Optimiser la productivité et réduire les pertes de revenus durant l'épidémie de COVID-19

Avec plus de 350 000 cas recensés à travers le monde, le coronavirus a un effet néfaste sur la santé humaine et l'économie mondiale. Selon Bloomberg, les conséquences économiques pourraient comprendre des récessions aux États-Unis, dans la zone euro et au Japon, ainsi que la croissance la plus lente jamais enregistrée en Chine. Les coûts pourraient dépasser les 2 700 milliards de dollars de perte de production, ce qui équivaut au PIB du Royaume-Uni.

Les Centers for Disease Control and Prevention recommandent le travail à distance et, selon une enquête menée auprès des employeurs par Willis Towers Watson, près de la moitié (46 %) des organisations suivent cette recommandation. Les grandes entreprises technologiques comme Apple, Box et Twitter encouragent leurs employés à travailler chez eux et adaptent les processus pour les aider à rester en bonne santé et productifs.

Les conseils destinés aux employés pour garantir un télétravail efficace sont nombreux. Mais nous voulions aussi nous assurer que les dirigeants et les responsables disposent d'un guide leur permettant d'optimiser la productivité et de limiter les pertes de revenus pendant cette période.

1. Communiquez les nouvelles politiques de travail à distance à l'échelle de l'organisation.

Le manque de transparence est le pire ennemi de la productivité. Réfléchissez aux tâches qui doivent être effectuées au bureau et à celles qui peuvent être effectuées à distance. Déterminez quelle sera la politique dans l'ensemble de l'organisation et présentez-la clairement dans un e-mail interne. Incluez un point de contact principal auquel les employés pourront poser leurs questions.

Demandez aux chefs d'équipe de mettre en place des politiques de télétravail pour la communication et les réunions vidéo quotidiennes. Cela permettra aux responsables et aux employés de garder le cap et de prendre note du travail effectué.

2. Soyez proactif, et non réactif, dans vos changements stratégiques de génération de leads.

Les équipes de marketing événementiel sont confrontées à d'énormes pertes de revenus en raison de l'annulation d'événements. De grandes conférences comme Adobe Summit, Facebook F8 Developer Conference et South by Southwest ont été annulées. Les responsables d'événements marketing doivent toutefois relativiser. En effet, Freeman affirme que les annulations représentent moins de 1 % des événements qu'ils ont prévu d'organiser dans les quatre ou cinq prochains mois aux États-Unis, en Asie-Pacifique, en EMEA et en Amérique latine.

En tant qu'équipe dirigeante, prenez votre temps pour décider d'annuler, de reporter ou d'avancer un événement. Il existe de nombreuses alternatives de qualité pour la génération de leads. Lorsque vous décidez de la meilleure ligne de conduite à adopter, centralisez les nouveaux projets dans un espace de travail partagé afin que les équipes puissent voir de quoi elles sont responsables et s'impliquer. Les comportements B2B et B2C étant imprévisibles, vous devrez vous tourner vers des sources de génération et de conversion plus fiables.

3. Faites en sorte d'avoir une vue d'ensemble des tâches, établissez des priorités et planifiez.

Prenez le temps de recalibrer vos projets et concentrez-vous sur ceux qui cadrent avec vos objectifs et résultats clés. Utilisez votre plateforme de gestion du travail ou votre outil de gestion de projet pour faire le point sur les tâches à venir et en cours. Pour mieux appréhender la charge de travail de votre équipe, organisez des réunions par vidéoconférence et passez en revue les tâches, les échéances et les goulots d'étranglement. Définissez et hiérarchisez le travail de l'équipe en fonction d'objectifs quotidiens.

Si vous ne disposez pas encore d'un processus structuré de réception du travail, c'est pour vous l'occasion de canaliser le travail en utilisant un formulaire de demande ou tout autre processus formalisé. Plutôt que de traiter les demandes au fur et à mesure qu'elles arrivent, votre équipe doit se concentrer sur les projets qui cadrent avec ses objectifs. Le moment est venu d'établir des limites et de nouveaux processus.

4. Centralisez et numérisez la collaboration.

Dans notre récente enquête sur la productivité des employés, les travailleurs ont été interrogés sur les outils ou les capacités qui permettraient d'accroître leur productivité. Les réponses les plus courantes incluaient « la possibilité d'accéder à mon travail à tout moment et de travailler efficacement de n'importe où » et « un moyen plus facile et plus efficace de collaborer pour les équipes et les parties prenantes ». Indépendamment de l'épidémie de COVID-19, la plateforme numérique unifiée est l'avenir de la collaboration.

Lorsque les employés travaillent à distance, les informations peuvent se perdre dans le déluge d'e-mails et de messages instantanés. Regroupez toutes les communications relatives à un projet dans un espace partagé où les membres peuvent immédiatement voir les mises à jour, les conversations, les tâches, et plus encore. Cela garantit la responsabilité et offre une visibilité instantanée sur l'avancement des projets. Si vous n'avez pas d'outil de gestion de projet, Google Sheets est une excellente solution pour les petites équipes.

5. Optez pour les réunions numériques tout en préservant le contact humain grâce à la vidéo.

Certaines entreprises comme Box adopte le numérique pour les réunions telles que les entretiens et l'intégration des employés. Ces solutions offrent aux équipes la liberté de travailler chez eux, tandis que la vidéoconférence permet d'entretenir ce lien personnel. Faites en sorte que tout le monde ait sa caméra allumée pendant les réunions virtuelles afin de garantir l'engagement.

La productivité pour le travail à distance et au-delà

Ces stratégies ne sont pas seulement de bons conseils pour s'y retrouver dans les nouvelles politiques de télétravail. Ce sont aussi de bonnes pratiques qui vous permettent de réussir tout au long de l'année. Avec une plateforme de gestion du travail comme Wrike, c'est encore plus facile. Grâce aux fonctionnalités comme les tableaux de bord d'équipe partageables et personnalisables, les mises à jour de statut en temps réel et l'intégration à plus de 400 applis, les équipes ont tout pour travailler en toute efficacité, même à distance.

Les équipes Wrike ont fait état d'une réduction de 90 % des e-mails et d'une baisse des heures de réunion, jusqu'à 30 heures par semaine. Wrike est une solution éprouvée qui permet de créer des espaces numériques collaboratifs pour les équipes très affairées.

Wrike propose des outils de gestion du travail qui permettent notamment de rendre cette transition vers le télétravail aussi harmonieuse que possible.

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