5 signes dénonciateurs d'un mauvais outil de gestion de projet

Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, vos besoins en gestion de projet évoluent. Se développer, c'est bien, mais dans ce cas, une communication claire et une bonne gestion des tâches deviennent plus importantes que jamais.

Si vous possédez déjà une solution de gestion de projet, il s'avérera peut-être difficile de justifier le coût et le temps engagés pour la mise en place d'un nouvel outil. En plus, son adoption pourrait être un problème si les salariés sont peu habitués à adopter de nouvelles procédures et méthodes.

Alors, comment savoir s'il est nécessaire d'améliorer votre outil de gestion de projet ? Voici quatre signes avant-coureurs qui indiquent qu'il est temps de passer à autre chose :

Vous utilisez plusieurs outils différents

En combien d'étapes votre équipe finalise-t-elle une tâche ? Si votre système de gestion des tâches, votre compteur d'heures et votre messagerie reposent sur des plates-formes différentes, la communication risque de ne pas être simple. Des outils variés et déconnectés les uns des autres entraînent inévitablement une perte de temps, des doublons et des opportunités manquées.

Si cela fait longtemps que vous n'avez pas actualisé votre logiciel, vous serez certainement surpris de constater que de nombreux produits couvrent à eux-seuls divers besoins liés à la gestion de projet. Recherchez un outil capable d'englober tous vos processus et votre communication au sein d'une seule et même interface afin d'éviter les confusions et les opportunités ratées.

Votre travail n'est pas disponible dans le Cloud

La plupart des entreprises en expansion ont intérêt à héberger leur système de gestion de projet dans le Cloud. Si vous êtes déjà prêt à déménager dans le Cloud, vous apprécierez une communication plus rapide, une mise en place plus simple et un accès où que vous vous trouviez. La cerise sur le gâteau ? Les outils de gestion de projet dans le Cloud vous évitent le fardeau financier lié à l'achat d'une licence perpétuelle.

Votre solution est difficile à prendre en main

Si vos nouveaux salariés passent plus de temps à se former à l'utilisation de votre logiciel de gestion de projet qu'à effectuer leur véritable travail, c'est que vous avez un problème. Votre outil de gestion de projet doit être facile à prendre en main pour que les plus jeunes comme les plus anciens n'éprouvent aucune difficulté à s'acclimater rapidement et à être productifs. Votre fournisseur doit aussi vous fournir des documents de formation et de dépannage pour que vous n'ayez pas à intervenir à chaque incident rencontré par vos collaborateurs.

Votre entreprise a changé

Se développer, c'est bien, mais cela rend aussi parfois les choses plus compliquées. Plus votre équipe ou vos projets sont nombreux, plus votre logiciel de gestion de projet aura du mal à suivre, en particulier s'il est un peu démodé... Vous devez trouver une solution qui évolue à votre rythme. De nombreux outils sont évolutifs et proposent différents niveaux dédiés aux petites, moyennes et grandes entreprises, mais aussi la possibilité d'ajouter ou de supprimer des utilisateurs très simplement.

Les réunions sont trop nombreuses

Le but ultime d'un outil de gestion de projet est bien de réduire la charge de travail et les réunions superflues, non ? Si vous prévoyez une réunion quotidienne avec votre équipe pour discuter de l'avancée des projets et trouver des idées, c'est que votre logiciel ne vous aide pas suffisamment. Une solution de gestion de projet doit être un espace de discussion, de mise à jour sur la progression des tâches et des projets, d'échange de pièces jointes, de validation des délais... Les réunions sont là uniquement pour parler des priorités plus générales et résoudre les problèmes. Votre équipe appréciera le temps ainsi libéré pour réaliser d'autres tâches et se consacrer à livrer un travail impeccable.

Si, après lecture de cette liste vous pensez devoir renouveler votre outil de gestion de projet, parlez-en à notre équipe. Nous étudierons vos besoins et les difficultés que vous rencontrez avec votre système actuel. Nous vous guiderons dans vos recherches.


Biographie de l'auteur :

Megan Pacella écrit pour TechnologyAdvice.com. Elle est spécialisée dans les solutions de vente et de marketing en B2B. Elle travaille aussi, entre autres, pour USA Today, Bearings Guide et 10Best Nashville.


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