De nombreuses entreprises, y compris certains géants de la technologie comme Facebook ou Google ont débuté modestement. L’aventure commence souvent par un groupe fermé partageant les mêmes passions et motivations. Puis, après quelques années de dur labeur, de persévérance et un peu de chance, l’équipe familiale peut devenir une armée. Et même si c’est en général la marque du succès, cela représente aussi de nouveaux défis pour les équipes de direction des entreprises à croissance rapide.

Croissance modérée

Même s’il est important d’avoir une croissance rapide, s’adapter aux exigences de cette croissance est tout aussi important. En fait, selon une étude réalisée par Clear Company, 97 % des employés et des cadres pensent que la rationalisation dans une équipe influe sur les résultats d’une tâche ou d’un projet. Donc si vous précipitez l’intégration des nouveaux, vous risquez de nuire à vos projets en augmentant le temps nécessaire pour harmoniser votre équipe. Sachez qui vous sera vraiment utile pour pousser l’entreprise vers vos objectifs globaux. Le meilleur point de départ est d’établir un plan de Ressources humaines. « La capacité des ressources humaines d’une entreprise doit s’aligner sur la croissance de cette dernière », affirme Mary Karamanos, vice-présidente principale des Ressources humaines de BDC, la Banque de développement du Canada. « Un plan d’expansion peut facilement dérailler si les bonnes personnes ne sont pas à un poste adapté, bien formées et prêtes à assumer leurs nouvelles responsabilités. » La forme de ce plan dépendra de votre organisation spécifique. Mais il devra détailler les rôles et responsabilités, une planification des embauches, un organigramme, les descriptions des postes et des données sur vos méthodes de recrutement, de rétention et de développement des nouveaux employés.

Comment gérer une équipe croissante

Puisque votre entreprise connaît une croissance rapide, vous ne pouvez plus utiliser les mêmes stratégies de gestion qu’à l’époque où votre équipe pouvait se partager une pizza. Voici 5 conseils clés pour diriger et gérer efficacement une équipe croissante — sans stress, ni drame, ni chaos.

1. Croyez en vos chefs

« Dire qu’un chef dirige une 'grande équipe' de 100 employés ou plus, revient en fait à dire que ce chef dirige plusieurs assistants qui dirigent d’autres assistants », explique Steve Nguyen, docteur, consultant en leadership et en gestion de talent, et propriétaire et créateur du site WorkplacePsychology.net. Cependant, le succès dépend non seulement de la désignation de ces personnes, mais aussi de l’assurance de leur autonomie et de leur responsabilisation pour diriger leur propre flotte. Vous devez croire en leur capacité de prise de décisions et de gestion de leurs subordonnés sans que vous ayez à les surveiller de près. Ne confondez pas la microgestion et le leadership engagé. Après tout, selon une étude réalisée par le Journal of Experimental Psychology, les employés travaillent considérablement moins lorsqu’ils se sentent surveillés. Regardez la vidéo TED Talk de 19 min. de Charles Hazlewood sur la direction d’un orchestre et la confiance accordée à vos musiciens pour faire leur travail sous votre direction :

2. Définissez des processus précis

À mesure que vous évoluez, vous ne pourrez plus travailler étroitement avec chaque membre de l’équipe. Ainsi, il est important d’établir des processus définis et bien documentés. Ils sont essentiels si vous embauchez pour des postes déjà existants, comme l’augmentation du nombre de commerciaux, étant donné le besoin de réaliser des tâches spécifiques selon des méthodes données. « Vous pouvez voir les procédures comme une carte où des repères ont été surlignés pour éviter qu’une personne ne se perde ou 'vagabonde' en dehors du chemin réglementaire défini par l’équipe de gestion de l’entreprise », énonce un article de blog de Pacific Crest Group. Quelques conseils :
  • Demandez l’aide des membres ayant déjà occupé le poste pour documenter leurs procédures. Leur intégration au processus vous permettra de résoudre tout conflit. En parallèle, vous noterez les processus permettant la continuité harmonieuse des activités à tous les niveaux.
  • Définissez des systèmes de communication et d’organisation générale des activités. Un système de gestion de projet (p. ex. Wrike) vous aidera à collecter ces processus dans un emplacement centralisé et à rationaliser la communication de l’équipe. En fait, 87 % des entreprises très performantes utilisent des logiciels de gestion de projet.
Voici le principe de base : plus vous êtes proactif dans le développement de systèmes pratiques, de structures organisées et de flux de travail documentés, plus la croissance de votre équipe sera simple.

3. Ne réprouvez pas la hiérarchie

Ce mot évoque de l’aversion pour beaucoup d’entre nous. Il paraît rigide et formel. Et bien sûr, vous n’aviez peut-être pas besoin d’un organigramme détaillé lorsque votre équipe ne comptait que quelques personnes. Mais maintenant que les choses évoluent ? « Vous devez oublier votre aversion naturelle pour la hiérarchie et commencer à changer certains processus organisationnels et opérationnels pour connaître tous les membres de votre équipe », affirme George Bradt dans un article de Forbes. Cela s’explique de plusieurs manières :
  • D’abord, cela précise l’identité du chef des employés et l’autorité pour prendre les décisions finales.
  • Cela explicite aussi les parcours d’évolution professionnelle précis des employés souhaitant évoluer dans votre équipe croissante.
Vous pensez peut-être qu’une hiérarchie formelle pourrait nuire au moral des employés. Mais une étude réalisée par l’école de commerce Stanford Graduate School of Business indique que les employés préfèrent les relations hiérarchiques à celles égalitaires, car elles sont plus simples à percevoir et à se remémorer. Comment gérer une équipe croissante — Ne réprouvez pas la hiérarchie

4. N’oubliez pas les récompenses

Il est souvent plus simple de reconnaître les succès dans une petite équipe. Cela représente un autre point de complication pour une équipe évolutive. La reconnaissance n’est pas seulement nécessaire, elle a un fort impact sur vos employés. Selon un sondage de Gallup, les employés ne se sentant pas reconnus sont deux fois plus susceptibles d’affirmer vouloir quitter leur travail au cours de l’année suivante. La mise en place d’un système de reconnaissance et de gratification des membres de l’équipe pour leur travail est cruciale. Cela peut être aussi simple qu’un e-mail de félicitation amical. Ou bien un événement de socialisation, comme une happy hour mensuelle pour annoncer et fêter les grandes victoires.

5. Entretenez la culture

La culture est essentielle. Le taux de roulement signalé pour les entreprises avec une mauvaise culture est de 48 % ! Pour celles avec une bonne culture, il s’évalue à seulement 14 %. Cependant, quand votre croissance est rapide, la culture peut facilement être diluée à moins de bien la renforcer. Voici quelques stratégies à cette fin :
  1. Embaucher pour la culture. L’embauche par adaptation culturelle est un élément important de la croissance modérée. Les décisions d’embauche axées sur les valeurs clés de votre entreprise vous aideront à trouver le talent qui s’adaptera plus facilement, et ainsi réduire les conflits et tensions pour toute l’équipe.
  2. Maintenir les traditions. Les traditions existantes (et chères) de votre équipe doivent être maintenues, même s’il faut les adapter à mesure que le groupe grandit. Que ce soit les soirées pizza hebdomadaires ou les olympiades annuelles de l’entreprise, préserver des rituels aidera à renforcer l’identité de votre entreprise et à instaurer la camaraderie quand des nouveaux arrivent.
  3. S’initier à l’accompagnement. Les nouveaux employés peuvent être encadrés par des anciens plus expérimentés (du même service ou d’un autre) qui leur présentent les procédures du métier et les règles non écrites de votre culture d’entreprise. Une étude de Sun Microsystems, réalisée par la société de recherche et de conseil Gartner, a analysé le programme d’encadrement de l’entreprise et a montré que les taux de rétention étaient très élevés, 72 % pour être précis, pour les personnes encadrées. Pour les personnes n’ayant pas participé au programme d’encadrement, le taux de rétention était à seulement 49 %, preuve que le jumelage est un élément différenciateur important.
Le taux de rétention des employés encadrés est plus élevé

Gestion de la résistance au changement

Intégrer de nouveaux membres à l’équipe peut souvent modifier la dynamique de cette dernière, et entraîner une hésitation justifiée des principaux membres. « Le changement s’accompagne toujours de perturbations et de résistance », affirme Nguyen. Beaucoup perçoivent l’intégration de nouvelles personnes comme une menace pour les normes du groupe : les traditions, les normes de comportement et les règles non écrites qui régissent le fonctionnement de l’équipe. « Une équipe peut convenir qu’éviter un conflit est plus utile que les débats ; une autre peut développer une culture encourageant des disputes violentes et rejeter les consensus », explique Charles Duhigg, auteur du livre Smarter Faster Better, dans un article du New York Times. Ainsi, comment peut-on réduire les conflits et évoluer de manière positive ? Dans son livre Pocket Mentor Managing Change, le Dr. Linda Hill, professeur à la Harvard Business School, donne les 4 convictions clés d’une équipe pour bien accepter la croissance :
  1. Elle doit voir le changement (dans ce cas, la croissance de l’équipe) comme la bonne marche à suivre.
  2. La personne initiant le changement doit avoir le respect de l’équipe.
  3. L’équipe doit comprendre et se préparer à de nouvelles occasions et à de nouveaux défis résultant du changement.
  4. L’équipe doit participer à la planification et à la mise en œuvre des efforts pour le changement.
Si vous validez toutes les affirmations ci-dessus en intégrant votre équipe au processus de croissance, les choses seront plus simples pour vous.

Conclusion

En pratique, une équipe croissante est un signe positif de l’intégrité organisationnelle. Néanmoins, cela complique la gestion et la direction. Naturellement, à mesure que votre organisation évolue, votre style de leadership doit s’adapter à cette évolution. Savoir comment gérer une équipe grandissante n’est pas toujours facile, et sur la route, certains problèmes de croissance sont voués à se présenter. Cependant, en vous focalisant sur une croissance modérée et une communication efficace, vous serez dans la bonne direction.
Au sujet de l’auteur Kat Boogaard (@kat_boogaard) est une écrivaine basée dans le Midwest (É-U). Elle aborde des sujets liés au travail, au développement personnel et au mode de vie des travailleurs indépendants. Elle est chroniqueuse pour Inc., écrit des articles pour The Muse, est rédactrice pour la section Travail de The Everygirl et collabore à de nombreuses publications sur la toile.
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