Calculer les coûts, définir le champ d'application et créer des rapports : la gestion du budget pour les services professionnels

La demande en services professionnels continue de croître, avec un secteur estimé à plus de 8 milliards de dollars en 2022. Cependant, une telle croissance s'accompagne de défis à surmonter.

En 2019, nous avons enquêté auprès de 1 000 professionnels du secteur afin de comprendre les obstacles uniques auxquels se confrontaient les équipes fournissant des services professionnels à leurs clients. La gestion du budget n'est pas chose facile, avec 26 % des répondants notant que l'une des principales frustrations des clients résidait dans les dépassements de budget. Plus inquiétant, la principale cause de dépassement semblait découler d'une mauvaise planification interne.

En dépit des incertitudes économiques, les équipes dédiées aux services professionnels doivent assurer des bénéfices en adoptant un processus de gestion du travail consolidé qui incorpore une fonctionnalité efficace de calcul des coûts et des budgets.

La gestion du budget pour les services professionnels : introduction

Wrike aide les équipes dédiées aux services professionnels à rationaliser leurs flux de travail et à améliorer leur prestation auprès des clients. C'est exactement ce qui nous a motivés dans la création de Wrike for Professional Services.

Les équipes parviennent ainsi à de remarquables résultats via la gestion et l'allocation améliorée des ressources, doublées d'une collaboration efficace en interne comme en externe, d'un suivi du temps précis et d'une intégration de divers outils en un seul et même espace de travail intuitif.

Des milliers d'équipes dédiées aux services professionnels bénéficient déjà de la plateforme de gestion du travail robuste de Wrike. Pourtant, nous devions améliorer ce flux de travail puissant en le dotant d'un outil financier, comme nous le demandaient de nombreux clients. Notre plateforme de services professionnels aide à présent les équipes à calculer efficacement le coût des projets, à gérer les budgets en temps réel et à garantir ainsi des profits.

Wrike est la seule solution de gestion de travail collaboratif à offrir un outil de budgétisation global pour les équipes dédiées aux services professionnels, et ce au sein d'une seule et même plateforme.

Nous vous proposons ici d'étudier cette fonctionnalité de gestion du budget, afin de mieux comprendre la valeur ajoutée pour les équipes qui utilisent déjà Wrike for Professional Services.

Utilisez au mieux vos budgets grâce à la nouvelle fonction de tarifs horaires personnalisables

Le passage à un modèle de revenu basé sur la valeur constitue une tendance émergente dans le secteur des services professionnels. Ce modèle permet aux équipes des services professionnels de monétiser le travail fourni, ainsi que le temps et le savoir-faire engagés dans un projet.

La nouvelle fonctionnalité de gestion du budget de Wrike prend en charge ce modèle en permettant d'affecter des tarifs horaires au niveau des utilisateurs, ainsi qu'au niveau des rôles et des projets. Les équipes peuvent ainsi personnaliser la valeur des services fournis, en tirant parti du coût interne (coût d'une ressource pour la société) et du montant facturé (montant facturé aux clients pour un service).

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Les équipes de services professionnels peuvent à présent suivre les coûts, affecter des tarifs horaires et aligner leurs taux sur les ressources requises pour terminer une tâche. Les gestionnaires n'ont ainsi plus à se battre pour suivre la fluctuation des tarifs horaires internes. Ils peuvent affecter les bonnes personnes à chaque projet et tenir compte des coûts et des budgets en fonction des attentes de chaque client.

Définissez le champ d'application et le budget : aspects pratiques

Comme nous l'avons déjà dit, l'une des principales frustrations des clients réside dans les dépassements de budget. Afin d'éviter cela, les équipes des services professionnels doivent affecter précisément un coût à un champ d'application, et ce suffisamment à l'avance. La marge d'erreur est mince et une mauvaise planification des budgets entraîne une hausse des coûts pour les clients, leur insatisfaction, ou encore plus de travail pour les équipes sans aucun revenu supplémentaire.

Si vous avez déjà établi les coûts d'un projet, vous savez à quel point la tâche est complexe et chronophage. Les responsables doivent s'assurer qu'ils ont correctement évalué les coûts avant que le client puisse signer le CDC.

L'outil de gestion du budget de Wrike rationalise et simplifie le processus des coûts. Avec chaque utilisateur ou rôle associé à un coût et à un montant facturé dans leur profil, le chef de projet n'a plus qu'à créer le projet dans Wrike et lui associer des tâches, puis à affecter des ressources à chaque tâche. Notre système prédit ensuite de façon précise le budget du projet en fonction du tarif horaire de chaque utilisateur.

Pour les tâches ad hoc, les tarifs horaires peuvent être mis à jour et édités en temps réel, selon les exigences du projet ou du client.

Contrôlez les dépenses en fonction des projections

Il n'a jamais été aussi simple de suivre les dépenses et de les aligner sur la progression et les budgets alloués.

Les chefs de projet peuvent à présent facilement identifier les obstacles qui pourraient conduire une tâche ou un projet à dépasser le coût planifié. La capacité de prévoir un dépassement de budget permet aux gestionnaires d'être plus agiles et d'ajuster les ressources en conséquence afin d'éviter les dépassements pour le client.

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Un contrôle précis du budget est possible grâce aux tarifs horaires, qui permettent de calculer le budget requis pour mener à bien un projet. Le détail des dépenses est mis à jour en temps réel à mesure que les membres de l'équipe suivent leur progression, pour une visibilité étendue sur la progression et l'aspect financier du projet.

Grâce à l'outil de gestion du budget de Wrike, les équipes dédiées aux services professionnels garantissent l'excellence opérationnelle, depuis la phase de planification jusqu'à la prestation.

Un reporting amélioré et des données en temps réel

Wrike garantit la transparence de la budgétisation, qui se traduit par un accès amélioré à des données et à des métriques de valeur sur tous les projets, depuis les tâches granulaires jusqu'aux KPI de l'entreprise.

Nous connaissons tous ce sentiment d'effroi quand le service de comptabilité demande les chiffres d'un projet afin de suivre les performances de l'entreprise. Cette activité est souvent chronophage pour les équipes et les empêche de réaliser du travail facturable au client.

Avec Wrike for Professional Services, les données financières sont au cœur de chaque projet. L'aperçu du projet inclut de nombreuses options de champs calculés, comme les frais et les coûts planifiés, de sorte que les budgets peuvent être suivis en temps réel et sont précis au moment du reporting.

Vous devez améliorer vos prestations dans le cadre de projets de services professionnels ?

Les fonctionnalités de gestion de budget viennent améliorer notre outil Wrike for Professional Services. Si vous utilisez déjà Wrike for Professional Services, contactez-nous et nous vous ferons découvrir tous les avantages des fonctionnalités de budgétisation pour votre équipe. Notre outil répond aux attentes uniques de chaque société de services professionnels.

Si vous ne connaissez pas encore Wrike, nous vous proposons un essai gratuit de deux semaines de Wrike for Professional Services, qui vous aidera à améliorer le processus de gestion de vos projets. Notre mission consiste à aider les équipes à surpasser les attentes de leurs clients, tout en respectant les délais et le budget tout au long du processus de planification et de prestation.

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