Trop de choses à faire et pas assez de temps pour les faire.

Ça vous dit quelque chose ? Rassurez-vous, vous n'êtes pas le seul à vivre ce calvaire. 

Les Directeurs Marketing courent toujours après le temps, le manque de temps représentant selon eux un de leurs plus grands problèmes ; c'est ce que révèle un rapport du développeur de logiciel Marketing Conductor, réalisé en 2017. Il s'agit de l'obstacle rencontré le plus important, après celui du manque de moyen financier. 

Ne pouvant pas travailler 24h/24, vous recherchez constamment des moyens d'alléger votre charge de travail, afin de gagner du temps et vous concentrer sur les choses qui ont de l'importance. Mais éliminer le superflu de votre journée de travail et de celle de votre équipe est bien plus facile à dire qu'à faire. 

Le piège de faire quelque chose « juste histoire de »

Je sais exactement ce que vous pensez : « Nous ? Non, nous ne travaillons pas comme ça ; nous nous efforçons constamment de réévaluer nos processus. Nous ne faisons rien juste pour le plaisir ! »

Ce n'est pas toujours facile d'admettre ce genre d'erreur. Rien n'illustre mieux la facilité avec laquelle on peut tomber dans le piège que l'histoire du pain de viande.

Voilà ce que raconte à peu près l'anecdote : 

Une femme et sa fille sont en train de préparer un pain de viande. À chaque fois qu'elles préparent cette recette, elles coupent les extrémités du pan de viande avant de le mettre à cuire dans le four.

« Maman, pourquoi coupe-t-on toujours les extrémités ? » demande l'adolescente. Sa mère réfléchit longuement à la question mais ne trouve pas de réponse. Elle interroge donc sa mère, qui interroge à son tour la sienne.

Il s'avère que l'on coupait les extrémités du pain parce que l'auteur de la recette n'avait à l'origine pas de moule assez grand pour cuire le pain en entier ; une tradition qui s'est ensuite transmise de génération en génération.

Cette histoire montre comment il est facile de maintenir une pratique désuète (et complètement inutile), juste parce qu'il s'agit de quelque chose que l'on a toujours fait.

Vous pensez peut-être que votre équipe est tout à fait capable d'éviter ce piège. Vous allez peut-être être surpris. Il existe ce que l'on appelle la période sensible des trois ans qui frappe les professionnels du Marketing, secteur qui connaît l'un des taux de rotation les plus élevés. Lorsque quelqu'un s'en va, sa manière de fonctionner se transmet à la personne qui le remplace et ainsi de suite. Avant même de vous en apercevoir, vous tombez dans le piège du pain de viande et votre équipe se retrouve à utiliser des méthodes inefficaces

Si vous avez l'habitude d'accueillir des nouvelles têtes dans votre équipe, il est important que vous focalisiez votre attention, votre temps et votre énergie sur ce qui compte pour votre entreprise. Que vous éliminiez le travail superflu qui n'apporte aucune valeur.

Comment séparer le bon du mauvais grain ? Ces 4 astuces utiles devraient vous aider à partir du bon pied.  

Gagner du temps

Gagner du temps : comment éliminer le travail superflu

1. Posez-vous les bonnes questions

Toutes les campagnes ou initiatives Marketing sont motivées par un objectif majeur et prioritaire. Attirer de nouveaux clients par exemple.

Voilà un objectif ambitieux et de taille. Mais vous pouvez facilement le perdre de vue si vous êtes pris dans le flot des tâches et des projets quotidiens réalisés dans le cadre d'une campagne. 

Lorsque vous êtes absorbé(e) par des tâches routinières, vous n'êtes pas en mesure d'évaluer comment les différents éléments s'intègrent à la stratégie générale et quel est leur rôle dans le résultat final. Vous finirez par passer du temps sur des tâches et des projets inutiles plutôt que sur des projets qui contribuent à vous faire progresser vers l'atteinte de l'objectif majeur. 

Lorsque se présente une nouvelle tâche ou projet potentiel dans le cadre d'une campagne, prenez le temps de la réflexion avec votre équipe et posez-vous cette question simple :

De quelle façon cela contribue-t-il à notre objectif final ?

Cette série d'articles sur notre blog permettra-t-elle d'attirer l'attention sur notre contenu et de renforcer notre notoriété ? Organiser ce webinar générera-t-il des leads dans notre pipeline, qui pourront être suivis par l'équipe de vente ?

Si vous et votre équipe répondez à ces questions sans être trop convaincus, il est peut-être temps de repenser les avantages potentiels de cette initiative.

Vous pouvez par ailleurs vous poser les mêmes questions en ce qui concerne des projets et des processus existants.

Prévoyez un moment où vous pouvez tous vous asseoir, passer en revue vos tâches récurrentes et déterminer quelles sont celles qui vous mènent dans la bonne direction. Vous serez étonné(e) de la quantité de tâches qui ne servent à rien !  

2. Repensez vos réunions

Les réunions sont pénibles. Elles perturbent souvent les journées de travail et la plupart du temps elles ne mènent à rien.

Voilà un sentiment qui semble général. Et honnêtement, il y a du vrai dans ces propos. Selon cette enquête réalisée par OpinionWay du 3 au 19 avril 2017 auprès de 1012 salariés d'entreprises de 500 salariés et plus (méthode des quotas) dans des secteurs économiques variés, les répondants considèrent seulement 52 % de leurs réunions comme étant productives.

Ce problème lié aux réunions s'aggrave dans le cas des équipes Marketing qui se réunissent fréquemment. 

Selon une autre enquête, 92 % des cadres participeraient régulièrement à des réunions, celles-ci durant en moyenne 1h16.

Que pouvez-vous faire ? Vous ne pourrez pas vous débarrasser des réunions d'un coup. Vous les redoutez peut-être mais elles sont un mal nécessaire.

Nous ne sommes pas en train de vous convaincre d'annuler toutes vos réunions d'équipes pour gagner une heure ou deux dans la journée. Mais vous pouvez par exemple revoir votre calendrier et déterminer quelles sont les réunions nécessaires et quelles sont celles qui ne le sont pas.

Voici quelques astuces pour vous aider : 

  • Analysez bien toutes vos réunions récurrentes et déterminez si elles sont vraiment productives. Soyez honnête avec vous-même et demandez-vous s'il ne s'agit pas d'une simple formalité qui pourrait se faire par e-mail.
  • Énoncez une nouvelle règle, aucune réunion n'aura lieu sans que l'ordre du jour n'ait été envoyé par e-mail à l'avance. Créez un modèle d'ordre du jour que votre équipe pourra réutiliser pour ses propres réunions.
  • Limitez les participants uniquement à ceux dont la participation active est requise.  
  • Terminez chaque réunion avec des mesures concrètes pour que tout le monde sache ce qu'il doit faire. Et surtout, faites un suivi de ces mesures et assurez-vous qu'elles sont appliquées. Les gens seront rassurés de savoir qu'ils n'ont pas perdu de temps. 

Une astuce de plus ? Fournissez autant d'informations que vous pourrez sur la réunion pour que les gens puissent décider s'ils ont besoin d'y assister ou non.  

Découvrez-en davantage sur cette stratégie dans la conférence TED inspirante de David Grady : 

3. Tirez parti des données et des analyses

Les professionnels du Marketing actuels, spécialistes de la technologie, n'hésitent pas à se présenter comme des geeks. Les analyses et les données motivent toutes leurs décisions selon leurs dires. Mais est-ce vraiment le cas ? 

De nombreuses recherches révèlent que les professionnels du Marketing ne sont pas aussi mordus de données que l'on pourrait le croire.

Pourquoi ? Bien souvent car ceux-ci ne disposent pas des capacités nécessaires pour analyser les données. Toutes ces précieuses informations ne sont donc en général ni analysées, ni exploitées.

Il a été révélé que la plupart des professionnels du Marketing ne vont pas au delà du simple recueil de données, ce qui les aiderait pourtant à obtenir les informations qui leur permettraient de prendre des décisions plus éclairées. 

Mais quel est donc le rapport entre les données et votre temps ? Eh bien réfléchissez : si vous n'utilisez pas les données statistiques et les analyses dont vous disposez, vous prenez des décisions mal informées et vous passez du temps sur des tâches et des initiatives erronées. En fin de compte, vous faites perdre du temps à tout le monde, y compris à vous-même. 

Les données statistiques que vous devez analyser peuvent varier selon les tâches et les campagnes. Mais il y a certains aspects auxquels vous devez accorder de l'attention :

  • Conversions : quels sont les initiatives Marketing qui se terminent par un acte d'achat ? Et quelles sont celles qui ne le font pas ?
  • Attrition : Quels sont les clients qui reviennent ? Quels sont ceux qui ne reviennent pas ? Et surtout, pourquoi abandonnent-ils ? 
  • Taux d'ouverture d'e-mails et souscriptions ; Les gens s'intéressent-ils à votre message ? Ouvrent-ils vos e-mails ? S'abonnent-t-ils à votre newsletter ? Ou, au contraire, est-ce que les gens se désinscrivent ? 
  • Retour sur investissement : est-ce que l'argent que vous dépensez en publicité en vaut la peine ? Ou devriez-vous changer de stratégie ?

Avec toutes les données qui circulent, autant dire qu'on ne fait qu'effleurer le sujet. 

Tirer profit des données disponibles vous permettra, à vous et à votre équipe, de déterminer les étapes suivantes qui contribueront à votre réussite et donc à éliminer le travail superflu, non justifié. 

4. Simplifiez votre technologie

La technologie présente un énorme avantage pour les professionnels du Marketing actuels, notamment les outils de productivité et de gestion de projet. Mais trop d'outils et de systèmes peuvent entraver le fonctionnement de votre équipe.

Disons par exemple qu'un membre de l'équipe ait besoin de saisir des informations dans une feuille de calcul d'Excel et doive ensuite transférer ces informations dans votre système de gestion de projet, un e-mail et un message instantané. Si c'est le cas c'est que vous n'utilisez pas les outils de façon efficace. 

Une autre étude a souligné que les professionnels du marketing utilisaient en moyenne plus de 12 outils différents et que certains en utilisaient jusqu'à 30 (ce qui semble accablant).

Étude de marketing

Crédit image

En outre, 61 % des professionnels du marketing affirment vouloir une meilleure intégration de leurs outils et des processus améliorés pour pouvoir y partager des données.

Vous pensez que la technologie qu'utilise votre équipe pourrait être simplifiée ? Prenez le temps de réfléchir avec les membres de votre équipe si parmi vos outils, certains ne font pas que ralentir vos processus.

En outre, désignez plusieurs personnes pour analyser vos outils afin de déterminer si vous pouvez mieux utiliser la technologie dont vous vous servez. Y a-t-il une fonction que vous n'avez pas encore utilisé ? Y a-t-il une intégration qui pourrait permettre de facilement connecter plus d'outils ? 

Il y a des chances que vous n'utilisiez pas la moitié des fonctions offertes par vos outils. Or il serait intéressant d'aller plus loin dans vos recherches pour faire le tri parmi vos solutions technologiques. 

À vous de jouer

Si vous souhaitez remédier au manque d'efficacité au sein de votre équipe Marketing (ce qui serait vraiment dans votre intérêt), ces 4 stratégies vous mettront sur la bonne voie :

  • Demandez-vous comment certaines tâches contribuent à l'objectif principal.
  • Demandez-vous si vos réunions sont vraiment productives.
  • Optimisez vos données.
  • Simplifiez l'utilisation de vos solutions technologiques.

Mais la meilleure chose que vous pouvez faire est d'avoir une conversation franche avec vos collaborateurs. À quel niveau bloquent-t-ils ? Y a-t-il certaines tâches répétitives qu'ils considèrent comme une perte de temps ?

N'oubliez pas que ce sont eux qui sont sur la ligne de front au quotidien, ils sont donc bien placés pour savoir comment gagner en efficacité.

Pour finir, n'hésitez pas à expérimenter pour voir comment fonctionnent les choses au sein de votre équipe, qu'il s'agisse d'un nouvel outil, d'un changement de processus ou de tout autre chose. Vous avancerez par tâtonnement et vous finirez par trouver la bonne formule pour maintenir votre équipe productive et heureuse. 

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