Für diejenigen, die jeden Morgen auf Hunderte ungelesener E-Mails starren, mag das Konzept "Inbox Zero" wie ein Mythos klingen – wie die Suche nach dem Heiligen Gral oder das Stolpern über einen verborgenen Schatz. Mit einer Mischung aus Neid und Misstrauen blicken wir auf diejenigen Kollegen, die es regelmäßig schaffen: Das kann nicht mit rechten Dingen zugehen, oder? Probieren Sie diese 10 Tipps und Techniken nicht nur um einen leeren Posteingang zu erreichen, sondern um diesen Stand tatsächlich zu halten. Keine Magie nötig. Trick 1: Die Yesterbox-Technik von Tony Hsieh. Der Grundgedanke ist folgender: Sie lesen und beantworten heute nur die E-Mails von gestern. Die überwiegende Mehrheit der E-Mails müssen nicht sofort, am selben Tag, beantwortet werden; Sie können also die neuen E-Mails von heute einfach kommen lassen, ohne sich dadurch gestört oder abgelenkt zu fühlen. Und morgen, wenn Sie aufstehen, wissen Sie schon genau, wie viele Nachrichten eingegangen sind und bearbeitet werden müssen, und können Ihren Tag genauer planen. Zappos Geschäftsführer Hsieh sagt, dass ihn dieser Ansatz tatsächlich kommunikativer macht: jeder bekommt am nächsten Tag eine Antwort, statt übermorgen oder in einer Woche oder in einem Monat oder... nie. Natürlich können wirklich dringende E-Mails schon heute beantwortet werden — aber echte E-Mail-Notfälle kommen ziemlich selten vor. Hsiehs Profi-Tipp: Wenn Sie mit Outlook arbeiten, klappen Sie Ihren "Heute"-Abschnitt ein und konzentrieren Sie sich auf die Nachrichten von gestern. Weiteres dazu finden Sie hier: http://yesterbox.com/ Wollen Sie ein Tool, mit dem Sie Ihre Produktivität verbessern können? Starten Sie noch heute Ihren kostenlosen Wrike Test! Trick 2: Die 2-Minuten-Regel. Das Motto der David Allen GTD-Methode: Wenn Sie weniger als zwei Minuten brauchen, um zu antworten, antworten Sie jetzt. Warten Sie nicht! Trick 3: Planen Sie einen Termin mit Ihrem Posteingang. Legen Sie jeden Tag eine Zeit fest, in der Sie Ihre E-Mails durcharbeiten, egal ob es sich dabei um einen einstündigen Block Vormittags oder drei 20-Minuten Sitzungen am Anfang, in der Mitte und am Ende des Tages handelt. Lesen Sie außerhalb dieser Zeit keine E-Mails. Lassen Sie Ihre E-Mails nicht in einem Browser-Fenster offen, es reicht, wenn sie im Hintergrund lauern, während Sie arbeiten. Schalten Sie die Benachrichtigungen aus. Indem Sie Ihrem Posteingang eine bestimmte Zeit zuordnen, werden Sie nicht ständig an ihn denken und trotzdem die Kontrolle über ihre Mitteilungen behalten. Sie würden gerne wissen, wann der beste Zeitpunkt ist, um nach Ihren E-Mails zu schauen? In diesem Artikel wird behauptet, die beste Zeit, Ihren Posteingang abzuarbeiten, sei zwei Stunden nach Arbeitsbeginn. Trick 4: Probieren Sie die App Unroll.me. Diese App fasst alle Ihre E-Mail-Abonnements und Newsletter in einer täglichen Übersicht zusammen. Statt jeden Tag dutzende E-Mails sortieren zu müssen, haben Sie nur eine einzige. Mit der App ist es leicht, sich gebündelt aus Abo-Listen streichen zu lassen. Da Sie schnell alle Werbung und Newsletter in nur einer Mail durchsehen können, lassen sich die „Junk“-Mails viel schneller erledigen. Wenn Sie vielen Blogs per E-Mail folgen, denken Sie über einen RSS-Reader wie Feedly oder Inoreader nach, um diese zu beobachten, statt damit den Posteingang zu verstopfen. Trick 5: Verschieben Sie Ihre E-Mails zeitlich. Installieren Sie Boomerang für Gmail, damit E-Mails zu einem festgelegten Zeitpunkt erneut erscheinen. Dies ist eine tolle Funktion bei Mitteilungen, für die vor der Beantwortung eine Recherche notwendig ist, und um ähnliche To-Do‘s zusammenzulegen. Nehmen wir an, Sie haben ein Stellenangebot veröffentlicht, und es strömen nun viele E-Mails von potenziellen Kandidaten ein. Routinemäßig gehen Sie jeden Freitagmorgen die neuen Bewerbungen durch. Verschieben Sie nun alle E-Mails von Bewerbern so, dass sie am Freitagvormittag in Ihrem Posteingang erscheinen. Zum einen werden Sie zu anderen Zeiten nicht durch diese E-Mails abgelenkt und zum anderen werden Sie sie trotzdem abarbeiten können. Trick 6: Scheuen Sie sich nicht davor, zu löschen. Wenn es wirklich wichtig ist, wird sich derjenige wieder melden. Auch wenn Sie nicht sicher sind, ob eine E-Mail benötigt wird, einfach löschen. In Ihrem Papierkorb bleiben E-Mails in der Regel 30 Tage erhalten; wenn Sie also etwas versehentlich gelöscht haben, können Sie es trotzdem in dieser Zeit zurückholen. Sie können uns aber glauben: in 99% der Fälle wird das nicht erforderlich sein. Trick 7: Ändern Sie Ihre Abwesenheitsnachricht. Urlaub ist toll, aber wenn Sie danach auf eine erschreckende Anzahl neuer E-Mails schauen müssen, kann das wirklich deprimierend sein. Und es kann ewig dauern, sich da wieder herauszugraben. Ersetzen Sie die vorformulierte Abwesenheitsnachricht wie folgt: "Ich bin vom 10.11 bis 18.11 nicht im Büro und werde Ihre Nachricht nicht erhalten. Bitte senden Sie Ihre E-Mail nach dem 18.11 erneut." Dann filtern Sie während Ihrer Abwesenheit alle eingehenden Mails direkt in den Papierkorb. Wenn es wichtig und die Deadline in der Zwischenzeit noch nicht verstrichen ist, wird man sich später wieder bei Ihnen melden — und Ihr Posteingang ist sauber, wenn Sie aus dem Urlaub zurückkommen. Trick 8: Bündeln Sie all Ihre Aufgaben in Wrike. Verschieben Sie alle Ihre To-Do‘s vom Posteingang in den Arbeitsbereich zu den anderen Aufgaben. Mit Wrikes Gmail Gadget werden Ihre E-Mails schnell in Aufgaben umgewandelt; Sie können somit Ihren Posteingang leeren und mit den To-Do‘s loslegen, statt sie im Posteingang vor sich hin vegetieren zu lassen. Sie profitieren von einer besseren Organisation und überschaubaren E-Mails. Trick 9: Gespräche aus dem Posteingang verschieben. Halten Sie Ihren Posteingang ordentlich, indem Sie die von Ihnen selbst generierte Menge an E-Mails begrenzen. Verhindern Sie eine Kette von E-Mail-Antworten, indem Sie den Laptop zur Seite stellen und stattdessen Gespräche von Angesicht zu Angesicht führen oder per Telefon oder Sofortnachricht kommunizieren. Trick 10: Spielen Sie das E-Mail-Spiel. Die oben genannten Tipps werden Ihnen helfen, einen sauberen Posteingang beizubehalten, aber wie kann man den Berg ungelesener E-Mails handhaben, um überhaupt dorthin zu kommen? Den Posteingang zu leeren muss nicht in mühsame Arbeit ausarten — es kann auch Spaß machen! Mit dem E-Mail-Spiel wird eine festgelegte Zeit definiert, innerhalb der Sie auf jede E-Mail reagieren müssen: antworten, weiterleiten, markieren, archivieren, löschen oder überspringen, um sie später zu lesen. Sammeln Sie Punkte für einen Sieg gegen die Uhr, die auf die jeweilige Länge der einzelnen E-Mails eingestellt ist. Nachdem Sie einen Stapel Nachrichten durchgearbeitet haben, erhalten Sie einen Statusbericht; dieser zeigt, wie viel Zeit gespart wurde und welchen Rang Sie in der Rangliste haben. Aber Vorsicht, Ihren Highscore schlagen zu wollen, kann süchtig machen! "Inbox Zero“ bedeutet, dass Sie null Zeit in Ihrem Posteingang verschwendet haben. Wussten Sie, dass die eigentliche Definition von Inbox Zero, wie sie ursprünglich von Merlin Mann geprägt wurde, nichts mit der Anzahl ungelesener E-Mails zu tun hat? Es geht um die Aufmerksamkeit, die Sie Ihren Mails widmen, und in welchen Ausmaß Ihr Posteingang Ihre Gedanken beschäftigt. Dafür zu sorgen, dass sich keine E-Mails in Ihrem Posteingang befinden ist eine Möglichkeit, dies zu tun, aber es ist nicht der einzige Weg. Machen Sie sich also keine großen Sorgen, wenn Sie dieses Produktivitätsziel nicht jeden Tag – oder überhaupt nicht – erreichen. Die wirkliche Leistung besteht darin, ein System zu ermitteln, das Ihnen hilft, zu verhindern, dass Ihr Leben von E-Mails bestimmt wird. Probieren Sie diese Tricks einfach aus und sagen Sie uns, wie es gelaufen ist! Wrike kann Ihnen helfen, alle Ihre To-Do‘s und Erinnerungen zu organisieren und zu verwalten. Starten Sie noch heute einen kostenlosen Test, und machen Sie Ihren Posteingang zu einem noch produktiveren Ort.
Nic Bryson ist Senior Director des Kunden-Supports bei Wrike. Seit er 2009 im Kunden-Support bei uns anfing, hat er es geschafft, das ursprüngliche Ein-Mann-Team in ein Remote-Team von über 50 Mitarbeitern zu verwandeln, dessen Teammitglieder von allen Ecken der Welt aus arbeiten. In den letzten 10 Jahren hat sich Remote-Arbeit allein in den Staaten um 103 % erhöht. Die Gründe sind höhere Mitarbeiterzufriedenheit, höhere Leistung und eine durchschnittliche Kosteneinsparung von über 11,000 US$ pro Mitarbeiter, pro Jahr. Es gibt keinerlei Anzeichen dafür, dass der Anstieg von Remote-Arbeit in nächster Zeit zurückgehen könnte. Die Fähigkeit, in einem Remote-Team zu arbeiten, ist inzwischen eine Must-Have-Kompetenz, besonders für kleine Unternehmen und Startup-Teams, die auf den globalen Talent-Pool und Freiberufler angewiesen sind, um Mitarbeiter mit den entsprechenden Qualifikationen zu finden, zu Bedingungen, die sie sich leisten können. Auch wenn die Vorteile von Remote-Teamwork groß sind, stellen sie trotzdem gleichzeitig eine Herausforderung dar — besonders für Manager und Projektleiter. Kommunikation, Fortschritts- und Prioritätenverfolgung sowie Ressourcen-Management werden durch die Distanz erschwert. Außerdem muss man Faktoren wie Zeitzonen, Sprachen und kulturelle Barrieren beachten. Selbst mit den richtigen Tools und Prozessen, die die tägliche Arbeit mit Remote-Teams einfacher gestalten, gibt es trotzdem eine große Herausforderung: Die Größe Ihres Teams an die zunehmende Größe des Unternehmens anzupassen. Wie arbeitet man am besten neue Teammitglieder ein und wie vermittelt man ihnen eine lebendige Teamkultur? Wie kann man berufliche Weiterentwicklung und Karriere-Chancen fördern, wenn man sich nur einmal im Jahr persönlich trifft? Hier bei Wrike wurden wir mit all diesen Fragen konfrontiert: bei unserem Kunden-Support Team, geleitet von Nic Bryson. In den letzten 8 Jahren hat er das Ein-Mann-Team (er selber) auf ein Team mit über 50 Teammitgliedern erweitert, die von den verschiedensten Orten in Nord- und Süd-Amerika und von Europa aus arbeiten. Von der Einarbeitung neuer Teammitglieder bis hin zur Beförderung von neuen Teamleitern hat Bryson am eigenen Leib gespürt, wie schwierig es ist, ein Remote-Team zu erweitern. Hier teilt er mit uns einige wichtige Lektionen, die er in den letzten Jahren gelernt hat: Wichtige Tipps für die Einstellung von Remote-Arbeitern Nicht alle Menschen sind für Remote-Arbeit geeignet. Viele Heimarbeiter kämpfen gegen Einsamkeit, leiden unter dem Druck, immer verfügbar sein zu müssen, und haben große Schwierigkeiten, ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Berufs- und Privatleben aufzubauen. Deswegen reicht es nicht aus, im Bewerbungsprozess nur die technischen Fähigkeiten und das Wissen zu beurteilen, man muss auch auswerten, ob die Persönlichkeit des Kandidaten mit Remote-Arbeit kompatibel ist. Wenn Sie einen neuen Kandidaten in Betracht ziehen, auf was sollten Sie achten? Laut Nic Bryson, Senior Director des Kunden-Supports bei Wrike, besteht der Schlüssel darin, jemanden zu finden, der proaktiv ist: jemand der nach eigenen Lösungen sucht und sich gleichzeitig anstrengt, in Verbindung mit seinen Teamkollegen zu bleiben. Im Bereich Kunden-Support bedeutet das, jemand der nicht nur herumsitzt und auf das nächste Support-Ticket wartet, sondern jemand, der sich aktiv daran beteiligt, Prozesse und Projekte zu verbessern. Als Manager kann man dementsprechend einen solchen Mitarbeiter nicht nach der Anzahl von bearbeiteten Tickets oder erledigten Aufgaben bewerten, sondern man muss sich eher an der Qualität der Arbeit und der Einsatzbereitschaft orientieren. Jemand, der nicht nur die Fragen der Kunden beantwortet, sondern ihnen auch gerne weitere Materialien zum Thema empfehlt oder sich die Zeit nimmt, ein paar Tage später noch einmal nachzuhaken. Jemand, der darüber nachdenkt, wie man die Arbeit am besten erledigen kann und wie man sie effizienter oder effektiver gestalten könnte. Ein weiterer wichtiger Schwerpunkt, den man bedenken sollte: Ist der Kandidat ein geselliger Mensch? Auf den ersten Blick scheint es widersprüchlich, dass extrovertierte Menschen sich mit Remote-Arbeit, ohne persönlichen Kontakt mit anderen Menschen, anfreunden können. Bryson aber vertritt die Meinung, dass besonders das Bedürfnis, Verbindungen mit anderen aufzubauen, essentiell ist. Gerade diese Art von Mitarbeitern wird sich bemühen, mit den anderen Teammitgliedern zu kommunizieren, egal ob über Chat, Apps oder Videoanrufe, was einen sehr positiven Einfluss auf die Teamkultur hat Strategien zur Einarbeitung, um Remote-Mitarbeiter von Anfang an einzubinden Da Remote-Teammitglieder nicht mal eben in Ihrem Büro vorbei schauen oder kurz dem Schreibtischnachbar eine Frage stellen können, ist die Möglichkeit, anderen Menschen bei der Arbeit zuzusehen und davon zu lernen, sehr begrenzt. Lockere Gespräche mit Kollegen von anderen Abteilungen im Büro oder beim Mittagessen sind bei Remote-Teammitgliedern nicht selbstverständlich, was besonders bei neuen Teammitgliedern dazu führen kann, dass sie kein klares Bild davon haben, wie das Unternehmen als Ganzes funktioniert. Deswegen ist eine umfangreiche Einarbeitung ausschlaggebend, wenn man neue Remote-Mitarbeiter an Bord willkommen heißt. Remote-Manager müssen sich daher besonders anstrengen, um für ihr Team erreichbar zu sein, Fragen zu beantworten, regelmäßig Support zu bieten und Trainings-Materialien und Hintergründe zur Verfügung zu stellen, die die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit erleichtern. Bryson sagt: „Es ist auch sehr wichtig, dass Mitarbeiter wissen, was sie nicht wissen — und sich darüber im Klaren sind, dass von ihnen nicht erwartet wird, allwissend zu sein. Es gibt keine blöden Fragen. Teammitgliedern sollte es leicht fallen, um Hilfe zu bitten. Remote-Mitarbeiter müssen die Möglichkeit haben, sich eigenständig zu informieren oder wissen, wer genau am besten ihre Frage beantworten kann.“ Stellen Sie sicher, dass Ihre Remote-Teamglieder Zugriff auf laufende Fortbildungen haben und zum Fragen ermutigt werden, egal wie lange sie schon für das Unternehmen arbeiten. Eine starke Teamkultur und „Servant Leadership“ (Dienende Führung, Führungsansatz von Robert Greenleaf) Eine dynamische Teamkultur aufzubauen ist schon schwer genug, wenn die Teammitglieder zusammen in einem Büro arbeiten. Wenn man allerdings von einem Laptop aus kommunizieren muss, ist es eine wahre Herausforderung, enge Beziehungen zu Kollegen und eine Atmosphäre der konstruktiven Zusammenarbeit aufzubauen. Je größer das Team, umso größer die Herausforderung. Als das Kunden-Support-Team von Wrike nur aus einer Handvoll Mitarbeitern bestand, erhielten neue Teammitglieder ausreichend Einzel-Training von allen Kollegen, durch das die Beziehungen im Team automatisch entstanden. Als das Team allerdings allmählich einen größeren Umfang annahm, legte Bryson viel Wert auf eine Mentalität der "dienenden Führung". Mitarbeiter wurden nicht nur wegen ihrer guten Leistung bei der Arbeit zu Führungskräften befördert, sondern auch aufgrund der Bereitschaft, ihren Teamkollegen zu helfen. Dank dieser Maßnahme besteht das Führungsteam heute aus Personen, die ständig darum bemüht sind, ihren Teammitgliedern zu helfen und ihnen Materialien, Betreuung und Beratung zur Verfügung zu stellen, damit alle erfolgreich ihre Arbeit erledigen und Karriere machen können. Tools wie Slack fördern die Kommunikation den ganzen Tag über. Es kann alles besprochen werden: Von arbeitsbezogenen Themen über persönliche Neuigkeiten bis hin zur Popkultur. Mitarbeiter werden dadurch ermutigt, offen über Herausforderungen, mit denen sie konfrontiert sind, zu sprechen und Fragen zu stellen. Bryson vertritt die Meinung, dass diese Art von offener und zwangloser Kommunikation hilft, Probleme bei Prozessen zu lösen, die bei Remote-Teams oft gar nicht erst ans Licht kommen, da der direkte Kontakt fehlt und Mitarbeiter sich eventuell scheuen zuzugeben, dass sie Schwierigkeiten in bestimmten Bereichen ihrer Arbeit haben. Zusätzlich verwendet das Team Zoom für Meetings. Dieses Tool unterstützt bis zu 25 Webcams. Bryson sagt, dass es einen großen Unterschied in einer Besprechung macht, wenn sich alle Teammitglieder per Webcam sehen können. Das ermöglicht ihnen, mehr Zeit von Angesicht zu Angesicht zu verbringen. „Wenn jemand seine Webcam nicht angeschaltet hat, wird einer der Teamkollegen sagen: Hey, wir wollen dich sehen, wir möchten nicht mit einem schwarzen Bildschirm reden!“ Man sollte niemals vergessen, dass es nicht nur um die Häufigkeit der Kommunikation geht, sondern auch um die Qualität. Wenn Ihr Team Ihre Nachrichten per E-Mail, Chat oder im Kommentarbereich der Management-Software erhält, fehlen wichtige Hinweise, wie der Tonfall und die Körpersprache. Wenn noch verschiedene Sprachen und Kulturen dazukommen, können diese Nuancen noch schwieriger zu übersetzen sein. Selbst allgemein bekannte Redensarten können aus der Sicht einer anderen Kultur falsch verstanden werden. Bryson erinnert sich: „Vor Längerem unterhielt sich ein Kunde mit jemanden aus unserem Support-Team und mitten im Gespräch sagte der Kunde „You guys are killing it!“ (Ihr leistet super gute Arbeit!) und unser Teammitglied antwortete darauf so etwas Ähnliches wie „Oh, das tut mir aber wirklich leid!" — er hatte den Ausdruck wörtlich interpretiert und dachte, dass der Kunde die Arbeit des Support-Teams kritisiert hätte — und das ist nur eines der vielen Beispiele, bei denen man deutlich merkt, welchen großen Einfluss Sprachen und Kulturen auf die Kommunikation haben. Dementsprechend muss ein Teamleiter sicherstellen, dass sein Team weiß, was mit den umgangssprachlichen Ausdrücken gemeint ist, mit denen die Teammitglieder aus den verschiedensten Ecken der Welt eventuell noch nicht vertraut sind." Da die Atmosphäre am Arbeitsplatz in vielen Unternehmen immer informeller wird, kann man Emojis und Gifs verwenden, um Hinweise wie Tonfall und Körpersprache wenigstens teilweise zu ersetzen, was die Kommunikation innerhalb des Remote-Teams wesentlich erleichtert (und auch lustiger macht!). Sich der Herausforderung von Führung und beruflicher Entwicklung bei einem Remote-Team stellen Es ist an sich schon schwierig, Remote-Teammitglieder aus der Ferne zu betreuen und zu beraten. Darüber hinaus müssen Sie Ihrem Team aber auch Karrieremöglichkeiten bieten: Das ist ausschlaggebend, damit gute Mitarbeiter langfristig am Ball bleiben. Wenn Sie möchten, dass Ihre Mitarbeiter mit dem Unternehmen mitwachsen, müssen Sie die berufliche Entwicklung Ihrer Teammitglieder fördern. Das ist der Hauptgrund, warum für Bryson wöchentliche Ono-to-one-Besprechungen so wichtig sind. In der heutigen Kultur der ständigen Kommunikation können Einzelbesprechungen überflüssig erscheinen: Den Support-Team-Manager kann man über Slack erreichen, Fragen werden sofort beantwortet und pausenlos werden Gespräche geführt. Bryson erklärt: „Manchmal kommt Zweifel auf: Wenn man eh schon die ganze Zeit in Kontakt ist, wofür sollte man sich dann auch noch zu einer Einzelbesprechung treffen? Hier kommt der Unterschied zwischen Training und Entwicklung ins Spiel.“ Training wird von den Mitarbeitern benötigt, damit sie ihre Arbeit erledigen können. Diese Art von Unterstützung erhalten Mitarbeiter bei Gesprächen über Slack und in Team-Meetings. Hier vermitteln Manager die Details von „Was der Mitarbeiter tun soll und wie er es tun soll.“ Bei einer Einzelbesprechung haben Teammitglieder die Chance zu sagen „Ich würde gerne das und das machen.“ Die wöchentlichen Einzelbesprechungen stellen die Karriereentwicklung in den Vordergrund und geben Teammitgliedern die nötige Zeit, um über ihre eigenen Ziele und berufliche Weiterentwicklung zu sprechen. Außerdem ermöglicht es den Managern, Verantwortungen zu delegieren, und bietet den Teammitgliedern Chancen, neue Fähigkeiten zu erwerben. Wie die erfolgreichsten Remote-Teams zusammenarbeiten Da immer mehr Unternehmen neue Arbeitsmethoden anwenden, müssen Manager sich von dem Klischee befreien, dass Remote-Teams nur funktionieren, wenn es kleine Teams sind. Teams, die strukturiert und transparent sind und außerdem gerne Wissen untereinander austauschen, können auch größer werden — und das tun sie — genauso effizient wie Teams, die am selben Ort arbeiten.
Es gibt eine überwältigende Anzahl an Projektmanagement-Methoden und viele davon sind Kombinationen und Mischformen mehrerer Ansätze. Angesichts so vieler verschiedener Alternativen – wie wählen Sie die richtige Methode für Ihr Projekt und Team aus? Wir haben eine kurze Slideshare-Präsentation erstellt, um Sie auf diesem Weg zu begleiten. Befolgen Sie diese 3 Schritte und Sie müssen sich nicht mehr auf Abzählreime verlassen, wenn es darum geht, die bestmögliche Arbeitsweise zu finden. 3 Schritte zur Auswahl einer Projektmanagement-Methode Sobald Sie bereit sind, sich näher mit den Besonderheiten der besten Methoden zu befassen, laden Sie unser kostenloses E-Book The Beginner's Guide to Project Management Methodologies (Das Einsteiger-Handbuch für Projektmanagement-Methoden) herunter. Es behandelt 16 beliebte Ansätze, bietet wichtige Vergleiche und erläutert die Vor- und Nachteile der Methoden. Möchten Sie bei unseren hilfreichen Slideshare-Präsentationen auf dem Laufenden bleiben? Folgen Sie uns auf Slideshare!
Ganz egal in welcher Abteilung Sie arbeiten oder welche Position Sie in Ihrem Unternehmen einnehmen, eins ist sicher: jemand erwartet etwas von Ihnen. Ob ein großes neues Projekt oder einen kleinen Gefallen für ein anderes Team, Sie werden permanent mit Arbeitsanfragen in Meetings, in der Tee-Küche, per Chats und per E-Mail überhäuft. Vor Kurzem haben wir in Wrike die Funktion Grundkenntnisse für die Erstellung von benutzerdefinierten Anfrageformulare in Wrike verfügen, empfehlen wir Ihnen, sich an diesen 10 Vorlagen als Starthilfe zu orientieren. 1. Anfrageformular für neue Projekte Wichtige Felder: Überschrift: Abteilung: Priorität: Geplanter Anfangstermin: Geplanter Fertigstellungstermin: Projektbeschreibung: Geschätzte Kosten: Andere profitierende Abteilungen: 2. Anfrage für eine Änderung/Problemlösung Wichtige Felder: Überschrift des Vorgangs: Von dem Vorgang betroffenes Projekt: Vorgangs-Anfragedatum: Art des Vorgangs: Fehler Idee Verbesserungs-Vorschlag Beschreibung des Vorgangs: Lösung und die nächsten Schritte: 3. Briefing für Texte/Grafiken Wichtige Felder: Auftragsbezeichnung Welche Art von Inhalt wird benötigt (Text, Grafik, etc.) Ist dies eine Überarbeitung oder ein neuer Auftrag? Im Fall von Überarbeitung: Link zur ursprünglichen Aufgabe Zielgruppe Zielkanal Was soll erreicht werden? (Call to Action) Wurde diese Anfrage von einem Marketing-Manager freigegeben? Auftrags-Beschreibung Gibt es eine Verbindung zu einer Kampagne oder einem Produkt-Launch? Falls es Verbindung gibt: Marketo ID? Benutzerdefinierte Arbeitsanfrage in Wrike 4. IT-Anfrage Wichtige Felder: Datum Name Abteilung Plattform/Betriebssystem Hardware/Gerät Problem-Beschreibung Priorität 5. Neue Mitarbeiter: Vorbereitung Wichtige Felder: Name des neuen Mitarbeiters: Abteilung des neuen Mitarbeiters: Position des neuen Mitarbeiters: Datum des ersten Arbeitstags: Notwendige Hardware: Laptop Kopfhörer Telefon Sonstiges: Notwendige Software MS Office Adobe Creative Suite Softphone Nutzer Account erstellen für Salesforce Wrike join.me 6. Kampagnen-Anfrage für Marketing-Team Wichtige Felder: Kampagnen-Verantwortliche(r): Kampagnen-Art: Druck-Erzeugnis Anzeigenschaltung E-Mail-Kampagne Social Media Video Name der Kampagne: Fertigstellungstermin des Projekts: Anfangs- und Endtermine der Kampagne Kanäle: Zielgruppe: Ziel der Kampagne: Beschreibung der Kampagne/zusätzliche Informationen: Marketing-Anfrage-Formular in Wrike 7. Spesenabrechnung / Kostenerstattung Wichtige Felder: Name des Mitarbeiters: Abteilung des Mitarbeiters: Name des Managers: Kostenzeitraum: Zweck der Ausgabe: Kosten-Beschreibung: Gesamtkosten: Anhang (Quittungen): 8. Urlaub einreichen Wichtige Felder: Name des Mitarbeiters: Abteilung: Manager: Urlaubsbeginn: Urlaubsende: 9. Anfrage für Zugriff auf sicherheitsrelevante Systeme Wichtige Felder: Name des Mitarbeiters: Position/Abteilung: Systeme / Inhalte, auf die zugegriffen werden soll: Zugriffsstufe: Grund für den Zugriff: Dauer: 10. Anfrage für Büromaterial Wichtige Felder: Name des Mitarbeiters: Abteilung: Angefordertes Material: Lieferdatum (optional): Sind Sie an weiteren Wrike-Vorlagen interessiert? Lernen Sie wie man Ordner- und Aufgaben-Vorlagen erstellt, um Projekte im Handumdrehen zu vervielfältigen und viel Zeit mit sich wiederholenden Aufgaben zu sparen.
Visuelle Projekt-Zeitleisten sind wichtige Helfer für jeden Projektmanager. Sie sind eine einfache Lösung, um einen Report über den Projekt-Fortschritt zu erstellen und ihn Führungskräften und Stakeholdern zu zeigen. Gerade bei großen Projekten kann das ein überlebenswichtiger Rettungsring sein. Außerdem sind Sie beim Projektmanagement darauf angewiesen, die kleinsten Details von Meilensteinen und Abhängigkeiten im Auge zu behalten. Mit visuellen Zeitleisten haben Sie einen klaren Überblick über das Projekt als Ganzes und bemerken gleichzeitig sofort jede Aufgabe oder Deadline, die in Gefahr ist, aus der Bahn zu geraten. Da Projekt-Zeitleisten in Form von Gantt-Diagrammen zu den beliebtesten Planungs- und Management-Tools gehören, gibt es vielzählige Projektmanagement-Apps für die Erstellung dieser Art von Zeitleisten, einschließlich Excel, Microsoft Project — und Wrike. Hier zeigen wir Ihnen, wie man mit MS Project eine Zeitleiste erstellt und wie Sie diese Arbeit wesentlich leichter mit Wrike erledigen können. Anleitung für die Erstellung von Zeitleisten mit Microsoft Project 1. Schritt: Für die Erstellung von Gantt-Diagrammen in Microsoft Project erst auf Ansicht klicken und dann auf Zeitachse. 2. Schritt: Mit der rechten Maustaste auf die gewünschte Aufgabe klicken und dann „Zeitachse zufügen“ wählen. Den Vorgang für jede einzelne Aufgabe oder jeden Meilenstein des Projektes wiederholen. 3. Schritt: Für die Erstellung von mehreren Zeitleisten erst auf Ansicht klicken und dann auf Format. Zeitleisten-Balken im Format-Menü wählen. 4. Schritt: Mit der rechten Maustaste auf die Zeitleiste klicken und den Datumsbereich wählen. Anfangs- und Endtermine einstellen. 5. Schritt: Auf die Zeitleiste klicken und Format wählen, um Farben zuzufügen und Schriftarten zu verändern. 6. Schritt: Um die MS Project Zeitleiste mit anderen zu teilen, auf Format-Menü klicken und dann Zeitachse kopieren wählen. Die Größe je nach Anwendung auswählen: für E-Mails, klein, für Präsentationsfolien mittel und für volle Größe, groß wählen. Danach kann man die Zeitleiste als Bild in ein anderes Programm einfügen. Eine einfachere Alternative, mit der man eine Zeitleiste online erstellen kann Anstatt manuell mühsam jede einzelne Aufgabe und jeden Meilenstein zur Projekt-Zeitleiste hinzuzufügen, ist es empfehlenswert, ein Online-Gantt-Diagramm zu verwenden. Mit der Zeitleisten-Funktion in Wrike können Sie ganz leicht und bequem Ihr Projekt planen. Wrike lädt automatisch Projekt-Aufgaben und Fälligkeitstermine und erstellt damit eine dynamische Zeitleiste für Sie. Mit einem einfachen Rechts-Klick können Sie Aufgaben eine Dauer zuweisen, Meilensteine setzen oder Abhängigkeiten festlegen. Per Drag & Drop können Sie Änderungen vornehmen. Überfällige Aufgaben werden automatisch rot hervorgehoben, damit nichts Ihrer Aufmerksamkeit entgeht. Online Projekt-Zeitleisten sind wesentlich einfacher zu teilen: Sie müssen keine Zeit damit vergeuden, die Zeitleisten an die richtige Größe für PowerPoint Präsentationsfolien oder E-Mails anzupassen. Mit Wrike können Sie Ihre Zeitleisten schnell und problemlos mit Ihren Kollegen teilen, indem Sie eine Momentaufnahme (Snapshot) freigeben und den Link einfach an Kunden und Stakeholder schicken, damit alle auf schnellstem Weg über die neusten Fortschritte informiert sind. Starten Sie noch heute eine kostenlose Wrike-Testphase und probieren Sie es einfach selber aus, ohne etwas herunterladen oder installieren zu müssen. Danach empfehlen wir Ihnen, einen Blick auf unsere ausführliche Anleitung zur Verwendung der Wrike Zeitleisten zu werfen und Ihr erstes eigenes Gantt-Diagramm zu erstellen, mit dem Sie Ihr Projekt innerhalb von wenigen Minuten auf die Beine stellen können. Wie haben Sie es mit Zeitleisten geschafft, wichtige Deadlines einzuhalten? Bitte teilen Sie Ihre Erfolgs-Geschichte mit uns in den Kommentaren. Quellen: support.office.com, youtube.com, advisicon.com, wikipedia.org, techrepublic.com
Sie wissen alles über Pomodoro, GTD und 80/20 – und entweder sind Sie ein großer Fan oder diese Techniken lassen Sie absolut kalt. Hier ein paar neue Produktivitäts- und Aufgabenmanagement-Techniken, die Ihnen dabei helfen, super produktiv zu sein, ohne mit einem Burnout zu enden. 1. "Don't Break the Chain" (Die Kette nicht unterbrechen) von Jerry Seinfeld Ja, genau, der Komiker Jerry Seinfeld. Es hat sich herausgestellt, dass er jahrelang auf einem Geheimrezept für tägliche Produktivität saß, das vor kurzem eine Menge Aufmerksamkeit erregte. Und so funktioniert's: Sie benötigen einen roten Filzstift und einen Kalender, der an einer auffälligen Stelle platziert ist. Wählen Sie eine Routineaufgabe, ein wichtiges Ziel oder eine Fähigkeit, die Sie verbessern möchten. Das kann alles sein: von "Sport machen" über "Chinesisch lernen" bis hin zu "die Kundenbindung um 10% erhöhen." Jeden Tag, an dem Sie auf dieses Ziel hinarbeiten oder die zugehörige Aufgabe ausführen, markieren Sie in Ihrem Kalender mit einem großen dicken X. Schon bald werden Sie eine Kette aus X-en haben. Und jetzt... unterbrechen Sie die Kette nicht. So einfach ist das! Sie können diese Technik anwenden, um mehre Ziele oder neue Gewohnheiten zu verfolgen, aber seien Sie vernünftig bei Ihrer Wahl. Wenn Sie zu viel auf einmal versuchen und die Aufgaben jonglieren, werden Ihre Ketten unweigerlich unterbrochen und Ihr ganzes System bricht zusammen. Versuchen Sie Ihre Ketten auf ein oder zwei großen Zielen aufzubauen. Kontinuierlicher, täglicher Fortschritt hat große Auswirkungen! Nutzen Sie diesen Ansatz um: in eine neue Routine zu kommen, stetige Fortschritte bei einem großen Projekt zu machen und sich selbst einen größeren Motivationsschub zu geben, Dinge zu erledigen – auch wenn Sie dazu gerade keine Lust haben. Ist es an der Zeit, Ihre Produktivität zu steigern? Schieben Sie das nicht länger auf – starten Sie noch heute Ihren kostenlosen Wrike Test! 2. Die "Muss, Sollte, Möchte"-Methode (Must, Should, Want) von Jay Shirley Jay Shirley, Schöpfer der Plattform The Daily Practice, die einem bei der Aneignung neuer Gewohnheiten hilft, entwickelte diesen Ansatz, um seine eigenen Tage sowohl produktiver als auch angenehmer zu machen. Und so funktioniert's: Wenn Sie morgens Ihre To-do-Liste erstellen, beginnen Sie als erstes mit diesen drei Einträgen: 1. Ich muss ______________ (eine Aufgabe mit hoher Priorität, die unmittelbare Auswirkungen haben wird) 2. Ich sollte ____________ (eine Aufgabe, die einen Beitrag zu Ihren langfristigen Zielen leistet) 3. Ich möchte ______________ (etwas, das Sie wirklich tun möchten) Mit diesem Ansatz arbeiten Sie tagtäglich an etwas, aus dem Sie bereits kurzfristig Nutzen ziehen, und Sie legen die Grundlage für langfristige Ziele. Und die "Ich möchte"-Aufgabe hilft Ihnen, etwas für Ihre Seele zu tun, indem Sie ein wenig Zeit mit etwas verbringen, wofür Sie sich wirklich begeistern. Am nächsten Tag, vielleicht bei Ihrer ersten Tasse Kaffee, sehen Sie Ihre Aufgaben noch einmal durch und beurteilen die Ergebnisse. Haben Sie alles erreicht, was Sie wollten? Sind Sie mit den Ergebnissen zufrieden? Zwischen der Bearbeitung der Aufgaben und der erneuten Durchsicht eine Nachtruhe einzubauen, gibt Ihrem Gehirn neue Kraft und Ihnen ein wenig Abstand. Nachdem Sie Ihre gestrigen Fortschritte überprüft haben, erstellen Sie eine neue "Muss, Sollte, Möchte"-Liste für den heutigen Tag. Nutzen Sie diesen Ansatz um: Burnout zu verhindern und keine Angst mehr vor Ihrer To-do-Liste zu haben. Außerdem ist es gut für Ihre Gesundheit, wenn Sie jeden Tag etwas tun, das Ihnen Freude bereitet, und es hilft Ihnen, langfristig produktiv zu sein. 3. Die "Anti-To-do-Liste" von Marc Andreessen Haben Sie jemals am Ende eines arbeitsreichen Tages auf Ihre To-do-Liste geschaut und gedacht: "Ich habe heute überhaupt nichts geschafft"? Das ist ziemlich entmutigend. Und es stimmt einfach nicht. Die Chancen sind groß, dass Sie in Wirklichkeit eine Menge Arbeit erledigt haben – es spiegelt sich nur nicht in Ihrer To-do-Liste wider. Dennoch kann dieses Gefühl der Enttäuschung Ihre Motivation stark nach unten ziehen. Marc Andreessen, Mitbegründer von Netscape, begann eine "Anti-To-do-Liste" in seine täglichen Gewohnheiten einzubauen, um seine Produktivität zu messen. Und so funktioniert's: Jedes Mal, wenn Sie im Laufe des Tages etwas Sinnvolles tun, schreiben Sie es auf. Das war's schon. Ihre To-do-Liste ist ein Standard, dem Sie niemals dauerhaft gerecht werden können, und Ihre Anti-To-do-Liste ist Ihre täglich wohlverdiente Belohnung. Sie sollten nicht darauf warten, bis ein Projekt abgeschlossen ist, um zu feiern, was Sie erreicht haben oder Ihre Fortschritte zu genießen. Es ist erstaunlich, wie das Gefühl, produktiv zu sein, Ihnen helfen kann Ihre Produktivität hoch zu halten. Wenn Sie sich das nächste Mal nach einem hektischen Tag fragen: "Was habe ich eigentlich heute erreicht?", dann holen Sie Ihre Anti-To-do-Liste hervor und klopfen sich selbst auf die Schulter. Nutzen Sie diesen Ansatz um: Anreiz und Motivation aus Ihren täglichen Leistungen zu gewinnen, schrittweise Fortschritte zu messen und ein klareres Bild davon zu erhalten, womit Sie Ihre Arbeitszeit tatsächlich verbringen. 4. Die "Biologische Primetime" (Biological Prime Time) von Sam Carpenter Wie viele Tassen Kaffee brauchen Sie, um den Tag zu überstehen? Gibt es einen bestimmten Zeitpunkt am Nachmittag, an dem Sie sich total schlapp fühlen? In seinem Buch "Game the System" (Manipulieren Sie das System) konzentriert sich Sam Carpenter auf das, was er seine "biologische Primetime" nennt, beziehungsweise das Zeitfenster, in dem er am produktivsten ist. Und so funktioniert's: Beginnen Sie damit, auf folgende drei Aspekte zu achten: Ihre Produktivität, Konzentration und Motivation. Alle ein bis zwei Stunden bewerten Sie diese auf einer Skala von 1-10. Nach ungefähr einer Woche können Sie ein einfaches Diagramm erstellen und erste Trends feststellen. Immer, wenn Ihre Produktivität, Konzentration und Motivation sich an einem Höhepunkt treffen, haben Sie Ihre "biologische Primetime" gefunden. Bildnachweis: Chris Bailey Wenn Sie diese optimalen Zeitpunkte genau bestimmen, können Sie Ihre wichtigsten Aufgaben oder Besprechungen für jene Zeiten einplanen. Auf diese Weise sind Sie in entscheidenden Momenten in Ihrer Höchstform und können diese Zeitfenster der konzentrierten Produktivität für Projekte mit hoher Priorität freihalten. Nutzen Sie diesen Ansatz um: Zusammenhänge zwischen Ihrer Ernährung, Ihren Schlafgewohnheiten und der Arbeitsumgebung zu entdecken, um Ihre täglichen Gewohnheiten zu optimieren und die Produktivität zu steigern. Teilen Sie Ihre persönlichen Produktivitätsstrategien: Essen Sie den "Eat the frog"-Frosch? Befolgen Sie die 2-Minuten-Regel? Behalten Sie Ihre To-Dos mit Stift und Papier im Auge oder bevorzugen Sie 5 Strategies for Forming Team Productivity Habits (5 Strategien, um Ihrem Team Produktivitätsgewohnheiten anzueignen). Quellen: Lifehacker, JayShirley.com, iDoneThis.com, AYearofProductivity.com
Was genau ist der Unterschied zwischen Projektmanagement und Portfoliomanagement? Und wo reiht sich Programmmanagement dort ein? Hier ist eine kurze und einfache Erklärung, wie man diese Disziplinen voneinander unterscheiden kann.
Ein produktives Meeting zu veranstalten ist leichter gesagt als getan — kompliziert ist es aber nicht. Mit diesen einfachen Strategien können Sie effiziente, effektive Meetings durchführen, die Ihrem Team dabei helfen, großartige Arbeit zu leisten.
Egal welchen Beruf Sie ausüben und in welcher Branche Sie tätig sind, wir alle möchten effektiv arbeiten und unsere beruflichen Ziele erreichen. Aber Leistungsfähigkeit ist wesentlich mehr, als nur Dinge auf der To-do-Liste durchzustreichen — es geht darum, genau das zu tun, was wichtig ist. Um leistungsstärker zu arbeiten, müssen Sie glücklicherweise nur kleine Änderungen an Ihren täglichen Arbeitsgewohnheiten vornehmen: Fangen Sie mit diesen Tipps an und beobachten Sie, wie sich Ihre Produktivität täglich steigert. 13 Methoden, um effektiver zu arbeiten Kürzen Sie Ihre Aufgabenliste Wir alle wissen, wie lähmend der Anfang eines großen Projektes oder eine scheinbar nicht zu bewältigende To-do-Liste sein können. Blockieren Sie sich nicht selber mit einer unendlichen Aufgabenliste! Wählen Sie 3 bis 5 wichtige Aufgaben aus, die Sie an einem Tag erledigen sollten und konzentrieren Sie sich nur darauf. Wenn Sie schneller fertig werden als geplant, können Sie immer noch ein paar Aufgaben anhängen, aber vergessen Sie nicht, es überschaubar zu halten, um produktiv arbeiten zu können — was wesentlich wichtiger ist, als nur den ganzen Tag über beschäftigt zu sein. Nutzen Sie einen Zeitplan anstatt einer To-do-Liste Setzen Sie sich hin, überprüfen Sie wie viel Zeit Ihnen heute zur Verfügung steht und machen Sie realistische Überlegungen darüber, was Sie schaffen können. Jetzt können Sie einen Plan aufstellen: legen Sie Zeitfenster für jede einzelne wichtige Aufgabe fest — vergessen Sie nicht, auch Pausen einzulegen. In dem Sie ein bisschen Zeit in Ihre Tagesplanung investieren, können Sie von den Tageszeiten profitieren, an denen Sie besonders konzentriert und motiviert sind, sichtbare Fortschritte bei wichtiger Arbeit erzielen und die notwendigen Pausen einlegen, um geistig fit zu bleiben. Behalten Sie immer den nächsten Schritt im Auge Wenn wir wichtige Dinge aufschieben, passiert das oft einfach, weil wir nicht wissen, wo wir anfangen sollen. Wenn wir uns allerdings im Klaren darüber sind, was wir als nächstes machen müssen, wenn wir eine Teilaufgabe beendet haben, ist es wesentlich einfacher, den Faden später wieder aufzunehmen. Daher ist es sinnvoll, bei Beendigung einer Aufgabe immer den „nächsten Schritt“ festzulegen, damit Sie sich am nächsten Tag sofort wieder konzentriert in die Arbeit vertiefen können. Gut organisiert ist halb gewonnen Leistungsstarke Menschen verfügen über ein System, das Ihnen hilft, die genauen Informationen zu finden, die sie brauchen und zwar zum richtigen Zeitpunkt. Ein einfaches System, wie die Selbstmanagement-Methode Getting Things Done (GTD) von David Allen kann hilfreich sein, um die psychische Belastung zu verringern und den Kopf von Dingen, die man nicht vergessen darf, zu befreien, um diese Gehirnkapazität für wichtigere und effektivere Arbeit zu nutzen. Sorgen Sie dafür, dass es schwierig ist, schlechten Gewohnheiten nachzugehen Konstante Ablenkungen schlauchen Ihre Leistungsfähigkeit und Ihren IQ. Es ist unmöglich, effizient zu arbeiten, wenn Sie nicht in Top-Form sind. Eine gute Lösung dafür ist, sich selber Hindernisse zu stellen. Zum Beispiel, wenn Sie alle paar Minuten Ihr Smartphone aus der Tasche ziehen, um sich mit einem Kumpel per Textnachrichten zu unterhalten oder Ihre privaten sozialen Netzwerke überprüfen, schließen Sie Ihr Handy einfach in eine Schublade ein und legen Sie den Schlüssel in einen Schrank auf einem anderen Stockwerk oder bitten Sie einen vertrauenswürdigen Kollegen, den Schlüssel bis zum Mittagessen aufzubewahren. Setzen Sie Prioritäten Zu wissen, wann man Nein sagen muss, ist ausschlaggebend für effektive Arbeit. Denken Sie darüber nach, was wirklich wichtig ist — was genau macht den Unterschied aus, um Ihre Ziele zu erreichen? Welche Projekte wirken sich am meisten auf den Unternehmenserfolg aus? Befreien Sie sich von Beschäftigungsarbeit, die für nichts taugt. Ein Modell, bei dem die Zielsetzung durch messbare Ergebnisse gesteuert wird, wie z. B. OKRs (Ziele und Schlüsselergebnisse), ist eine praktische Art und Weise, die täglichen Anstrengungen an klar festgelegten Zielen auszurichten, die einen direkten Einfluss auf den Erfolg des ganzen Unternehmens haben. Erledigen Sie zuerst die wichtigste Aufgabe Morgens ist man meistens motivierter und kreativer. Deswegen ist es sinnvoll, den Tag direkt mit einer wichtigen Aufgabe zu beginnen, anstatt diese kostbare Zeit mit der Durchsicht des Posteingangs zu verschwenden (was außerdem schnell Ihre Pläne über den Haufen werfen kann, weil die geplante Aufgabe von den Anfragen in der Inbox verdrängt wird oder sogar ganz verloren geht). Lassen Sie lieber einige Stunden vergehen, bis Sie die Inbox öffnen, und arbeiten Sie in dieser Zeit an einem wichtigeren Projekt, solange Sie noch voller mentaler Energie sind. Planen Sie abends den nächsten Tag Sie sollten nachts nicht wach bleiben und gequält an die anstehende Arbeit des nächsten Tages denken. Stattdessen stellen Sie abends lieber eine kurze To-do-Liste auf, die Ihnen am nächsten Morgen helfen wird, fit in den Tag zu starten und den für den restlichen Arbeitstag eine produktive Dynamik beizubehalten. Versuchen Sie, eine nur mittelschwere Aufgabe auf die Liste zu schreiben — laut Dr. Mihaly Csiksgentmihalyi, entsteht dadurch ein Sweetspot, der dem Gehirn hilft, besser in den „Flow“ zu kommen, ein Zustand in dem Sie absolut in Ihrer Arbeit vertieft sind und am leistungsfähigsten arbeiten. Das kommt zustande, wenn sich das Niveau der Herausforderung mit Ihren Fähigkeiten an einem hohen Punkt kreuzen. (Wenn die Aufgabe keine Herausforderung darstellt, langweilen Sie sich und wenn die Herausforderung zu groß ist, fühlen Sie sich frustriert und gestresst). Nutzen Sie Zeit, in der Sie nichts zu tun haben, um Verwaltungsaufgaben zu erledigen Die Zeit in der Schlange im Supermarkt, im Bus, bei der Bank, im Aufzug usw. muss nicht unbedingt verschwendete Zeit sein. Nehmen Sie ein Buch mit, das Sie schon seit längerem lesen wollten, beantworten Sie einige E-Mails oder werfen Sie einen Blick auf die letzten Status-Aktualisierungen. Oder lassen Sie einfach die Gedanken schweifen und beobachten Sie die Welt um sich herum: Man kann nie wissen, wann die nächste großartige Idee auftaucht! Planen Sie Meetings mit sich selber ein Schaffen Sie eine ablenkungsfreie Zone, wo Sie hingehen können, wenn Sie ungestört denken müssen. Tragen Sie Zeitfenster in Ihren Kalender ein, in denen Sie nicht gestört werden möchten, deaktivieren Sie Ihre E-Mail- und Instant-Messaging-Benachrichtigungen (oder noch besser, unterbrechen Sie die Internetverbindung) und konzentrieren Sie sich während ein oder zwei Stunden ausschließlich auf eine einzige Aufgabe. Ändern Sie Ihre Einstellung Anstatt zu denken „Heute bin ich total überfordert!“ und „Ich fühle mich gerade so gestresst!“ denken Sie einfach „Auf diese zwei Dinge muss ich mich heute konzentrieren“. Die Situation aus einer anderen Perspektive zu betrachten, kann Wunder wirken und das Motivations- und Energieniveau steigern. Achten Sie auf gute, deutliche Kommunikation Wir alle müssen auf der Arbeit für gewisse Aufgaben mit anderen zusammenarbeiten. Effektive Zusammenarbeit ist also ausschlaggebend, um die eigene Leistungsfähigkeit zu steigern. Am besten kann man unnötige Nacharbeit und Zeitverschwendung vermeiden, indem man Missverständnisse ausschließt, die auf mangelhafte Kommunikation zurückzuführen sind. Legen Sie alles von Anfang an klar und deutlich dar und Sie werden sich eine Menge Zeit und mentale Energie sparen, die für die Überprüfung und das Überarbeiten von Aufgaben erforderlich ist. Versuchen Sie mehr Zeit mit Arbeit zu verbringen, die Sie genießen Wenn Ihre Arbeit Sie interessiert, eine Herausforderung für Sie darstellt und Sie gut in Ihrem Job sind, sind Sie engagierter — und leistungsfähiger. Denken Sie darüber nach, welche Aspekte Ihrer Arbeit Sie mögen, für welche Fähigkeiten Sie am meisten gelobt werden und bei welcher Art von Projekten Ihre Kollegen Sie um Hilfe bitten. Natürlich werden nicht alle Projekte auf der Arbeit Ihre Leidenschaft entfachen, aber mit ein bisschen Kreativität können sogar ungeliebte Aufgaben Spaß machen oder eine Herausforderung darstellen. Zum Beispiel wenn Sie Stundenzettel oder Spesenabrechnungen erstellen, setzen Sie sich selber ein Zeitlimit und versuchen Sie sich das nächste Mal selber zu übertreffen. Versuchen Sie jeden Tag etwas Neues zu lernen oder überwinden Sie sich etwas zu tun, was Sie noch nie gemacht haben. Weitere Tipps und Materialien, um leistungsfähiger auf der Arbeit zu sein Diese Sammlung von Tipps und Tools für Leistungsfähigkeit und Motivation wird Ihnen helfen, effektiver zu arbeiten, egal, ob Sie im Marketing, im Projektmanagement, in der Softwareentwicklung oder einem anderen Bereich tätig sind.
Bereit für den Valentinstag? So können Sie Ihren Kollegen eine Freude machen. Drucken Sie einfach eine dieser PDFs (oder alle) auf normalem DINA A4-Papier aus, scheiden Sie die Karte aus und machen Sie Ihren Arbeitskollegen am 14. Februar eine Freude.
Von der Errichtung unserer frühesten Bauten bis hin zum ersten Menschen auf dem Mond haben Projektmanager unzählige menschliche Errungenschaften durch ihre Anleitungen gestaltet. Und obwohl sich der grundlegende Prozess der Planung und Initiierung eines Projekts über die Jahrtausende kaum verändert hat, hat sich die umfassende Disziplin des Projektmanagements in den letzten Jahrzehnten dramatisch verändert. Was hat sich zwischen 1950 und 2015 verändert, und was bedeutet das für Projektmanager von heute und morgen? Schauen Sie sich dazu die nachfolgenden Infografik an: Mit diesem Einbettungscode können Sie die Infografik mit anderen Projektmanagern teilen: Infografik von Wrike
Wenn Sie sich dieses Jahr auf dem Arbeitsmarkt auf Jobsuche begeben, vielleicht zum ersten Mal oder um eine spannende neue berufliche Herausforderung zu beginnen, stellt sich Ihnen sicherlich die Frage, wie Sie Ihren Projektmanager-Lebenslauf aus der grauen Menge hervorstechen lassen können. Achten Sie daher darauf, diese 5 wesentlichen Kompetenzen in Ihren Lebenslauf einzubauen, um zu einem Bewerbungsgespräch der führenden Unternehmen eingeladen zu werden. Grundlegende Kompetenzen für Ihren Projektmanager Lebenslauf 1. Erfahrung mit agilen Methoden Agile Methoden sind längst keine Neuheit mehr. Sie zählen inzwischen zu den populärsten Methoden. Und mit dem Internet of Things, Wearables und Wirtschaftsbranchen, die vor massivem Wachstum stehen, müssen besonders Entwicklungs-Teams schnell auf einen konstanten Strom von Daten reagieren, die ihnen neue Einsichten über die Ansprüche der Kunden ermöglichen. Erfahrungen mit agilen Methoden werden von einem Projektmanager ganz selbstverständlich erwartet. Sie sind keine Besonderheit mehr. 2. Geschäftsstrategien Es reicht längst nicht mehr, nur auf Änderungen zu reagieren — Sie müssen sie bereits voraussehen. Angesichts des schnellen Tempos, in dem Geschäfte abgeschlossen werden, und der wechselnden Marktanforderungen müssen Projektmanager Ahnung von Unternehmensstrategie haben, um Veränderungen im Markt rechtzeitig zu erkennen und darauf vorbereitet zu sein. 3. Risikobewertung & Risikomanagement Da die Weltwirtschaft sich langsam erholt, können Unternehmen es sich nicht leisten, unnötige Risiken einzugehen oder scheiternde Projekte zu finanzieren. Die Fähigkeit, zuverlässig einen akzeptablen Risikograd berechnen zu können, sowie Risiken und Chancen zu bewerten, um das bestmögliche Ergebnis zu erzielen, ist sicherlich eine weitere wichtige Eigenschaft, die ein guter Projektmanager besitzen sollte. 4. Ressourcen-Management Da Unternehmen in immer komplizierteren Märkten agieren, werden ihre Geschäftsstrategien – und die Projekte, die Sie umsetzen – immer größer und komplexer. Komplexere Projekte bedeuten oft: größere Teams verwalten, mehr Ressourcen koordinieren und mehr Stakeholder zufriedenstellen. 5. Die Fähigkeit, Projekte im Rahmen zu halten Ressourcen sind knapp kalkuliert, Projekte werden immer komplexer und die Ausführungsdauer ist heutzutage wichtiger denn je. Projektmanager, die Projekte auf dem richtigen Weg halten und erfolgreich unnötigen "Scope Creep" vermeiden können, sind zunehmend wertvoller für ihr Unternehmen. Heben Sie in Ihrem Lebenslauf Projekte hervor, bei denen Sie den Umfang vorher schriftlich festgelegt — und sich daran gehalten haben. Essenzielle Kompetenzen für erfolgreiches Projektmanagement Was sind Ihrer Meinung nach die wichtigsten Kompetenzen für Projektmanagement? Teilen Sie Ihre Meinung mit anderen Projektmanagern unten in den Kommentaren. Lesen Sie weiter: Wie man die 4 Hauptursachen von Scope Creep vermeiden kann Quellen: ESI-intl.co.uk, project-management.com, pmi.org, cio.com