Aujourd’hui marque le début d’un nouveau chapitre pour Wrike, car nous sommes désormais officiellement séparés de Citrix Systems. Nous sommes également ravis d’annoncer que nous bénéficions du soutien financier de Vista Equity Partners et d’Evergreen Coast Capital, suite à leur acquisition de Citrix et du rapprochement entre cette dernière et TIBCO Software. Vista et Evergreen sont deux investisseurs qui ont une grande expérience de collaboration avec des entreprises SaaS performantes comme la nôtre. Ils comprennent la mission et les valeurs de Wrike, et notamment la plus-value que représente notre passion du métier dans le secteur hautement concurrentiel de la gestion du travail. Nous comptons tirer parti de notre nouvelle position en tant qu’entreprise privée et autonome en poursuivant nos efforts d’innovation afin de résoudre les défis auxquels le lieu de travail dynamique actuel est confronté et de répondre aux besoins de la population active d’aujourd’hui. Un marché porteur Ces trois dernières années, la transformation numérique s’est considérablement accélérée et notre environnement de travail a fortement évolué. De nouvelles occasions d’améliorer la productivité sont apparues. Selon le U.S. Bureau of Labor Statistics (agence américaine des statistiques du travail), la productivité au sein du secteur marchand non agricole a diminué de 4,1 % au deuxième trimestre 2022, le rendement ayant baissé de 1,4 %, tandis que les heures travaillées ont augmenté de 2,7 %. Il s’agit de la plus forte baisse de productivité jamais enregistrée en un trimestre depuis le troisième trimestre de l’année 1948. Nous sommes nombreux à partager ce constat, notamment suite à l’aggravation de phénomènes comme l’épuisement professionnel, qui déclencha la tendance de la « Grande Démission » en 2021 et celle de la « Démission Silencieuse » que l’on observe cette année. Afin de recueillir des données exploitables sur ces tendances, nous avons interrogé environ 3 000 chefs d’entreprise et employés, et publié notre rapport intitulé « La matière noire du travail ». Celui-ci démontre que 55 % des tâches effectuées au sein d’une entreprise ne sont pas visibles pour les principales parties prenantes. Les entreprises employant 3 200 employés peuvent ainsi perdre jusqu’à 60 millions de dollars par an en raison du temps perdu, des projets retardés ou annulés et du roulement de personnel. Les entreprises ont une opportunité unique d’inverser cette tendance. En misant sur l’automatisation des flux de travail ainsi que sur des solutions de gestion du travail dédiées, elles pourront gagner en visibilité et booster leur productivité. En effet, des centaines de flux de travail actuellement perdus dans la matière noire des tableurs et des messages non structurés ne demandent qu’à sortir de l’ombre. Voici le principal point à retenir : la nécessité de proposer une plateforme de gestion du travail capable de répondre aux différents besoins et modes de travail des employés et offrant à l’ensemble de l’entreprise les outils de collaboration et de mesure ainsi que la visibilité nécessaires pour aller de l’avant n’a jamais été aussi forte. Inauguration d’une nouvelle ère de la gestion du travail Au cours de la dernière décennie, nous avons introduit la notion de gestion du travail collaboratif et su apporter plusieurs innovations essentielles. Nos solutions ont donc rapidement évolué, tout comme notre entreprise. Nous poursuivons sur cette lancée, avec plus de 200 nouvelles versions et mises à jour déployées au cours de la seule année écoulée. Parmi ces améliorations figurent notamment les types d’éléments personnalisés, une fonctionnalité unique et essentielle permettant aux utilisateurs de notre plateforme de créer leurs propres types d’éléments en fonction de la culture et du style de travail de leur équipe. En rendant notre plateforme compatible avec un nombre infini d’applications au sein des différents services et entreprises, notre promesse de polyvalence est tenue haut la main. Voici d’autres fonctionnalités que nous avons récemment introduites : Création de sous-tâches basée sur l’IA, une fonctionnalité qui s’appuie sur l’intelligence artificielle pour extraire les principaux éléments exploitables du texte sélectionné par l’utilisateur et les convertir en sous-tâches pouvant être assignées et réparties dans le flux de travail d’une équipe. Planification des ressources, une fonctionnalité conçue pour aider les responsables d’équipe, les directeurs de service ainsi que les chefs de programme et de projet à simplifier et accélérer la planification des ressources, notamment pour les projets transversaux entre les multiples services et équipes. Cloud Connector, une API universelle permettant à Wrike de s’intégrer à n’importe quel système de gestion des actifs numériques (DAM) choisi par le client. Forts de toutes ces avancées, nous estimons que notre entreprise n’en est encore qu’à ses balbutiements, et que nous disposons d’un potentiel de croissance considérable. Notre équipe ne cesse de se développer pour nous permettre de répondre aux besoins de nos clients et de notre entreprise. Maintenant que nous sommes redevenus une entreprise indépendante, nous avons recruté deux dirigeants hautement qualifiés : Thomas Scott occupe désormais le poste de directeur financier et Brian Clark celui de directeur des recettes. Même si Wrike évolue, notre objectif reste inchangé. Nous proposons la plateforme de gestion du travail la plus intuitive, polyvalente et évolutive du marché, et notre équipe est composée d’employés dynamiques, réactifs et bien décidés à aider nos clients à se concentrer sur leurs tâches les plus utiles. Jamais la demande d’une solution comme la nôtre n’a été aussi forte et les circonstances jouent résolument en notre faveur. Rejoignez-nous à Wrike Collaborate, qui se tiendra du 25 au 27 octobre 2022. Attendez-vous à des annonces importantes ! [staff picks]
Les complexités du travail moderne ont un impact considérable sur les employés, engendrant frustration et épuisement professionnel. Découvrez le véritable coût de la « matière noire du travail » dans notre nouveau rapport.
On observe actuellement de nombreux changements dans le monde de la gestion, et en particulier dans la gestion de projets. Nous avons appris que des organisations de renommée mondiale ont délaissé le style de gestion descendante et ont adopté une approche ascendante. Certaines ont notamment intégré des éléments du style de gestion ascendante dans certains de leurs services. Nous constatons donc que la gestion de projets ascendante est de plus en plus utilisée. Toutefois, les deux approches continuent de faire l’objet de discussions animées. Pourquoi les organisations souhaitent-elles changer à tout prix leur style de gestion ? Une simple comparaison des deux approches de gestion permet de répondre à cette question. Besoin d’une meilleure façon de gérer vos projets et votre équipe ? Commencez votre essai gratuit Wrike dès aujourd’hui ! Gestion de projets descendante L’approche descendante reste extrêmement populaire dans la gestion de projets contemporaine. L’expression « top-down » (descendante) signifie que les instructions sont données en amont. Les objectifs du projet sont fixés par la direction. Les cadres supérieurs fournissent des lignes directrices, des informations, des plans et des processus de fonds. Toutes les attentes du chef de projet sont communiquées clairement à chaque participant au projet. Par conséquent, toute ambiguïté peut mettre en péril la bonne gestion du projet, et les chefs de projet doivent être aussi précis que possible lors de la communication de leurs attentes. Le caractère formel des processus est essentiel pour cette approche. Vous trouverez des exemples d’application de l’approche descendante dans de nombreuses organisations. Prenons par exemple le New York Times, un chef de file dans l’industrie des journaux. Il y a quelques années, American Journalism Review (www.ajr.com) révélait que la direction du Times estimait qu’il fallait redoubler d’efforts pour mettre en place un cadre de travail plus dynamique et pour que l’organisation prospère. Ils ont dès lors procédé à une centralisation du pouvoir, accordant aux rédacteurs en chef phares un contrôle plus global de leurs projets. Les rédacteurs en chef ont adopté le même schéma de gestion pour les projets dont ils étaient responsables. Les décisions prises pour l’ensemble des projets dépendaient du flair et de l’avis d’une seule personne : le chef de projet. Pour quel résultat ? Les membres de l’équipe avaient le sentiment qu’ils n’étaient pas entendus et que leur avis ne comptait pas. Les journalistes ne collaboraient pas de manière efficace et n’étaient plus motivés par leur travail. Les cadres dirigeants se sont rendu compte qu’il fallait donner plus de liberté aux équipes et qu’ils devaient changer leur fusil d’épaule. L’introduction d’une gestion de projets ascendante ne s’est pas faite du jour au lendemain. Pourtant, le temps et les efforts consacrés à la mise en place de cette nouvelle approche en valaient la peine, les employés du New York Times ayant déclaré que la collaboration était devenue beaucoup plus efficace et que les membres de l’équipe travaillaient désormais ensemble de façon plus productive. Des problèmes similaires dus à l’utilisation de l’approche descendante peuvent être observés dans de nombreuses organisations avec un style de gestion traditionnelle. L’expérience montre que cette gestion descendante se traduit souvent par une productivité réduite et provoque des goulots d’étranglement ou des verrouillages. Un verrouillage donne au chef de projet un contrôle total sur son équipe. Ces verrouillages peuvent causer des souffrances inutiles et ralentir considérablement la réalisation d’un projet. Options de gestion de projets ascendante Les facteurs mentionnés ci-dessus peuvent fortement contribuer à l’échec d’un projet, et c’est la raison pour laquelle de nombreuses organisations ont adopté un style de gestion ascendante ou au moins certains de ses éléments ; c’est par exemple le cas du New York Times. L’approche ascendante se caractérise par une participation proactive de l’équipe dans le processus d’exécution du projet. Les membres de l’équipe sont invités à participer à toutes les étapes du processus de gestion. L’ensemble de l’équipe est amené à décider de la marche à suivre. Le style de gestion ascendante permet aux chefs de projet de communiquer les objectifs et les priorités, notamment à l’aide d’un planning reprenant les étapes clés. Les membres de l’équipe sont ensuite encouragés à développer des listes de tâches personnelles et à répartir leur temps de travail comme ils le souhaitent pour atteindre les objectifs. L’équipe est libre de choisir sa méthode de travail et la façon dont elle exécutera ses tâches. L’avantage de cette approche est qu’elle donne aux membres de l’équipe les moyens de réfléchir de manière plus créative. Ils se sentent associés au développement du projet et savent que leurs initiatives sont appréciées. Par ailleurs, les membres de l’équipe se sentent bien plus motivés et ont réellement envie de voir leur projet aboutir. Chaque membre de l’équipe a également l’occasion de trouver des solutions qui se concentrent davantage sur des besoins pratiques que sur des notions abstraites. Le processus de planification est facilité par un certain nombre de personnes et s’exécute ainsi plus rapidement. Les listes de tâches de tous les membres de l’équipe sont recueillies et intégrées au plan global et détaillé du projet. Les échéances, budgets et résultats sont transparents. Le chef de projet définit clairement les problèmes afin d’éviter autant de surprises que possible. On peut également voir la gestion de projets ascendante comme un moyen de faire face à l’écart croissant entre d’une part, les informations nécessaires pour gérer les travailleurs du savoir et d’autre part, la capacité des chefs de projets à acquérir et à appliquer ces informations. Bien qu’il offre de nombreux avantages, le style de gestion ascendante à lui seul ne suffit pourtant pas à faire aboutir vos projets sans encombre. Selon de nombreux experts, l’approche ascendante ne constitue pas la solution idéale, car elle manque parfois de clarté et n’offre pas toujours un contrôle absolu. Pour une gestion de projets optimale, il vaut mieux trouver un équilibre entre les deux approches opposées et prendre uniquement ce qui fonctionne le mieux dans chacune d’elles. Trouvez votre équilibre de gestion parfait Si vous avez essayé d’appliquer les meilleures pratiques de l’approche ascendante à votre organisation, vous avez probablement éprouvé certaines difficultés à le faire en utilisant des outils traditionnels de gestion de projets. Un logiciel de gestion de projet traditionnel comme Microsoft Project a été conçu en grande partie pour s’adapter à l’utilisation de l’approche descendante et ne convient pas pour le style de gestion ascendante. Ce logiciel est axé sur le chef de projet et le place au centre des communications sur le projet. Bien souvent, les membres de l’équipe ont uniquement accès au plan du projet en lecture seule, et ne peuvent pas y apporter des modifications ni leur contribution. Les employés envoient leurs mises à jour au chef de projet par courrier électronique, dans des fichiers distincts. Le chef de projet doit alors recueillir l’ensemble des données et intégrer ces informations manuellement au plan du projet. Ensuite, il doit communiquer les changements effectués aux cadres de l’entreprise. Toutes ces procédures de routine empêchent le chef de projet d’exercer sa fonction et de mettre ses compétences à contribution. Cette quantité pharaonique de travail de contrôle mécanique et de synchronisation ne laisse que très peu de place à la gestion des équipes, portant la fonction première du chef de projet. Heureusement, la situation évolue grâce aux changements qui s’opèrent actuellement dans la façon dont les gens échangent et reçoivent des informations. Plusieurs méthodes visant à intégrer avec succès les meilleures pratiques de la gestion ascendante voient le jour. Parmi ces méthodes, on retrouve les Technologies d’entreprise 2.0, à savoir les wikis, blogs, réseaux sociaux, outils collaboratifs, etc. Elles sont de plus en plus présentes dans les organisations et changent leur façon de réaliser des projets. Elles transforment la gestion de projets traditionnelle en gestion de projet 2.0 et apportent de nouveaux modes de collaboration, qui sont basés sur l’intelligence collective. L’intelligence collective rassemble l’ensemble des connaissances détenues par chaque membre de l’équipe du projet dans différents domaines. Il est désormais possible de recueillir ces informations et de les partager au sein d’un environnement collaboratif et flexible grâce à un logiciel de gestion de projets de deuxième génération. Le chef de projet est chargé de diriger les travaux de son équipe et détermine la direction que doit prendre le projet en fonction des renseignements communiqués par chaque employé. Ainsi, le chef de projet ne joue plus le même rôle dans le projet. Le logiciel de gestion de projets 2.0 facilite la délégation des tâches. Cela signifie que les gens dépendent moins du chef de projet en tant que générateur de tâches. Son rôle ne consiste plus à attribuer des tâches, mais à coordonner le projet. Il doit faciliter la communication entre les membres de l’équipe, fournir un environnement de travail créatif et guider l’équipe. Il devient alors un visionnaire capable de tirer parti des forces et des faiblesses de l’équipe et d’ajuster le développement du projet, en fonction de divers changements externes. Chaque membre de l’équipe reste libre d’atteindre un objectif clé comme il l’entend. Grâce aux outils de gestion projets de deuxième génération, les chefs de projets sont en mesure de combiner les avantages des deux approches de gestion. Ces outils les aident à combiner contrôle et collaboration, clarté des objectifs du projet et visibilité des processus organisationnels internes. Des milliers d’entreprises, comme Bell Canada, Sun et Yahoo ont confirmé que la gestion de projet ascendante mise en place avec l’aide d’outils d’entreprise 2.0, améliorait leurs performances. Certaines entreprises ont créé des blogs d’entreprise pour rationaliser la communication sur les projets ; d’autres ont introduit des wikis pour obtenir les retours de leurs clients. Même les géants, comme IBM, comprennent que donner aux contributeurs la possibilité de jouer un rôle plus actif dans l’organisation du travail collaboratif n’offre que des avantages. Pour conclure, je dirais que la démocratisation de la gestion de projet n’est jamais une fin en soi. Ce qui importe, c’est de trouver des moyens pour rendre la gestion de projets et la collaboration sur des projets plus efficaces. L’intégration des nouvelles technologies à la gestion de projets nous offre la possibilité de mieux réaliser nos projets et de rendre les équipes plus productives. En fin de compte, les projets sont livrés plus rapidement, et tout le monde y gagne.
Le Chemin Critique (Critical Path Method, CPM) est un algorithme basé sur les mathématiques pour programmer et mettre en place des activités de projet. La meilleure technique pour utiliser le CPM est de construire un modèle de projet.
En tant que dirigeant d'une société de logiciels de gestion de projet, j'ai eu l'occasion d'entendre de nombreuses histoires conflictuelles de la part de clients, d'investisseurs et de tuteurs au sujet des projets. Je pense que c'est une excellente opportunité de les partager avec vous, de sorte à ce que celles-ci vous aident à améliorer vos propres compétences en gestion. Ceci est la deuxième partie d'une série nommée Les 5 erreurs les plus fréquentes dans la gestion de projets multiples. Avant de lire cet article, veuillez consulter Les 5 erreurs les plus fréquentes dans la gestion de projets multiples (Partie 1 sur 5). Erreur n° 2 : planification de projet négligée La tentation est grande de plonger directement dans le projet au lieu d'envisager votre plan de manière approfondie. Dans le monde actuel de l'entreprise, où chaque projet doit contribuer au chiffre d'affaires de la société, cette attitude naïve mène inévitablement à l'échec. Rappelez-vous que l'une des principales raisons pour lesquelles la gestion de projet peut échouer est le fait de laisser les plans de projet prendre la poussière sur les étagères. Un plan de projet inexistant, inutilisé, obsolète, incomplet ou pauvrement construit donne lieu à des erreurs lors de l'exécution de celui-ci. La plupart des erreurs de gestion de projet observées sont dues à un manque de plan de projet efficace et à jour. Lorsque vous ne mettez pas à jour vos plans de projet, vous ne pouvez suivre tous vos projets, et vous n'avez aucun contrôle sur leur progression. Vous courez également le risque d'être occupé plus de temps que nécessaire, et d'exploser vos budgets. Par conséquent, les membres de votre équipe prennent du retard dans la finalisation de leurs tâches. Et tout cela affecte directement la date de livraison de votre projet. Stratégie gagnante n° 2 : maintenez des plans réalistes et à jour Comment maintenir des plans de projet réalistes et à jour ? Voici trois solutions concrètes : Révisez, révisez, révisez Si vous voulez que tous vos projets soient terminés dans le respect des délais et du budget (ou en-dessous du budget), il est important de suivre quotidiennement la progression de chacun de vos projets. Votre équipe projet doit prendre au sérieux les objectifs et le calendrier du projet. Pour cela, vous devez revoir et mettre à jour vos plans régulièrement ; dans le cas contraire, vos plans s'avèreraient alors inutiles. Concevez des plans flexibles Lorsque vous gérez plusieurs projets en même temps, vous devez être prêt à réagir instantanément aux changements imprévus d'un projet et à adapter votre plan à ces changements. Ainsi, vous vous épargnez le coût des erreurs dans la programmation initiale. Préparez toutes les informations nécessaires Ayez toutes les informations à portée de main pour pouvoir faire face aux changements. De cette façon, vos projets seront achevés avec succès. Ne laissez pas les informations précieuses sur les mises à jour s'enterrer dans des fichiers séparés. Combinez vos données et conservez tous les fichiers liés au projet en un seul emplacement. Facilitez l'accès à ces informations pour l'ensemble des parties prenante. Avoir toutes les informations sous la main vous permet de connaître la progression de vos projets à chaque instant. À suivre dans la partie 3 : Erreurs de planification de projet. En savoir plus Pour plus d'informations sur la planification de projet, consultez : Concepts de base en gestion de projet : 6 étapes pour élaborer un plan de projet sans faille 10 éléments essentiels pour un plan de projet parfait (infographie) 5 solutions corroborées par la psychologie pour que votre équipe respecte les délais
Si vous avez déjà géré des projets, vous savez que vous êtes en mesure d'évaluer et de déterminer la portée d'un seul projet, de planifier la mise en œuvre, de communiquer avec les membres de l'équipe et de gérer les risques. Cependant, lorsque vous commencez à gérer plusieurs projets en même temps, votre travail de GP prend une nouvelle dimension. Votre responsabilité augmente, votre leadership est plus sollicité et vos compétences en coordination sont davantage nécessaires. Respirez ; vous n'êtes pas un cas isolé. Pour gérer plusieurs projets, vous pouvez apprendre des erreurs des autres et recourir à des stratégies gagnantes de professionnels expérimentés. Erreur n° 1: la microgestion, ou le fait de tout faire soi-même Vous avez assigné une tâche importante à un employé talentueux, et lui avez donné une date limite. À présent, le laissez-vous faire son travail en communiquant avec lui seulement à des points prédéfinis le long du parcours, ou continuez-vous à passer à son bureau et à lui envoyer des e-mails pour vérifier son avancée ? Si vous optez pour la seconde réponse, vous êtes peut-être un microgestionnaire. Le microgestionnaire est le gestionnaire qui doit prendre personnellement chaque décision, avoir un rôle de premier plan dans l'exécution de chaque tâche et, dans les cas extrêmes, dicter chaque petite étape des employés. La microgestion est inefficace, et est douloureuse pour tout le monde : le gestionnaire, les employés et l'entreprise. Stratégie gagnante n° 1: apprenez à déléguer Ne faites pas tout vous-même. Vous n'aurez jamais le temps de faire tout le travail pour tous vos projets. Même « Super-Vous » a besoin d'aide et de soutien. Rappelez-vous que votre outil le plus puissant est votre équipe. Les membres de votre équipe sont des experts, chacun dans son propre domaine. Ensemble, ils peuvent agir comme un cerveau collectif puissant. La seule chose que vous devez faire est de les guider, en montrant la bonne direction du développement du projet. Souvenez-vous à tout moment qu'un gestionnaire est là pour veiller à ce que le travail soit le plus efficace possible, cela vous aidera. Si le gestionnaire tente de dicter toutes les actions et par ailleurs essaye de contrôler tous les faits et gestes des employés, le groupe ne sera pas aussi efficace qu'il pourrait l'être sous une gestion rationnelle et éclairée. Je vous recommande fortement de lire « Les 7 habitudes des personnes très efficaces » par Steven Covey et "De bon à formidable : Pourquoi certaines entreprises font le saut ... et d'autres non" par Jim Collins. Ces livres arborent réellement de très grandes pensées sur la délégation, la gestion et le leadership, qui non seulement vous aident à devenir plus productifs, mais pourraient aussi vous inciter à changer complètement votre style de gestion. Astuce : Déléguer représente une stratégie gagnant-gagnant dans la gestion de projets multiples. D'une part, vous autorisez vos équipes à bien faire en leur donnant la possibilité d'exceller. D'autre part, vous vous débarrassez d'une partie de votre travail. Donner à votre équipe une plus grande liberté de collaboration et la possibilité de contribuer aux plans de projet vous fera gagner du temps et vous permettra de réfléchir à des stratégies, des priorités et des séquences de tâches à travers vos nombreux projets. Déléguez pour réduire votre travail routinier ! Mais n'oubliez pas de coordonner les actions de votre équipe. À suivre... Pendant ce temps, vos retours sont les bienvenus dans les commentaires.
