise Probleme auf, dann finden Sie eine Lösung und setzen Sie sich einmal im Monat oder einmal im Quartal, je nachdem wie häufig Sie Anpassungen vornehmen, mit Ihrem Team zusammen, um sicherzustellen, dass das Problem behoben ist.  Wenn Sie ein SaaS-Collaboration-Tool verwenden, dann werden sicherlich regelmäßig Updates, Verbesserungen und neue Funktionen herausgebracht. Nehmen Sie sich jedes Mal die Zeit, herauszufinden, ob diese neuen Funktionen die Zusammenarbeit im Team noch weiter verbessern könnten, wenn Sie sie in Ihren Arbeitsablauf integrieren. Nicht jede Funktion passt zu den Bedürfnissen Ihres Teams. Verändern Sie Ihre Verfahrensweisen also nur dann, wenn Sie der Meinung sind, dass so die Arbeitsweise Ihres Teams verbessert wird. Helfen Sie Ihrem Team, noch besser zusammenzuarbeiten Mithilfe dieser 5 Schritte können Sie sicherstellen, das Ihr Kreativteam Ihr neues Collaboration-Tool erfolgreich in den Arbeitsalltag übernehmen und somit noch bessere Leistungen erzielen und mehr Zeit mit der eigentlichen Kreativarbeit statt mit dem Aufräumen der Posteingänge verbringen kann. Haben Sie weitere Empfehlungen, was man tun oder tunlichst vermeiden sollte, wenn man ein neues Collaboration-Tool in einem Kreativteam einführt? Bitte teilen Sie uns Ihre Erfahrungen und Empfehlungen im unten stehenden Kommentarbereich mit! Suchen Sie ein neues Collaboration-Tool? Dann laden Sie sich unseren kostenlosen Einkaufsführer für Collaboration-Software herunter. Er befasst sich mit Fragen und Funktionen, über die Sie vor einem Kauf sorgfältig nachdenken sollten.