5 étapes pour déployer un outil de collaboration pour créatifs

Vous êtes un directeur créatif. Vous avez trop de projets, votre personnel travaille déjà en heures supplémentaires, et vous ne savez pas du tout comment faire pour réaliser tout le travail rapidement et efficacement avec votre système actuel. À qui vous adressez-vous ?

Les solutions de gestion de travail collaboratif permettent d'éliminer le temps perdu par votre équipe à assister à des réunions supplémentaires, à gérer une quantité insurmontable d'e-mails et à rechercher au hasard les toutes dernières pièces jointes et les créatifs mis à jour. Plus important encore, un outil de collaboration efficace laissera davantage de temps à vos créatifs pour ÊTRE créatifs, au lieu de repérer les caractéristiques du projet ou d'envoyer des e-mails.

Les équipes créatives sont occupées, très occupées, qu'elles rapportent de nouveaux clients ou qu'elles jonglent avec des demandes qui n'en finissent pas. Elles n'ont pas le temps d'essayer de nouveaux outils juste pour voir leurs efforts échouer. 

Avant de choisir une solution de gestion du travail et de foncer tête baissée, lisez ce guide. Il vous aidera à faire le meilleur choix pour votre équipe créative occupée. Puis allez de l'avant et créez !

1. Définissez vos procédures pour l'utilisation de l'outil

Vous savez comment vous faites ce que vous faites. Aussi, en tant que premier adepte et ultime défenseur de l'outil, profitez de ces connaissances et créez un ensemble de règles clairement définies établissant la manière dont votre équipe utilisera le nouvel outil, de sorte qu'elle sache à quoi s'attendre. Créez un document qui décrit :

  1. Quelles fonctionnalités vous utiliserez, et comment. Certains outils sont fournis avec de nombreuses fonctionnalités, mais elles ne vous seront pas toutes utiles. Préparez une liste des fonctionnalités qui pourront être utiles à votre équipe et indiquez précisément comment elles lui faciliteront le travail.
  1. Comment organiser votre travail. Votre outil de collaboration doit offrir un système permettant d'organiser des tâches dans des dossiers ou des projets, de sorte que votre travail ne soit pas disséminé au hasard dans l'outil. Décidez si votre équipe organisera le travail en fonction du type de livrable(s), du client demandeur, du concepteur assigné ou de tous les facteurs précités, selon ce qui vous convient le mieux.
  1. Comment nommer votre travail. La définition d'une convention d'affectation des noms cohérente permettra à vos employés de comprendre plus facilement ce qu'ils verront en ouvrant une tâche. Définissez un système pour inclure des règles telles que :
    • Démarrer/arrêter les tâches avec [nom du client]
    • Démarrer les tâches avec un verbe ; par ex. : « Créer » ou « Mettre à jour »
    • Démarrer/arrêter les tâches avec une estimation de durée pour la tâche ; par ex. : [2 h]
  1. Comment organiser vos pièces jointes. Précisez à votre équipe l'emplacement où les documents et les fichiers créatifs doivent être stockés, afin de vous assurer que vos créatifs et vos fichiers ne seront pas égarés. Seront-ils conservés tous ensemble dans un dossier ? Seront-ils annexés au niveau du dossier, au niveau du projet ou au niveau de la tâche individuelle ? Y a-t-il un lecteur partagé dans lequel tous les fichiers sont actuellement stockés ? Comment nommerez-vous les créatifs afin de les identifier facilement ? Une fois un projet terminé, les versions finales des créatifs seront-elles conservées dans un emplacement spécifique ?
  1. Organisation des réunions récurrentes. Si votre équipe assiste à des réunions récurrentes, indiquez-les dans votre outil. Cela n'est absolument pas nécessaire, mais permet de regrouper l'ensemble de votre travail collaboratif (et une réunion doit être collaborative) dans un espace cohésif unique. 
    • Notre suggestion : Créez un dossier appelé « Réunions », avec des sous-dossiers pour les différents types de réunions (le cas échéant). Dans ce dossier, créez ensuite une tâche avec la date et l'intitulé de votre réunion, assignez-la à chacune des personnes assistant à la réunion, définissez la date et faites-en une tâche récurrente. Pendant ces réunions, prenez des notes concernant la réunion dans cette tâche, de sorte que chacun ait un accès immédiat aux notes et puisse en ajouter d'autres, si besoin.

2. Mettez en place un petit groupe restreint à des fins de test

Après avoir présenté les procédures relatives à l'utilisation de l'outil, ne partez pas automatiquement du principe que vous avez créé la meilleure méthode pour l'ensemble de votre équipe. Tout comme vous le feriez avec vos clients sur un projet, demandez aux membres de votre équipe de vous faire part de leurs remarques. Mettez en place un petit groupe restreint d'utilisateurs de la première heure, expliquez les procédures présentées, formez-les sur les fonctionnalités et l'utilisation de l'outil, puis demandez-leur de commencer à l'utiliser immédiatement pour collaborer sur un petit ou un gros projet. Vantez-leur les avantages liés à l'utilisation du nouvel outil et des procédures et encouragez-les à essayer de se fier au nouvel outil pour réduire le risque qu'ils reviennent à leur précédent mode de travail.

3. Adaptez vos procédures pour les améliorer

Alors que le projet collaboratif est en cours, demandez aux membres de votre équipe de compléter ou de modifier vos procédures préliminaires, s'ils le jugent nécessaires, avant de présenter l'outil aux autres membres de l'équipe. S'ils vous proposent des suggestions afin d'améliorer l'utilisation des fonctionnalités, l'affectation des noms pour les dossiers, les tâches, etc., intégrez leurs remarques dans le document des procédures. C'est l'équipe qui doit avoir le dernier mot sur la manière d'utiliser son nouvel outil de collaboration, car c'est elle qui travaillera avec au quotidien.

4. Installez l'outil pour l'ensemble de l'équipe

Une fois que votre petit groupe et vous êtes certains d'avoir créé une méthode viable pour mettre en œuvre et utiliser l'outil de collaboration, l'heure de la grande révélation a sonné ! Présentez l'outil à l'ensemble de votre équipe, de la même façon que vous l'aviez présenté à votre petit groupe de test. Partagez la documentation relative aux procédures, formez les membres de votre équipe et demandez-leur de commencer à utiliser l'outil immédiatement pour collaborer sur de nouveaux projets.

5. Continuez d'adapter les procédures, si nécessaire

Comme toujours, demandez-leur de vous faire part de leurs remarques. Si quelqu'un a une idée sur la manière dont votre équipe pourrait mieux utiliser une fonctionnalité, tenez compte de toutes les idées pour l'amélioration de l'équipe et pour atteindre vos objectifs finaux. Lorsqu'une procédure ne fonctionne pas, trouvez une solution et faites-la valider par l'équipe une fois par mois ou par trimestre, lorsque vous procédez à des ajustements pour remédier à la situation. 

Si vous utilisez un outil de collaboration SaaS, il est probable que l'entreprise publie des mises à jour régulières, des améliorations et de nouvelles fonctionnalités. Demandez-vous toujours si vous devez mettre en œuvre ces nouvelles fonctionnalités dans votre flux de travail pour une meilleure collaboration de l'équipe. Toutes les fonctionnalités ne répondront pas aux besoins de votre équipe, alors n'effectuez la mise à jour de vos procédures que si vous pensez qu'elle améliorera la manière de travailler de l'équipe.

Aidez votre équipe à mieux travailler ensemble

Utilisez ces 5 étapes pour vérifier que votre équipe créative peut adopter avec succès votre nouvel outil de collaboration pour mieux travailler et passer plus de temps à CRÉER plutôt qu’à gérer les boîtes de réception. Si vous avez d'autres remarques à faire sur ce qui fonctionne ou ne fonctionne pas lors de la présentation d'un outil de collaboration à une équipe créative, veuillez ajouter vos remarques dans la section Commentaires ci-dessous.

Si vous recherchez un nouvel outil de collaboration, téléchargez notre guide gratuit pour l'acheteur de logiciel de collaboration. Il inclut des questions et les fonctionnalités à prendre en compte avant d'effectuer votre achat.

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