Imaginez : une équipe collabore sur un gros rapport. Chaque membre reçoit des sections du document ainsi que des délais à respecter. Tout est organisé et dans les temps. Or, la personne responsable du contenu des deux premières sections commence à prendre du retard. « Ce n’est pas grave ! » se dit-elle en faisant défiler les pages de son calendrier. « J’aurai seulement deux jours de retard. » Elle se dit que tout compte fait ça ne fera pas une grosse différence. Elle ne prend donc pas la peine de prévenir les autres membres de l’équipe. Cette personne ne se rend pas compte qu’un autre membre de l’équipe attend impatiemment ses sections afin de pouvoir à son tour terminer les siennes. Le graphiste ne peut pas avancer avant d’avoir lu le contenu. La personne en charge de la révision du rapport a réservé un jour spécifique dans son emploi du temps pour cette tâche. Or, il est évident que le rapport ne sera pas prêt à temps. Ça vous dit quelque chose ? On ne se rend pas toujours compte des répercussions que notre travail peut avoir sur le reste de l’équipe. Malheureusement, cela provoque souvent l’effet domino dont nous parlions plus haut. En tant que chef d’équipe, c’est à vous d’aider les membres de votre équipe à se rendre compte des enjeux liés à leur travail et à avoir une meilleure vision globale. Mais pourquoi est-ce important et comment s’y prendre efficacement ? Voyons cela de plus près.

Pourquoi la vision globale est essentielle pour votre équipe

Un conte pour enfants bien connu illustre les problèmes qui peuvent survenir lorsque les membres d’une équipe ne se comprennent pas ou ne communiquent pas efficacement :
« Voici Edouard Ours, qui descend les escaliers, boum, boum, boum, la tête la première, derrière Jean-Christophe. C’est, à sa connaissance, la seule façon de descendre les escaliers, bien qu’il ait parfois l’impression qu’il y aurait d’autres manières, si seulement il pouvait s’arrêter un instant pour y réfléchir. » ~ A. A. Milne
Winnie l’OursonLa morale de l’histoire : on vit tous les choses de manière différente. « La place que vous occupez, ou le chemin que vous avez parcouru, au sein d’une organisation dépendent en grande partie de votre position », explique Sarah Shin, responsable des RH chez Wrike. « Le but est de tous arriver en bas des escaliers, sans faire comme Winnie l’Ourson. » Pour mener ses objectifs à bien, votre équipe doit être consciente qu’une compréhension collective d’un objectif commun n’est pas suffisante. En effet, les membres de l’équipe doivent également garder à l’esprit comment réaliser cet objectif tous ensemble et comment leur travail se répercute sur celui des autres membres. Réfléchissez-y : pour Jean-Christophe, descendre les escaliers était simple et direct. Mais qu’en était-il pour ce pauvre Edouard Ours (aussi connu sous le nom de Winnie) ? Tout le contraire justement. Si Jean-Christophe avait réussi à prendre du recul, ce qui lui aurait permis de mieux se rendre compte de ce qu’il en était pour les autres, il aurait pu faire les choses différemment afin de simplifier la tâche de son coéquipier. Donner la possibilité aux membres de l’équipe de prendre conscience de leur rôle dans un contexte plus large rendra vos travailleurs plus heureux et plus productifs. Dans son étude, « Recherche sur le comportement organisationnel (« Research in Organizational Behavior ») », Brent D. Rosso, PhD, a découvert que de donner un sens à son travail améliore de nombreux facteurs chez les employés : motivation et engagement, satisfaction au travail et performance individuelle – tout en réduisant l’absentéisme et le stress. Jetez un oeil à l’une de nos dernières publications sur le thème « donner un sens à son travail », dans laquelle nous présentons trois façons de donner progressivement plus de sens au travail des membres de votre équipe.

Aider les membres de votre équipe à comprendre pourquoi leur rôle est important

Avoir tout le monde sur la même longueur d’onde, que ce soit au sein d’une grande ou d’une petite équipe, peut représenter un défi. Mais ce n’est pas chose impossible. « Le chef d’équipe doit assumer le rôle de conseiller », explique Melissa Thomas-Hunt, vice-doyenne principale, Global Chief Diversity Officer et professeure de direction à la Darden School of Business. « Ainsi, les chefs d’équipe doivent avoir un sens aigu de l’expertise et des éventuelles connaissances des membres. C’est donc à eux qu’incombe la responsabilité de conseiller les membres de leur équipe, de mettre en lumière les connaissances tacites ou l’expertise explicite et de diriger le processus. » C’est donc à eux qu’incombe la responsabilité de conseiller les membres de leur équipe, de mettre en lumière les connaissances tacites ou l’expertise explicite et de diriger le processus. » Mais comment faire tout cela ? Voici quelques stratégies clés que vous devriez adopter afin d’aider les membres de votre équipe à comprendre l’importance de leur travail.

1. La première réunion : s’y prendre correctement dès le départ

Selon un sondage Interact/Harris, tel que relaté par Harvard Business Review, un très grand nombre d’employés (91 %) affirment que les problèmes de communication démoralisent leurs supérieurs. De plus, le manque d’instructions précises représente l’une des choses dont les employés se sont le plus plaint à propos de leurs supérieurs. 91 % des employés affirment que les problèmes de communication démoralisent leurs supérieurs Source de l’image : Harvard Business Review La solution consiste à organiser une première réunion afin que tout le monde soit sur la même longueur d’onde. « L'une des premières choses à faire est d’organiser une première réunion » explique David Coleman, analyste principal chez Collaborative Strategies. « Avant que l’équipe ne démarre un projet, il est essentiel de discuter. Cela permet aux membres de comprendre qui se charge de quoi au sein de l’équipe. Une fois qu’ils comprennent les autres et leur accordent leur confiance, il est bien plus probable les membres de l’équipe collaborent mieux. » Cela permettra d’aider chaque membre de l’équipe à mieux comprendre ce qui se passe avant même que le projet atterrisse sur leur bureau. De plus, ils auront une meilleure idée de ce qui se passera une fois que leur travail sera fait, ce qui leur donnera de bien meilleures chances de comprendre l’importance de remplir leur part du contrat. Ce qu’il faut retenir : débutez chaque projet avec une discussion ouverte offrant une vision globale à l’équipe, c’est bien plus important que vous ne le pensez.

2. Formation polyvalente : découvrez comment les autres travaillent

Associez les membres de l’équipe à des personnes d’autres départements ou occupant d’autres fonctions. Donnez la possibilité à votre équipe de découvrir comment les autres travaillent. Cette formation polyvalente immerge votre équipe dans les tâches d’autres personnes, permettant aux membres de mieux comprendre comment le reste du projet sera traité. Certaines équipes ont adopté un processus formel afin d’encourager cette formation inter-départements, d’autres planifient simplement des réunions ou des discussions. Indépendamment de la solution que vous choisissez, il y a une chose à retenir : les membres de votre équipe n’ont pas besoin d’être catégorisés. Donnez-leur la possibilité d’étendre leurs activités et de suivre un autre membre ou de gagner de l’expérience pratique en exerçant une autre fonction. Cela aura pour résultat d’améliorer leur compréhension des projets de grande envergure et de leur donner une meilleure image de l’organisation.

3. Pression des pairs : insistez sur la composante humaine

La pression des pairs. C’était déjà un dur combat à l’époque du lycée. Croyez-y ou non, la pression peut être tout aussi forte aujourd’hui. « J’ai constaté que la pression des pairs peut être forte sur les équipes travaillant sur un projet », affirme Coleman. Toutefois, la pression des pairs dans le monde professionnel n’a pas la même connotation négative que celle que l’on a connue durant notre adolescence. À présent, on pense à l’importance de la composante humaine dans le travail qui est effectué. Prenons l’exemple suivant. Quelle directive vous donnerait le plus envie de faire votre travail ?
  1. « Respectez les délais, sinon le projet ne sera pas terminé à temps. »
  2. « Respectez les délais, sinon nous dépasserons notre budget. »
  3. « Il est important que vous respectiez les délais. Jason est responsable des étapes suivant la vôtre et ce ne serait pas juste qu’il soit pris de court pour réaliser la tâche dont il est responsable et pour que le projet soit terminé dans les temps. »
Si vous avez choisi la dernière option, vous n’êtes pas le/la seul(e). En insistant sur les répercussions que le travail d’un membre de l’équipe peut avoir sur le travail d’un autre peut souvent s’avérer bien plus efficace que d’insister sur le projet ou les délais. Ce n’est pas toujours le travail le plus important, c’est les personnes. Cela a été prouvé scientifiquement. Une étude menée par des chercheurs à l’Université de l’Iowa a démontré que d’essayer de satisfaire ses collègues est bien plus motivant qu’un salaire plus élevé. Ce qu’il faut retenir : insistez sur les répercussions que le travail des membres de votre équipe ont sur les autres membres, plutôt que seulement sur le travail à accomplir. Insistez sur les répercussions que le travail des membres de votre équipe ont sur les autres membres, plutôt que seulement sur le travail à accomplir.

4. Réfléchissez sur la vision globale : répétez jusqu’à que ce soit acquis

Comme pour tout, vous pouvez dire les choses une fois et partir du principe qu’elles sont acquises. Vous devez insister encore et encore sur la vision globale. « Si vous intégrez la vision globale à votre message de manière consistante, elle sera acquise et deviendra une connaissance créée organiquement », explique Kevin Eikenberry, spécialiste en direction et auteur, dans sa publication. Faites de la vision globale un élément central de tous vos messages. Vous pouvez même incorporer une discussion à ce propos dans vos bilans de performance. Insistez dessus systématiquement avec les membres de votre équipe et bientôt le principe sera acquis.

Conclusion

Les membres d’une équipe ont facilement tendance à se concentrer uniquement sur leur propre travail et à complètement perdre de vue le projet dans sa globalité. C’est à vous qu’il revient de faire un zoom arrière et de les aider à comprendre à quel moment ils interviennent et quelles répercussions leur travail aura sur le projet en entier, sur l’entreprise et sur les objectifs commerciaux. La mise en pratique de ces quatre stratégies clés vous facilitera la tâche et permettra, au final, d’avoir une équipe plus heureuse et plus productive, ainsi qu’une meilleure collaboration entre les membres.
Bio de l’auteur: Kat Boogaard (@kat_boogaard) est une auteur basée dans le Midwest, qui aborde des sujets en lien avec la carrière, le développement personnel et la vie de travailleur indépendant. Elle est chroniqueuse pour Inc., écrit pour The Muse, contribue à The Everygirl ainsi qu’à de nombreuses publications sur le Web.
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