Согласно нашему исследованию, в котором приняло участие более 1400 офисных сотрудников, основная причина стресса на рабочем месте кроется в недостатке информации. 52% респондентов оценили такие ситуации как вызывающие «высокий» или «очень высокий» уровень стресса. Более того, почти половина опрошенных (46%) отметили, что большинство или все их совещания посвящены всего лишь рассказам о текущем статусе задач. Подобный недостаток прозрачности не только ведет к стрессу сотрудников, но и служит причиной провалов проектов или сорванных сроков. По данным Project Management Institute, в среднем это обходится компаниям в более чем $100 млн на каждый миллиард, который тратится на проекты ежегодно. Однако мы верим, что все может быть иначе! Поэтому мы рады представить вам нашу новую возможность: Отчеты Wrike. Вместо того чтобы тратить рабочие часы на сбор данных и статистики, вы теперь можете просто нажать на кнопку и быстро получить визуальное представление по текущему статусу всех рабочих процессов и общему прогрессу в удобных для просмотра форматах. Это обеспечивает необходимую прозрачность и дает возможность иметь перед глазами сводную картину, необходимую для ведения бизнеса. Как использовали Отчеты пользователи бета-версии Мы потратили много времени и усилий в этом году, изучая подходы наших клиентов к контролю над рабочим процессами, общаясь с пользователями и предлагая опробовать наши тестовые возможности. Оказалось, что большинство сталкивается с одинаковыми проблемами независимо от отрасли. Люди тратят часы, собирая информацию по текущим статусам тех или иных задач, но, несмотря на это, менеджерам все еще сложно получить общую картину происходящего, понять, что идет хорошо, а где возможны проблемы. Мы слышали одну и ту же просьбу: «Мне нужен простой отчет, чтобы понять, насколько занята моя команда и когда запланировать следующий проект». Поэтому мы занялись созданием Отчетов, простого в использовании механизма, который позволит вам получать настраиваемую отчетность и визуализировать сводки по тем или иным задачам. С Отчетами вы можете мгновенно получить информацию о статусе проекта на текущий момент и поделиться этими данными с людьми, которым нужно разобраться в ситуации. Это открывает вам возможность одновременно видеть и общую картину, и при необходимости погрузиться в детали происходящего. Прошли те времена, когда приходилось полагаться на нерегулярные, составленные вручную отчеты, чтобы понять, на каком этапе находится ваша работа! Среди наиболее часто используемых отчетов в период бета-тестирования мы отметили следующие. Еженедельная сводка для руководителя: дает представление о ключевых показателях и статусе проектов, упорядоченных по исполнителю. Производительность команды: позволяет сравнить эффективность работы сотрудников по ключевым метрикам. Отчет по активностям: дает возможность понять, как команда использует Wrike. Достижения: предоставляет отчет по работе, выполненной за последние неделю, месяц или квартал. Верните себе 2 рабочих дня в неделю Передав составление отчетов системе управления проектами, вы сможете моментально получать новые ценные срезы информации для принятия решений, получение которых раньше заняло бы часы или вообще было невозможным. Поскольку вся ваша работа уже в Wrike, вы сможете начинать свой рабочий день с быстрого обзора работы каждого сотрудника команды, готовности проектов и, соответственно, сразу понимать, где нужна ваша помощь. Так вы будете по-настоящему уверены в продуктивности команды. Мы выяснили, что, используя Отчеты, средняя маркетинговая команда из 10 человек может сэкономить как минимум 10-15 часов в неделю на выяснении статуса текущих задач и ведении клиентов, фактически возвращая до двух рабочих дней. Обнаружили проблему? Перейдите к деталям, чтобы сразу найти причину. Нужно быстро взглянуть на текущий статус всех проектов? Мы это обеспечим. Хотите отчет по результатам вашей команды за последний месяц? Всего за три простых шага и вы получите данные на текущий момент, отлично визуализированные диаграммами и графиками. Следите за новостями, мы готовимся представить новые типы диаграмм и графиков в ближайшем будущем! Отчеты Wrike теперь доступны всем пользователям Wrike Enterprise. Если вы еще не пробовали Wrike, мы предлагаем вам ознакомить свою команду с возможностями Отчетов с бесплатной пробной версией Wrike Enterprise. Мы надеемся, что вам понравятся новые Отчеты, и эта возможность позволит сделать вашу работу еще более прозрачной, сэкономит время и позволит принимать более обоснованные подкрепленные данными решения. Мы, как и всегда, с нетерпением ждем ваших отзывов — пожалуйста, поделитесь своими мыслями в комментариях или отправьте нам сообщение на [email protected].
Наш клиент — компания «Модерн Экспо» за 23 года выросла из небольшого стартапа в производственный холдинг с 3000 сотрудников, поставляющий торговое оборудование в 60 с лишним стран мира. Большая команда эффективно использует Wrike для организации своей работы, включая производственные департаменты. Конечно, мы не могли пройти мимо возможности узнать из первых рук, как происходит внедрение новых методологий и решений в рабочие процессы компании. Нашими собеседниками стали заместитель генерального директора Андрей Верцешук, менеджер проектов департамента операционного совершенства Андрей Паршин и глава департамента маркетинга Николай Жичук. Расскажите о «Модерн Экспо» сегодня? Чем занимается компания, каковые размеры бизнеса, как организовано производство? Николай: Сегодня группа компаний «Модерн Экспо» — международный холдинг, один из крупнейших поставщиков торгового оборудования в Европе и, пожалуй, в Азии. У нас работает около трех тысяч человек. Материнская компания расположена в Амстердаме, однако больше двух тысяч сотрудников работают в главном офисе и на крупнейшем производстве в городе Луцке, Украина. В луцком офисе находится весь топ-менеджмент, здесь формируется управленческая политика и стратегия развития компании. Кроме того, компания представлена офисами в Германии, России, Польше, Франции, Великобритании и ОАЭ, а также у нас есть сеть из дилеров и дистрибьюторов, помогающая с организацией продаж на других рынках. У «Модерн Экспо» есть три производственные площадки. Одна из них — также в Луцке, на 65 тыс. кв. м. Вторая расположена в другом украинском городе Верхнеднепровске (22 тыс. кв. м) и занята производством холодильного оборудования. Третья площадка (25 тыс. кв. м) находится в Витебске, Беларусь и ориентирована на страны Таможенного союза. Кроме того, сейчас мы строим завод в городе Любин, в Польше. Управляемые email-потоки Какие инструменты для организации работы вы использовали изначально? Как они менялись с ростом компании? Андрей П.: Долгое время для внутренних коммуникаций использовались повседневные штуки, такие как email и Skype. С ростом количества проектов, пришлось задуматься над тем, как этими проектами управлять. Большинство наших ключевых клиентов, — транснациональные компании. Само собой со своим главным офисом, региональным представительством и отдельными объектами (магазинами, складами, точками продаж). Соответственно, каждое звено вносит свою лепту в сам клиентский запрос. Фактически, разные люди на разных уровнях компании-клиента участвуют в коммуникации. С нашей же стороны за коммуникацию с клиентом отвечает один менеджер. Он должен аккумулировать всю поступающую от представителей заказчика информацию. Когда к нему начинает прилетать множество писем, он может очень быстро потеряться, кто, что, откуда и куда отправить, ну и просто-напросто забыть. В Wrike можно организовать такие вещи. Причем мы даже не убирали Outlook, который использовали на тот момент. Просто настроили правила по именам отправителей писем. Например, приходит от ближневосточного менеджера Carrefour письмо. По его имени срабатывает правило и задачка улетает в Wrike, в нужную папку, где содержатся все задачи по магазинам данного менеджера. Вся внутренняя работа по запросу клиента уже строится вокруг этой задачи. «Я купился на динамическую диаграмму Ганта, если честно» А еще какие-то решения пробовали? Андрей В.: Перед тем, как выбрать Wrike, перебрали восемь альтернатив. Даже сейчас у нас осталась группа людей, которые еще работают с LeanKit. Есть два сценария, как мы будем с ними действовать дальше: свяжем их с Wrike через Zapier или у них просто появится потребность продемонстрировать показатели свой продуктивности, и без Wrike это будет невозможно сделать. В принципе, переход на Wrike для нас не был ситуацией, когда просто увидели рекламу и подключили. Это был отбор по конкретным критериям. Изначально возникла дилемма — люди из отдела продаж были уверены, что им нужен CRM. Я не был уверен, что им нужен полноценный глобальный CRM с возможностью сбора тонн информации, поскольку я исходил из числа действительно важных контрагентов, а не всех, с кем продажи работают. С моей точки зрения у нас больше всего хромал процесс формализации бизнес-процессов. Я говорю даже не об их описании, а того как они проходят. Так что при отборе я купился на динамическую диаграмму Ганта, если честно. Это бы один из самых важных моментов. Кроме того, поскольку я сам когда-то был программистом, и для меня было критично, что для настройки и персонализации рабочей среды Wrike, для ее адаптации под конкретную работу навыки программирования не нужны в принципе. Это была уже переломная точка. Динамический Гант плюс простота освоения — если человек хоть немного понимает в том, что он делает, и он пару недель пробовал Wrike, он уже способен эффективно в нем работать. Не нужно специально обученных людей — все относительно быстро и просто. Вот это окончательно все решило. «Вся сложность — в постоянных изменениях» Можете подробнее рассказать о том, какие сложности с прохождением процессов были до Wrike? Андрей В.: Можно одним словом сказать — хаос. Если серьезно, то в целом все выглядело следующим образом. Где-то в поле есть специалист по продажам. На месте есть некий саппорт. Его основная задача взять сообщение от продаж «Клиент хочет вот это, мне все нужно срочно» и более техническим языком перевести это производству: «Произвести то-то, к такой-то дате, туда-то отправить и на эту дату нам нужен монтаж». При этом есть часть продукции, которую мы можем поставить оперативно — она уже есть, готова, а другую часть продукции еще нужно разрабатывать. Вот этот саппорт в середине всего процесса — он критичен; он должен коммуницировать со стороной, создающей и исполняющей задачу. Его процессы так и выглядят — заходят запросы «нужно что-то большое зеленое и вот такое», а он раскладывает эти запросы в вариантах, которые нужны конкретным исполнителям. Фактически он управляет тем, что мы тут называем проектом, хотя по сути это проектный подход к нашему процессу. Вся сложность — в постоянных изменениях. Клиент сегодня хочет одно, завтра оказалось, что sales-менеджер его неправильно понял, и клиент хочет другое. Послезавтра клиент на самом деле хочет другое. Чтобы справиться с этим, нужно было сквозное traceability (англ. «прослеживаемость»), чтобы мы понимали, что планируется сделать, что уже сделано, и какой кусок нужно переделать, чтобы идти дальше. При этом результативность нам нужна стопроцентная. Это не как в классическом Agile-подходе, когда мы не знаем, что сможем довести до конца — здесь мы фактически все, что зашло, должны протянуть до финиша. Как это реализовано в Wrike? Андрей В.: Свои коммуникации sales-менеджер теперь ведет через формы запросов, заполняя нужные поля. То есть саппорту не нужно ничего самостоятельно интерпретировать. Он берет готовую, написанную правильным языком задачу с описанным производственным процессом и запускает в разработку. Изначально понятно как идет проект, куда, на какую дату должно быть сделано. Но вокруг этого и еще есть множество других дополнительных процессов. Мы в каком-то смысле повернуты на Lean, и Wrike в его реализации на местах участвует непосредственно. Например, производство проводит свои аудиты цехов, а в некоторых цехах они ежедневные, через рекуррентную задачу в Wrike. «Вместо того, чтобы бежать из одного конца цеха в другой, можно поменять статус задачи» То есть Wrike удалось внедрить и в цехах? Андрей В.: Это, наверное, уже должен рассказывать не я. Логика внедрения была географически сложная, и функционально сложная и в продуктовом разрезе очень специфичная. У нас широкий ассортимент номенклатуры, мы готовы идти в кастомизацию для клиента, поэтому и структура у нас чрезвычайно сложная. Из-за этого одного идеолога внедрения быть не могло, как и одного человека, который бы понял проблему всех. Вместо этого в процессе внедрения мы сразу закрепляли конкретных ответственных на каждом участке, где работа могла идти иначе и быть эффективнее даже без насаживания каких-то стандартов. Андрей П.: Я попробую описать пример использования Wrike на производстве на конкретном примере. Начальник цеха ставит задачу на мастера ночной смены — описывает, что должно быть сделано, как, цвет и другие детали. Вчера я проходил по цеху и видел, как мастер с телефона отписывал начальнику результаты — фотографировал, показывал, что уже готово, а с чем проблема, поменяв статус задачи на "Сдано с проблемами". Производство использует для задач в Wrike собственный конкретный набор статусов. Мгновенно пришел ответ от начальника цеха — мастер получил по шапке и побежал решать проблему, чтобы все было сделано в поставленные сроки. Основная фишка в том, что работать в Wrike можно, не сидя за компьютером. Каждый носитель более менее нормального смартфона ставит мобильное приложение Wrike. После этого он может получать задания от начальника цеха или от своего мастера и соответственно через приложение мгновенно отчитываться о результатах работы. Люди у нас на производстве сознательные, и работа ради работы не делается. Так что вместо того, чтобы бежать из одного конца цеха в другой, просто чтобы сказать мастеру, что ты все уже сделал, можно просто поменять статус, и будет все понятно. Это дает очень хорошую экономию времени. «У людей появился инструмент показать, что у них есть загруженность» То есть если говорить об измеряемых эффектах, то в первую очередь Wrike дал экономию времени? Андрей П.: Естественно. Андрей В.: Измерять эффект уже было необязательно. Похожая ситуация была с вводом Lean. Нужные площади для производства упали в разы, и это было так очевидно, что и мерить бессмысленно.Такой же эффект дал Wrike. Кроме экономии, как я уже говорил, мы получили traceability, возможность смотреть на рабочий процесс насквозь. Есть один интересный кейс на эту тему. Все началось с нашей работы с конструкторами. Фактически, у Андрея получилось настроить им работу в Wrike по Agile, ничего им не объясняя. Просто разработчики начали управлять своим пулом задач, и такого у них раньше не было. Они привыкли к позиции отдела продаж, а она всегда одинаковая — «я уже это продал, мне это нужно сейчас». С Wrike у людей появился инструмент показать в ответ, что у них есть некая загруженность, что требуются определенные термины для исполнения задачи, и есть некие условия, при которых эта задача может быть закрыта. После того, как обе стороны нашли общий язык в Wrike, пропали глупые вопросы «А почему для моего стеллажа, которых нужно сделать аж две штуки, мне не подготовили конструкторскую документацию?». Вот это traceability было одним из критичных моментов. в принципе, для всей компании это было очень важно. Как проходило внедрение Wrike? Как объясняли людям, зачем это нужно? Андрей П.: Мы внедряем и внедряем. У нас более 3000 человек, так что есть куда стремиться. Могу рассказать интересную историю по поводу внедрения. В одном из sales-департаментов год назад запускали Wrike. Андрей этим занимался. Пока там был менеджер изменений, который всех донимал, объяснял, что это нужно делать — все было хорошо. Потом менеджер поменял позицию и времени у него не осталось. В результате Wrike в департаменте чуть-чуть поработал и закончился. А в начале этого года стали подключать производство. Показали ребятам, что есть такой вот инструмент, который закрывает некоторые ваши проблемы, и они сразу сказали: «Ух, как классно!» И вот цех, в котором это внедрялось в первую очередь, как раз был под тем департаментом, в котором все заглохло. И цех принял решение, что не будет делать ничего, если для этого не будет задачи в Wrike. После того, как решение поддержал начальник всего производства, у ребят из продаж просто не осталось выхода — пришлось осваивать. Какие-то сервисы интегрировали с Wrike? Андрей В.: Сервисы Google, Zapier, интеграция с Outlook. Андрей П.: Интеграция с облачными хранилищами — прекрасная вещь. Все-таки очень много информации лежит на Google Диске, на OneDrive. Когда с помощью интеграции все могут этим пользоваться — это прекрасно. Операционное совершенство Вы говорите, что внедряете Agile, Lean? Есть какие-то люди, которые специализированно за это отвечают? Андрей П.: Наш департамент Operational Excellence, операционного совершенства, как раз для этого и существует, чтобы пробовать разные методологии. Отдел в компании появился недавно, но в принципе концепт operational excellence не новый, он, как и понятно из названия, исходит из возможности улучшения всех процессов. Фактически у департамента есть три главных направления. Во-первых, это Lean. Мы рассматриваем в его широкой нотации, где он применяется и в офисе, не только на производстве. Во-вторых, это проектный менеджмент как таковой. Он занимается вопросами ведения именно проектов. Просто у нас принято называть коммерческими проектами то, что приходит от клиента, так как каждый раз под заказ формируется команда. Однако, строго говоря это все-так не проект, а процесс, так как речь идет о цикличной сущности. Так вот, второе направление — проектное в классическом понимании. Мы сталкиваемся с новой задачей или проблемой, которых раньше не было, у нее есть четкие рамки: во времени, в ресурсах, в самом задании. И в-третьих, это процессы. По факту, пока это направление занимается Wrike, но в будущем это сфера деятельности будет включать фасилитацию и реальную работу с процессами, включая их описание и т. д. В заключение мы традиционно спрашиваем про три самые любимые функции Wrike, и почему именно они любимые Андрей П.: Первое, это формы запросов. Функция просто шикарная и может закрывать практически все. Во-вторых, Гант, естественно Гант. Помимо всего прочего, очень красиво все в нем выглядит. В-третьих, наверное, доски. Ими можно закрывать задачи по канбану. Функция новая, и мы еще не углублялись в освоение настолько, чтобы везде их применять, но мысли уже есть. Осталось найти время.
На вкладке «Входящие» отображаются все ваши новые назначенные задачи и @упоминания, не смешиваясь с общими обновлениями задач, и это способствует ускорению командной работы. Открыв вкладку «Входящие», вы сможете быстро просмотреть все новые уведомления и ответить на комментарии, изменить сроки выполнения или добавить новые задачи на вкладку «Моя работа», а также перенести задачи в соответствующие папки или проекты.
Salesforce входит в число лидеров мирового рынка решений для работы с клиентами, а Wrike занимает ведущие позиции среди систем организации работы в компании. Конечно, мы должны были позаботиться о надежной и эффективной связке между нашими продуктами, и мы это сделали. [embed]https://www.youtube.com/watch?v=JVSHpuOZS4w[/embed] Вы с коллегами можете спокойно заниматься работой без постоянного переключения между окнами в браузере и необходимости забрасывать друг друга письмами. Интеграция Wrike с Salesforce поможет вам работать со своими клиентами и задачами в режиме “одного окна”. В результате взаимодействие между отделом продаж и другими командами в вашей компании станет быстрее и проще, а также добавит ответственности сотрудникам. Связка задач и записей Связав сервисы, пользователи Salesforce смогут создавать задачи Wrike и назначать им ответственных прямо из Salesforce, а также проверять статус всех задач , связанных с той или иной страницей в CRM-системе. В то же время, если вы работаете в Wrike, то все внесенные вами обновления по задачам будут мгновенно отражаться в Salesforce. Это позволит избавиться от временных затрат на ввод информации в обе системы и быть уверенным, что сотрудники других отделов оперативно подхватят клиента от специалиста по продажам (а не через день, когда увидят письмо в почте). Шаблоны проектов Помимо интеграции на уровне задач вы можете связать шаблоны проектов Wrike с Salesforce, и менеджеры по продажам смогут открывать меню с выбором нужного проекта для нового клиента, заключив сделку. После этого нужная команда сразу увидит новый проект для своего отдела в Wrike и получит уведомления в системе, мобильных приложениях и по почте, чтобы оперативно начать работу. Шаблоны проектов удобны тем, что вам не нужно начинать каждый похожий проект с чистого листа. Wrike автоматически настроит все входящие в проект задачи и расставит сроки по ним, исходя из заданного времени начала и окончания. Интеграция Wrike с Salesforce позволит вам: добавить модуль с задачами Wrike в запись любого типа в Salesforce, такие как Интересы или Возможности, создавать и просматривать задачи Wrike, не покидая Salesforce, мгновенно отражать в Salesforce любые изменения, сделанные в Wrike, выбирать тип нового проекта и начинать его из Salesforce. Как это может помочь? Ниже мы приведем несколько распространенных примеров использования такой связки сервисов, но, конечно, их гораздо больше. 1. Реализация клиентского проекта. Зачастую успешная сделка — это только начало. Для команд, которые работают над последующей реализацией проекта, консультируют нового клиента и выполняют другие постпродажные операции, будет проще и эффективнее управлять своими проектами в Wrike. Связав эти проекты с записями по клиенту в Salesforce, вы сможете наладить быстрое взаимодействие между отделами. 2. Маркетинг. Команда маркетинга поддерживает продажи рекламными кампаниями, промо-материалами и аналитикой рынка. Теперь специалисты отдела продаж могут отправлять запросы на соответствующие материалы в Wrike прямо из Salesforce — забудьте про почту! Маркетологи в свою очередь смогут комфортно общаться и делиться файлами из Wrike и иметь под рукой полный набор информации для конкретного клиента, которую можно быстро найти и использовать. 3. Юристы. Просто создайте шаблон проекта для юридического отдела, и ваши коллеги сразу получат уведомление о необходимости проверки и согласования нового договора. Wrike сохранит все комментарии, обсуждения и версии документа, которые будут связаны с записью клиента в Salesforce. 4. Запрос на демонстрацию продукта. Как только потенциальный клиент попросит показать ему возможности вашего продукта лично или в рамках вебинара, вы сможете быстро создать запрос для службы поддержки с нужной датой и описанием в Werike. 5. ИТ-поддержка в компании. Интеграция с Salesforce не ограничена отделом продаж, она работает с любым объектом Salesforce. Например, его ИТ-отдел в компании использует кейсы Salesforce, чтобы отслеживать заявки на проблемы с компьютерами и офисным оборудованием или организацию рабочих мест для новых сотрудников. Любые задачи и проекты, связанные с такими кейсами, очень удобно вести в Wrike, Salesforce можно по-прежнему использовать для записи кейсов. С чего начать? Интеграция с Salesforce доступна для пользователей версии Wrike Enterprise. Вы можете оценить все возможности этой версии в рамках бесплатного пробного доступа на 14 дней. Если у вас уже есть Wrike Enterprise, свяжитесь с нашей службой поддержки по адресу [email protected], и мы поможем с интеграцией. Не стесняйтесь обращаться к нам и с любыми другими вопросами по Wrike. Мы будем рады вам помочь!
Креативное агентство видело и лучшие годы. Тогда идея считалась самостоятельным и достойным оплаты продуктом. Контракты заключались на годы. Стратеги могли написать бриф и считать свою работу сделанной. Впрочем, ностальгия не лучшая альтернатива выручке. Wrike используют для управления проектами тысячи агентств, так что мы решили обобщить опыт наших клиентов по рыночной адаптации. Красный океан Все любят посмотреть “Каннских львов” в свободную минуту, но когда дело доходит до бизнеса, заказчика при работе с креативным агентством гораздо больше занимает KPI и ROI, чем регалии и фестивальные успехи. Недавно мы предложили опробовать наш сервис директору одного из крупных российских агентств. Ответ мы получили довольно пессимистичный: Наши клиенты пытаются заработать в красном океане с маржинальностью, стремящейся к нулю. Агентства пытаются получить от них какую-то часть тех копеек, а вот ваш сервис пытается получить что-то от агентств. Креативные агентства — и в самом деле, частые пользователи Wrike. Мы можем не только “что-то получить”, но и многое дать игрокам этого рынка, и наше решение востребовано именно в этой рыночной ситуации. Но мысль автора понятна. Кризис урезал бюджеты и число желающих делать и давать рекламу через агентства. Внезапно оказалось, что рынок тесноват, а его участники не готовы к работе в жестких условиях. Это наложилось и на другие, более растянутые во времени тенденции. Девальвация идеи Все меньше клиентов ценят креативную часть работы. Как правило, всех интересует законченный кейс: анализ аудитории и каналов продвижения, продакшен контента, разработка и воплощение стратегии его запуска. То есть за свои деньги клиент хочет получить то, чего ему не хватает. Недостаток идей человек ощущает редко, но зато ему вполне очевидны такие вещи, как нехватка экспертизы и ресурсов, которые помогут разработать и запустить успешную кампанию на десятках digital- и не только каналов. В такой ситуации креативный потенциал важен, однако отлаженные процедуры, четкое выполнение сроков, предсказуемые результаты значат не меньше. Растущий объем работы Сами проекты становятся более трудоемкими. Новые каналы и форматы появляются каждый год. Это растущая нагрузка не только на стратега, которому нужно проанализировать эффективность каждого варианта и проработать продвижение по всему спектру вариантов. Это означает и растущие в геометрической прогрессии объемы продакшена. Там где 10 лет назад хватало одного ролика для ТВ, теперь понадобится целый мини-сериал на YouTube. Разовые контракты Ведение постоянных аккаунтов остается верным куском хлеба для все меньшего числа агентств. Остальные имеют дело с контрактами на один проект. Их предпочитают все более крупные заказчики. По сути, агентство становится артелью фрилансеров с юридическим лицом, которое каждый раз имеет дело с новым клиентом. Его бренд, продукты и особенности общения приходится осваивать с нуля и завоевывать его доверие тоже. Как делать больше без новых людей Креативное агентство должно работать над операционным совершенством бизнеса. Найти время и ресурсы без массового найма сотрудников можно только оптимизацией рабочих процессов и переосмыслением каждого значимого этапа в работе — от планирования проектов до общения с клиентами. В силу своей специфики исторически креативные агентства не уделяли много внимания управлению проектами и организации ежедневной работы сотрудников. С одной стороны это плохо, с другой это значит, что есть куда расти — есть скрытые резервы, которые нужно освободить и успевать больше имеющимися силами. Нам бы очень хотелось сказать, что достаточно внедрить систему управления проектами и заставить всех заполнять в ней брифы, ставить задачи и отчитываться по полученному фидбеку. Однако, в реальности приходится идти и на другие изменения — менять подход к организации работы, обучать сотрудников и по-новому взаимодействовать с клиентами. Основные правила Производство контента должно быть именно производством. Это подразумевает в каком-то смысле конвейерную работу с соблюдением инструкций и использованием заготовок. При правильной организации это не убьет творческий подход, зато позволит резко снизить уровень хаоса, сократить время на выполнение задач и минимизировать число ошибок в работе. Заготовки — это главный секрет ускорения работы над проектом. Если у вас уже есть наработанная практика в дизайне стендового оформления или разработке кампаний для социальных сетей — этот опыт важно формализовать и оформить в виде шаблонов с планом действий. Это может быть набор задач в системе управления проектами, пункты в таблице, mind map или что-то еще. Важно, чтобы, получив задачу, сотрудники сразу понимали, какой из имеющихся шаблонов в “библиотеке” агентства им нужно взять для начала работы, чтобы человек не начинал работу каждый раз с чистого листа. В таком шаблоне должен быть перечень основных задач, их последовательность и зависимость между собой, а также справочная информация (что где брать и кто за что отвечает). В зависимости от специфики бизнеса/проекта, шаблоны можно создавать под конкретные форматы, типы кампаний, отраслевые категории и т. д. Помимо ускорения процесса и сокращения числа ошибок, шаблоны представляют собой удобный “курс молодого бойца” и в делают сотрудников взаимозаменяемыми. Формировать группу людей под проект станет гораздо проще. Как это может помочь? Скоро вы осознаете, что вам не так уже катастрофически не хватает людей, и с квалификацией у тех, что есть — тоже все неплохо. Как обычно, производительность труда зависит в первую очередь от грамотного менеджмента, и даже самая креативная сфера — не исключение. Есть и еще один плюс. Имея четкую последовательность этапов и статусов готовности для основных типов проектов, вы быстро поймете, сколько времени занимает каждый этап в работе агентства. Это позволит гораздо увереннее и реалистичнее планировать сроки. Некоторые этапы плохо поддаются прогнозированию — например, сроки утверждения макетов и получения обратной связи от заказчика. Однако, и здесь есть что улучшить. Как продавать процесс Несмотря на мантру, что главное — не процесс, а результат, заказчикам постоянно кажется, что их проекту уделяется мало внимания, а просьбы о доработках принимаются в штыки. Чтобы укрепить лояльность клиента и повысить вероятность повторных заказов, агентству нужно научиться демонстрировать не только готовый продукт, но и эффективный рабочий процесс. Заняться этим стоит на этапе планирования, чтобы избежать трудностей с взаимопониманием уже в начале сотрудничества. Поэтому важно обосновать и детализировать требуемое время. Лучше если это будет не просто наспех набросанный хронологический список, а серьезная подготовленная визуализация, например, в форме диаграммы Ганта. Это, во-первых, докажет вашу профессиональную состоятельность. Вы же закажете 3D-модель гостиной с предполагаемым результатом, прежде чем отдавать реальное помещение на растерзание дизайнеру? Иллюстрация рабочего времени, которое планирует оплатить заказчик, не менее важна. Кроме того, каким бы гениальные менеджеры не работали в вашем агентстве, хорошая визуализация позволит разгрузить голову и не прокручивать одни и те же даты, задачи и имена в голове по двадцать раз на дню. Достаточно будет просто открыть нужную диаграмму. Во-вторых, диаграмма Ганта не просто отражает зависимости и график готовности задач, но и очень наглядно показывает, что сроки — результат серьезного планирования, задействования множества сотрудников и оптимизации рабочих процессов. Например, заказчику будет очевидно, что многие задачи расположены на временной шкале параллельно друг другу, то есть будут выполняться одновременно — график уплотнен до предела, чтобы успеть в названный срок. Это здорово помогает обосновать озвучиваемые сроки. Почему это важно для заказчика Креативное агентство должно открыть для заказчика “внутреннюю кухню” его проекта. Так, наши пользователи из агентства Position2 предоставляют клиенту гостевой аккаунт в системе управления проектами. Так он сможет наблюдать обновления задач и рабочие обсуждения и даже участвовать в них. Это позволяет получить обратную связь на ранней стадии, избежав переделок финального продукта. Кроме того, заказчик будет осторожнее просить о переделках, если он будет точно знать, каких усилий это требует и насколько сдвинет сроки. Пункт в договоре о количестве рабочих итераций не будет лишним, но если вы докажете, что этот пункт стоит там не просто так, это будет гораздо эффективнее для долгосрочного сотрудничества. Вовлечение заказчика в рабочий процесс креативного агентства на уровне вашей системы управления проектами, ускорит и упростит процесс утверждения финального продукта. Одно дело в первый раз показать уже готовый результат, а другое быстро показывать и получать фидбек прямо в процессе подготовки макетов, черновых вариантов видео и других промежуточных материалов. Если заказчик одобрял работу на ранних этапах, к итоговому продукту у него останется гораздо меньше претензий и вопросов. Если вы работаете в Wrike, то можно использовать специальную функцию “Согласование”, чтобы автоматизировать и упорядочить процесс получения наглядной обратной связи от всех проверяющих и исправление материалов по комментариям. Понимание того, как происходит работа и ощущение причастности к процессу, оказывают очень сильное влияние и на то, как заказчик воспринимает итоговый продукт, и на его лояльность. Прозрачность — не просто красивое слово, это вполне реальный инструмент увеличения повторных заказов.