Erreurs en gestion de projets multiples, planification de projet 2/5
En tant que dirigeant d'une société de logiciels de gestion de projet, j'ai eu l'occasion d'entendre de nombreuses histoires conflictuelles de la part de clients, d'investisseurs et de tuteurs au sujet des projets. Je pense que c'est une excellente opportunité de les partager avec vous, de sorte à ce que celles-ci vous aident à améliorer vos propres compétences en gestion. Ceci est la deuxième partie d'une série nommée Les 5 erreurs les plus fréquentes dans la gestion de projets multiples. Avant de lire cet article, veuillez consulter Les 5 erreurs les plus fréquentes dans la gestion de projets multiples (Partie 1 sur 5). Erreur n° 2 : planification de projet négligée La tentation est grande de plonger directement dans le projet au lieu d'envisager votre plan de manière approfondie. Dans le monde actuel de l'entreprise, où chaque projet doit contribuer au chiffre d'affaires de la société, cette attitude naïve mène inévitablement à l'échec. Rappelez-vous que l'une des principales raisons pour lesquelles la gestion de projet peut échouer est le fait de laisser les plans de projet prendre la poussière sur les étagères. Un plan de projet inexistant, inutilisé, obsolète, incomplet ou pauvrement construit donne lieu à des erreurs lors de l'exécution de celui-ci. La plupart des erreurs de gestion de projet observées sont dues à un manque de plan de projet efficace et à jour. Lorsque vous ne mettez pas à jour vos plans de projet, vous ne pouvez suivre tous vos projets, et vous n'avez aucun contrôle sur leur progression. Vous courez également le risque d'être occupé plus de temps que nécessaire, et d'exploser vos budgets. Par conséquent, les membres de votre équipe prennent du retard dans la finalisation de leurs tâches. Et tout cela affecte directement la date de livraison de votre projet. Stratégie gagnante n° 2 : maintenez des plans réalistes et à jour Comment maintenir des plans de projet réalistes et à jour ? Voici trois solutions concrètes : Révisez, révisez, révisez Si vous voulez que tous vos projets soient terminés dans le respect des délais et du budget (ou en-dessous du budget), il est important de suivre quotidiennement la progression de chacun de vos projets. Votre équipe projet doit prendre au sérieux les objectifs et le calendrier du projet. Pour cela, vous devez revoir et mettre à jour vos plans régulièrement ; dans le cas contraire, vos plans s'avèreraient alors inutiles. Concevez des plans flexibles Lorsque vous gérez plusieurs projets en même temps, vous devez être prêt à réagir instantanément aux changements imprévus d'un projet et à adapter votre plan à ces changements. Ainsi, vous vous épargnez le coût des erreurs dans la programmation initiale. Préparez toutes les informations nécessaires Ayez toutes les informations à portée de main pour pouvoir faire face aux changements. De cette façon, vos projets seront achevés avec succès. Ne laissez pas les informations précieuses sur les mises à jour s'enterrer dans des fichiers séparés. Combinez vos données et conservez tous les fichiers liés au projet en un seul emplacement. Facilitez l'accès à ces informations pour l'ensemble des parties prenante. Avoir toutes les informations sous la main vous permet de connaître la progression de vos projets à chaque instant. À suivre dans la partie 3 : Erreurs de planification de projet. En savoir plus Pour plus d'informations sur la planification de projet, consultez : Concepts de base en gestion de projet : 6 étapes pour élaborer un plan de projet sans faille 10 éléments essentiels pour un plan de projet parfait (infographie) 5 solutions corroborées par la psychologie pour que votre équipe respecte les délais
Feuilles de temps dans Wrike Resource : suivez simplement le temps passé par tâche
Nous présentons aujourd'hui les feuilles de temps, une amélioration de Wrike Resource visant à renforcer la flexibilité, la transparence et la facilité d'utilisation. Les feuilles de temps offrent un moyen simple de suivre le temps passé sur les tâches.
Secrets de la création d'un calendrier de campagne marketing intégrée
Il est certain qu'une campagne intégrée demande beaucoup de suivi. Mais voici la bonne nouvelle : un calendrier de campagne marketing intégrée peut grandement vous faciliter la tâche. Vous apprendrez ici comment faire.
Des ressources créatives améliorées aux campagnes orientées données, Wrike for Marketers Performance permet aux équipes distantes de se surpasser
Dans l'univers du marketing, la pression de livrer plus et plus vite est constante. C'est là que Wrike for Marketers et la nouvelle solution Wrike for Marketers Performance peuvent faire toute la différence et soutenir votre équipe.
Pourquoi vos clients n'adoptent pas votre logiciel de gestion de projets ?
Un logiciel de gestion de projets ne vous aide pas à satisfaire vos clients s'ils ne peuvent pas l'utiliser. Nous expliquerons ici pourquoi votre logiciel n'est parfois pas à la hauteur des attentes de vos clients et comment vous pouvez y remédier.
Comment créer un plan de gestion infaillible ? Conseils d’experts
Une mauvaise planification peut ruiner votre projet avant même que le travail n'ait commencé. La révision des attentes, la réduction des budgets et les malentendus peuvent faire dérailler jusqu'aux projets les plus simples, et générer du stress chez toutes les personnes concernées. Un projet planifié minutieusement permet de garder en vue les objectifs et de les atteindre, mais aussi d'éviter d'exploser le budget. Cependant, prendre le temps de planifier un projet est une tâche colossale. Comment prévoir exactement le temps que prendra une tâche ? Comment traduire les attentes des parties prenantes en produits concrets ? Et si les choses ne se passaient pas comme prévu ? Nous avons recueilli les conseils de 5 experts chevronnées en gestion de projet pour qui l'établissement d'un bon plan de gestion n'a plus de secret. Les éléments essentiels d'un plan de gestion de projet Que devez-vous inclure dans votre plan de gestion de projet ? D'après Elizabeth Harrin, blogueuse primée, spécialiste de la gestion de projet, un plan de projet minutieux comprend les éléments suivants : Une brève définition du projet : avec des informations sur le thème du projet et sur son objectif ; c'est-à-dire quelques lignes résumant la finalité, les objectifs et les livrables finaux. La stratégie d'exécution : vous y expliquerez comment se déroulera le projet. Quelle méthodologie utiliserez-vous ? La livraison aura-t-elle lieu sous forme d'un lancement unique ou d'un lancement par étapes ? La portée : qu'est-ce qui fait partie de votre projet (et qu'est-ce qui n'en fait pas partie) ? Indiquez la structure détaillée de votre travail et les livrables clés. Le programme : en fonction de la manière dont a été défini le projet, il peut s'agir d'une présentation approfondie du moment où seront complétés des éléments spécifiques, ou de votre diagramme de Gantt détaillé avec les jalons et dates de livraison. Un organigramme : description générale de la hiérarchie de l'équipe du projet, des fonctions, et des responsabilités. Si plusieurs équipes ou départements participent à votre projet, il convient de préciser comment ces équipes travailleront ensemble, qui sont les parties prenantes et qui est le responsable de chaque produit. Une matrice RACI : ce diagramme permet de déterminer exactement qui fera quoi dans votre projet. Il s'agit d'une matrice de toutes les activités d'un projet, associées à toutes les fonctions concernées, informant sur les personnes impliquées (à qui on a confié le travail), les personnes responsables (qui ont un droit de veto ou le pouvoir de dire oui/non), les personnes consultées (qui doivent approuver ou contribuer) et les personnes à informer (qui doivent être au courant des actions ou décisions). À chaque intersection d'activités et de fonctions, chaque fonction est attribuée à une personne spécifique. Pour obtenir un modèle de matrice RACI téléchargeable, cliquez ici. Crédit image : racichart.org Un plan de gestion des risques et un registre des risques : même si vous établissez un budget au centime près et que vous définissez chaque jalon, le risque zéro n'existe pas, même pour les petits projets. Élaborez un plan pour identifier et réduire les risques dès le début. Pour consulter le guide de l'évaluation et de la gestion des risques étape par étape, cliquez ici. Les détails budgétaires : notamment une estimation des heures supplémentaires, des formations, des frais de consultation, des équipements et des fournitures, des achats de logiciels, des frais de déplacement, etc. Certaines de ces sommes peuvent s'avérer difficiles à déterminer à l'avance, mais essayez d'être le plus précis possible et rappelez à tout le monde qu'il s'agit d'un budget prévisionnel. Un plan de communication et un programme des rapports : ils décrivent en détail avec qui vous communiquerez, ce que vous partagerez, à quelle fréquence et sous quelle forme. Un programme des achats : si vous avez besoin d'acheter quelque chose pour mener à bien votre projet (logiciel, matériel, etc.), c'est là que vous consignez la façon dont vous envisagez la recherche et le choix des fournisseurs et comment vous pensez gérer les contrats. Un plan de gestion des informations : il décrit comment vous comptez stocker et partager les informations du projet, et comment vous prévoyez de vérifier les documents et de protéger la sécurité des données du projet. Un plan de gestion de la qualité : vous y expliquerez comment vous envisagez de gérer la qualité du projet, quelles sont les normes de qualité que vous avez établies, comment vous prévoyez de respecter ces normes et quel programme vous proposez pour mettre en place des audits ou contrôles de qualité. Cela fait beaucoup d'informations à traiter, mais souvenez-vous qu'il ne s'agit que d'un exemple de plan de gestion de projet. Un bon plan de projet n'inclut pas nécessairement tous les éléments qui figurent dans cette liste. Comme l'indique Harrin, « Ce n'est pas parce que votre document est plus long que vous paraîtrez plus intelligent ou mieux organisé ». En revanche, il y a de fortes chances que personne ne lise ce document à part vous ». Un plan de projet simple, facile à lire est bien plus efficace. Commencez par élaborer un cahier des charges Selon Brad Egeland, chef de projet informatique, auteur et consultant, le succès de votre plan de projet repose sur le Cahier des charges. Pourquoi ? Parce qu'il met tout le monde sur la même longueur d'onde dès le départ. Plus tard, lorsqu'apparaissent de nouvelles exigences et que l'on s'éloigne des objectifs, on peut reprendre le cahier des charges pour revoir la façon dont le projet était censé évoluer au départ. Le cahier des charges doit contenir un énoncé de l'objectif/de la valeur commerciale, la description des livrables du projet, la définition des jalons, l'estimation des efforts, du calendrier et coûts associés, et une description détaillée des fonctions et des responsabilités de l'équipe. Chronométrez-vous Max Wideman, célèbre chef de projet et co-auteur du premier « Project Management Body of Knowledge » (PMBOK), préconise une méthode simplifiée pour la planification de projet. Son approche SCOPE-PAK vous aidera à élaborer un plan de projet en 60 minutes ou moins (Wideman vous invite à le prendre au pied de la lettre et de vous chronométrer). Convoquez les principales parties prenantes et les membres de l'équipe pour déterminer les objectifs que vous souhaitez atteindre et comment vous envisagez de vous y prendre. Première étape : les parties prenantes. Notez quelles personnes devront être contactées pour obtenir de l'aide, des informations ou les approbations, et désignez le promoteur du projet. Si la liste s'allonge, procédez à une classification des intervenants par ordre d'importance. Deuxième étape : les éléments du projet. Il s'agit de la structure détaillée de votre travail. Énumérez les éléments importants du travail et les suggestions (vous les examinerez plus tard, pour l'instant contentez-vous de les lister). Limitez-vous à 30 éléments, et lorsque votre équipe semble à court d'idées, stoppez cette étape et passez à la suivante. Troisième étape : objectifs et résultats. Écrivez les objectifs du projet, puis définissez les résultats attendus. Analysez votre travail en vous demandant si vous atteindrez vos objectifs en réalisant tous les éléments de la liste de la deuxième étape. Quatrième étape : alternatives possibles. Quelles solutions de remplacement pourraient également convenir pour atteindre les objectifs du projet ? Y a-t-il une manière plus efficace pour atteindre vos objectifs ? Cinquième étape : questions économiques et difficultés. Quelle est la stratégie de financement du projet ? Quelle place lui accorde-t-on par rapport à d'autres projets dans la hiérarchie des priorités ? De quelles ressources aurez-vous besoin ? Quelles difficultés allez-vous rencontrer ? Sixième étape : plan d'attaque. Étudiez votre liste de tâches et décidez quelle est celle qui devra être effectuée en premier. Étiquetez-la avec un A. Puis continuez avec les lettres B, C, D, etc. Ensuite, demandez-vous ce qui peut être fait simultanément avec les tâches A, ou B et ainsi de suite. C'est comme cela que vous établirez la planification des tâches. Septième étape : prévisions et risques. Quels problèmes peut poser chaque tâche ? Comment pouvez-vous réduire les risques, ou trouver des solutions de rechange ? Huitième étape : les indicateurs clés du succès. Identifiez les 3 ou 4 parties prenantes les plus importantes et demandez-vous ce qui répondra le mieux à leurs attentes. Les réponses sont les indicateurs de succès du projet. Définissez comment mesurer chacun de ces derniers lorsque le projet est terminé. Vous pouvez (et devriez) continuer à travailler pour clarifier le plan de travail du projet, mais en une heure seulement, vous aurez établi un solide plan d'attaque : vous aurez notamment identifié les parties prenantes, clarifié les objectifs et défini les résultats attendus. Évitez la planification excessive Selon Ricardo Vargas, un spécialiste en gestion de projet de renommée internationale, la notion d'urgence est l'ingrédient le plus important d'un projet réussi. Les chefs de projet doivent pouvoir répondre rapidement aux demandes des clients et des parties prenantes, et cela fait appel à leur capacité à agir, plutôt qu'à leur capacité à discuter des délais et des budgets autour d'une table. Votre projet est inutile tant qu'il n'est que sur papier ; vous devez donc simplifier le processus de planification autant que vous pouvez. N'incluez que l'essentiel dans votre plan de projet, puis mettez-vous au travail ! Vargas utilise une version consolidée du guide de planification décrit dans le PMBoK. Vous pouvez en apprendre davantage sur les caractéristiques de chaque point de son processus de planification sur son blog. Élaborez un plan simple Les plans de projet peuvent se compliquer rapidement, surtout quand les parties prenantes et les promoteurs de projet commencent à donner leur point de vue. Pour être sûr que vous ne compliquez pas trop les choses, le blogueur spécialisé en gestion de projet Kiron Bondale préconise de commencer avec les 5 questions basiques pour fournir un contexte et une perspective aux détails de votre plan de projet. Pourquoi ? Quels sont les avantages fondamentaux que représente la réalisation de ce projet pour l'entreprise ? Quoi ? Quelle la portée du projet ? Qu'est-ce que le projet comprend ? Qui ? Quelles sont les fonctions basiques nécessaires pour livrer ce que le projet comprend ? Quand ? Quand doivent être livrés les éléments du projet pour obtenir les avantages pour l'entreprise ? Où ? Quel est l'endroit le plus approprié pour effectuer le travail ? Où les clients et les utilisateurs finaux utiliseront-ils les éléments du projet ? Seulement après avoir répondu à ces questions pourrez-vous envisager de réfléchir à la manière de développer le projet. Les meilleures pratiques en gestion de projet Comme vous pouvez le constater, même parmi les experts en gestion de projet il existe plusieurs approches pour créer un plan de projet. Il n'y a pas qu'une seule « bonne méthode » à suivre ; en revanche, il existe bien une pratique qui fait l'unanimité entre les chefs de projet chevronnés : consacrer du temps à bien définir les principaux objectifs du projet avec les parties prenantes avant de débuter le travail. Une autre pratique recommandée est de tenir une réunion de lancement du projet. C'est l'occasion de vous assurer que les objectifs sont partagés par tous les membres de votre équipe ainsi que de clarifier les fonctions et les responsabilités de chacun, d'établir les critères de réussite et de choisir la méthodologie et les outils de votre gestion de projet. Suivez nos conseils pour organiser la réunion de lancement de projet parfaite qui donnera le bon ton pour votre équipe. Enfin : recueillez le plus de documents possibles. Garder des traces de la progression de votre projet vous aidera à analyser votre performance et à prendre des décisions plus éclairées. Ressources supplémentaires pour la planification de projet Concepts de base en gestion de projet : 6 étapes pour élaborer un plan de projet sans faille Éléments fondamentaux pour un plan de projet parfait (infographie) 10 étapes pour un lancement de projet qui déménage : une checklist pour les responsables de projet Concepts de base en gestion de projet : initiation aux diagrammes de Gantt Modèle de plan de gestion de projet
4 mauvaises utilisations d'un diagramme Gantt
Le diagramme de Gantt en gestion de projet offre de nombreux avantages, mais ce qui est important, c'est la façon dont vous les utilisez. Voici certaines choses que vous devez éviter lors de la planification de votre prochain projet.
PMO : de la survie à la prospérité, 3 défis à relever
Le bureau de gestion de projet, ou PMO (Project Management Office), représente un élément inhérent à la réussite des sociétés. Tandis que les nouvelles technologies émergent et que les sociétés cherchent une innovation plus approfondie, les PMO doivent évoluer afin de conserver leur pertinence et leur valeur. Qu'est-ce que le PMO, et comment apporte-t-il de la valeur à votre société ?
Gestion de projet et portefeuille de projets
Quelle est la différence entre la gestion de projet et la gestion de portefeuille de projets, exactement ? À quel moment la gestion de programme intervient-elle ? Voici une rapide explication de chacun de ces concepts, à travers des termes simples pour vous aider à les distinguer.
Gilmore Girls : enseignements sur la gestion des parties prenantes
Gilmore Girls est une série télé américaine tout public, connue pour ses dialogues percutants. Son retour sur Netflix nous donne de belles leçons sur la gestion des parties prenantes d'un projet. Servez-vous un petit café et lisez donc cela.
Conférence utilisateurs : notre 1ère édition organisée dans Wrike
Le 1er octobre 2018 est la date d'aboutissement de notre plus gros projet collaboratif jamais réalisé, notre première conférence utilisateurs Wrike. Voici la façon dont nous avons utilisé Wrike pour réaliser ce travail.
Les 3 compétences essentielles aux chefs de projet techniques
La gestion de projet technique est un domaine en plein développement, sous-ensemble distinct de la gestion de projet. Avez-vous les outils pour suivre le rythme d'un monde où la part du numérique augmente de jour en jour ? Découvrez les 3 compétences indispensables pour réussir en tant que chef de projet technique.
A savoir quand vous recherchez un outil en gestion de projets créatifs
Un outil de gestion de projets créatifs vous aidera à garder le cap et plus important encore, à maintenir vos projets en bonne voie. Voici quelques conseils pour choisir le bon outil pour votre équipe.
Fonctionnalités les plus recherchées - logiciel de gestion de projet
Pour prouver leur hypothèse, GetApp a interrogé plus de 200 chefs de projet basés aux USA, qui dépendent de logiciels de gestion de projet pour faire leur travail. Presque 45 % des personnes interrogées travaillent dans le secteur de l'informatique, et les trois quarts d'entre eux travaillent dans une petite entreprise. Le résultat se trouve dans leur rapport sur les fonctionnalités des logiciels de gestion de projet.