Пошаговое руководство по настройке agile-методологии в Wrike
Команды, использующие Agile-методологии, демонстрируют более высокие показатели продуктивности и удовлетворенности организацией работы, а также быстрее добиваются наилучших результатов. Но гибкость Agile-методологий вовсе не означает, что они подойдут абсолютно всем. Чтобы вы смогли повысить свою адаптивность и скорость работы за счет использования Agile-методологий, вам нужны оптимальные процессы и организованная структура. А также инструмент для управления проектами, который поможет структурировать рабочий процесс и настроить его таким образом, чтобы обеспечить поддержку выбранного Agile-подхода. В этой статье мы расскажем вам, как настроить скрам-процесс в Wrike. Как настроить панель задач для скрама в Wrike Для этого нужна возможность настраивать статусы, так что вам понадобится план подписки Wrike Business или Wrike Enterprise. Если вы еще не используете Wrike Business или Wrike Enterprise, воспользуйтесь бесплатной пробной версией. Также, чтобы настроить скрам-процесс в Wrike, вам потребуются полномочия администратора. 1. Как создается рабочий процесс? Выберите «Управление аккаунтом» в профиле аккаунта, а затем перейдите на вкладку «Рабочий процесс». Нажмите «+ Создать новый рабочий процесс» и дайте ему название. Наведите курсор на каждый из разделов и добавьте статусы. Включите следующие статусы: «Принято», «В процессе», «Готово к проверке», «Требуются изменения», «Завершено», «Отложено» «Отменено». Учтите, что ваши рабочие процессы могут отличаться, особенно если речь идет о принятом в вашей компании процессе согласования. После завершения нажмите «Сохранить». 2. После того, как настроите скрам-процесс, вам нужно будет настроить свои папки. Создайте три новые папки и откройте к ним доступ участникам вашей команды. Это должны быть папки «Очередь задач», «Скрам» и «Архив». Входящие задания будут отправляться в папку «Очередь задач», принятые или активные задачи перемещаются в папку «Скрам», а завершенные задачи убираются в папку «Архив» по окончании каждого периода скрама или каждого спринта. 3. Поскольку первым шагом в скраме является организация и приоритизация входящей работы, вам нужно создать форму запроса, чтобы с ее помощью заказчики могли посылать участникам вашей команды новые задачи и проекты. Перейдите в ваш профиль и выберите «Управление аккаунтом», а затем перейдите на вкладку «Формы запросов». Создайте новую форму запроса и включите в нее все поля, которые нужно заполнить для выполнения работы: например, поля для указания требований, сроков, цели, важности и коммерческой ценности. Также рекомендуется добавить поле для ссылки на задачу, в рамках которой будет выполняться работа. (Применительно к скраму запрос выступает в роли замещающей задачи — думайте о нем как о стикере, приклеенном к доске, в то время как на самом деле работа выполняется не в нем). 4. Создайте панель задач из папки «Скрам». Создайте новую панель задач и дайте ей название. В режиме просмотра папок нажмите значок «Фильтры» и выберите первый этап вашего настраиваемого скрам-процесса. После этого нажмите кнопку меню с троеточием и выберите «Добавить на панель задач». Сделайте то же самое с каждым этапом настраиваемого рабочего процесса, чтобы завершить создание панели задач для скрама. Примечание. Помните: чтобы задачи появились на панели задач, они должны храниться в папке «Скрам». Также учтите, что перетаскивание задач между виджетами автоматически обновляет их статус. Исключением является перетаскивание объектов обратно в «Запросы», потому что эта папка отличается от остальных виджетов. В этом случае вам придется щелкнуть на задаче и обновить ее статус. В конце каждого спринта создайте подпапку внутри папки «Архив», чтобы помещать в нее выполненные задачи и легко формировать отчеты по каждому спринту. Нужна дополнительная помощь в настройке рабочего пространства для работы с Agile-методологиями? Если вам нужны дополнительные инструкции по настройке рабочего пространства Wrike, созданию настраиваемых рабочих процессов или настройке панелей задач для проекта, обратитесь в справочный центр Wrike. В нем вы найдете базу знаний с функцией поиска, инструкции, вебинары и сообщество пользователей Wrike. Читайте форумы сообщества и задавайте вопросы, а также узнавайте, как другие люди используют Wrike для работы с Agile-методологиями, получайте новые рекомендации и изучайте наилучшие методики.Хотите получить персональную помощь? Вы всегда можете обратиться в службу поддержки Wrike по адресу [email protected].
Четыре дисциплины, которые приведут вашу компанию к успеху
Wrike Way — это испытанная методика, основанная на нашем опыте совместной работы с тысячами компаний — лидеров в своих отраслях. Предлагаем вам описание четырех дисциплин, составляющих Wrike Way, а заодно некоторые практические рекомендации, которыми ваша команда может воспользоваться уже сегодня:
Слишком много совещаний? Вам поможет Wrike
У всех нас бывают трудные дни. Иногда из-за того, что мы заняты крупным проектом, иногда — потому что пытаемся быть многозадачными, что на самом деле не способствует продуктивной работе. Ну и главный враг плодотворной работы — совещания. Бесконечные совещания — гарантированный способ застопорить работу всей команды. Почему? Хотя иногда нам кажется, что необходимо собраться и обсудить текущие проекты, давайте начистоту: совещания часто оказываются не нужны, а если совсем честно, это просто трата времени. По данным нашего опроса об организации труда за 2015 год, 34% сотрудников посещают шесть и более совещаний в неделю, причем 44% из них говорят, что необходимость присутствовать на таком количестве совещаний сильнее всего мешает их продуктивной работе. Мы не призываем вас прогуливать плановые совещания. Мы хотим помочь вам разобраться, когда личное общение действительно необходимо, а когда нет. Спросите себя: нужны ли вам личные встречи? Подумайте о том, сколько раз в неделю или месяц вам приходится присутствовать на совещаниях, которые на самом деле не приносят пользы, а иногда у них даже нет повестки дня. Иногда, чтобы быть в курсе дела, мы организуем регулярные личные встречи или отчетные совещания, но не видим, насколько это неэффективно для всей команды. .Чтобы определить, нужны ли вам периодические совещания, задайте себе несколько вопросов, например таких: «Так ли уж нам нужно собраться на этой неделе?» «Есть ли обновления, о которых я еще не знаю?» «Есть ли какие-то указания к действию, о которых нужно сообщить всем членам команды?» Усовершенствуйте совещания с помощью правильных инструментов Но как насчет тех совещаний, которые действительно нужны? Именно здесь вам поможет такой инструмент совместной работы, как Wrike. Его можно использовать для мозгового штурма, отслеживания проектов и измерения результативности работы. Можно и вовсе отказаться от совещаний, открыв всем участникам команды доступ к информации о статусе проекта. Юджин Донг из Procurify рассказывает: «После внедрения Wrike каждый из нас сэкономил как минимум шесть рабочих часов в неделю. Раньше мы тратили эти часы на дополнительные совещания, которые нам требовались для координации усилий». Думаете, не получится? Подумайте еще раз. Давайте разберемся, как можно уменьшить число совещаний, используя Wrike. 1. Мозговые штурмы В некоторых случаях для мозгового штурма нужно собираться лично. Работая совместно, члены команды смогут подхватывать и развивать идеи друг друга и задавать вопросы о целях и ориентирах. Но мозговой штурм во время совещания чреват помехами для творческого процесса, такими как групповое мышление и страх осуждения. Если вы не следуете правилам мозгового штурма, тогда, возможно, будет проще и эффективнее устраивать мозговые штурмы поодиночке. В Wrike вы можете создать проект и сразу поделиться его целями с участниками команды. Потом можно распределить между ними индивидуальные задачи и попросить придумать как можно больше идей самостоятельно, без сотрудничества с коллегами. Это поможет людям думать независимо, не испытывая чужого влияния и не боясь поделиться своей задумкой. Один из самых известных наших клиентов, диджей Redfoo, с помощью Wrike проводит мозговые штурмы, чтобы придумывать музыку и одежду для своих многочисленных проектов. Он создал в Wrike папку идей, где можно набросать новую концепцию и поделиться ею с командой. В результате все идеи хранятся централизованно и их легко найти. 2. Отчетные совещания Понимаю, вам хочется быть в курсе всех обновлений задач и проектов, а их слишком много, чтобы всю эту информацию можно было переслать в электронном письме или в чате. Но подумайте, насколько проще было бы видеть все свои проекты и их статус по одному клику. Именно это вам поможет сделать Wrike. Просто настройте панель задач, чтобы видеть на ней все важные проекты, и вы будете знать, на каком этапе выполнения они находятся. Настраиваемые рабочие процессы позволяют создавать категории статусов, чтобы вам было проще увидеть статус каждого проекта. Также можно настроить панель задач для просмотра проектов по статусам. Это удобно командам, которые работают над множеством подобных проектов, привязанных к процессу утверждения или к крайнему сроку сдачи. Таким образом вы сможете видеть все текущие проекты со статусом «В работе», «На утверждении», «Утверждено» и «Выполнено». . Группа исследований и разработок компании Nanometrics смогла сэкономить на совещаниях до 30 часов в неделю, освободив больше времени для непосредственного выполнения своей работы. Поскольку обновления задач в Wrike видны всем, теперь их совещания посвящены принятию решений и устранению проблем, а не обмену новостями о проекте. 3. Итоговые совещания Возможно, эти совещания проводятся реже остальных, но они очень важны для обсуждения полученного опыта и отладки рабочих процессов. Вместо того, чтобы выслушивать всех участников, попросите каждого из них написать, с какими трудностями он столкнулся при выполнении задачи, а затем откройте доступ к этой задаче всей команде. Пусть участники опишут, какие уроки они получили и какие улучшения можно внести в рабочие процессы на будущее. Рассказывать о накопленном опыте во время совещания может быть и полезно, но не всегда необходимо. Трудно вспомнить, что конкретно следует изменить, если у каждого своя версия ответа. Но если сохранить всю информацию в Wrike, вы получите возможность вести архив ошибок и их исправлений, к которому в будущем сможет обращаться любой участник команды. Откажитесь от совещаний с помощью Wrike! Попробуйте воспользоваться Wrike и отмените ближайшее периодическое совещание. Расскажите в комментариях, как вам удалось отказаться от совещаний благодаря Wrike!
Семь вопросов, которые нужно обдумать при составлении плана проекта
Вам только что поручили большой совместный проект. Вы руководите несколькими командами, управляете сложными задачами и ресурсами и стараетесь уложиться в срок — больше всего это напоминает строительство карточного домика. Работа едва началась, а люди уже идут к вам с вопросами, сомнениями и идеями. Что нужно делать? Что нужно сделать, что получить такой результат? А как работа над этим проектом согласуется с общими целями? Не лучше ли использовать этот способ вместо предложенного? Вы уже чувствуете, как работа над проектом превращается в полный хаос, и вам нужно как можно быстрее сформировать определенную структуру. Проще говоря, вам нужен план. Семь вопросов, которые нужно обдумать при составлении плана проекта Сесть и составить полный план проекта, охватывающий все до последней детали, на этом этапе кажется совершенно невозможным. У вас и так голова кругом идет от количества участников и объема работы, который вам предстоит выполнить. При составлении плана проекта проще всего начать с выделения базовых элементов, которые обязательно должны присутствовать в вашем плане. А потом уже вы сможете разместить их в правильном порядке и заполнить пробелы. Так какие базовые элементы вам нужны? Вот семь вопросов, ответы на которые обязательно нужно включить в план вашего проекта. Вопрос №1. Цели проекта Прежде чем уйти в детали вашего будущего плана, ответьте на два главных вопроса — «Что?» и «Зачем?». Что представляет собой ваш проект, и зачем вы его выполняете? Допустим, вы руководите разработкой нового вебинара, цель которого — добавить новых потенциальных клиентов в список рассылки. Это отличная отправная точка — с ней сразу становится ясно, что нужно делать и каким должен быть результат. Но главная ваша цель гораздо глубже — вам нужно, чтобы все участники проекта получили четкое представление о том, что от них требуется, до начала работ. По мнению многих руководителей, отсутствие четко поставленных целей становится причиной срыва 37% проектов. Необходим более детальный и содержательный подход и количественные показатели. Они помогут вам следить за ходом выполнения проекта и сразу же замечать возможные сбои. С учетом сказанного общая цель проекта должна звучать примерно так: Провести во II квартале этого года вебинар на тему мотивации сотрудников, цель которого — добавить в список рассылки не менее 500 потенциальных клиентов. Это достаточно простой пример. Имейте в виду, что у проекта может быть несколько мелких целей, складывающихся в одну общую. Эти цели могут даже быть различными для разных участвующих сторон. Например, отделы продаж и маркетинга могут быть заинтересованы в привлечении новых потенциальных клиентов, в то время как PR-специалистам нужны публикации в прессе, а разработчики надеются получить от клиентов полезные отзывы. Запишите все эти цели (и большую, и малые) прямо сейчас, чтобы не упускать их из виду при разработке остальных частей рабочего плана проекта. СОВЕТ. Чтобы сформулировать действительно эффективную цель, вам придется приложить определенные усилия. Используйте методику SMART, чтобы при постановке цели учесть все необходимые факторы. Вопрос №2. Роли и сферы ответственности В проекте обычно участвуют многие сотрудники, особенно если проект большой. С одной стороны, это позволяет генерировать множество идей и инноваций, но с другой стороны, речь идет о коллективной ответственности. Четкое разделение сфер ответственности помогает избежать путаницы и недоразумений. Также очень полезно дать участникам команды прозрачные сведения о том, кто чем занимается. А вам эти данные помогут устанавливать сроки и управлять ресурсами и загрузкой команды. Всегда четко указывайте, кто какую часть проекта выполняет, а также кто является ответственным исполнителем, чтобы люди знали, к кому нужно обращаться в случае возникновения проблем. В нашем примере с проведением вебинара план проекта должен выглядеть примерно так: Вы, группа управления проектами: выступаете в качестве ответственного исполнителя и осуществляете общее руководство проектом, включая сроки и смету. Карина, отдел кадров: планирует информационное наполнение и проведение вебинара. Евгений, отдел дизайна: создает слайды и графику для промо вебинара. Леонид, отдел маркетинга: рекламирует вебинар. Маргарита, отдел продаж: отслеживает приток потенциальных клиентов. Если у вас очень крупный проект, на этом этапе вы можете не суметь расписать все подробно. Ничего страшного — хотя бы укажите, над чем работают отдельные команды и отделы, чтобы люди знали, кто несет ответственность за ту или иную часть проекта. Скрам- или канбан-доска с планом проекта поможет отдельным участникам следить за выполнением своих обязанностей. Вопрос №3. Ресурсы Для планирования и реализации проекта требуются различные ресурсы: материалы, оборудование, инструменты и, конечно, люди. В одном из опросов, проведенных Институтом управления проектами (PMI), неэффективное планирование ресурсов было названо второй по частоте причиной срыва проектов. Предварительная оценка необходимых ресурсов позволит их оптимизировать и эффективнее ими управлять, а также поможет избежать попыток отыскать нужные ресурсы в последний момент. Для простоты давайте разделим все нужные вам ресурсы, независимо от их важности, на две большие категории: Оборудование: любые материалы, программные инструменты, площади и технологии, необходимые вам для выполнения проекта. Люди: специалисты, которым вы поручили выполнить проект, будь то штатные сотрудники, агентства, поставщики, подрядчики или кто-то еще. Давайте вернемся к нашему примеру с вебинаром и начнем с категории оборудования. Если мы представим себе весь жизненный цикл нашего проекта, то поймем, что нам понадобится следующее: Выделенный конференц-зал или тихое помещение, где мы сможем провести вебинар Доступ к аппаратуре для записи видео Микрофон, обеспечивающий профессиональное качество звука Ну а как насчет людей? Это та сфера, где ресурсов постоянно не хватает. Вам нужно убедиться, что вы не перегружаете кого-то из сотрудников или какую-либо из команд слишком большим объемом работы. Перечисление ролей и обязанностей, как мы делали выше, поможет вам определить, кого из сотрудников необходимо подключить к работе над проектом, чтобы непосредственное начальство не загрузило их другой работой, когда они будут вам нужны. Подумайте, каких еще «помощников» вы сможете привлечь для успешного выполнения проекта (например, ИТ-специалиста, который настроит все необходимое в день проведения вебинара, или дизайнера со стороны, который подготовит диаграммы, в то время как ваша команда будет заниматься слайдами). СОВЕТ: Wrike Resource позволяет в режиме реального времени отслеживать все ваши ресурсы, чтобы вы смогли эффективнее ими управлять. Вопрос №4. Смета Планирование проекта — дело нелегкое, особенно когда речь идет о деньгах. Наверняка вы слышали, что по статистике большинство проектов выполняются с превышением сметы. По данным компании McKinsey, если взять для примера только крупномасштабные ИТ-проекты, то при их выполнении превышение сметы в среднем составляет 45%. В основном это объясняется сложностью прогнозирования точной стоимости проекта до начала работ. Кроме того, часто возникают неожиданности и внезапные препятствия, что также увеличивает объем затрат. Но, несмотря на это, при составлении плана проекта вам придется сделать оценку возможных затрат по всем необходимым ресурсам. Во сколько вам обойдется использование видеоаппаратуры? А микрофона? Понадобится ли маркетинговой группе финансирование для размещения рекламы вебинара в социальных сетях? Если вы привлечете подрядчика, какую плату он берет за выполнение проекта или за час работы? Включите все эти затраты в план проекта, а затем добавьте определенную сумму на неожиданные расходы, чтобы оставить хоть какое-то пространство для маневра. Заранее никто не знает, сколько придется добавить, но увеличения сметной стоимости на 10-20% обычно бывает достаточно. Вопрос №5. Зависимости Работа над проектом иногда напоминает игру в домино. Ту или иную задачу невозможно выполнить, пока не будет выполнена предыдущая, и так далее, и так далее. Есть смысл выявить подобные зависимости на этапе планирования проекта, чтобы составить эффективный календарный план и избежать лишних препятствий. Например, маркетологи не смогут начать рекламную кампанию, пока не будут утверждены дата и время вебинара. А дизайнеры не начнут работу над слайдами, пока не будет готов контент. Метод критического пути поможет без лишних усилий точно определить эти связи, построив модель проекта, включающую в себя: Список всех задач, необходимых для выполнения проекта Зависимости между этими задачами Период времени, необходимый для каждой операции Если вы сделаете это до того, как приступить к составлению календарного плана, вам будет проще разместить все задачи в правильном порядке. Также вы сможете более реалистично указать сроки для различных вех. Вопрос №6. Календарный план А вот теперь пора назначать даты. Вам хочется просто выставить их наугад? Мы понимаем — этот этап планирования проекта может оказаться очень мучительным. К счастью, есть довольно простой способ создать осуществимый календарный план: двигаться от конца к началу. Определите дату, когда проект точно должен быть завершен, а затем двигайтесь назад от этой точки, выявляя отдельные вехи. При этом вам нужно сверяться с зависимостями, чтобы разместить все задачи в правильном порядке. И, как в случае со сметой, не помешает добавить немного времени про запас, чтобы оставить пространство для маневра. Мы все склонны переоценивать свои возможности, когда речь идет о выполнении длительных задач (для этого есть даже специальный термин — ошибка планирования), так что дополнительное время вам наверняка пригодится. Учтя все эти факторы, мы составили грубый набросок календарного плана работ по подготовке вебинара: 5 февраля 2019 г. Планирование контента для вебинара 11 февраля 2019 г. Создание контента для вебинара и передача его в отдел дизайна для оформления 25 февраля 2019 г. Создание дизайна слайдов 4 марта 2019 г. Создание графики для промо 14 марта 2019 г. Утверждение окончательных вариантов контента и слайдов 18 марта — 1 апреля 2019 г. Реклама вебинара в социальных сетях 1 апреля 2019 г. Размещение последнего призыва зарегистрироваться. В конце дня завершение регистрации для участия в вебинаре 3 апреля 2019 г. Проведение вебинара 4 апреля 2019 г. Подведение итогов Вопрос №7. Взаимодействие При управлении проектами чрезвычайно важно, чтобы у вас был план обмена информацией. Исследования показывают, что 57% проектов срываются из-за неэффективного взаимодействия участников. Пренебрежение этим фактором может дорого вам обойтись. Ваш план проекта должен включать в себя основные правила обмена информацией, в том числе в нем должна быть указана частота и применяемые методы взаимодействия. В идеале ваш арсенал инструментов для планирования проектов должен включать в себя платформу управления совместной работой, которая позволит централизованно осуществлять весь обмен информацией. Но при этом следует учесть и такие детали: Должно ли все взаимодействие по проекту осуществляться только в этом инструменте? Есть ли ситуации, когда возможно будет пользоваться электронной почтой или чатами? Будете ли вы проводить регулярные плановые совещания? Кто должен на них присутствовать? Рассчитываете ли вы получать свежие данные от определенных участников команды или заинтересованных лиц на регулярной основе? Вам может показаться, что это уже перебор, но когда речь идет об управлении проектом и планировании, лучше выяснить все подробности заранее, чем оставить возможность для интерпретаций. Начните с основ и станьте гуру в планировании проектов Когда вы только начинаете учиться составлять планы проектов, эта задача может показаться вам невероятно сложной. Но она станет намного проще, если сначала вы добавите в схему основные элементы, а затем уже заполните пробелы. А чтобы сделать начало работы еще более безболезненным, попробуйте поискать платформу управления совместной работой, такую как Wrike. Вы и оглянуться не успеете, как избавитесь от хаоса и суеты.
Основные сведения об учете времени по проекту
Учет времени по каждому отдельному проекту очень важен для любой компании, которой приходится работать одновременно с несколькими проектами или клиентами. Функция учета времени поможет вам следить за продуктивностью сотрудников и оптимизировать затраты. Ознакомьтесь с основной информацией о функции учета времени в Wrike.
Пять самых распространенных ошибок при управлении несколькими проектами: планирование проектов (часть 2 из 5)
Как одному из руководителей компании, продающей решения для управления проектами, мне приходится выслушивать множество интересных историй от клиентов, инвесторов и кураторов. Я хочу поделиться с вами некоторыми из них и надеюсь, что они помогут вам улучшить ваши управленческие навыки. Эта статья — вторая в серии под общим названием «Пять самых распространенных ошибок при управлении несколькими проектами». Прежде чем приступить к чтению, рекомендуем ознакомиться с первой статьей: «Пять самых распространенных ошибок при управлении несколькими проектами: чрезмерный контроль (часть 1 из 5)». Ошибка №2. Недостаточно серьезный подход к планированию проектов Часто возникает сильное искушение не углубляться в планирование, а сразу же приступить к выполнению. В компании, где каждый проект должен вносить свой вклад в общую прибыль, такой шапкозакидательский подход может привести к провалу. Помните: чаще всего проекты срываются потому, что не выполняется план проекта. Если плана не существует, или он не используется, неполон, устарел или плохо составлен, это неизбежно приводит к ошибкам в ходе реализации проекта. Большинство ошибок при управлении проектами возникают из-за отсутствия эффективного и свежего плана. Если вы не можете вовремя обновлять планы проектов, значит, вы не можете отслеживать проекты и влиять на ход их выполнения. Кроме того, вы будете тратить лишнее время и даже выбьетесь из бюджета. В результате участники команды начнут задерживать выполнение задач. И все это в итоге отразится на фактической дате сдачи проекта. Выигрышная стратегия №2. Составляйте реалистичные планы и вовремя их обновляйте Что же нужно сделать, чтобы план проекта всегда был реалистичным и актуальным? Вот три главных правила: Проверяйте, проверяйте и еще раз проверяйте Если вы хотите, чтобы все ваши проекты были выполнены вовремя и в рамках бюджета, очень важно ежедневно отслеживать ход работ по каждому из проектов. А участники вашей команды должны стремиться к достижению целей проекта и соблюдению графика. Для этого необходимо регулярно проверять и обновлять планы, а иначе они будут бесполезны. План проекта должен быть гибким Когда вы управляете несколькими проектами одновременно, нужно уметь мгновенно реагировать на неожиданные изменения и вносить соответствующие поправки в план проекта. Это избавит вас от последствий нарушения первоначального графика. Держите всю информацию под рукой Для успешного выполнения проектов необходимо, чтобы вы могли сразу находить всю нужную информацию и быстро реагировать на изменения в проектах. Не позволяйте ценным сведениям быть похороненными в груде не связанных между собой файлов! Объедините все данные и держите все относящиеся к проекту файлы в едином хранилище. Позаботьтесь, чтобы доступ к этим файлам был открыт всем соответствующим сотрудникам. Когда вся информация находится у вас под рукой, вы всегда будете знать, на какой стадии выполнения находится тот или иной проект в данный момент времени.
Как сделать счастливыми ваших сотрудников
Вы делаете все возможное, чтобы сделать счастливыми ваших сотрудников. Вы предоставляете длинные оплачиваемые отпуска и не принуждаете задерживаться на работе. Вы позволяете сотрудникам высказывать свое мнение и делиться идеями. Но вы точно ничего не упускаете? Если у вас нет надежного способа поощрения ваших сотрудников за их достижения, то да — вы упустили нечто очень важное. Признание заслуг необходимо для того, чтобы они были довольны и увлечены своей работой. По данным опроса OfficeTeam, 66% сотрудников готовы уйти с работы, если будут чувствовать себя недооцененными. Другое исследование показало, что в компаниях, где действуют программы поощрения, число сотрудников, уволенных по собственному желанию, на 31% ниже, чем в компаниях, где такие программы не эффективны. Однако, руководство компаний по-прежнему скупится на похвалу. 63% сотрудников считают, что их труд оценивают недостаточно высоко. Потребность в признании «Благодарность за усилия сотрудников кажется чем-то незначительным, но на самом деле это главная составляющая мотивации», — объясняет Брэнди Бриттон, президент направления в OfficeTeam. «Людям нужно нечто большее, чем зарплата, — добавляет Тодд Хортон, основатель и генеральный директор KangoGift. — Многим сотрудникам хочется чувствовать себя частью чего-то большего, знать, что их вклад не пропадает зря. Люди, знающие, что их оценивают по достоинству, работают лучше и больше преданы компании». В одном исследовании даже утверждается, что признание заслуг значит для сотрудников больше, чем деньги или подарки. Стоит лишь взглянуть на Пирамиду потребностей Маслоу как становится очевидно, что признание находится на одной ступени с достижениями, мастерством и уважением. Еще одним отличным способом создать у сотрудников ощущение, что их ценят, может стать система удержания кадров. «По мере роста экономики у работников появляется больше вариантов трудоустройства, и они могут покинуть компанию, в которой не чувствуют себя нужными, — предупреждает Бриттон. — Удержание кадров сейчас является главной проблемой компаний». Препятствия на пути к признанию И все же, несмотря на многочисленные положительные последствия признания заслуг, многие работодатели по-прежнему совершают промахи. «80% людей склонны переоценивать свои способности к руководству, — утверждает Хортон, — и если похвалят кого-нибудь пару раз, то думают, что этого достаточно. Но сотрудники ждут от них большего». Кроме того, согласно еще одному опросу OfficeTeam, 89% руководителей высшего звена уверены, что в их компаниях умеют ценить заслуги персонала. При этом 30% рядовых сотрудников очень низко оценивают своих работодателей, когда речь заходит о выражении признательности. Имеются и определенные факторы, способные затруднить регулярную оценку сотрудников, например нехватка средств или времени. «Многим руководителям попросту не удается найти время и силы на то, чтобы по достоинству оценить своих подчиненных», — говорит Ник Санчес, директор по персоналу в компании Namely. К тому же многие из них просто не видят смысла в подобной практике. «Главное препятствие в том, что признание заслуг не расценивают как инвестицию, — считает Стивен Фридмен, профессор Школы бизнеса им. Шулиха Йоркского университета в Торонто. — Вместо этого его считают дополнительной статьей расходов. Оно требует времени и сил, и, поскольку иногда мы слишком загружены, утомлены или недальновидны, то не можем разглядеть возможной выгоды». Как дать сотрудникам понять, что вы их цените 1. Чаще хвалите Если вы думаете, что для признания заслуг сотрудника достаточно похвалить его раз в год при подведении годовых итогов, значит, вы думаете неправильно. Оценивать нужно не только достижение цели, но и путь к ней. А это значит, что хвалить сотрудников следует регулярно, в том числе и в ходе выполнения проекта, а не только после его окончания. Что еще нужно учесть? Подходящее время. «Время решает все, — говорит Джошуа Клапоу, доктор наук, старший научный сотрудник, изучающий проблемы поведения, в ChipRewards Inc. — Похвала, опоздавшая на месяц-полтора, не даст нужного эффекта. В идеале давать оценку нужно как можно скорее после того, как работник продемонстрировал желаемое поведение». СОВЕТ. Сделайте похвалу частью вашей корпоративной культуры. Станете ли вы поощрять участников команды, ударяя в гонг, когда они добьются крупного успеха (такая тактика особенно популярна в отделах продаж), или будете выкладывать смешные гифки в общий чат, когда захотите кого-нибудь похвалить, — найдите необычный способ показать, что вы цените достижения своих коллег. Похвала коллег, равных по должности, особенно ценна (вероятность ее положительного влияния на финансовые результаты на 35,7% выше, чем у похвалы руководителя), и для вас такое поощрение не станет тяжкой ношей. 2. Хвалите конкретные действия Информация к размышлению: похвала — это форма обратной связи. А лучшая обратная связь всегда конкретна. Особенно хорошо это показало исследование, проведенное среди шестиклассников. Когда ученикам давали конкретные отзывы в виде письменных комментариев, они стали учиться гораздо старательнее, чем когда видели только общую сумму баллов. «Общая похвала за несколько хорошо выполненных задач не повредит, но и не повлияет на поведение, — говорит Клапоу. — Лучше хвалите конкретное действие или последовательность действий, чтобы сотрудник понимал, в чем именно он отличился». Кроме того, если вы не будете забывать хвалить коллег за конкретные поступки и достижения, вы начнете делать это более регулярно. 3. Научитесь понимать своих сотрудников У каждого из ваших сотрудников есть свои сильные стороны, стиль общения, потребности и предпочтения. Поэтому важно помнить, что не всем подходит один и тот же способ признания заслуг. «Например, не всем нравится публичное одобрение, так что важно уважать индивидуальные особенности каждого человека», — утверждает Санчес. Можно также использовать различные способы одобрения для разных заслуг. «Одни программы можно использовать для оценки промежуточных успехов, а другие — для серьезных достижений, — говорит Хортон. — Обдумывая различные способы выражения признательности, руководитель всегда сможет найти тот способ, который придется по вкусу его сотрудникам». Кроме того, так можно гарантировать, что форма признания будет соответствовать масштабам заслуги. «Если наградить человека какой-нибудь мелочью за значительное достижение, это может быть расценено как пощечина», — добавляет Бриттон. СОВЕТ. Санчес рекомендует опросить самих сотрудников. «Если у вас много подчиненных, опрос поможет выяснить, какой вид обратной связи они предпочитают». Даже несколько простых вопросов позволят вам быстро выбрать наилучший способ поблагодарить своих сотрудников, не вызывая у них чувство неловкости. 4. Хвалите лично «В Гарварде проводили одно исследование на протяжении 75 лет. Его результаты показали, что личная удовлетворенность приводит к формированию значимых отношений, — говорит Хортон. — Руководители, умеющие хвалить сотрудников, налаживают с ними прочные связи, укрепляют доверие и делают компанию более комфортным местом для работы». «Вдохновляющее воздействие похвалы напрямую связано с личным общением, — добавляет Клапоу. — Формальное письмо даст гораздо меньший эффект, чем письмо, написанное от руки. Высказанная вслух благодарность произведет более сильное впечатление, чем электронное письмо. И ничто не сравнится с искренней личной похвалой». Кроме того, если вы станете хвалить подчиненных лично, это не позволит вам превратить выражение признательности в пустую формальность. «Если похвала выносится автоматически (например, сотрудник получает электронное письмо за каждый верный шаг), она лишается своей вдохновляющей силы», — объясняет Клапоу. Вам кажется, что это займет слишком много времени? Если генеральный директор Belfor находит время, чтобы отправить личную поздравительную открытку на день рождения каждому из 7000 своих сотрудников, то и вы, вероятно, сумеете лично поблагодарить участников своей команды, когда они заслужат похвалу. 5. Составьте план Признание заслуг сотрудников должно быть добавлено в список приоритетов любого руководителя. Но его бывает трудно применять в больших масштабах. «Самый мощный инструмент — это личная, искренняя признательность, выраженная в беседе с глазу на глаз. Но масштабировать такой инструмент невозможно. Руководитель физически не может выделить нужное количество времени, чтобы лично поблагодарить каждого сотрудника за каждое его достижение, а иначе встанет работа всей компании», — говорит Клапоу. Поэтому так важно внедрить программы признания заслуг. «Учтите, что практика выражения признательности должна внедряться на всех уровнях организации, и использовать ее должно не только высшее руководство. Во-первых, это поможет давать обратную связь большему числу сотрудников. А во-вторых, это покажет людям, что их действия оценивают руководители всех уровней», — объясняет Клапоу. Используя похвалу в качестве основы для корпоративной культуры и свой авторитет руководителя, вы сможете сделать процесс признания заслуг более предсказуемым. И более результативным. СОВЕТ. Не знаете, с чего начать? Попробуйте начинать каждое совещание с пятиминутки признания достижений. Поскольку такие мероприятия проводятся регулярно, у вас будет время публично поблагодарить членов команды за их заслуги и успехи. «Если вы собираетесь раз в неделю или раз в день, пусть это будет первая тема для обсуждения, — советует Джордж Ратман, генеральный директор Alternative Board Atlanta Central и узнать тарифы Rathman Consulting and Coaching Inc. — Вы даже не представляете, как сильно двухминутное выражение благодарности на ежедневной десятиминутной летучке повышает мотивацию и эффективность». Подведем итоги: как сделать счастливыми сотрудников Хотя руководители и знают о потребности своих сотрудников в одобрении, многие не дают адекватной оценки достижениям членов команды. Когда вы заняты по горло, трудно выкроить время, чтобы похлопать по спине каждого, кто это заслужил. Но если вы хотите снизить текучку кадров и повысить заинтересованность в работе, вам придется перевести похвалу в категорию приоритетов. Подводя итоги, мы можем сказать, что эффективная похвала должна быть: частой; относящейся к конкретному действию; очень личной Умение понять своих подчиненных и создание предсказуемых схем одобрения поможет вам соблюсти эти условия и хвалить свою команду так, чтобы все ее участники почувствовали себя ценными, а значит, и более удовлетворенными сотрудниками. Об авторе. Кэт Бугард (@kat_boogaard) — писательница со Среднего Запада, круг интересов которой включает в себя такие темы, как карьера, самостоятельное развитие и жизнь фрилансера. Она пишет материалы для Inc. и Muse, является специалистом по вопросам карьеры Everygirl. Ее статьи можно найти на множестве сайтов в интернете.
Руководство по разрешению рабочих конфликтов
Далеко не все высокоэффективные команды состоят из людей, которые всегда находят общий язык. «Там, где все думают одинаково, никто особенно и не думает» (Уолтер Липпман) Командная работа — дело сложное, и быть хорошим руководителем вовсе не означает создавать в офисе видимость безмятежности, чтобы сотрудникам приходилось больше усилий прикладывать не к выполнению работы, а к сохранению мира. Подумайте о соперничестве между отделами или о конкуренции между успешными торговыми представителями. Но как сделать так, чтобы конфликты приносили пользу? Нужно уметь распознать момент, когда здоровое напряжение в коллективе сменяется разрушительным, и предотвратить развитие в вашей компании токсичной атмосферы. Какие существуют методы разрешения конфликтов? И как сформировать рабочую среду, в которой конфликты способствовали бы развитию и новым достижениям? Обратимся к неустаревающей мудрости одного из великих правителей древности, Марка Аврелия. Кто такой Марк Аврелий? Возможно, один из величайших правителей в истории, Марк Аврелий воплощал в себе черты идеального лидера. Правил он в период с 161 г. по 180 г. нашей эры, и вы могли запомнить его как старого мудрого римского императора из фильма «Гладиатор». Марку Аврелию часто приходилось сталкиваться с конфликтами. В последние годы правления ему приходилось противостоять растущей угрозе со стороны германских племен. Также ему пришлось смириться с личным убеждением, что его единственный выживший сын, Коммод, — недостойный преемник. В этот период он написал книгу «Рассуждения о самом себе». Сейчас она считается одним из известнейших философских трудов и представляет собой сборник афористических мыслей Аврелия и переосмысление идей стоицизма. Стоицизм призывает принять то, что не поддается вашему контролю, и управлять своими чувствами. В случае конфликта стоики действуют рассудительно и логично, обходясь без эмоциональных срывов. Победа в споре не имеет смысла — важны лишь добродетели ума и добродетели характера. Такой подход вовсе не означает, что раз чужие слова не имеют значения, значит можно позволить людям говорить о вас все, что заблагорассудится. На самом деле важно различать, что имеет для вас значение, а что — нет, чтобы не позволять мимолетным проблемам отвлекать вас от самосовершенствования и созидательного труда. Эгоистичные помыслы, политические игры, офисный этикет, «здесь так принято» — это то, что стоики стремятся не впускать в свою жизнь. Разрешайте конфликты как стоик Как же применить рекомендации по разрешению рабочих конфликтов двухтысячелетней давности к современным условиям? Улаживание конфликтов — это задача, которая ставит в тупик многих руководителей. А некоторые из них даже стремятся избежать ее любой ценой. Как выяснилось, 85% руководителей обеспокоены проблемами в компании, но боятся поднять эту тему, чтобы не ввязаться в конфликт. Но это неизбежный элемент рабочего процесса. В «Рассуждениях о самом себе» Марка Аврелия можно найти мудрые советы, подходящие для современных руководителей, которые хотят разработать стратегию использования конфликтов во благо компании. Конфликт неизбежен Начинай каждый день с того, что говори себе: «Сегодня я встречусь с противодействием, неблагодарностью, дерзостью, предательством, злобой и себялюбием — и все они будут вызваны невежеством обидчиков, их неумением отличать добро от зла». Рабочие конфликты не всегда возникают из-за сложных человеческих характеров. Но иногда причина заключается именно в этом. Эгоизм, предубеждения и офисные политические игры — неотъемлемая часть корпоративной жизни. Нравится вам это или нет, но всегда найдутся люди, которые поставят вам подножку просто потому, что это принесет им хоть какую-то выгоду. С самого начала будьте готовы столкнуться с противодействием. Когда оно произойдет, это возмутит вас гораздо меньше, чем могло бы. Будьте уверены, что коллеги станут сомневаться в правильности ваших решений, тратить понапрасну ваше время и злоупотреблять вашей готовностью прийти на помощь. Ожидая именно такого поведения, вы сможете подготовиться, заранее подумать о том, как избежать напрасной траты времени из-за ненужных задач и дискуссий, и как обосновать свои решения, если кто-нибудь в них усомнится. А если дела пойдут лучше, чем вы ожидали, вы будете приятно удивлены. И это пройдет Человек живёт только в настоящее мгновение. Всё остальное или прошло уже, или, неизвестно, будет ли. Одна из фундаментальных основ философии Марка Аврелия сводится к тому, что в безграничной вселенной ничто не длится долго. Или, как сказал другой философ, «Жизнь мимолетна». Эта идея не должна вгонять вас в депрессию, а напротив — дарить чувство свободы. Зачем тратить ценное время и силы, расстраиваясь из-за вещей, которые на самом деле не имеют значения? Если директор по маркетингу раскритиковал вашу идею, в масштабах мироздания это ничего не значит. Даже если сейчас вам кажется, будто своей критикой он перечеркнул весь ваш творческий путь, постарайтесь не зацикливаться на этом. Переживания из-за конфликтов ухудшают ситуацию Если вас раздражает некий предмет, то виноват в этом не он сам, а ваше суждение о нём. И в ваших силах изменить это суждение. Злость делает только хуже. Если вас задели слова коллеги, сказанные на совещании, постарайтесь поскорее выбросить их из головы, а иначе ваше раздражение будет становиться все сильнее. То, что могло быть едва заметным сигналом на вашем радаре, неожиданно становится вспышкой, поглощающей все ваше внимание, и вы снова и снова переживаете этот болезненный момент. А потом внезапно обнаружится, что ваша работа не сдвинулась с места, потому что вы были слишком заняты пережевыванием конфликта... или хуже того — жалобами. Злость причиняет боль лишь одному человеку: вам. Чье мнение важнее? Если бы ты ведал, из какого источника текут людские суждения и интересы, то перестал бы домогаться одобрения и похвалы людей. Кого волнует, если Женя из дизайнерского отдела считает, будто ваши эскизы выглядят так, словно вы застряли в 1995 году? Ну и что, если Павел из отдела маркетинга считает ваши идеи пустыми, а Лариса раз за разом отметает тексты, которые вы ей предлагаете? В конце концов отчитываться вам приходится перед другими людьми. Ну и какая разница, что думают остальные? Черпайте уверенность в том, что вас ценит начальство — именно те люди, чье мнение действительно важно. Критика — не повод для конфликта Если кто меня оскорбил — это его дело, такова его наклонность, таков его нрав; у меня свой нрав, такой, какой мне дан от природы, и я останусь в своих поступках верен своей природе. Не создавайте конфликт из-за того, что вас раскритиковали. Никто не идеален, и ничья работа не совершенна. Честный взгляд на самого себя — важнейший фактор саморазвития, и поэтому стоит приветствовать любую обратную связь от коллег. Не беспокойтесь о своем несовершенстве и не поддавайтесь сомнениям в собственном профессионализме; лучше воспользуйтесь возможностью признать ошибку и исправить ее. Старайтесь извлекать пользу из критики. Конфликты возникают, когда людям не все равно Люди рождены, чтобы помогать друг другу, как рука помогает руке, нога ноге и верхняя челюсть нижней. Какими людьми вы хотели бы управлять: равнодушными, готовыми во всем с вами согласиться? Или теми, кто страстно отстаивает свою точку зрения? Эффективная командная игра подразумевает выявление процессов и идей, которые можно изменить к лучшему. Но мнение о том, что именно нужно считать недостатком, у каждого будет своим. Вы не можете не конфликтовать с некоторыми людьми, хотя бы потому, что каждый из вас отстаивает свою позицию. Финансисты всегда будут выступать за самое экономичное решение, в то время как маркетологи выберут самое результативное. И у каждой группы есть свои резоны: экономичность важна не менее, чем оптимальный результат. Другие люди не соглашаются с вами вовсе не потому, что им не нравитесь вы лично, или потому что они слишком любят спорить, или потому что не правы. Они просто делают свою работу. Лучшее, что можно сделать для своей команды, это выявить причины этого внутреннего напряжения. Направить его в правильное русло. Вывести на поверхность, чтобы люди понимали, с какой стороны следует ждать возражений и в чем их причина. И в следующий раз, придя на совещание, вы сможете сказать: «Конечно, Леша будет выступать за самый быстрый вариант, пусть даже самый затратный, потому что для него самое важное — успеть к дедлайну». Тем самым вы напомните команде, что суть всех ваших споров сводится к поиску наилучшего решения. Конфликты способствуют новаторству Надо покорять умом то, что нельзя одолеть силой. Если конфликт с сослуживцем действительно становится препятствием и не позволяет вам добиться того, к чему вы стремитесь, ищите обходной путь! Воспользуйтесь возможностью применить творческий подход к решению проблемы. Адаптируйтесь. Извлекайте пользу из конфликтов Чтобы успешно помогать команде разрешать рабочие конфликты, прежде всего пересмотрите свой подход к управлению. Ваши подчиненные должны знать, что в случае конфликта вы всегда готовы их выслушать и прийти на помощь. Им не нужно скрывать от вас происходящее или пытаться разрешить ситуацию без вашей поддержки. [staffpicks] Для начала не пытайтесь оградить команду от конфликтов и разногласий. Не скрывайте от них обсуждения и дебаты, которые ведутся на уровне руководства, особенно если их исход должен повлиять на всех сотрудников. Просто объясните, как различные взгляды влияют на принятие новых решений. В повседневной работе поощряйте инакомыслящих и тех, кто задает вопросы. Продемонстрируйте команде, что выражение несогласия вовсе не означает, что вас сочтут плохим командным игроком или конфликтным человеком. Старайтесь направлять конфликт в конструктивное русло, чтобы он привел к появлению новых идей и результатов. Источники: RyanHoliday.net, Harvard Business Review, 99u.com, daringtolivefully.com, wikipedia.org, philosophybasics.com, TED Blog
На исходной позиции: что нужно, чтобы стать руководителем проектов
Сегодня профессия руководителя проекта — одна из самых востребованных как на российском, так и на зарубежном рынке труда. И, конечно, всех новичков в этом непростом деле волнует множество вопросов. Что нужно сделать, чтобы стать руководителем проектов? Требуется ли для этого высшее образование? Что первично — теория или практика? Можно ли стать руководителем проекта без опыта работы? Чтобы развеять сомнения и ответить на все эти вопросы, мы встретились с Юлией Бажановой, PMP, руководителем проектного офиса и главным редактором сообщества Управление-проектами.РУ. В цикле из трех статей Юлия рассказывает о том, как стать успешным руководителем проектов и что для это нужно. Очень хочется, чтобы можно было сказать "нужно прочитать вот эти 2 книги и сходить вот на этот курс, и все— вы готовый руководитель проекта". Но, к сожалению, настолько простого рецепта нет. Поэтому в первой из трех статей мы поговорим о том, что нужно для того, чтобы стать руководителем проектов. Главное — мотивация! Первый вопрос, который вам нужно себе задать: а какова моя мотивация? Профессия руководителя проекта — достаточно молодая, и не все понимают, что за ней стоит. Многим кажется, что "это работа, где все делают другие, а ты просто раздаешь указания", "руководителям проектов много платят", "это модно и современно", "быстрый карьерный рост в проектном управлении обеспечен" и так далее. Однако это не совсем так. Хороший разработчик зарабатывает больше руководителя проекта. Покомандовать в современных матричных структурах не получится, а модность и современность профессии не означает, что вам будет комфортно в этой роли. Так почему же вы хотите стать руководителем проектов? В качестве примера хорошей мотивации можно привести следующее — вы хотите создавать что-то новое, делать то, чего в этой (или другой) компании до вас еще никто не делал, вести людей за собой и делать так, чтобы их глаза также горели идеей, как ваши и так далее. Если это про вас— идем дальше! "Проектный" склад ума Второе, что стоит сделать — это проанализировать свой предыдущий опыт, чтобы понять, действительно ли вам стоит попробовать себя в профессии руководителя проекта. Вам скучно сидеть на одном месте или вы с удовольствием делаете одно и то же, постоянно совершенствуясь? Вы любите и умеете организовывать работу других людей, или вам проще следовать определенным регламентам, разработанным другими? Для вас важно видеть конкретный результат своей работы или правильный и отлаженный процесс со всеми его нюансами? Стресс или серьезный сбой какого-то рабочего процесса заставляет вас мобилизоваться? Либо в такой ситуации вам некомфортно, и все, чего вам хочется, чтобы все как можно скорее вернулось на исходные позиции? Чтобы ответить на приведенные выше вопросы, например, вспомните институт— вы были или хотели быть старостой или хоть раз организовывали мероприятие для группы? Вы хоть раз брали на работе инициативу по организации, например, экологического пикника или внедрения новой практики? Важно понимать, что "процессный" склад ума — это не плохо, но в проектной деятельности вам будет некомфортно от постоянного стресса и ежедневных изменений. Если динамично меняющаяся среда вокруг— это ваше, то однозначно стоит попробовать! Знание основ управления проектами в вашей отрасли Если с мотивацией и проектным складом ума все в порядке, стоит погрузиться чуть глубже, и ознакомиться с самыми основами управления проектами. Для этого необязательно идти на какие-то курсы. Можно послушать несколько вебинаров и почитать тематические ресурсы по управлению проектами, при желании— изучить стандарт PMI или IPMA. На выходе должно быть понимание: Что же такое проект и в чем состоят его ограничения В чем заключается задача руководителя проекта и зачем он вообще нужен Что представляет собой жизненный цикл проекта в вашей отрасли, и что должно происходить на каждом его этапе Какие знания вам нужны, чтобы успешно управлять проектом на всех этапах Я не зря подчеркиваю важность понимания жизненного цикла в зависимости от отрасли. Например, в разработке программного обеспечения и в строительстве школы жизненный цикл проекта будет очень и разным. "Универсального" управления проектами не существует. Что бы не говорили стандарты, и ценность профессионала определяется не только его опытом в управлении проектами, но и опытом в конкретной отрасли. Именно поэтому высшее образование в управлении проектами — точно не самая необходимая вещь, которая нужна на старте. Опыт выполнения некоммерческого проекта Исключительно для того, чтобы потом не расстраиваться от неверно принятого решения — можно сделать псевдо-проект с применением всей изученной теории, чтобы попробовать применить изученную теорию на практике. Например, построить летний домик на участке. Или запустить жене, которая любит вышивать, интернет-магазин, в котором будут продаваться ее работы. Или даже организовать семейный отпуск, пройдя все проектные этапы, от инициации и планирования до завершения. Это позволит и потренироваться, и лучше понять "зачем это все". Если после всех перечисленных шагов вы поняли, что управление проектами — это "ваше", и что вам это интересно— в следующем посте мы цикла мы расскажем о том, как получить первые проекты и набрать портфолио. _________________________________ Автор статьи: Юлия Бажанова, PMP, руководитель проектного офиса, главный редактор Управление-проектами.РУ— некоммерческого сообщества людей, которые являются профессионалами в управлении проектами или только хотят этому научиться, а также профессионалов из смежных областей: управления продуктом, бизнес-анализа, тестирования, разработки и проч.
Этикет удаленной работы: одиннадцать правил
Если вы уже работаете с Wrike и интересуетесь «правилами хорошего тона» при взаимодействии с удаленными сотрудниками, мы готовы предложить одиннадцать законов этикета Wrike. Следование этим правилам упростит совместную работу и сделает ее намного приятнее для всех сотрудников, где бы они ни находились.
Может ли концепция лидерства как служения пойти на пользу вашему проекту?
Концепция лидерства как служения ставит во главу угла развитие и благополучие сотрудников. Ознакомьтесь с принципами лидерства как служения и узнайте, какую пользу оно может принести вашим проектам и вашей команде.
Управление выгодами: как не делать проекты зря?
Недавно у нас прошел вебинар с приглашенным экспертом — Дмитрием Ильенковым, Управляющим Партнером Project Management Club. Мы обсудили, что такое концепция управления выгодами проекта и как применить ее на практике. ЧТО ТАКОЕ ВЫГОДА ПРОЕКТА Это измеримое улучшение, достигнутое благодаря результату (продукту) проекта, воспринимаемое как преимущество одним или несколькими заинтересованными сторонами и способствующее достижению целей организации. Выгоды должны быть измеримы. Например, мы реализуем проект, чтобы улучшить свою репутацию в глазах клиента. Необходимо на старте задать метрики, по которым мы будем определять, что выгоды достигнуты. В противном случае непонятно, в какой момент эти выгоды достигнуты и какие нужно предпринимать действия, чтобы прийти к такому результату. Выгоды — это следствия достигнутых изменений, а не само изменение и для каждого они свои. Они являются связующим звеном между результатами проекта и стратегическими целями. КАКУЮ РОЛЬ ИГРАЮТ ВЫГОДЫ В УПРАВЛЕНИИ ПРОЕКТАМИ По определению PMBOK Guide, проект — временное предприятие, направленное на создание уникального продукта, услуги или результата. Многие помещают в центр модели качество, другие — риски. Но практически никогда не идет речь о выгодах проекта. Почему так происходит? Давайте приведем пример. После Олимпиады в Афинах остались заброшенные постройки. Не так много городов способны окупать уже существующие объекты даже несмотря на то, что государством выделяются значительные средства на их содержание. Рано или поздно они превращаются в руины. Безусловно, есть случаи, когда такие объекты переформатируются — это пример хорошего управления выгодами. Но это, скорее, исключение. В большинстве случаем мы имеем негативные последствия от достижения цели проекта. И как итог в данном примере, руины в центре города. Только 61% приоритетных проектов достигли заявленных стратегических выгод. На эти проекты выделяются лучшие ресурсы и ими руководят ТОП-менеджмент компаний. Больше трети этих проектов не достигли нужных целей. Согласно исследованию PMI, компании, зрелые в управлении выгодами, в 1.6 раз чаще достигают целей проекта. Организации, эффективные в управлении выгодами, теряют на 67% меньше выделенного бюджета. КАК ЭТО ВЛИЯЕТ НА ПРОЕКТНУЮ ГРУППУ Если мы не определили выгоды, мы не можем правильно сформулировать цели проекта. Прежде всего, нужно ответить на вопрос: “Зачем мы делаем этот проект?” Какие это вызывает проблемы? Мы не можем обосновать проект (тратится бюджет компании, нет ожидаемых результатов) Мы не можем мотивировать команду УСПЕШНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ВЫГОДАМИ: ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ Руководство Benefits Realization Management предлагает ряд принципов, соблюдение которых поможет компании прийти к зрелому управлению выгодами: Чистые выгоды — обоснование затраченных ресурсов. Это не просто дань моде или чье-то суждение, а подтвержденные факты. Мы инициируем проекты, исходя из выгод и целей компании. Запланированные выгоды зафиксированы в документах, авторизующих проект. Будет понятно, что делать после окончания проекта и мы сможем измерить результат. Реализация выгод тщательно планируется и управляется. Организация выделяет достаточно ресурсов и усилий для успешной реализации выгод. Давайте рассмотрим критические факторы успеха. Что они подразумевают? Есть явные роли и обязанности по управлению выгодами. Создана культура управления выгодами. Есть необходимый набор навыков. Гибкость. Управление рисками на всех уровнях. Внедрено отслеживание выгод. УПРАВЛЕНИЕ ВЫГОДАМИ: С ЧЕГО НАЧАТЬ По статистике только 1 из 3х компаний подтверждают высокую зрелость в управлении выгодами. Это происходит потому, что только 45% организаций определяют выгоды, 36% создают метрики, чтобы это сделать. Только 52% компаний отслеживают достижение выгод. Как можно начать управлять выгодами? Создайте культуру, открытую и эффективную для управления выгодами. Начните задавать правильные вопросы. В ходе таких дискуссий вы получите много пользы в ваших текущих проектах. Выгоды-результат-продукт. Думайте о том, что вы получите в ходе проекта, чтобы четко обосновать цели проекта. Найдите владельца выгод, который будет курировать проект и нести за него ответственность (спонсор проекта). Планируйте выгоды. Обосновывайте выгоды. Подтверждение целесообразности проектов нужно начинать именно с этого. Отслеживайте реализацию выгод. Начните работать эффективно не только ради результатов, но и пользы, которую они принесут вам, вашей компании и партнерам. Не забывайте про выгоды проекта, они вам точно помогут делать проекты не зря. Рекомендуемые ресурсы Исследования по Benefits Realization Management Исследование Pulse of the Profession Guide for Effective Benefits Management in Major Projects Benefits Realization Management Practice Guide Telegram-канал @pmclub
Пять примеров стратегии цифрового маркетинга
Уровень использования цифровых устройств постоянно растет, и поэтому очень важно донести информацию о своем бренде до клиентов, проводящих много времени в сети. Узнайте, как создать стратегию, шаблон или структуру цифрового маркетинга, и выясните его основные цели. А также ознакомьтесь с примерами нескольких наиболее успешных брендов!
Три главных навыка, необходимых менеджеру технических проектов
Управление техническими проектами — это отдельное развивающееся направление в сфере управления проектами. Есть ли у вас подходящие инструменты, чтобы идти в ногу со временем в мире, который с каждым днем становится все более цифровым? Узнайте о трех важнейших навыках, необходимых, чтобы добиться успеха в сфере управления техническими проектами.
Компания Citrix приобретает Wrike
Я рад поделиться важной новостью для нашей компании. Wrike присоединится к компании Citrix, чтобы открывать новые горизонты в развитии цифрового рабочего пространства. Сейчас для такого партнерства наступает самый подходящий момент, особенно если учесть изменения рынка в 2020 году, давно ожидаемый переход к «новой реальности» и стремительный рост спроса на решения для управления проектами. Почему именно Citrix? Миссия Citrix сводится к тому, чтобы расширять возможности сотрудников и помогать им выполнять качественную работу. Миссия Wrike также заключается в том, чтобы помочь вам работать с полной отдачей. Обе наши компании стремятся улучшить условия работы в будущем, и вместе мы сможем двигаться к общей цели гораздо быстрее. Вместе — лучше Став частью Citrix, мы сможем быстрее воплощать в жизнь нашу миссию. Wrike и Citrix создадут рабочее пространство будущего, позволяющее сотрудникам добиваться наилучших результатов. Citrix предлагает удобство работы благодаря унифицированному безопасному доступу к рабочим ресурсам. Wrike объединяет команды, данные и приложения на единой цифровой платформе. Сочетание возможностей унифицированной инфраструктуры рабочего пространства и управления проектами и совместной работой позволит организациям ускорить достижение бизнес-результатов, потому что их сотрудники смогут сосредоточиться на важной работе. Рыночные изменения События 2020 года навсегда изменили наши подходы к работе, и офисы, к которым мы привыкли, никогда уже не станут прежними. Широкое распространение дистанционной работы и переход к цифровым технологиям вынуждает организации поддерживать высокий уровень мотивации и продуктивности своих сотрудников. Это ведет к появлению новых проектов, связанных с цифровой трансформацией. Более того, организации обеспокоены проблемами эмоционального выгорания сотрудников. Чтобы успешно действовать в этой сфере, очень важно предоставить командам все необходимые инструменты для продуктивной работы, не зависящие от местоположения и контекста. Мы предлагаем более чем десятилетний опыт разработки инноваций в этой сфере, чтобы помочь упростить переход к новой реальности. Унифицированная инфраструктура рабочего пространства + Платформа управления проектами = Рабочее пространство будущего Если учесть новаторские инвестиции Wrike в технологии искусственного интеллекта, мы видим, что это партнерство ведущих инновационных компаний, продвигающих концепцию интеллектуальных возможностей и автоматизации, которая необходима для создания рабочего пространства будущего. Обе организации в последние несколько лет активно занимались инновационными разработками для ускорения цифровой трансформации. Ведущая компания в сфере технологий цифровых рабочих мест, Citrix предлагает комплексное решение, расширяющее возможности современного персонала. Но, объединив усилия с Wrike, Citrix сможет сделать свое предложение поистине всеобъемлющим и способным оптимизировать продуктивность по всем направлениям. Беспроигрышный сценарий для наших клиентов Сейчас наша компания вступает в новый этап своего развития, и я хочу выразить величайшую благодарность клиентам, которые поддерживали нас все это время. Эта новость должна обрадовать наших клиентов по нескольким причинам. Во-первых, став частью Citrix, мы сможем расширить возможности нашего продукта и ускорить реализацию плана разработки, чтобы создавать новые функции, которые помогут нашим клиентам получать больше отдачи от инвестиций в Wrike. Мы всегда прислушивались к мнениям наших пользователей и разрабатывали продукт, опираясь на их отзывы, а теперь сможем делать это быстрее и в более широком масштабе. Во-вторых, теперь мы сможем расширять возможности ИТ-отделов и сотрудничать с ними за счет создания многофункциональных рабочих процессов, подключения к различным системам организации и формирования единого цифрового рабочего пространства. Компания Wrike создала мощную базу бизнес-пользователей, а Citrix наладила тесные отношения с ИТ-клиентами, что позволит нам объединить обе экосистемы. Настало время для партнерства, позволяющего реализовать концепцию гибридного рабочего пространства. Совместное решение предлагает огромные преимущества как бизнес-пользователям, так и сотрудникам ИТ-отделов, которые поддерживают эту новую гибридную экосистему. Путь вперед Это партнерство также открывает большие перспективы для рынка в целом. Более десяти лет назад мы увидели благоприятную возможность в сфере управления проектами. Мы хотели взять инновационную идею, которая в основном интересовала лишь нескольких опытных сотрудников организации, и раскрыть ее потенциал для каждого специалиста, будь то технические специалисты или бизнес-пользователи. В рамках этого проекта мы создали категорию «Управление совместной работой», которая изменила подход к работе всех типов пользователей во всех подразделениях и в рамках всех сценариев использования. В прошлом году, когда мы помогали нашим клиентам перейти на удаленную работу, Wrike стал главным элементом цифрового рабочего пространства. Как выразился один из наших клиентов, «Wrike — это наш новый офис». Сейчас перед нами открывается еще более ценная возможность перевести предприятие на новый уровень, связав и автоматизировав его рабочие процессы для создания интеллектуального цифрового рабочего пространства. Этот очередной шаг на нашем пути обещает очень многое для всей экосистемы Wrike, и он стал возможным благодаря верности наших сотрудников, поддержке клиентов и убежденности инвесторов. Мы гордимся нашими успехами, которых достигли в сотрудничестве с Vista Equity Partners. Эта компания помогла нам ускорить наш рост и разработку инноваций, чтобы мы смогли продвигать нашу миссию и подготовиться к новой главе в нашей истории. Теперь, становясь партнером Citrix, мы хотим предлагать преимущества управления проектами и совместной работой уже не тысячам, а сотням тысяч организаций. Сейчас генеральные директора, ИТ-руководители, директора по маркетингу и начальники отделов кадров пытаются справиться со второй волной переходных процессов, которая настигнет нас в 2021 году, и все вокруг говорят о гибридном рабочем пространстве. 2020 год был для нас непростым, но он помог нам понять, что управление проектами и совместной работой имеет основополагающее значение для условий работы в будущем, будь то работа в офисе, удаленная работа или гибридный вариант. Вступая в 2021 год, мы готовы помочь рынку осуществить следующий переход и открыть рабочее пространство будущего сотням миллионов пользователей. Мы уже предвкушаем очередную волну инноваций, созданных в партнерстве с Citrix.
Во сколько нам обходятся бесплатные системы управления проектами
Как оказалось, бесплатные системы управления проектами могут обойтись вам в копеечку. Узнайте, почему бесплатные приложения и инструменты не способны сравниться с коммерческими и почему нужно вкладываться в системы управления проектами, которые вас не подведут.
Почему не работает управление изменениями и как это исправить
«Прогресс невозможен без изменений, а тот, кто не может изменить свою точку зрения, не может изменить ничего». (Джордж Бернард Шоу) Представьте: вам нужно найти новое решение для проведения онлайн-совещаний, чтобы можно было общаться со всеми участниками команды, находящимися в разных временных поясах. И вы начинаете искать инструмент, ориентируясь на три главных приоритета — стоимость, качество и простоту использования. После недели общения с поставщиками и уймы бесплатных демо-версий вы находите решение, которое укладывается в бюджет и отвечает всем запросам. Вы посещаете тренинг по новому инструменту, оцениваете его работоспособность и вполне удовлетворены результатом. «Теперь нужно только обучить команду, и моя работа сделана!» — думаете вы. .А вот и нет. Внедрение нового инструмента требует большого количества усилий и тщательного планирования. Если пытаться заставить пользоваться новшеством насильно, вы получите только сопротивление. Если дать команде возможность выбрать, пользоваться новым инструментом или нет, работать с ним начнут менее 30% сотрудников. А если инструментом пользуется только малая часть команды, с тем же успехом вы могли бы вообще его не покупать. В итоге участники вашей команды или вообще не применяют новый инструмент, или применяют, но их образ мыслей и привычки остаются прежними. Именно поэтому управление изменениями так часто заканчивается неудачей. В последние 40 лет многочисленные исследования показали, что проекты организационных изменений в компании заканчиваются провалом в 60–70% случаев. К несчастью, нет единого решения на все случаи внедрения новых инструментов. Нужно понять, что важно именно для вашей команды, и выяснить, какие приемы лучше всего использовать для внедрения. Что такое управление изменениями? Управление изменениями — это процесс консультирования и поддержки сотрудников, чтобы помочь им перейти на новые методы работы. Для этой задачи требуются не только терпение и упорство, но также правильная мотивация и прозрачность. Конечная цель — не просто внедрить новый продукт или изменить корпоративную культуру, но приучить команду к более эффективному способу мышления, добиться, чтобы люди поняли и поддержали цель перехода на новую систему. Почему не работает управление изменениями? Есть несколько мнений о том, почему управление изменениями вызывает столько затруднений. В книге «Тихое лидерство», посвященной трансформации лидерства на рабочем месте, Дэвид Рок утверждает, что отсутствие успехов в управлении изменениями объясняется нашим образом мыслей и действий. «Если приказать людям измениться, а затем объяснить, как именно это нужно сделать, это вызовет мгновенную цепную реакцию префронтальной коры и миндалевидного тела в мозгу. И чем упорнее вы будете доказывать, что вы правы, а ваш собеседник — нет, тем сильнее будет отторжение. Мозг будет стараться защитить себя от угрозы», — пишет Дэвид Рок. Согласно другой точке зрения, главная проблема с переходом на новые инструменты заложена в управлении и лидерстве в команде. Джерри Манас опубликовал в своем блоге материал из 10 частей, посвященный осуществлению организационных изменений на рабочем месте. По словам Манаса, «внедрение инструмента или процесса никого не заинтересует, если только это не поможет людям делать их работу. А если прямой помощи не будет (а ее зачастую нет), тогда нужно придумать мощную мотивацию или насущную необходимость и попросить людей помочь разобраться с ней». И хотя есть множество процессов, из которых можно выбрать подходящий, многие из них игнорируют сложность человеческого поведения. Люди чувствуют себя спокойно и уверенно, когда действуют по привычке. Неприятие перемен возникает из-за того, что перемена часто означает нечто неизвестное, потерю стабильности, и разрушает привычную схему поведения. Если взглянуть на это с точки зрения психологии, мы плохо понимаем, что на самом деле вынуждает нас меняться. Многие процессы управления изменениями основываются на концепции, разработанной знаменитым психологом-бихевиористом 50-х годов Б. Ф. Скиннером. Согласно его теории, хорошее поведение следует вознаграждать, а плохое — корректировать. Его причинно-следственная модель основана исключительно на идее, что сознание не имеет отношения к пониманию человеческого поведения, а лучший способ понять поведение — это взглянуть на действие и его последствия (так называемое «оперантное обусловливание»). И хотя подобная мотивация подходит для понимания, что хорошо и что плохо, а также для достижения заданных квартальных показателей продаж, в долгосрочной перспективе изменений она не дает положительного эффекта. Применение модели оперантного обусловливания Скиннера в долгосрочном режиме может даже ухудшить настрой, вытеснив идеалы и социальную мотивацию. Проблема внешних поощрений состоит в том, что они могут подавлять внутреннюю мотивацию и ценности и в конечном итоге негативно повлиять на поведение и продуктивность. Что нужно сделать, чтобы управление изменениями заработало? Если целую команду сразила «усталость от перемен» из-за бесконечного освоения новых технологий и попыток привыкнуть к новым нормам, важно понять, что можно сделать, чтобы улучшить сам процесс управления переменами. Сегодня для перехода к новой системе требуется нечто большее, чем просто презентация и тренинг. Важно не забывать и про человеческую сторону изменений. Нужно понимать, что кое-кто будет против перемен, и быть к этому готовым. Оцените готовность. Готова ли ваша команда к изменениям? Удачно ли выбран момент? Проведите краткое собрание, чтобы рассказать о своей идее и выслушать мнение участников команды. Оценив загруженность и график работы сотрудников, вы сможете установить подходящее время для внедрения изменений. Будьте открыты. С самого начала объясните своей команде причины, которые побудили вас перейти на новую систему работы. Сообщайте им о ходе оценки инструментов — что вы ищете и насколько тщательно ведете отбор. Это поможет им понять причину изменений и, будем надеяться, привлечет их на вашу сторону. Как утверждает Джерри Манас, «важно выявить все их опасения и в идеале постараться дать им понять, что вы сможете удовлетворить их потребности, если они помогут удовлетворить ваши». Рассеивайте опасения. После объявления о грядущих изменениях выделите время в течение рабочего дня или организуйте отдельный чат, где сотрудники смогут высказать вслух свои опасения и обсудить возможные трудности. Это не только поможет им почувствовать себя участниками процесса, но и позволит вам увидеть проблему с другого ракурса и решить ее прежде, чем она успеет разрастись. Измеряйте успех. Как узнать, был ли переход успешным? Взгляните на эту систему подсчета баллов, разработанную сотрудниками Harvard Business Review, которая поможет вам определить успешность проекта. С помощью системы DICE компании могут определить успешность своих программ, попросив руководителей подсчитать баллы по каждому из четырех факторов, составляющих аббревиатуру DICE: duration, integrity, commitment, effort (длительность, цельность, заинтересованность, усилия). Постоянно проводите оценку. Оценка не заканчивается, как только вы выберете систему или поставите свою подпись в DocuSign. Проверка, проводимая раз в месяц или в две недели вместе со своей командой, — это хороший способ поддержать ход работ и получить максимальную пользу от нового инструмента. Кроме того, это поможет не прекращать пользоваться новым инструментом и собирать отзывы о новых процессах. Действуйте уверенно Как вы уже знаете, внедрение изменений редко бывает простым процессом. Если учесть человеческий фактор управления изменениями и понимать, что их редко встречают одобрением, вы будете лучше готовы к выполнению этой задачи. Мы определили семь самых популярных типов личности, которые могут вам встретиться при переходе к Wrike или к другой новой системе. С нашими рекомендациями вы сможете успешно управлять изменениями с учетом особенностей этих личностей, а также поможете им обрести уверенность. Скачать бесплатную электронную книгу можно здесь.
Статистические данные о мотивации сотрудников на начало 2020 года
Высокий уровень мотивации сотрудников очень важен для достижения высоких показателей производительности и доходности. Когда вы будете воплощать в жизнь свои стратегии на 2020 год, обязательно учитывайте этот фактор. В этой статье мы приводим любопытные статистические данные из нашей электронной книги о мотивации и продуктивности сотрудников, работающих в компаниях разного размера и отличающихся гендерной принадлежностью, занимаемыми должностями, темпераментами и т. д.
Три последствия влияния глобализации на сферу услуг в 2020 году
В двадцать первом веке из-за застоя в сфере традиционной торговли и управления финансами одним из главнейших факторов роста компаний во всем мире стала цифровая трансформация. В этой статье мы рассматриваем три основных последствия глобализации услуг и даем рекомендации по подготовке к новым трендам глобализации в 2020 году.