Wissen Sie zu jedem Zeitpunkt, was in Ihrem Projekt vor sich geht? Was geschieht, wenn Ihr Team Verzögerungen beim Arbeits-Turnaround begegnet oder merkwürdigen Engpässe in der Produktion? Können Sie diese Probleme lösen? In unserem Gespräch mit Bailey Shemenski, der früheren Head of Operations des Predictive Analytics Unternehmens SimpleRelevance, teilte sie uns mit, wie sie früher dieses Problem dadurch löste, dass sie ein kleines mit Projektdetails vollgestopftes Notizbuch mit sich herumtrug. Währenddessen benutzten ihre Teamkollegen jeder sein eigenes Whiteboard mit To-do Punkten. Weit ab vom Ideal! Ihr Operations-Team wurde gezwungen, Zeit damit zu verbringen, die in Notizheften oder E-Mails vorhandenen Information zu suchen, um ihren Aufgaben nachgehen zu können. Shemenski erzählt weiter: "Durch fehlende Fälligkeitstermine oder dadurch, dass ich meine Notizen nicht mit anderen Teammitgliedern teilen konnte, sind kleine Details dann durch die Maschen gefallen." Only-apartments kämpfte mit den gleichen Problemen. Ihre Marketing-Abteilung umfasste acht getrennte Bereiche und wollte - neben den täglichen Arbeiten - eine nagelneue Website starten. Überlebt haben sie, indem sie Hunderte von E-Mails versandten und Dutzende von Meetings abhielten. Wiederum nicht ideal. Gemäß Ramon Glienecke, Marketing Director bei Only-apartments, brauchte das Unternehmen eine klare Übersicht darüber, wie die Bereiche zusammenarbeiteten und wem bestimmte Aufgaben zugewiesen waren. Das funktioniert nur über eine tatsächliche Transparenz des gesamten Team-Arbeitsablaufes.

Was mit Unternehmens-Transparenz nicht gemeint ist

Unternehmens-Transparenz ist eines dieser Schlagwörter, die man auf nahezu jeder B2B Software-as-a-Service Webseite findet. Nicht im gruseligen Sinne von Überwachungskameras und Remote-Desktop-Ausspionieren, sondern in dem Sinne, dass transparente Information eine umfassendere Sicht dessen liefert, was in Ihrem Unternehmen abläuft.
Transparenz duldet somit weder Mikromanagement noch Mitarbeiter-Überwachung. Sondern, es geht darum, die inneren Mechanismen Ihres Teams besser zu verstehen, so dass Sie in der Lage sind, Arbeitsabläufe zu verbessern.

Verbesserte Transparenz hat Einfluss auf die Bilanz

In den Beispielen von SimpleRelevance und Only-apartments wurde die gewünschte Transparenz durch den Einsatz von Wrike erreicht, das zur zentralen Plattform dieser Unternehmen wurde, wo alle Projektdaten gespeichert und zur Verfügung stehen. Jetzt können Teams Daten oder Kundeninformation finden, ohne dass es erforderlich ist, E-Mail-Threads durchzukämmen, Status-Meetings abzuhalten oder auf E-Mail-Rückantworten zu warten. "Unser Turnaround ist sehr viel schneller", sagt Steve Rose, Customer Success and Operations bei SimpleRelevance. "Der Vorteil, der daraus entsteht, dass sich alles in einem einzigen System befindet ist, dass es die Zusammenarbeit der Leute an einem Projekt viel einfacher macht, und einige Wissensbarrieren werden abgebaut." Shemenski fügt hinzu: "Die Transparenz und die Möglichkeit, teamübergreifend die Arbeitsauslastung der einzelnen Teammitglieder zu sehen, ermöglicht es uns, unsere Kunden viel schneller und effizienter zu beliefern." Endergebnis dieser Transparenz? SimpleRelevance hat die Fähigkeit, Kundenlieferungen zu produzieren, erfolgreich um 30% gesteigert.

Wie Transparenz mit den richtigen Tools gesteigert wird

Transparenz wird nicht einfach dadurch erreicht, dass man sagt, dass man sehen möchte, wie die Dinge laufen. Dazu braucht man das richtige Arbeits-Tool mit den passenden Funktionen. Wenn Sie sich nach einem solchen Tool umsehen, sollten folgende Funktionen nicht fehlen:
  • Dashboards - Eine Möglichkeit, für Sie wichtige Daten in einer einzigen Ansicht darzustellen
  • Reports - Automatisierte, sich wiederholende Reports über Team-Leistung, Projektstatus und andere nutzerdefinierte Datenpunkte
  • Arbeitsauslastungs-Ansicht - Eine Möglichkeit, sich die Arbeitsauslastung ganzer Teams oder eines einzelnen Teammitglieds anzusehen
  • Ressourcenverwaltung - Eine Möglichkeit, die Ressourcen eines Teams zu verwalten, unabhängig davon, ob es sich um Sach- oder Finanzmittel handelt.
Glieneke von Only-apartments sagt: "Ausführliche benutzerdefinierte Reports über Projekt, Mitarbeiter und Teamfortschritt haben uns geholfen, tolle Ergebnisse beim Start unserer Projekte zu erzielen."

Bereit, die Unternehmens-Transparenz zu verbessern?

Sie können natürlich Ihr Geschäft genau so weiterführen wie bisher, indem Sie sich abmühen, um zu sehen was Ihr Team macht, und wie Projekte vorankommen. Vielleicht dadurch, dass Sie noch mehr E-Mails verschicken und noch mehr ermüdende Meetings durchführen. Oder Sie schauen sich sorgfältig einige Optionen zur Steigerung der Transparenz an, mit einer Arbeitsmanagement-Software wie Wrike.
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