В 2009 году компания Apple выпустила знаменитую рекламу iPhone 3G со слоганом «Для этого есть приложение». Хотите ли вы узнать высоту снежного покрова, подсчитать калории в своем обеде или найти припаркованную машину, для этого найдется специальное приложение.
Эта фраза идеально описывает работу продвинутого отдела маркетинга. Хотите отправить электронное письмо? Провести рекламную кампанию? Поболтать с коллегой? Для всего найдется свое приложение.
В теории это звучит прекрасно: маркетинговое софт для всего, что только можно себе представить! Но на практике все немного иначе.
Компания Buffer, выпускающая одноименную платформу для управления аккаунтами в социальных сетях, недавно опубликовала статью под названием «Инструментарий маркетолога: шестьдесят маркетинговых приложений, используемых в компании Buffer». Да, именно шестьдесят. От такого количества голова идет кругом.
По данным опроса об уровне операционной эффективности, проведенного компанией Wrike в 2018 году, и руководители, и рядовые сотрудники называют использование слишком большого числа систем основной причиной, по которой их командам не удается наладить работу.
Важная информация оказывается разделенной на части или недоступной, потому что разные программы не взаимодействуют друг с другом. Данные теряются, и из-за этого выполняется двойная работа. Сотрудники тратят драгоценное время, переходя из программы в программу и копируя тексты из одного окна в другое, выполняя чисто механические, отупляющие действия.
Чтобы лучше организовать проекты и задачи, многие маркетинговые руководители задумываются о внедрении системы управления проектами. Но такая система не должна оказаться навязанным команде очередным инструментом.
Лучшие системы для управления проектами обеспечивают централизованное хранение информации и упрощают работу во всех имеющихся системах. Давайте рассмотрим пять инструментов, которые стоит синхронизировать с платформой управления проектами, чтобы уменьшить несогласованность действий в отделе маркетинга, сократить затраты времени на переключение между программами и оптимизировать рабочие процессы.
1. Gmail
Несмотря на широкую популярность чатов и социальных сетей, электронная почта остается самым распространенным средством связи. Gmail, чья доля на американском рынке сервисов электронной почты составляет 53%, насчитывает один миллиард активных пользователей в мире, и с каждым годом это число увеличивается на десятки миллионов.
Но поиск нужной информации в ветках электронной переписки, сбор отзывов от множества заинтересованных лиц и обработка поступающих по электронной почте срочных запросов отнимают слишком много времени.
Такие возможности системы управления проектами, как динамические формы запросов, @упоминания и комментарии в реальном времени, а также функция согласования дают маркетологам более эффективный способ выполнения проектов и запросов. Но, поскольку электронной почтой пользуется половина населения Земли, без почтового ящика никак не обойтись.
Вместо того чтобы вынуждать пользователей работать в двух разных программах, ведущие платформы управления проектами автоматически рассылают почтовые уведомления об обновлении важных задач. Некоторые платформы даже предлагают дополнение для Gmail, чтобы пользователи могли работать с задачами в системе управления проектами, не выходя из почтового ящика.
Вы сможете не только просматривать и изменять задачи, связанные с почтовыми уведомлениями, в Gmail, но и создавать задачи из ветвей электронной переписки и вложенных файлов!
2. Adobe Creative Suite
Adobe Creative Suite — возможно самый важный инструмент в творческом арсенале маркетолога. Возьмите хоть Photoshop, хоть Premiere Pro — ваши сотрудники буквально не вылезают из этих программ. Но каждый раз, когда им приходится перейти в другое приложение, чтобы ответить на электронное письмо, загрузить файл или обновить данные в электронной таблице, это портит им весь творческий настрой.
По данным опроса iStock, проведенного среди 400 творческих специалистов из США и Великобритании, около 25% из них уделяют творческой работе не более двух часов в день. Не допустите, чтобы это случилось и с вашей командой!
Выбирайте систему управления проектами, которая интегрируется с Adobe Creative Cloud®. Это позволит творческим специалистам и маркетологам просматривать брифы, оставлять комментарии, загружать документы и выполнять многие другие действия непосредственно в Photoshop, Premiere Pro, InDesign и Illustrator. Когда сотрудникам не приходится выходить из любимых программ, они остаются более сосредоточенными и быстрее выполняют работу.
Пример из практики. Секунды, которые вы тратите на переход из одного окна в другое, экспорт файлов и выполнение других рутинных задач, складываются в часы, если в месяц вам приходится выполнять около 400 запросов. Творческой группе из компании OSF HealthCare с большим трудом удавалось удерживаться на плаву, пока они не узнали о расширении Wrike для Adobe Creative Cloud®.
«Это просто замечательно, — говорит Хейди Уэсслер, графический координатор из компании OSF. — Я захожу из InDesign в расширение Wrike, смотрю, какие изменения нужно внести, а затем загружаю новый вариант для согласования, и повторяю этот процесс, пока мы не получим окончательную версию. Мне больше не приходится менять настройки PDF, делать экспорт, писать письмо по электронной почте, прикреплять к нему файл и нажимать "Отправить". Достаточно нажать кнопку "Добавить" прямо из InDesign, и все уже готово».
3. Dropbox (или другие инструменты для хранения файлов)
Сколько раз вам приходилось искать финальный файл и в итоге обнаруживать, что их не один, а пять? Немногие задачи способны вызвать у маркетолога такую головную боль, как управление файлами.
Использование инструмента для хранения файлов, например Dropbox, — это шаг в правильном направлении. Но организовать все нужные материалы и позаботиться, чтобы участники команды всегда могли найти финальную версию, не так-то просто. Еще одна проблема — рассылка материалов заказчикам: сначала вам нужно найти правильный «окончательный» файл, а затем написать длинное электронное письмо с перечислением внесенных исправлений.
Возможность переносить файлы из Dropbox в систему управления проектами делает жизнь проще. Во-первых, маркетологам не приходится разыскивать в Dropbox нужный файл. Стоит только прикрепить его к задаче, и каждый из гостевых пользователей сможет без проблем его найти.
А во-вторых, это избавляет от сложностей с управлением версиями. Самый свежий файл всегда отображается на самом видном месте — в центре. И, наконец, все документы воспринимаются в контексте, поскольку любой маркетолог может просмотреть более ранние комментарии к задаче и отследить изменения файла.
4. Slack
Каких-то тридцать лет назад работникам приходилось идти к коллегам, чтобы задать вопрос. Сегодня мы пишем им в чат.
Slack — одно из самых популярных приложений для чатов в сфере высоких технологий, и в среднем у каждого пользователя оно остается включенным в течение 10 часов на протяжении рабочего дня. Главное его достоинство — экономия времени и сил при обмене идеями и получении ответов на вопросы.
Но проблемы возникают, когда запросы и сведения о проектах теряются среди цепочек кратких сообщений на отвлеченные темы. Чем рыться в старых обсуждениях или пытаться вспомнить упомянутые в разговоре идеи или запросы, выберите платформу управления проектами с возможностью общения в Slack.
Благодаря этой функции пользователь может заполнить короткую форму и создать задачу в системе управления проектами непосредственно из Slack. Некоторые системы также отправляют уведомления о проектах в реальном времени прямо в Slack, где пользователь может просмотреть сведения о задаче в окне чата.
Пример из практики. За каких-то два года скромная команда маркетологов компании Unbounce, изначально состоявшая из восьми человек, увеличилась втрое. Чтобы помочь им справляться с увеличивающимися объемами работы и наладить взаимодействие в растущей команде, руководители Unbounce решили внедрить Wrike.
«Нам очень нравится интеграция со Slack! — говорит Челси Шольц, менеджер по маркетингу и продвижению брендов из компании Unbounce. — У меня большая команда, и иногда мне приходится весь день бегать с одного совещания на другое, так что даже в Wrike зайти не удается. И очень удобно, что я могу быстро открыть непрочитанные сообщения в Slack и увидеть, что Таня закончила эту задачу, Ребекка делает ту, а через пять дней мне пришлют творческое задание».
5. Marketo
Одна маркетинговая кампания включает в себя множество элементов — от электронных книг и сообщений до реклам и целевых страниц. И чтобы запустить ее, потребуются объединенные усилия «семи нянек».
Отправка участникам проекта тестовых электронных сообщений и ссылок на целевую страницу — тот еще геморрой. А постоянные переключения между ветками переписки с результатами проверок и платформой автоматизации маркетинга — и того хуже.
Но что если бы вы могли быстро сохранять и легко отправлять электронные сообщения, формы и целевые страницы множеству участников одновременно? Эффективная платформа для управления проектами позволяет и это!
Благодаря простому расширению для Chrome маркетолог может сделать снимок любой страницы в Marketo и сразу же создать задачу с запросом на согласование. Все комментарии и правки можно будет внести непосредственно в системе управления проектами.
Когда вы вернетесь к электронному сообщению или целевой странице в Marketo, расширение напомнит вам о задаче, связанной с этой страницей. Простой щелчок мыши позволит вам перейти к этой задаче на платформе управления проектами, где вы сможете сделать все необходимые исправления.
Для этого есть интеграция
Чрезмерное количество маркетинговых инструментов — это палка о двух концах. Хотя использование специализированных современных систем дает маркетологам конкурентное преимущество, больше — не значит лучше.
Когда информация теряется, и сотрудник тратит больше времени на переход из одного окна в другое, чем на выполнение задач, от этого страдает и качество работы, и ее продуктивность. Не позволяйте участникам своей маркетинговой команды превратиться в рабов технологий!
Выбирайте такую систему управления проектами, которая поможет устранить разобщенность и будет прекрасно работать со всеми программами, используемыми в вашей команде. Сделайте централизованное хранение информации и оптимизацию рабочих процессов своим приоритетом, и продуктивность вашей команды начнет расти на глазах!
Интеграция с Gmail, Slack, Adobe Creative Suite и другими программными инструментами — лишь одна из причин, по которой маркетологи выбирают Wrike. Но мы не просим, чтобы вы поверили нам на слово!
