ワークフロー分析で業務を最適化する方法

今日のビジネス環境において、組織は運用を改善し、競争で優位に立つための方法を継続的に模索しています。 業務の卓越性を達成するための強力な方法の一つが、ワークフロー分析です。 ワークフローを徹底的に調査し最適化することで、企業はプロセスを合理化し、効率を向上させ、結果的にビジネスの成功を推進することができます。

この記事では、ワークフロー分析の概念、プロセス、ビジネスパフォーマンスに与える影響を探ります。

目次

• ワークフロー分析とは？

• ワークフロー分析のプロセス

• ワークフロー分析の方法

• ワークフロー分析に基づいた変更の実施

• ワークフローのオークション時の注意点

• ワークフロー分析によるビジネスプロセスの変革

• ワークフローオーケストレーションプラットフォームに求めるべき点

• ワークフローが真の成果を生み出す場所：Wrikeが機能する理由

ワークフロー分析とは？

ワークフロー分析とは、組織内でのワークフロープロセスの体系的な評価と改善を指します。 タスクがどのように実行されるかを調査し、改善点を特定し、効率と生産性の向上を目指して変更を加えます。 ワークフローを分析することで、企業は業務の現状に関する貴重な洞察を得て、問題を発見し、冗長性を排除し、プロセスを合理化することができます。

ワークフロー分析のプロセス

ワークフロー分析のプロセスには、組織内の作業プロセス全体の理解と改善に役立つ重要なステップがいくつか含まれています。

現在のワークフローのマッピング

ワークフロー分析の最初のステップは、組織内のすべてのプロセスを特定し、マップ化することです。 具体的には、タスクを完了するために必要な各ステップを最初から最後まで文書化し、内容を理解します。 組織はワークフローを可視化することで、業務の概要を明確に把握し、非効率性やボトルネックを特定できます。

作業実行者を関与させてください。 彼らの日常の経験を踏まえれば、理想的なプロセスではなく、業務が実際にどう実施されているかをより明確に理解できます。 また、無意味な回避策、速度低下、手順を見つける可能性が最も高い人たちでもあります。 たとえば、製造現場では、原材料の調達から最終包装までのすべての作業がマッピングの対象となる場合があります。 これらの段階をサブタスクに分割することで、ワークフローのより正確なイメージを構築し、改善できる点を洗い出します。

プロセス効率に関するデータ分析

すべてをマッピングした後、プロセスの実際のパフォーマンスを詳しく調べます。 つまり、遅延の原因となるステップや付加価値をもたらさないステップがないかをチェックするということです。 これらの不要な部分を削除することで、チームが迅速に作業を完了できるようになり、同時に、費やす労力が減ります。

これはデータの出番でもあります。 各ステップの所要時間を追跡することで、機能しているものと障害となっているものを特定できます。 例えば、カスタマーサービスチームでは、寄せられた問題の解決が遅れる原因が、引き継ぎのギャップやコミュニケーションチャネルの混乱である場合があります。 これらを厳しく管理することで、サポートが迅速になり、顧客の満足度が高まります。

ボトルネックと改善点の特定

ワークフロー分析の主な目的の一つは、非効率要素や改善すべき領域を見つけることです。 ボトルネックとは、ワークフローにおいてタスクの遅延や減速が発生するポイントで、プロセス全体の効率に影響を与えます。 ボトルネックの位置が分かれば、処理の進行を継続させるために何を変える必要があるのかを突き止めやすくなります。

ワークフロー分析は、組織がプロセス全体の効率を向上させるためにどの領域に追加のリソースや変更が必要かを特定する場合にも役立ちます。 これには、新しいテクノロジーの獲得や、リソースの再配分、タスク実行の効果を上げるための従業員トレーニングなどが含まれる可能性があります。 例えば、ソフトウェアチームにとってテストが遅延の原因になるかもしれません。 その場合は、テストの部分的な自動化や、品質保証（QA）サポートの追加導入により、プロジェクトを高速化させて軌道に乗せることができます。 目標は常に同じです。それは、より良いアウトプットが得られるように、よりスムーズで効率的なプロセスを構築することです。

ワークフロー分析の方法

ワークフロー分析には万能のアプローチはありません。 目標、チーム構成、および行う作業の種類に応じた分析法を用いれば、可視性と結果を向上させることができます。 最も効果的なタイプとそれらを使用すべきタイミングを見ていきましょう。

1. 線形ワークフロー分析

線形ワークフローは特定のシーケンスに従い、各タスクは、直前のタスクに依存し、開始から完了まで直線的に移動します。 線形ワークフローは、製造プロセス、研究プロセス、規制プロセスなど、秩序とコンプライアンスが重視される環境でよく使用されています。

使用すべきタイミング：このアプローチは、ワークフローに決まった順序と予測可能な結果がある場合に適しています。 プロセスマッピングを使って、各フェーズを細分化し、量的データを収集し、ワークフローアウトプットを分析してギャップや遅延がないか調べます。

2. 職能横断型ワークフロー分析

職能横断型ワークフローは部門や専門分野を超にまたがって構成されます。 これらのワークフローは、すべてを円滑に進めるためにコラボレーション機能と情報システムに大きく依存しています。 しかし、データサイロ、不明確な責任、一貫性のない引き継ぎなどの問題に悩まされる傾向があり、それがワークフローの有効性に影響します。

使用すべきタイミング：既存のワークフローに複数のチームが含まれている場合は、人間の意見を分析し、摩擦点を特定することが重要です。 チームフィードバックから得られる質的データと、ワークフローのビジュアルモデルを組み合わせることで、どこで遅延が発生し、望ましい結果に各チームがどのように貢献しているかを明らかにすることができます。

3. ハイブリッドワークフロー分析

ハイブリッドワークフローは線形と職能横断型の要素を融合させたものです。 複数の並行作業に分岐する構造化承認プロセスがある場合や、複数のビジネスユニットにアウトプットを送る中央システムがある場合もあるでしょう。

使用すべきタイミング：ハイブリッドワークフローは、医療現場、法務ワークフロー、全社的な取り組みでよく使われています。 基本的な構成要素と複雑な引き継ぎの両方を慎重に分析する必要があります。 ワークフローの生産性に注目し、量的洞察と質的洞察を収集し、データの可視性を優先することで、有意義なプロセス改善をゼロの状態から始めることなく推進できます。

ワークフロー分析に基づいた変更の実施

分析フェーズが完了したら、ワークフロー分析の結果に基づいて必要な変更を実施します。

改善すべき分野の優先順位付け

ワークフローの弱点を特定したら、次のステップは優先順位付けです。 非常に簡単に修正できる変更対象だけでなく、効率と生産性に最も大きな影響を与える変更対象にも焦点を当てます。 つまり、潜在的なメリットと、それを実現するために必要な時間、ツール、人材を比較検討する必要があります。

関連する利害関係者も優先順位付けプロセスに関与させるべきです。 従業員、マネージャー、ワークフローに直接関与するその他の個人から意見を集めることで、選択された変更が組織全体の目標と目的に合致していることを確認できます。

変更を実施するための戦略

ワークフロー分析に基づいて変更を実施するには、しっかりと考え抜かれた戦略が必要です。 そのためには、実施プロセスを計画し、明確な目標を設定し、関連する利害関係者に変更内容を伝える必要があります。

変更の実施に伴う潜在的なリスクと課題を考慮してください。 組織はこれらの障害を予測することで、その影響を軽減して円滑な移行を実現するための緊急時対応計画を策定できます。

移行を成功させるために、チームには、新しいワークフロープロセスを実行するためのサポートが必要です。 具体的には、実地トレーニング、簡易ガイド、または新しいステップを順を追って確認する簡易チェックインなどが必要になるでしょう。 なぜその変更が重要なのか、そしてそれをどのように進めるのかを理解することで、自信を持ってその変更を採用する可能性が高くなります。 トレーニングに少し先行投資するだけで、組織の長期的な成功に大きな違いが生まれます。

変更の監視と調整

変更を実施した後は、ワークフロー効率への影響を監視することが不可欠です。 定期的なチェックインは、どんな遅延や混乱を生むあらゆる要素を捉えるのに役立ちます。 問題を早期に発見すると、調整が容易になり、すべてがスムーズに進め続けることができます。

影響を追跡するには、サイクルタイム、スループット、エラー率などの主要業績評価指標（KPI）に関するデータを収集します。 変更前と変更後の数値を比較すると、機能しているものと、プロセスの微調整が必要な箇所が明らかになります。 これは、フィードバックを対策に変換するための簡単な方法です。

組織も従業員や利害関係者からのフィードバックを奨励すべきです。 積極的に意見や提案を求めることで、変化が実際に及ぼす影響についての洞察が得られます。 これらの洞察は、今後のさらなる調整のための意思決定に役立ちます。

ワークフローのオークション時の注意点

ワークフロー管理ソフトウェアの導入は簡単とは限りません。 堅実な展開戦略があっても、ビジネスプロセスの構造を変えようとしている時は特に、障害が発生します。 注意点を以下に示します。

従業員の抵抗

新しいツール、異なる承認、再定義された役割などといったワークフローの変更は、従業員を不安にさせる可能性があります。 それゆえ、透明性、実地トレーニング、早期の対話が非常に重要になります。 チームが「なぜ」を理解すればするほど、認識の統一と望ましい結果の達成が容易になります。

ITとビジネスの不一致

ワークフロー管理ツールが技術的ニーズも業務上のニーズも満たしていない場合、進捗が停滞します。 IT部と事業部間のこのような断絶は、通常、孤立した状態での作業から生じます。 そのため、導入計画は必ず協働的なものにしてください。 ワークフロー分析ツールの評価やセキュリティプロトコルの設定を行う際には、特にITを早期に関与させてください。

プロセスの複雑さ

すべてのプロセスに3つの基本構成要素と5つの承認レイヤーが必要というわけではありません。 ワークフローが複雑になるほど、維持が難しくなります。 ワークフローが現在のチームのニーズを満たしていない場合や、ワークフローの正で意思決定が遅れている場合は、合理化すべきタイミングかもしれません。 例えば、重複するチェックポイントは、意図した結果に向けて作業が流れ続ける自動応答に置き換えることができます。

セキュリティとコンプライアンスに関する圧力

顧客データや知的財産を扱うワークフローには特に注意が必要です。 タスクの自動化や新しいシステムの計画を行う際には、事前に、規制要件を明確にして、誰が何にアクセスする必要があるかを決定してください。 このステップは、オーケストレーション展開の重要な要素です。 セットアップが完了したら、それらのワークフローによるアクセスの処理を監視し、定期的に監査を実行して順調に進めましょう。

ワークフロー分析によるビジネスプロセスの変革

チームはビジネスワークフローを十分に理解することで、リソースが過剰に使われている部分や、十分に活用されていない部分を見つけ出せます。 また、ワークフローを効果的に管理することで、コラボレーションが円滑になり、遅延が減り、スタッフがよりスムーズにタスクを完了できるようになります。 これにより、プロセスの安定性が向上し、事業運営が順調に進むようになります。

顧客の満足度と顧客体験を向上させる

チームが顧客体験を念頭に置いてワークフローの分析を開始すると、顧客満足度に影響する遅延、機能停止、コミュニケーション不足を特定できます。 ポートチケットの解決でも、請求書承認ワークフローの管理でも、一連のタスクを最適化することは、サービスの迅速化と結果の一貫性の向上につながります。

データ分析を使用して問題を解決する

量的データと質的データはどちらも、ワークフローが実際にどのように機能するかを理解するのに役立ちます。 ワークフロー分析ツールを直接観察またはフォーカスグループと組み合わせることで、反復タスクや手動プロセスなど、変更が必要なものを可視化できます。

ワークフローのパフォーマンスを向上させるために分析を実施する

ワークフローのパフォーマンスは、各ステップが次のステップとどの程度一致するかによって決まります。 チームは、システムを通じて作業がどのように動くのかを分析し、構造、結果、取り組みを見れば、非効率性を特定し、実行可能な洞察を引き出すことができます。 線型分析法、ハイブリッド分析法、カスタム分析法はすべて、非効率性を打破してその洞察を進展へと変えるという同じ目的を果たします。

従業員エンゲージメントを通じた継続的改善

ワークフロー分析は協調的なものである時に最も効果を発揮します。 プロセスに従業員を関与させることは、現在のワークフローのギャップを浮き彫りにし、プロセス改善のアイデアを浮かび上がらせ、今後の変更に対する賛同を得るのに役立ちます。 このような継続的な監視は、特に医療環境のような構造化された業界における規制遵守にも有用です。

ビジネス上の意思決定を改善するためにデータを収集して結果を分析する

ワークフロー可視化ツールやデジタルツールを使用してデータを収集すると、データセットを分析して根本原因や傾向を特定できます。 この洞察により、チームは、タスクの自動化やリソースの再配分、新しいツールの選択など、全面的な見直しを行わずにパフォーマンスを向上させるために必要なことを明確に把握できます。

ワークフローオーケストレーションプラットフォームに求めるべき点

ビジネスはそれぞれ異なりますが、強力なワークフローオーケストレーションプラットフォームには、業務の拡張性と安全性を維持するために必要不可欠なものがいくつか含まれている傾向があります。 これらの機能は、基本的なワークフロー可視化から複雑なビジネスプロセスオートメーションまで、あらゆることに対応します。

プロセス全体の完全な可視性

ワークフローがどのように機能するかを視覚的に表現しなければ、ボトルネックや非効率性を把握するのは困難です。 リーダーは、作業がどこにあるのか、誰が関与しているのか、完了にどの程度近づいているのかを正確に把握する必要があります。 このような透明性はワークフロー管理の基礎であり、チームが迅速に適応し、障害になる前の問題を発見するのに役立ちます。

柔軟なアクセスと権限

多くの場合、ワークフローには、フリーランサーやクライアント、サードパーティーベンダーといった外部の貢献者が関与しています。 システムでは、機密データを危険にさらすことのない、安全な、権限ベースのアクセスが可能であるべきです。 ITチームは、SSO、2FA、詳細なアクセスログなどの組み込み機能を使用することで、スムーズなコラボレーションをサポートしながら制御を維持できます。

クラウド連携とモバイルアクセス

現代のビジネスプロセス管理は、1つの場所やツールだけで行われるわけではありません。 チームはクラウドベースのプラットフォームを使用することで、どこからでもワークフローにアクセスし、コンピューティングリソースを活用し、変化にリアルタイムで対応できます。 敏捷性を目指すのであれば、クラウドアクセスは反応の良いワークフロー管理システムのバックボーンです。

ワークフローが真の成果を生み出す場所：Wrikeが機能する理由

Wrikeを導入すれば、チームはワークスペースで、各ワークフローを活用してビジネスの日常的なニーズに対応できます。 フォルダーを使用して特定のワークフローを整理し、分析を実行し、ありきたりなツールを詰め込むことなく反復可能なシステムを構築することができます。

Wrikeを使用すると、ビジネスプロセスの文書化、反復タスクの自動化、非常に複雑なプロジェクトの明確化を容易に実現できます。 このプラットフォームは、パフォーマンスの追跡からコラボレーションまであらゆることに対応し、チームのやり方に適応した信頼性の高い唯一の情報源となります。

使用を開始するに当たって全面的なオーバーホールは必要ありません。 Wrikeは既存のプロセスに適合し、摩擦の少ない拡張を可能にします。 弊社のテンプレートと自動化ツールは、厳格なシステムに縛られることなく、現実のチームによる実際の作業の実施をサポートするように構築されています。