Retour au bureau : pourquoi les logiciels de gestion du travail collaboratif sont plus utiles que jamais

Depuis plus d'un an, employés et responsables se demandent tous quand et comment se déroulera le retour au bureau après la pandémie.

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Alors que la vaccination va bon train dans certaines régions du monde et que 79 % des employés en activité déclarent, dans un récent sondage, que leur entreprise envisage un retour sur site, le télétravail et les réunions virtuelles ne sont pourtant pas prêts de disparaître. 

Le retour au bureau impliquera forcément certains changements dans les espaces de travail, mais également dans notre manière d'interagir les uns avec les autres. Les rassemblements dans la salle de repos et les happy hours dans la salle repas pourront-ils toujours avoir lieu ? Les télétravailleurs seront-ils finalement mieux informés que leurs collègues présents sur site ?

La pandémie nous aura appris que le télétravail à grande échelle est possible. Avant même la crise de la COVID-19, une étude de Stanford datant de 2018 avait montré que la productivité augmentait fortement lorsque les employés se voient offrir la possibilité de travailler à distance. Les entreprises privilégiant le « virtuel d'abord » pourront répartir le travail entre le domicile, le bureau et les postes satellites en s'affranchissant des frontières et des fuseaux horaires. Aujourd'hui plus que jamais, il est nécessaire que les entreprises se tournent vers des technologies comme les solutions de gestion du travail collaboratif (CWM).

Gardez la pleine maîtrise grâce aux solutions CWM

Avant la pandémie, vous pensiez peut-être disposer d'une pile technologique complète, avant d'être finalement rattrapé par la dure réalité lorsqu'il a fallu passer au télétravail. Durant cette période, des solutions telles que Slack, Microsoft Teams, Zoom et G Suite ont probablement boosté la productivité de vos équipes, surtout s'il s'agissait là de votre seul et unique outil de collaboration. En s'installant sur la durée, la pandémie a révélé au grand jour des lacunes dans la collaboration d'équipe, qu'il s'agisse des réunions debout quotidiennes, des sessions de tableau blanc en personne, de l'inventaire des ressources pour la constitution de groupes, etc. Ces lacunes vous ont probablement incité à investir dans un logiciel de gestion du travail collaboratif. Maintenant que le retour au bureau se profile à l'horizon, l'évaluation des processus et logiciels professionnels peut être considérée comme une priorité afin de bien préparer l'avenir. Peut-être même serez-vous tenté de réintroduire votre ancienne pile technologique. 

La gestion du travail collaboratif devrait être au cœur de votre plan de retour au travail. Voici pourquoi :

  1. Si vous vous débarrassez de votre solution CWM, toutes les nouvelles demandes de travail seront à nouveau désorganisées : Slack, e-mails, réunions debout, rendez-vous au bureau, etc.
  2. Ensuite, vous n'aurez plus de traces écrites. Contrairement à ce que certains peuvent penser, ce n’est pas une bonne chose. Il est en effet toujours bon de disposer d'une source unique d'informations regroupant l'ensemble des communications de l'équipe ainsi que le détail du déroulement des projets. Il serait dommage de se priver d'un tel système centralisé.
  3. Le suivi des projets et des budgets alloués aux équipes se fera de nouveau via des outils disparates, avec toute la lourdeur et la complexité que cela implique. Idem pour les rapports : vous ne devriez pas avoir à naviguer entre plusieurs applications pour extraire les données à transmettre à votre équipe, à vos dirigeants ou à vos parties prenantes externes.

Il vous faut ensuite tenir compte de la dynamique d'équipe. Certains collègues seront ravis de retourner au bureau, tandis que d'autres seront tout aussi ravis de rester en télétravail. Enfin, il y a ceux qui opteront pour le mode de travail hybride, mélangeant présentiel et télétravail. (Selon une étude de Harvard, au moins 16 % des employés télétravailleront deux jours par semaine minimum.) Quel que soit le mode de travail choisi, les employés doivent être en mesure de participer et de collaborer aussi facilement et aussi efficacement que lors de la pandémie.

Abandonner votre logiciel de gestion du travail collaboratif ne revient pas uniquement à vous priver de solutions de chat et de visioconférence : c'est en effet la seule véritable option dont votre entreprise dispose pour pouvoir à la fois rester compétitive, maintenir un haut niveau de collaboration et gérer les différents modes de travail choisis par les employés. 

L'avenir du travail est virtuel et mondial

La dispersion des équipes a pris des proportions très importantes en 2020, et ce phénomène semble se confirmer au premier semestre 2021. Lorsque la pandémie s'est aggravée, de nombreuses entreprises n'ont pas eu d'autre choix que de passer au télétravail du jour au lendemain, tandis que d'autres ont non seulement fait la transition, mais ont également annoncé leur intention de conserver ce mode de travail indéfiniment. Que vous soyez concerné par l'une ou l'autre de ces situations, ou que vous vous situiez quelque part entre les deux, le « virtuel d'abord » ne se contente pas de définir la nouvelle normalité, c'est aussi le nouveau paradigme. 

Dans un rapport de Owl Labs de 2020 :

  • 50 % des personnes interrogées se déclarent prêtes à quitter leur emploi pour un poste proposant le télétravail à temps plein, ou la majorité du temps.
  • 50 % des personnes interrogées déclarent ne plus vouloir postuler à des postes ne proposant pas de télétravail après la pandémie.
  • 23 % des employés à temps plein se déclarent prêts à accepter une réduction de salaire de plus de 10 % pour pouvoir travailler à domicile au moins une partie du temps.

Comme ces chiffres l'indiquent, la moitié des employés semblent vouloir se réserver le droit de choisir où vivre et travailler. Accepter un emploi en fonction du lieu de travail n'est peut-être plus un facteur aussi déterminant qu'avant. Si vous souhaitez être délocalisé pour vous rapprocher de votre famille, profiter d'un cadre plus exotique, vivre en pleine montagne ou travailler depuis chez vous sans que vos perspectives de carrière ne s'en trouvent impactées, c'est désormais possible. De ce fait, les entreprises qui choisiront de se passer de leur logiciel de gestion du travail collaboratif ou d'opter pour une version simplifiée perdront des talents.

Les solutions CWM accélèrent la transformation numérique 

Parallèlement au retour au présentiel, la transformation numérique est devenue une priorité pour de nombreuses entreprises en raison de la pandémie. Jugez plutôt. L'adoption d'une solution CWM a joué un rôle majeur dans la transformation numérique de votre entreprise. Vos équipes ont pu atteindre leurs objectifs actuels, mais également évoluer pour être fin prêtes pour l'avenir. Votre solution CWM a aidé votre entreprise à générer une croissance continue en améliorant les flux de travail. Elle a également permis aux équipes dispersées de profiter d'une plateforme centralisée et de collaborer entre elles. Peut-être a-t-elle même accéléré le processus d'approbation de vos contenus créatifs (via des fonctionnalités complémentaires telles que Wrike Proof). Ajoutez à cela l'automatisation intégrée qui vise à réduire les tâches répétitives et vous avez devant vous une plateforme fiable maximisant l'efficacité et la productivité. 

Alors, pourquoi vous débarrasser de votre solution de gestion du travail collaboratif maintenant que vous avez accompli l'un des objectifs de transformation numérique les plus difficiles à atteindre ? 

Pour Sanjay Rishi, PDG de JLL Amériques, il est temps que les entreprises fassent preuve d'audace dans la manière dont elles comptent prioriser la transformation numérique, mettre en place le travail distribué et proposer à leurs employés une expérience professionnelle de qualité. Ces objectifs sont impossibles à atteindre sans un bon logiciel de gestion du travail collaboratif.

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