Comment maximiser ses résultats grâce à l’automatisation
La raison d'être de l'automatisation, c'est de résoudre un problème en évitant une manipulation humaine, et en la remplaçant par une tâche automatique, réalisée par une machine. Le but est de maximiser la récurrence et la prédictibilité des résultats.
Comment gagner encore plus de temps grâce à un logiciel d'automatisation des flux de travail
Dans la première partie de notre série consacrée à la « sélection des meilleures solutions de gestion du travail collaboratif », nous avons vu à quel point il est indispensable d'adopter une méthode de réception des projets centralisée et de gérer toutes les tâches de l'équipe via un système d'archivage afin de pouvoir travailler efficacement. Sans cela, vous auriez probablement du mal à suivre les tâches, gérant les projets dans plusieurs programmes et courant après les différentes parties prenantes pour obtenir des informations détaillées sur le projet. Dans la deuxième partie, nous avons identifié les problèmes que posent les processus d'approbation d'actifs trop lents et les équipes fonctionnant en silos. Aujourd'hui, nous allons nous pencher sur les avantages de l'automatisation des flux de travail et voir comment travailler intelligemment. Problème : vous ne pouvez pas automatiser les tâches répétitives Avant d'être terminés, la plupart des tâches et projets passent par des étapes prévisibles, ce qui se traduit toujours par un travail répétitif, à savoir attribuer les tâches à la bonne personne, les faire passer à l'étape suivante, les terminer et les archiver. Les tâches administratives sont synonymes de perte de temps car elles empiètent sur des activités plus productives, comme les entretiens avec des clients pour des études de cas ou la rédaction d'un article de blog annonçant un nouveau produit. Pourquoi ne pas utiliser un logiciel d'automatisation des flux de travail pour attribuer automatiquement les tâches et avertir la bonne personne lorsque tout est prêt à être validé ? Les journées ne sont pas extensibles et les équipes ne devraient pas perdre une seconde dans des tâches administratives qui peuvent être automatisées. Problème : vous mettez trop de temps à vous adapter La croissance des entreprises peut aussi bien être une bénédiction qu'une malédiction. C'est une bénédiction car les recettes augmentent et les équipes se développent, mais c'est également une malédiction car à mesure que la croissance s'installe, les projets et les charges de travail augmentent, ce qui peut peser sur la disponibilité des ressources. À mesure que le travail s'intensifie, les équipes n'ont plus vraiment le temps de se perdre dans des piles de données pour chercher des informations nécessaires à la prise de décision. La collaboration devient donc plus difficile et les limites entre travail et temps personnel se font plus floues. Avec l'augmentation des charges de travail, les responsables de projet connaissent des difficultés à suivre et analyser manuellement la progression des initiatives de haut niveau et des tâches granulaires. Il devient également difficile d'évaluer les risques, et déterminer les niveaux de risque en se basant sur l'intuition et l'expérience est moins efficace et presque impossible à grande échelle. Les responsables de projet ont besoin d'un moyen efficace pour identifier d'un seul coup d'œil les initiatives en danger et les prioriser, sans devoir faire le point manuellement avec les membres de l'équipe et effectuer des recherches à de nombreux niveaux de projet. Lorsqu'un risque potentiel est identifié, ils ont besoin d'informations pour en déterminer précisément la cause et définir les étapes suivantes : avertir les parties prenantes, réduire les goulots d'étranglement, ajuster les ressources ou mettre à jour les calendriers. L'apprentissage automatique et l'IA continuent de s'immiscer dans nos activités et routines quotidiennes. Les appareils intelligents font office d'assistants personnels en aidant à gérer les calendriers et en définissant des rappels. Les robots des centres d'aide sont de plus en plus fréquemment utilisés et assurent un excellent service client. Les applications les plus utilisées, comme Gmail, LinkedIn, ainsi qu'un grand nombre d'applications de messagerie sur téléphone, permettent de générer des réponses automatiques. Cette technologie à portée de main nous permet de gagner en efficacité, de mieux collaborer et d'être plus productifs. Alors, pourquoi ne pas en profiter ? Grâce aux outils d'automatisation des flux de travail, les équipes peuvent dégager du temps pour travailler à leur plein potentiel. À mesure que la charge de travail et la collaboration augmentent, les membres de l'équipe peuvent parfois être submergés de notifications nécessitant des réponses rapides. La plupart des communications et réponses professionnelles sont courtes et exigent des décisions simples, mais répondre manuellement demande beaucoup trop de temps et d'efforts. De plus, il existe une pression pour répondre rapidement tout en jonglant avec plus de responsabilités. Avec l'accumulation de notifications, difficile de répondre sans un moyen rapide. Le logiciel d'automatisation des flux de travail est la solution toute trouvée car il vous permet d'agir rapidement pour faire avancer les projets avec un minimum d'interventions manuelles. Même à l'ère de la transformation numérique, certaines tâches restent non virtuelles. Un collègue vous a remis un document imprimé ou une note manuscrite à l'attention du reste de l'équipe ? Même si vous pouviez numériser le fichier et l'importer, le processus de modification serait laborieux. Le partage de documents physiques, la modification et la collaboration ne peuvent pas être envisagés entre des entreprises et des équipes dispersées car certains membres de l'équipe n'ont tout simplement pas accès aux technologies de bureau traditionnelles pour numériser les éléments imprimés. À chaque problème, Wrike a une solution Wrike Integrate, notre fonctionnalité d'automatisation des flux de travail/processus pour tous les flux complexes et multi-applications, s'appuie désormais sur notre nouveau moteur d'automatisation pour automatiser les processus reproductibles au sein de Wrike. Le moteur d'automatisation peut automatiser vos flux de travail les plus utilisés pour réduire la charge de travail opérationnelle. En s'appuyant sur la logique « si/alors », les administrateurs de compte peuvent créer des règles d'automatisation à l'aide de déclencheurs et d'actions afin de générer des rappels et notifications personnalisés, déplacer et organiser les tâches, mettre à jour le statut du travail et les missions, initier les flux d'approbation et agir en fonction des niveaux de risque du projet . Aucune expérience en codage n'est nécessaire pour créer les règles d'automatisation. L'automatisation des flux de travail présente de nombreux avantages. En supprimant les tâches répétitives de la charge de travail d'une équipe, vous pouvez réduire le nombre d'erreurs commises, rationaliser les processus et permettre aux différents membres de gagner des centaines d'heures par an. En somme, il s'agit d'un autre moyen d'améliorer la productivité. Prédiction des risques des projets L'outil intégré Work Intelligence de Wrike inclut des fonctionnalités de prédiction des risques des projets reposant sur la technologie d'apprentissage automatique pour prédire assez tôt les retards éventuels et alerter les responsables de projets et d'équipes, en leur précisant les causes possibles, ce qui leur permet d'agir rapidement afin de réduire ou d'éviter ces retards. Notre logiciel d'automatisation des flux de travail utilise des signaux comme des dates de début et de fin, des tâches qui s'étendent au-delà des délais de projets et des résultats issus de projets similaires pour évaluer les risques modérés et élevés, et envoie des synthèses d'e-mails pour alerter les utilisateurs. Les prédictions peuvent être utilisées comme des entrées au moteur d'automatisation pour déclencher des actions afin d'automatiser l'activation de différents scénarios basés sur le risque des projets. Réponses intelligentes Afin d'apporter des réponses brèves et rapides, les réponses intelligentes de Wrike permettent aux utilisateurs d'agir rapidement pour faire avancer les tâches en répondant aux notifications et à l'activité avec des réponses automatisées générées par apprentissage automatique. Chaque réponse est basée sur le contexte du fil de conversation et propose aux utilisateurs de choisir jusqu'à trois réponses pour chaque @mention reçue dans leur boîte de réception Wrike. Traitement des documents Vos collègues pourront désormais partager facilement des documents physiques avec les autres membres de l'équipe. En effet, la nouvelle fonctionnalité de traitement des documents de Wrike, une technologie de reconnaissance optique des caractères, numérise et convertit les documents imprimés et les notes manuscrites en fichiers texte modifiables. Il suffit donc d'utiliser l'appareil photo d'un appareil mobile comme scanner, d'enregistrer le fichier en tant que pièce jointe et de l'importer dans Wrike. House of Design automatise ses flux de travail Ryan Okelberry, Chef des opérations / Directeur de House of Design décrit comment la fonctionnalité d'automatisation de Wrike accélère le flux de travail de son équipe et produit des résultats : « ... [Wrike] est suffisamment simple d'utilisation pour que nous puissions rapidement rédiger des formules sans pour autant être un expert en programmation. Ce sont souvent les petites tâches que nous pouvons automatiser et intégrer dans les formules qui apportent une vraie plus-value à la plateforme de Wrike. » Travaillez plus intelligemment grâce à l'automatisation Automatisez vos flux de travail, identifiez les tâches à risque, répondez plus rapidement et collaborez sur des documents physiques. Tout cela est désormais possible avec l'outil Work Intelligence et le moteur d'automatisation de Wrike. Laissez-vous guider par Wrike en profitant de votre essai gratuit dès aujourd'hui. Et pendant que vous y êtes, téléchargez notre nouvel e-book intitulé « Empowering Teams With CWM: 13 Common Pain Points and How to Solve Them » (autonomiser les équipes avec une solution de gestion du travail collaboratif : les 13 difficultés les plus fréquemment rencontrées et comment les résoudre) et découvrez les quatre principaux points dont il faut tenir compte lors du choix d'une solution de gestion du travail collaboratif ainsi que les 16 fonctionnalités CWM les plus importantes pour les équipes travaillant dans des entreprises en hypercroissance.
Wrike Collaborate : IA, automatisation et feuille de route produit
Croissance disruptive, Intelligence Artificielle, automatisation et feuille de route du produit Wrike : la deuxième journée de Collaborate, la première conférence des utilisateurs de Wrike, vous a réservé pleins de surprises !
Surmenage des équipes créatives : l'automatisation est une solution
Nous avons sondé plus de 1 500 responsables de création et collaborateurs indépendants, à la fois en agence et dans des départements internes, pour mieux comprendre l'état d'esprit actuel des équipes de création et enquêter sur les changements clés.
Transfo digitale : les marketers français à la traine en automatisation
Les marketeurs français s’estiment particulièrement productifs dans leur travail quotidien, plus que la moyenne des autres salariés. Mais sont-ils réellement adeptes des nouvelles solutions de productivité ?
Pluralsight accélère sa croissance grâce à l'automatisation du travail
Les entreprises sont de plus en plus axées sur le numérique et les systèmes génèrent des montagnes de données tous les jours. Les leaders avisés savent qu'ils peuvent utiliser cette donnée à leur avantage, même s'ils sont peu à savoir comment.
Automatisation des flux de travail, 1ère priorité des CMO
Imaginez que vous assistez à une réunion, et discutez de l'avancement d'une nouvelle campagne. La Directrice Artistique, Julie, dit qu'elle attend toujours l'approbation finale du budget de conception. Vous vous exclamez, « Mais, le service des finances l'a approuvé la semaine dernière ». « Tu n'as pas vu l'e-mail ? » Puis Mark, le Responsable Marketing Produits, annonce, « Je viens d'apprendre du service des Ventes qu'ils veulent toute la nouvelle documentation commerciale, y compris un PDF mis à jour. Qui a le temps de plancher sur cela, et de voir comment est-ce que cela va affecter notre calendrier ? ». Silence. Vous retournez à votre bureau, où vous trouvez 3 e-mails vous demandant d'approuver de nouvelles ressources de campagnes. Mais vous n'avez aucune idée de qui dans l'équipe y a déjà jeté un coup d'œil, ni de quelles modifications ont déjà été demandées. De plus, devez-vous réviser la pièce jointe, ou la version légèrement différente présente dans le corps de l'e-mail ? Parcourir le fil de la discussion ne vous aide pas non plus. Vous êtes dans un désordre de modifications et de révisions. Vous souhaiteriez que les choses soient plus simples ? L'automatisation du flux de travail ne sert pas seulement pour les processus métiers ennuyeux. Automatiser vos flux de travail créatif est un moyen intelligent de fluidifier votre collaboration sur la création. Pourquoi automatiser les flux de travail de votre équipe Marketing ? Moins de tâches de gestion Combien de temps est-ce que votre équipe passe quotidiennement à mettre à jour les tableurs, à générer des rapports et à ajuster les calendriers de campagnes ? Automatiser ces tâches routinières peut vous faire gagner un temps considérable, et vous libérer des heures dans la journée pour vous concentrer sur des travaux de création à plus grande valeur ajoutée. L'automatisation permet également d'assurer que les rapports et les mises à jour sont basées sur des informations précises et à jour, vous offrant ainsi tous les détails nécessaires pour prendre des décisions éclairées en temps réel. Moins d'erreurs et d'incohérences Avez-vous déjà expérimenté ce sentiment lorsque vous réalisez que la refonte de votre site Web plombe votre référencement ? Ou le casse-tête lorsque vous lancez une campagne avec des tarifs obsolètes ? En tant que Directeur Marketing, vous devez assurer que vos initiatives Marketing se déroulent sans incident. Mais le diable est dans les détails, et l'oubli d'éléments importants peut vous coûter cher. Grâce à l'automatisation, les programmes créatifs sont standardisés, ils contiennent tous les détails importants nécessaires à la bonne réalisation du travail, et ils sont automatiquement attribués aux bonnes personnes. Aucun détail important ne peut être mal transmis, oublié ou négligé. Les processus et politiques sont cohérents, moins de tâches sont laissées pour compte, et tout le monde a clairement connaissance des responsabilités et des délais. L'automatisation vous permet également d'offrir une expérience client plus cohérente à travers vos différents canaux. Des outils comme Hootsuite et Buffer, par exemple, automatisent votre calendrier de publication sur les médias sociaux pour que les prospects et les clients aient toujours accès à une page active et que l'identité de votre marque reste cohérente sur vos réseaux. Demandes Wrike Des révisions et approbations plus rapides Est-ce que tout le monde a approuvé la version finale ? Combien de temps devez-vous attendre pour que quelqu'un émette ses commentaires avant de passer à la phase suivante ? Si deux personnes font des retours contradictoires, lesquels prenez-vous en compte ? Automatiser les processus de révision et d'approbation peut éviter le bazar et les doutes de dernière minute. Les rappels, les alertes et les notifications permettent de faire avancer le processus de révision, car tout le monde peut consulter le statut de chaque ressource. Il est facile de se maintenir à jour, le processus suivi est clair, et rien n'est publié par erreur sans les approbations requises. Essayez la révision et l'approbation avec Wrike gratuitement Moins de problèmes de processus Vous ne pouvez pas réparer ce que vous ignorez être défectueux. Automatiser vos flux de travail vous permet de facilement repérer les tâches qui n'avancent pas, celles qui demandent le plus de temps et de personnel, et ce que vous pouvez quelque peu modifier pour rendre le travail plus efficace. Les notifications automatiques, qui préviennent vos collègues lorsqu'ils peuvent travailler sur une tâche, permettent une transmission plus simple et plus rapide des tâches et une bonne fluidité du travail. De meilleures recettes Tous ces avantages contribuent à une chose : améliorer vos résultats financiers. En automatisant vos flux de travail de création, votre équipe peut passer plus de temps sur le travail créatif à forte valeur ajoutée plutôt que sur les tâches administratives routinières. La collaboration est plus efficace, car les documents sont transmis rapidement et les demandes contiennent le contexte nécessaire pour commencer le travail. Les équipes s'épargnent le cycle frustrant les obligeant à retravailler et réviser quelque chose à cause d'une mauvaise communication. Les erreurs coûteuses sont évitées grâce à un processus de révision et d'approbation minutieux. Si vous êtes à la recherche d'un nouvel outil de collaboration, téléchargez notre guide gratuit pour l'acheteur de logiciel de collaboration. Il inclut des questions et les fonctionnalités à prendre en compte avant d'effectuer votre achat. Commencez à automatiser les flux de travail de votre équipe Marketing Essayez Wrike Marketing pour voir comment vous libérer de vos principales difficultés. Seule une adresse e-mail est nécessaire.
Nouvelle automatisation : assignez depuis les demandes entrantes
Votre équipe reçoit-elle de nombreuses demandes similaires ? Dans ce cas, vous pouvez coordonner le volume de projets et la productivité de votre équipe. Selon une étude récente du McKinsey Global Institute, il est possible d’automatiser plus de 70 % du temps consacré à la collecte et au traitement de données grâce aux technologies actuelles.* En comparaison, les tâches comme la communication avec les parties prenantes (24 %), la mise en pratique des connaissances (23 %), ainsi que la gestion et la formation (14 %) ont bien moins de chances d’être automatisées prochainement. Si vous n’avez pas encore automatisé l’absorption de vos demandes entrantes les plus fréquentes, il est donc temps de le faire. Automatisez la récupération et l’attribution de tâches récurrentes afin de vous concentrer sur des tâches plus créatives, complexes et à plus fort impact pour vos clients et vos parties prenantes. Wrike vient de lancer une nouvelle fonctionnalité permettant d’assigner automatiquement la tâche correspondant aux demandes entrantes. Vous pouvez désormais paramétrer des formulaires de demandes pour qu’ils initient le bon modèle de projet en fonction du besoin spécifique du demandeur, figurant sous forme de champ déroulant. Le nouveau projet peut correspondre à la date de début ou de fin souhaitée par le demandeur, et vous pouvez configurer le formulaire pour ajouter des chargés de mission, des responsables ou des dossiers à partir de listes déroulantes ou de cases à cocher. Résultat ? Un gain de temps considérable pour vos équipes et des projets standardisés de façon fiable, avec toute la visibilité nécessaire dès le début. Le travail démarre plus rapidement, car les demandes entrantes sont immédiatement assignées. 4 étapes rapides pour automatiser vos tâches entrantes 1. Identifiez vos flux de travail les plus simples et répétitifs. Déterminez les types d’informations généralement nécessaires pour effectuer cette tâche sans perdre de temps avec des allers retours. 2. Créez un modèle de projet pour définir ces étapes. Assignez des membres de l’équipe à chaque étape, et planifiez les tâches en espaçant chacune d'entre elles (p. ex. nombre de jours). 3. Créez un formulaire de demande dynamique, et incorporez les champs nécessaires. Intégrez un menu déroulant pour initier différents types de projets à partir de modèles, en fonction du besoin principal de vos clients. Exemple de formulaire de demande dynamique (Page 1) Si un demandeur préfère une campagne d’e-mails à une campagne sur les réseaux sociaux en page 1, une page de questions différentes sur ses exigences lui sera proposée. 4. Créez un tableau de bord ou rapport pour suivre le flux de travail, ou encore équilibrez la charge de travail au sein de l’équipe, grâce à l’affichage de la charge de travail. Exemples : affichages du tableau de bord, du rapport et de la charge de travail de projets créés à partir de demandes entrantes. Les formulaires de demandes sont un moyen efficace de saisir l’intégralité des exigences d’un client interne ou externe. Désormais, vous pouvez également automatiser l’attribution de la bonne tâche dès la réception d’une demande entrante. Pour en savoir plus sur les formulaires de demandes dynamiques ou sur l’attribution automatique de tâches, de projets ou de projets à partir de modèles, consultez notre vidéo, inscrivez-vous à un webinar ou consultez l’article de notre page d’aide. Les formulaires de demandes sont une fonctionnalité disponible uniquement pour Wrike Business et Wrike Entreprise. Pour augmenter les droits d’accès à votre compte, contactez [email protected] ou essayez gratuitement Wrike Business pendant deux semaines. * McKinsey Global Institute, « A Future That Works: Automation, Employment and Productivity », janvier 2017.
Exploitation de la puissance de l'automatisation : comment s'y prennent les principaux marketeurs
L'automatisation peut paraître magique, mais c'est à la portée de n'importe quelle équipe marketing. Hoon Kim de Airbnb nous montre comment utiliser les fonctionnalités d'automatisation de Wrike.
Automatisation de la gestion de projet, 3 mythes qu'il est temps d'oublier
À mesure que la production augmente, l'automatisation des tâches pénibles de gestion de projet revêt une importance capitale. Essayons de renverser quelques mythes répandus sur l'automatisation qui peuvent vous ralentir.