Introducción a la gestión presupuestaria para servicios profesionales

La demanda de servicios profesionales no ha hecho más que aumentar, y se estima que la industria tendrá un valor de más de 8000 millones de dólares estadounidenses para 2022. Sin embargo, este crecimiento sustancial no está exento de desafíos.

En 2019, encuestamos a más de 1000 profesionales de la industria para comprender los obstáculos que enfrentan muchos equipos de servicios profesionales. La gestión del presupuesto es uno de esos obstáculos; y es que el 26 % señala que una fuente principal de frustración del cliente son los proyectos que se exceden del presupuesto. Preocupa más cuando los encuestados indican que la principal causa de que los proyectos excedan los presupuestos es una planificación interna deficiente.

En medio de la incertidumbre económica, los equipos de servicios profesionales deben garantizar la rentabilidad mediante la adopción de un proceso sólido de gestión del trabajo que incorpore una funcionalidad eficaz de cálculo de costes y presupuesto.

Introducción a la gestión presupuestaria para servicios profesionales

Wrike se enorgullece de brindar apoyo a los equipos de servicios profesionales para optimizar los flujos de trabajo y mejorar la entrega al cliente. Por eso creamos Wrike for Professional Services.

Los equipos logran resultados sobresalientes a través de unas mejores gestión y asignación de recursos, una colaboración efectiva interna y externa, un control preciso del tiempo y la integración de varias herramientas en un espacio de trabajo intuitivo.

Miles de equipos de servicios profesionales están experimentando los beneficios de una plataforma sólida de gestión del trabajo como Wrike. Aún así, tras recibir los comentarios de los clientes, sabíamos que necesitábamos mejorar este poderoso flujo de trabajo con una potente herramienta financiera. Ahora nuestra plataforma de servicios profesionales ayuda a los equipos de servicios a costear proyectos de forma eficaz, supervisar presupuestos en tiempo real y garantizar la rentabilidad.

Wrike es la única solución de gestión del trabajo colaborativo que ofrece una solución integral de presupuestación para equipos de servicios profesionales dentro de una única plataforma.

Examinemos nuestra función de gestión de presupuestos y centrémonos en el valor añadido que aporta a los equipos que utilizan Wrike for Professional Services.

Utiliza tus presupuestos de la mejor forma con la nueva función de tarifas horarias personalizables

Una tendencia emergente en el sector de servicios profesionales es la adopción de un modelo de ingresos basado en el valor. Este modelo permite a los equipos de servicios profesionales monetizar el trabajo realizado, el tiempo necesario y los conocimientos técnicos dedicados a cualquier proyecto.

La nueva función de gestión de presupuestos de Wrike acoge este modelo, lo que permite asignar tarifas por hora a nivel de usuario y a nivel de puesto de trabajo o proyecto. Los equipos pueden personalizar el valor de los servicios prestados utilizando eficazmente la tasa de coste (coste de un recurso para la empresa) y la tasa de facturación (la cantidad que se cobra a los clientes por un servicio).

Cálculo de costes, determinación del alcance, generación de informes: introducción a la gestión presupuestaria para servicios profesionales 2

Los equipos de servicios profesionales ahora pueden realizar un seguimiento de los costes, asignar tarifas por hora y alinear las tarifas con los recursos necesarios para completar una tarea. Los gestores ya no tendrán que esforzarse por mantenerse al día con las fluctuaciones de las tarifas internas por hora, lo que les permitirá asignar las personas adecuadas a cada proyecto y respaldar aún más el cálculo de costes y de presupuestos para todas las necesidades del cliente.

Análisis práctico y presupuestación

Como hemos mencionado, una de las principales razones de frustración de los clientes es que los proyectos sobrepasen el presupuesto. Para que esto no suceda, los equipos de servicios profesionales deben asignar los costes al alcance del trabajo (SOW, por sus siglas en inglés) con precisión y anticipación. Hay poco margen de error, ya que una planificación deficiente de los presupuestos generará un mayor coste para los clientes, insatisfacción del cliente o más trabajo para los equipos sin recibir ingresos adicionales.

Todo el que haya realizado el cálculo de costes de un proyecto sabe lo compleja y lenta que puede ser esta tarea. Los gestores deben asegurarse de haber realizado un cálculo de costes preciso antes de que el cliente acepte el SOW.

La herramienta de gestión de presupuestos de Wrike agiliza y simplifica el proceso de cálculo de costes. Como cada usuario o rol de trabajo tendrá un coste y una tarifa de facturación vinculados a su perfil, un gestor de proyectos solo necesita crear el proyecto en Wrike, junto con las tareas asociadas, y asignar recursos a cada tarea. A continuación, nuestro sistema calculará con precisión un presupuesto para el proyecto basado en la tarifa por hora de cada usuario.

Para tareas ad hoc, las tarifas por hora se pueden actualizar y modificar en tiempo real para que reflejen los requisitos del cliente o del proyecto.

Control del gasto en función de las proyecciones

Nunca ha sido tan sencillo realizar un seguimiento del gasto del proyecto y alinearlo con el progreso y los presupuestos asignados.

Los gestores de proyectos ahora pueden identificar rápidamente los obstáculos que podrían hacer que el coste real asociado con una tarea o un proyecto sobrepase el coste previsto. La capacidad de detectar que un determinado trabajo excede el presupuesto permite a los gestores ser más ágiles y ajustar los recursos según sea necesario para evitar sobrecostes para los clientes.

Cálculo de costes, determinación del alcance, generación de informes: introducción a la gestión presupuestaria para servicios profesionales 3

Es posible realizar un seguimiento presupuestario preciso utilizando tarifas por hora para calcular el presupuesto necesario para completar un proyecto. La información del gasto se actualizará en tiempo real conforme los miembros del equipo realizan un seguimiento del progreso, lo que garantiza una visibilidad general del progreso y de la situación financiera del proyecto.

Al utilizar la herramienta de gestión de presupuestos de Wrike, los equipos de servicios profesionales pueden garantizar la excelencia operativa desde la etapa de planificación hasta la entrega.

Informes mejorados y datos en tiempo real

Wrike garantiza transparencia en la elaboración de presupuestos, que se traduce en un mayor acceso a datos y métricas de gran valor en todos los proyectos, desde tareas granulares hasta KPI organizativos generales.

Todos hemos sentido alguna vez una punzada de pavor cuando un equipo de contabilidad solicita las cuentas del proyecto para realizar un seguimiento del desempeño comercial general. Esto suele quitarles mucho tiempo a los equipos y les impide realizar trabajos facturables para los clientes.

En Wrike for Professional Services, las finanzas están en el centro de cada proyecto. Las descripciones generales del proyecto incluyen numerosas opciones de campo calculado, como tarifas y costes planificados, de modo que es posible controlar los presupuestos en tiempo real, lo que garantiza la precisión en el momento de la presentación de informes.

¿Necesitas mejorar tus prestaciones en el ámbito de tus proyectos de servicios profesionales?

Nuestras funciones de gestión del presupuesto son una mejora de nuestra herramienta Wrike for Professional Services. Si ya eres usuario de Professional Services, ponte en contacto con nosotros y descubre lo que nuestras funciones de presupuestación podrían aportar a tu equipo. Nuestra herramienta responde a las necesidades particulares de cada empresa de servicios profesionales.

Si eres nuevo en Wrike, puedes realizar una prueba gratuita de dos semanas de Wrike for Professional Services para actualizar tu proceso de gestión de proyectos. Nos dedicamos a apoyar a los equipos para que respondan a las necesidades de los clientes, respetando los plazos y el presupuesto durante todo el proceso de planificación y entrega.

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