Zu viel Arbeit, aber nicht genug Zeit, um sie zu erledigen.

Klingt das nach einer vertrauten Notlage? Damit sind sie nicht allein. 

Gemäß einem Bericht des Marketing-Software-Unternehmens Conductor in 2017 beklagen Marketing-Führungskräfte Zeitmangel als eine der größten Schwierigkeiten, direkt nach der Herausforderung, das richtige Team zu finden und mit unzureichenden Budgets zu arbeiten..

Da man nicht rund um die Uhr arbeiten kann, ist man ständig auf der Suche nach neuen Wegen, die Arbeitsauslastung zu optimieren und Zeit für die Dinge zu schaffen, die sich wirklich auf den Unternehmenserfolg auswirken. Es ist allerdings viel leichter gesagt als getan, Ihren Arbeitstag und den Ihres Teams schlank zu halten. 

Die Falle, etwas "einfach nur so" zu machen

Ich weiß genau, was Sie denken: „Ach nein, ich doch nicht! Wir sorgen immer gewissenhaft dafür, dass unsere Prozesse kontinuierlich neu bewertet werden. Wir machen nichts einfach nur so!“

Es kann schwierig sein, diese Art von Fehler zuzugeben. Wie leicht es ist, in diese Falle zu tappen, lässt sich sehr schön anhand der uralten Hackbraten-Geschichte veranschaulichen.

In der Anekdote passiert Folgendes: 

Eine Mutter bereitet mit ihrer Tochter einen Hackbraten zu. Jedes Mal, wenn sie dieses Gericht zubereiten, schneiden sie die Enden des Hackbratens ab, bevor sie ihn in den Ofen schieben.

„Mama, warum schneiden wir immer die Enden ab?“ fragt die Tochter. Die Mutter denkt über diese Frage nach, findet aber keine Antwort darauf. Sie verweist deshalb auf ihre Mutter, die wiederum auf ihre Mutter verweist.

Wie es sich herausstellt, wurden die Enden deshalb abgeschnitten, weil der ursprüngliche Koch keine ausreichend große Backform für den ganzen Hackbraten hatte – was sich dann als Tradition über mehrere Generationen einbürgerte.

Diese Geschichte zeigt, wie leicht es ist, eine veraltete (und völlig unnötige) Praxis einfach deshalb zu übernehmen, weil es schon immer so gemacht wurde.

Sie denken jetzt vielleicht, dass Ihr Team diese Falle leicht vermeiden kann. Sie werden aber überrascht sein. Unter Marketing-Profis beobachtet man so etwas wie ein Drei-Jahres-Wechselritual, wodurch diese Branche eine der höchsten Fluktuationsraten verzeichnet. Verlässt jemand das Unternehmen, wird die Vorgehensweise dieser Person an den Nachfolger weitergegeben – immer wieder. Und schon tappen Sie unbemerkt in die Hackbraten-Falle, die ineffiziente Methoden in Ihr Team bringt.

Auch wenn Sie häufig viele neue Gesichter in Ihrem Team begrüßen, ist es wichtig, dass Sie Ihre Aufmerksamkeit, Ihre Zeit und Ihre Energie auf das konzentrieren, was wichtig ist, und dass Sie unwesentliche Anstrengungen vermeiden, die zu Nichts führen.

Wie kann man effizient die Spreu vom Weizen trennen? Diese vier hilfreichen Tricks sollten Ihnen helfen, dieses Problem erfolgreich in Angriff zu nehmen.  

Zeit sparen

Zeit sparen: Wie man irrelevante Anstrengungen vermeidet

1. Die richtigen Fragen stellen

Jede einzelne Marketing-Kampagne oder Initiative wird durch ein großes, übergeordnetes Ziel angetrieben, zum Beispiel der Neukundengewinn.

Allzu leicht verliert man aber durch die tagtäglichen Aufgaben und die kampagnenbezogenen Projekte den Fokus auf diese übergeordneten Ziele. 

Wenn man in den Details des Arbeitsalltags feststeckt, sieht man nicht, wie all diese kleineren Teile in die größere Strategie passen und sich auf das Endresultat auswirken. Man verschwendet dadurch Zeit mit fruchtlosen Aufgaben und Projekten, statt sich auf wirkungsvolle Arbeit in Richtung des Hauptziels zu konzentrieren. 

Wenn Sie eine potenzielle neue Aufgabe oder ein Projekt im Rahmen einer Kampagne haben, nehmen Sie sich Zeit, um mit Ihrem Team einen Schritt zurück zu treten und folgende einfache Frage zu stellen:

"Wie trägt dies zu unserem Ziel XY bei?"

Wird diese Reihe Blog-Posts mehr Aufmerksamkeit auf Ihren Content lenken und zur Bekanntheit der Marke beitragen? Werden durch dieses kostenlose Webinar bessere Leads zu Ihrer Pipeline hinzugefügt, auf die der Vertrieb aufbauen kann?

Wenn Sie und Ihr Team diese Fragen nur mit leeren Blicken beantworten können, wäre es an der Zeit, die möglichen Vorteile dieser Projekte neu zu bewerten.

Dieses Konzept sollten Sie nicht nur für potenzielle neue Aufgaben anwenden - es lässt sich auch auf bestehende Projekte und Prozesse.

Räumen Sie etwas Zeit ein, damit alle zusammensitzen können, um sich wiederholende To-Dos zu prüfen, und zu überlegen, welche davon das Unternehmen in die richtige Richtung vorantreiben. Es wird Sie überraschen, wie viele Aufgaben eigentlich nur Zeitfresser sind.  

2. Meetings auf den Prüfstand stellen

"Meetings nerven. Sie werfen meinen Arbeitstag über den Haufen und nichts wird dadurch wirklich erreicht."

Diese Beschwerden hört man häufig. Und ehrlich gesagt, da ist was dran. In einer Umfrage von 2.000 Managern, sagten die Befragten, dass 30% der Zeit, die sie in Meetings verbringen, eigentlich nur verschwendet wird.

Diese Meeting-Problematik steigert sich noch bei Marketing-Teams, wo Sitzungen an der Tagesordnung sind. Aus einer Studie geht hervor, dass Marketer durchschnittlich 13 Stunden jede Woche in Meetings verbringen. 

In derselben Studie wurde auch festgestellt, dass ein übliches Marketing-Meeting durchschnittlich eine Stunde und 42 Minuten dauert – 35 Minuten länger als der Durchschnitt aller Abteilungen.

Was können Sie also tun? Es wird nicht möglich sein, sämtliche Meetings abzuschaffen. Sie sind zwar ein gefürchtetes, aber dennoch ein notwendiges Übel.

Mit Sicherheit wollen wir nicht vorschlagen, dass Sie alle Ihre Team-Meetings abschaffen, damit Sie eine zusätzliche Stunde oder mehr Zeit pro Tag gewinnen. Unsere Empfehlung ist: Finden Sie heraus, welche Meetings notwendig sind und welche nicht.

Die folgenden Taktiken werden Ihnen dabei helfen: 

  • Untersuchen Sie jedes wiederkehrende Meeting mit der Lupe, um festzustellen, ob es wirklich produktiv ist. Fragen Sie sich ehrlich, ob es sich eigentlich nur um kurzes Nachfragen handelt, das auch leicht per E-Mail abgehandelt werden kann.
  • Legen Sie als Regel fest, dass jedes Meeting eine Tagesordnung benötigt, die vor dem Meeting an jeden verschickt wird. Erstellen Sie dafür eine Vorlage, die Mitglieder Ihres Teams für ihre eigenen Meetings bequem verwenden können.
  • Beschränken Sie die Teilnehmer: Nur diejenigen, die einen aktiven Beitrag leisten müssen, sind eingeladen.  
  • Schließen Sie das Meeting mit klaren Handlungsanweisungen ab, damit jeder weiß, welche Schritte als nächstes gemacht werden müssen. Noch wichtiger ist, dass Sie die Ausführung dieser Handlungsanweisungen verfolgen. Damit wird jedem klar, dass der Zeitaufwand im Meeting nicht verschwendet wurde. 

Eine weitere Taktik? Geben Sie allen genügend Informationen über das Meeting, damit sie selbst entscheiden können, ob sie teilnehmen müssen oder nicht.  

Weitere interessante Details zu dieser Strategie erfahren Sie im TED-Talk von David Glady: 

3. Daten und Analysen einsetzen

Moderne, technisch versierte Marketer sind schnell dabei, Ihre Daten-Nerdkarte zu ziehen. Bei jeder Erwähnung von Analysen und Kennzahlen werden sie sagen, wie sie Daten verwenden, um jede ihrer Entscheidungen voranzubringen. Ist das aber wirklich so? 

Viele Forschungen zeigen, dass Marketer eigentlich gar nicht so von Daten begeistert sind. Gemäß einer Befragung von 257 Marketingverantwortlichen, sagten satte 45%, dass es ihnen an der nötigen Kapazität fehlt, um große Daten zu analysieren – was bedeutet, dass alle diese wertvollen Erkenntnisse oft unberührt und ungenützt bleiben.

„Es ist nicht nur so, dass Marketer keine Daten bekommen, sie bekommen nicht das was Verbraucher in ihren Kommunikationen anfordern,“ sagt Erik Sherman, der über die Umfrage für Inc berichtete, „Bis sie das in den Griff bekommen, kann man mit weiteren Ausgaben rechnen – mit glanzlosen Ergebnissen.“

Eine andere Studie sorgte für ein weiteres böses Erwachen. In einer Umfrage von knapp 600 Marketing-Mitarbeitern bei der DMA Annual Conference and Exhibition sagten 53% der Befragten, dass sie nicht genügend Kundendaten sammeln. 

Ferner stellte sich heraus, dass die meisten Marketer nicht über die Grundlagen der Datenerhebung hinaus gehen, um die Einblicke zu gewinnen, die ihnen wirklich helfen, um informiertere Entscheidungen zu treffen. 

Was um alles in der Welt haben Daten mit Ihrer Zeit zu tun? Stellen Sie sich das so vor: Wenn Sie die Ihnen vorliegenden Kennzahlen und Analysen nicht verwenden, dann werden Sie uninformierte Entscheidungen treffen und es wird mehr Zeit für falsche Aufgaben oder Initiativen aufgewandt. Letztlich werden Sie die Zeit aller Involvierten verschwendet haben, auch Ihre eigene. 

Die Metriken, auf die sie achten müssen, können je nach Aufgabe und Kampagne unterschiedlich sein. Aber zu den allgemeinen Dingen, auf die Sie achten sollten, gehören:

  • Umsetzungen: Welche Ihrer Marketing-Bemühungen werden umgesetzt? Welche nicht?
  • Abwanderung: Welche Kunden kommen zurück? Welche nicht? Noch wichtiger ist, warum wandern sie ab? 
  • E-Mail-Öffnungsraten und Abonnements: Interessieren sich Menschen für Ihre Nachricht? Öffnen sie überhaupt Ihre E-Mails? Abonnieren sie Ihren Newsletter? Oder bekommen Sie mehr Abmeldungen? 
  • Rendite: Lohnt sich das Geld, das Sie für Werbung ausgeben? Oder sollten Sie überlegen, Ihre Strategien zu wechseln?

Und bei der Menge an Daten, die heutzutage gesammelt werden, sind das nur die offensichtlichsten Metriken. Wenn Sie die verfügbaren Daten nützlich einsetzen, wird es Ihnen und Ihrem Team helfen, sich auf die nächsten Schritte zu konzentrieren, die wirklich zu Ihrem Endergebnis beitragen werden – so dass überflüssige, nicht unterstützte Anstrengungen vermieden werden. 

4. Die Technologie schlank halten

Technologie ist heute von großem Vorteil für Marketer, vor allem Produktivitäts- und Projektmanagement-Tools. Aber zu viele Tools und Systeme können sogar bewirken, dass Ihr Team verlangsamt wird.

Stellen Sie sich beispielsweise vor, dass ein Teammitglied Information in eine Excel-Tabelle eingeben will, und dass diese Information dann in Ihrem Projekt-Management-Dashboard, in einer E-Mail und in einer Sofortnachricht dupliziert werden muss. Wenn das so ist, werden Ihre Tools nicht effizient eingesetzt.

Laut einem Bericht von Conductor, sind 67% aller Marketing-Verantwortlichen der Meinung, dass sie zu viele Dashboards und Berichte sichten müssen, um wichtige Einblicke zu bekommen. 

In einer weiteren Studie wurde hervorgehoben, dass Marketer durchschnittlich mehr als 12 verschiedene Tools einsetzen — einige sogar bis zu 31 (was völlig überwältigend klingt).

Marketing-Studie

Bildquelle

61% der Marketer gaben darüber hinaus an, dass sie eine bessere Integration ihrer Tools und verbesserte Prozesse für den Austausch von Daten zwischen ihren Tools sehr begrüßen würden.

Was meinen Sie, könnte die Technologie, die Sie in Ihrem eigenen Team einsetzen, etwas gestrafft werden? Nehmen Sie sich Zeit, um mit Ihren Teammitgliedern zu sprechen, um zu ermitteln, ob Tools, die Sie derzeit nutzen, eventuell zu einer Verlangsamung Ihrer Prozesse führt.

Beauftragen Sie darüber hinaus einige Leute, sich tiefgreifender mit Ihren vorhandenen Tools zu beschäftigen, um herauszufinden, ob es Möglichkeiten gibt, die vorhandene Technologie besser einzusetzen. Gibt es eine Funktion, die Sie noch nicht einmal berührt haben? Gibt es eine Integration, die Ihnen helfen könnte, mehr Tools nahtlos miteinander zu verbinden? 

Möglicherweise haben sie bisher nur die Oberfläche dessen gesehen, was Ihre Tools eigentlich können. Mehr darüber nachzuforschen könnte helfen, die große Sammlung von Technik-Lösungen etwas zu reduzieren. 

Jetzt liegt es an Ihnen

Wenn Sie sehr gerne Ineffizientes in Ihrem Marketing-Team ausmerzen möchten (und ehrlich gesagt, das sollten Sie auch), dann werden Ihnen diese vier Strategien helfen, den richtigen Weg einzuschlagen:

  • Fragen Sie, wie bestimmte Aufgaben zu dem größeren Ziel beitragen.
  • Bewerten Sie die Produktivität Ihrer Meetings neu.
  • Nutzen Sie Ihre Daten noch besser.
  • Optimieren Sie die Tools und Technologien, die Sie verwenden.

Aber eines der besten Dinge, die Sie tun können, ist ein offenes Gespräch mit Ihrem Team zu führen. Wo entstehen häufig Engpässe? Gibt es bestimmte, sich wiederholende Aufgaben, die sie als Zeitverschwendung betrachten?

Denken Sie daran, es sind die Teammitglieder, die tagein, tagaus, an der Frontlinie stehen, so dass sie bestimmt tolle Einblicke haben werden, wie Ihre Arbeit noch effizienter ausgeführt werden kann.

Und zum Schluss: Haben Sie keine Angst zu experimentieren, um zu sehen, wie sich neue Dinge innerhalb Ihres eigenen Teams auswirken – egal ob es sich um ein neues Tool, einen angepassten Prozess oder etwas völlig anderes handelt. Ein bisschen Ausprobieren wird Ihnen helfen, ein Erfolgsrezept zu finden, das Ihr Team produktiv und glücklich hält. 

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