Comment une équipe Marketing en agence immobilière adopte Wrike pour suivre les résultats, et optimiser les prévisions budgétaires ?

Christina Anstett

Spécialiste en Marketing Direct

Premier Sotheby's International Realty — Fondé en 1976, Premier Sotheby's International Realty fonctionne comme une licence, spécialisée dans le courtage et le Marketing de biens immobiliers résidentiels de luxe.

Leur histoire

Le manque d'organisation des processus engendrait souvent de la confusion et des problèmes de planification

Le service Marketing de Premier Sotheby’s International Realty se charge de développer tous les supports Marketing de ses associés immobiliers. Lorsqu'un associé sollicite un projet, un groupe de tâches est lancé pour lui fournir le matériel Marketing dont il a besoin pour vendre la propriété. Avant la mise en œuvre de Wrike, le travail de l'équipe reposait intégralement sur des tableurs. Les contributeurs demandaient du matériel publicitaire, le directeur Marketing Régional créait ensuite un tableur, et assignait le travail à une équipe de création, qui attribuait les tâches à ses membres par ordre chronologique. Il n'y avait aucun moyen de suivre les responsabilités et les charges de travail.

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Grâce à Wrike, chaque matin nous savons exactement à quoi ressemblera notre journée, et nous pouvons organiser la semaine en conséquence.

Christina Anstett

Spécialiste en marketing direct

Christina Anstett, spécialiste en Marketing Direct à Premier Sotheby’s International Realty, explique que l'une de leurs plus grandes difficultés venait du fait qu'ils n'avaient aucun moyen de vérifier les statuts des travaux en cours, ou de fournir des preuves du travail réalisé en cas d'erreur. La désorganisation des processus engendrait beaucoup d'accusations et de confusion.

Le principal changement dans notre société est que nous n'avons plus besoin de rechercher l'emplacement d'un projet, ce qui nous fait gagner énormément de temps.

Christina Anstett

Spécialiste en Marketing Direct

Leur Victoire

Ils ont simplifié les processus et fourni aux employés une solution pour suivre leur travail

Désormais, l'équipe Marketing est à même de quantifier son dur labeur, et d'établir correctement le budget futur. Les dirigeants ont une meilleure compréhension de la façon dont fonctionne l'équipe et de sa valeur dans la société. Depuis que l'équipe utilise Wrike, l'attribution des responsabilités n'est plus un problème. Les membres de l'équipe peuvent visualiser directement dans Wrike qui est responsable d'une tâche ou d'un projet, et agir en conséquence.

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The Premier Sotheby’s International Realty marketing team has been able to support their reports with real, accurate numbers. By going back through the project in Wrike, they can demonstrate their department's hard work and justify results. If mistakes are made, they can easily go back to review the process, see what went wrong, and improve. "The biggest benefit of Wrike is that when you're working with 900 individual personalities and independent contractors, being able to prove your value is crucial," says Anstett. "Pulling a report and showing them how many jobs were completed on their behalf during a certain time frame is very, very powerful for us."

Leurs super pouvoirs

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Statuts personnalisés (fonctionnalité de Wrike Entreprise)

Les statuts personnalisés permettent à l'équipe Marketing de Sotheby d'adapter leurs flux de travail de sorte à ce qu'ils correspondent aux processus existants. Ce type de flexibilité leur permet de visualiser à tout moment l'avancement exact de chaque projet. Ils n'ont plus besoin de fouiller leurs e-mails, ou de planifier des réunions de mise à jour pour connaître les différents statuts.

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Intégrations pour gagner du temps

Comme le service Marketing reçoit entre 20 et 50 demandes de la part des agents par jour, ils ont implanté Wrike pour automatiser autant que possible les processus. Par exemple, les demandes de contributeurs sont envoyées par le biais de formulaires Wufoo, qui s'intègrent à Zapier. À la réception d'une sollicitation, Zapier envoie une demande automatisée à Wrike, qui crée une tâche et l'assigne à la personne la plus appropriée. Cette intégration, conjointement à l'intégration des e-mails, permet au service Marketing d'avoir des processus cohérents et de gagner un temps considérable.

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Génération de rapports simplifiée

Cette fonctionnalité est utile pour Christina Anstett lorsqu'elle doit établir un rapport pour sa Direction. Durant leurs réunions hebdomadaires, chacun reçoit les tâches créées dans le système pour les 30 jours à venir, afin d'établir le planning et de déterminer les priorités. Avant la réunion, Christina peut rapidement générer un rapport sur toutes les tâches en cours, pour avoir toutes les mises à jour sous la main. Pas besoin de parcourir les bureaux pour demander les mises à jour à l'équipe, et rassembler les informations dans un rapport.

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