Aprovecha el poder de los datos y los procesos con Wrike for Marketers Performance
Wrike for Marketers Performance unifica la información de los equipos y las campañas en un único espacio de trabajo al centralizar los datos de 50 herramientas populares. De este modo, se facilita la supervisión de las actividades de marketing.
Evita ineficiencias: Consigue un equipo eficaz (vídeo)
La metodología «lean» nació como un modo de hacer más eficientes los procesos de producción mediante la identificación y eliminación de ineficiencias, la reducción de costes y una entrega más rápida de los productos. Su foco de atención es el valor, que se define básicamente como cualquier cosa por la que el cliente estaría dispuesto a pagar. Por tanto, el valor siempre lo establece el cliente. Esto significa que no se debe tratar de adivinar lo que el cliente quiere ni hacer suposiciones sin fundamento. Los proyectos ajustados requieren conversaciones francas con los clientes y las partes interesadas en el proyecto. En él encontrarás 3 sencillos consejos para eliminar la principal causa de ineficiencias: el esfuerzo duplicado. Después sigue leyendo este artículo para aprender algunas formas sencillas de solucionar los otros 7 tipos de ineficiencias más habituales que afectan a los trabajadores del conocimiento. Da el primer paso hacia una gestión ajustada reproduciendo el vídeo a continuación: Cómo eliminar las ineficiencias más habituales que afectan a los trabajadores del conocimiento 1. No compartir el conocimiento. Con excesiva frecuencia, el conocimiento y la experiencia se pierden debido a que no se recogen en ningún sitio ni se comparten. Las demás personas no pueden aprender de lo que mantienes a buen recaudo en tu cabeza, así que crea una base de conocimientos a la que todo el mundo pueda acceder y contribuir. Servirá para responder preguntas frecuentes, y tu equipo podrá encontrar en ella la información que necesite en cada momento. 2. Esfuerzos duplicados. Nada resulta más frustrante —o constituye mayor ineficiencia— que darse cuenta de que has malgastado tu tiempo y esfuerzo en hacer el mismo trabajo que un compañero. Promueve la transparencia del trabajo de tu equipo colocando un tablón de tareas en la oficina u organizando una reunión semanal para una puesta en común del trabajo que está realizando cada uno. Cuando todo el mundo sabe exactamente de qué es responsable —y lo que están haciendo sus compañeros de equipo— este tipo de fallos no se producen. 3. Reuniones improductivas. Para la mayoría de los trabajadores del conocimiento, las reuniones equivalen a tiempo perdido. Estás siguiendo un programa, pero en realidad no estás consiguiendo nada. Evita las reuniones informativas sobre el estado del proyecto y celebra únicamente aquellas necesarias para que tu equipo complete conjuntamente una tarea o un objetivo específicos. 4. Procesos obsoletos. ¿Cuándo fue la última vez que preguntaste «por qué»? ¿Por qué estamos haciendo esto? ¿Y por qué lo hacemos de esta manera concreta? La mayoría de los equipos trabajan como siempre lo han hecho, simplemente por la fuerza de la costumbre. Después de acabar cada proyecto, celebra una reunión con tu equipo para debatir qué cosas salieron bien, qué logros se alcanzaron en último término y cómo podría mejorarse el proceso de trabajo. 5. Comunicación ineficaz. Las expectativas poco concretas, los plazos de entrega imprecisos y las responsabilidades poco claras conducen a errores, esfuerzos inútiles y fracasos a la hora de alcanzar los objetivos. Mejora la comunicación en tu equipo aprendiendo a escuchar. Presta atención a lo que otras personas quieren decir en realidad con sus comentarios, no te quedes solo con lo superficial y confirma siempre que estáis en sintonía. 6. Retrasos. Los trabajadores del conocimiento están acostumbrados a esperar: para recibir aprobaciones, durante rondas de revisión, por documentos que deben pasar por varias manos o para conseguir la información que necesitan para poder continuar. Estandariza y agiliza los procesos siempre que sea posible. Cada paso del proceso debería añadir valor al resultado final. Suprime aquellos que no lo hagan. 7. Errores. Los errores ocurren, es un hecho fundamental de la vida. Pero, al mismo tiempo, pueden salir caros, y conforme los clientes van disponiendo de más opciones y la competencia se vuelve más numerosa, las expectativas son cada vez más altas. Elimina errores corrientes tomando algunas medidas sencillas. Automatiza todas las tareas de revisión que puedas empleando correctores ortográficos o sistemas de seguimiento de errores. Para las revisiones manuales, asegúrate de que todo pasa por al menos dos personas, o implementa los programas en entornos o servidores de pruebas internos antes de la entrega al cliente. Las mejores herramientas para un trabajo eficaz Ahora que ya tienes a punto la actitud y los procesos adecuados, lánzate a descubrir algunas herramientas nuevas que podrían mejorar las capacidades de tu equipo. Echa un vistazo a esta lista de 25 herramientas web que te ayudarán a llevar mejor tu negocio.
Gestionar proyectos es sencillo y eficaz con Wrike
¡Ya está aquí! Ha llegado la Nueva Experiencia de Wrike
En Wrike, nuestro objetivo siempre ha sido diseñar una plataforma configurable, lo suficientemente potente para manejar cualquier situación, y que proporcione las herramientas necesarias para lograr la excelencia en el trabajo. Por eso, queremos presentarte la Nueva experiencia.
La guía definitiva para la automatización del marketing digital
¿Qué es la automatización del marketing digital y cómo puede ayudar a los especialistas en marketing a reducir el estrés y las cargas de trabajo? Nuestra guía de herramientas de automatización del marketing lo explica todo.
Hacer un máster en gestión de proyectos, o no: esa es la cuestión
¿Es hacer un máster en gestión de proyectos lo que realmente quieres? ¿Prefieres tomar rutas alternativas, como un máster en dirección (MBA) o obtener formación práctica? Y si te decides por un master en gestión de proyectos, ¿cuáles son tus requisitos personales a la hora de elegir?
Seguridad: la nueva ventaja competitiva para los equipos de servicios profesionales
Cada vez se producen más filtraciones de información. ¿Está tu equipo de servicios profesionales preparado para ello? Te explicamos cómo una plataforma de gestión del trabajo ayuda a mantener la seguridad al colaborar.
Gestión de proyectos descendente y ascendente
En la actualidad se están produciendo cambios significativos en el ámbito de la gestión y especialmente en el de la gestión de proyectos. Se comenta que compañías como The New York Times, Tribune Co. o Ernst & Young han sustituido el llamado estilo de gestión «descendente» (top-down) por uno «ascendente» (bottom-up). Otras —entre ellas algunas de las compañías más grandes del mundo, como Toyota e IBM— han implementado elementos del estilo ascendente en algunos de sus departamentos. La popularidad del enfoque ascendente de gestión está en alza, pero, a pesar de ello, el debate entre los partidarios de los dos enfoques principales sigue vivo. ¿A qué viene ahora esa preocupación de las organizaciones por cambiar su estilo de gestión? Si comparamos los dos enfoques, la respuesta a esta pregunta quedará clara. ¿Necesitas una manera mejor de gestionar tus proyectos y tu equipo? ¡Prueba Wrike gratuitamente hoy mismo! Gestión de proyectos descendente El enfoque descendente sigue siendo extremadamente popular hoy en día en la gestión de proyectos. El término «descendente» hace referencia a que todas las instrucciones llegan desde arriba. Los objetivos de proyecto los deciden los altos directivos de la organización, quienes proporcionan directrices, información y planes de trabajo y asignan fondos para los procesos. Cada participante en el proyecto recibe instrucciones claras de lo que el gestor espera de él. Con este enfoque, la ambigüedad deja la puerta abierta a posibles errores, por lo que los gestores deberían ser lo más específicos posible al comunicar sus expectativas. La formalidad de los procesos es tremendamente importante en este tipo de planificación. Los problemas derivados del uso del enfoque descendente pueden verse en muchas organizaciones con un estilo de gestión tradicional. La experiencia demuestra que la gestión descendente tiene a menudo como resultado una menor productividad y causa cuellos de botella o los llamados lockdowns, estados de «acuartelamiento». Un lockdown da al gestor de proyecto un control total sobre su equipo. Estas situaciones pueden conducir a un malestar innecesario y retrasar considerablemente la finalización de un proyecto. Opciones para una gestión de proyectos ascendente Los factores anteriormente mencionados pueden desempeñar un papel decisivo en el fracaso de un proyecto, y este es el motivo de que un gran número de organizaciones haya decidido adoptar un estilo de gestión ascendente, o al menos algunos de sus elementos. El enfoque ascendente implica que los equipos de trabajo hacen aportaciones activas en el proceso ejecutivo del proyecto. Los miembros de los equipos son invitados a participar en todas las etapas del proceso de gestión. Las decisiones sobre la línea de actuación las toma el equipo de manera conjunta. El estilo ascendente permite a los gestores comunicar metas y el valor de estas, por ejemplo, a través de una planificación de objetivos intermedios. A continuación se anima a los miembros del equipo a elaborar listas de tareas personales con los pasos necesarios para lograr los objetivos por su cuenta. La elección de métodos y medios para realizar las tareas asignadas depende del propio equipo. La ventaja de este enfoque es que autoriza a los miembros del equipo a pensar de un modo más creativo. Por ello, se sienten integrados en el desarrollo del proyecto y saben que sus iniciativas son valoradas. La motivación de los miembros del equipo para trabajar y convertir el proyecto en un éxito se ve reforzada. Cada miembro del equipo recibe la oportunidad de idear soluciones para el proyecto más centradas en requisitos prácticos que en nociones abstractas. El proceso de planificación se ve además facilitado por la participación de varias personas, lo cual hace que avance mucho más rápido. Las listas de tareas de todos los miembros del equipo se integran en el plan general detallado del proyecto. Los programas, los presupuestos y los resultados son transparentes. El gestor de proyecto se encarga de señalar claramente todos los problemas a fin de evitar la mayor cantidad posible de sorpresas. La gestión ascendente de proyectos también puede considerarse un modo de hacer frente a la creciente brecha entre la información necesaria para dirigir a trabajadores cualificados y la capacidad de los gestores de adquirir y aplicar dicha información. Sin embargo, pese a todas sus ventajas, el estilo ascendente por sí solo no hará prosperar tus proyectos. Según muchos expertos, el enfoque ascendente no es la solución perfecta, ya que a veces genera falta de claridad y control. El método ideal es encontrar un equilibrio entre los dos enfoques contrarios y adoptar las mejores prácticas de cada uno. Encuentra el equilibrio perfecto para tu gestión Si has tratado de introducir las prácticas recomendadas del estilo ascendente en tu organización, probablemente te haya sido difícil si para ello has utilizado herramientas de gestión de proyectos tradicionales. El software de gestión de proyectos habitual, como Microsoft Project, se diseñó principalmente para encajar con el enfoque descendente, por lo que no resulta apropiado para el estilo opuesto. Este software se centra en el gestor de proyecto, al que sitúa en el centro de las comunicaciones. Es muy habitual que los miembros del equipo no puedan hacer ninguna contribución ni cambio al plan de proyecto, solo leerlo. Por ello, los empleados envían sus actualizaciones al gestor de proyecto en archivos individuales a través del correo electrónico. El gestor de proyecto tiene entonces que recopilar todos los datos e introducir la información manualmente en el plan de proyecto. A continuación, deberá comunicar los cambios a la ejecutiva de la empresa. Todos estos procedimientos rutinarios conducen a una situación en la que el talento de los gestores de proyecto se ve sepultado por la burocracia. A menudo, la ingente cantidad de trabajo mecánico de control o sincronización apenas deja tiempo al gestor de proyecto para las tareas de dirección. La buena noticia es que la situación está cambiando gracias a las transformaciones que se están produciendo en la forma de compartir y recibir información. Han aparecido más métodos para implementar con éxito las prácticas que propone el estilo de gestión ascendente. Entre esos métodos figuran las tecnologías de la empresa 2.0: wikis, blogs, redes sociales, herramientas de colaboración, etc. Estas están abriéndose paso en las organizaciones y cambiando la forma de realizar proyectos. Han actualizado la gestión de proyectos tradicional a la versión 2.0, y traen consigo nuevas pautas de colaboración basadas en la compartido de manera eficaz en un entorno colaborativo y flexible creado por un software de gestión de proyectos de segunda generación. El gestor de proyecto es quien dirige el trabajo de su equipo y elige la dirección adecuada para el desarrollo del proyecto, basándose en la información recibida por cada empleado. Así, el gestor de proyecto desempeña un papel en los cambios de este último. El software de gestión de proyectos 2.0 facilita la delegación. Ello implica que el personal se vuelve menos dependiente del gestor como generador de tareas. Y este pasa entonces de ser un simple capataz a un director de proyecto. Su función es facilitar la comunicación interna, proporcionar un entorno de trabajo creativo y guiar al equipo. Se convierte así en alguien capaz de predecir circunstancias futuras, aprovechar los puntos fuertes y débiles del equipo y ajustar el desarrollo del proyecto en función de diversos cambios externos. Los miembros del equipo tienen no obstante la libertad y la responsabilidad de idear el modo de alcanzar su siguiente objetivo en el proyecto. Con la ayuda de las herramientas de gestión de proyectos de segunda generación, los gestores pueden combinar las ventajas de los enfoques ascendente y descendente. Estas herramientas les ayudan a aunar control y colaboración, claridad de las metas del proyecto y visibilidad de los procesos internos de la organización. Miles de empresas han confirmado que la gestión de proyectos ascendente, implementada con ayuda de las herramientas de la empresa 2.0, mejoró su rendimiento comercial. Algunas compañías crearon blogs corporativos para agilizar las comunicaciones de los proyectos; otras introdujeron wikis para recibir los comentarios de sus clientes. Incluso gigantes como IBM se han dado cuenta de los beneficios de permitir a los colaboradores una participación más activa en la organización del trabajo conjunto. Mi conclusión a todo lo dicho es que la democratización de la gestión de proyectos no debe ser nunca un fin en sí mismo. El objetivo principal ha de ser siempre encontrar maneras de hacer más eficaz dicha gestión y la colaboración en los proyectos. Las nuevas tecnologías aplicadas a los proyectos nos ofrecen la oportunidad de que estos alcancen mejores resultados y los equipos de trabajo ganen productividad. A fin de cuentas, así los proyectos se entregan más rápido y ello redunda en beneficio de todos.
10 frases que nunca se pueden decir al delegar una tarea
A continuación te presentamos 10 frases que los miembros de tu equipo de trabajo nunca deberían oír de tus labios: 1. «Ya sé que aún no has terminado con esa sección, ¡pero necesito que hagas esto ya mismo!» Saber delegar consiste en establecer prioridades. Si bien es normal que de vez en cuando surjan tareas urgentes, tener una «situación de emergencia» día sí, día también, no ayudará a la productividad del equipo. Atender múltiples tareas al mismo tiempo cambiando constantemente de una a otra sencillamente perjudica a la productividad y la moral del equipo. Existe una estrategia mejor, que es establecer las metas, las prioridades y los plazos de entrega desde un principio y asegurarte de que tu equipo tenga una visión clara de todo ello, de manera que no dejen aparcadas de golpe sus otras tareas para llegar a tiempo a la fecha de entrega de una en concreto. Prueba mejor con esto: «Hemos tenido que corregir el programa del proyecto, de modo que cuando acabes con lo que estás haciendo deberías ponerte con esta otra tarea». 2. «Ya sé que nunca has hecho nada parecido, pero estoy seguro de que podrás sacarlo adelante.» No hay nada que eleve más el nivel de estrés de un miembro de tu equipo que oír esta frase. Todo el mundo quiere tener ocasión de mejorar sus habilidades, ¿pero acaso es justo poner a alguien en esa situación sin la preparación o la formación adecuada? Lo cierto es que no, y así tampoco conseguirás una gestión eficaz de tu proyecto. Procura siempre delegar las tareas correspondientes a un área concreta en las mismas personas, a fin de que puedan perfeccionar sus habilidades, y, en caso necesario, deja que aprendan de otros. De lo contrario, prepárate para dedicar parte de tu tiempo a dar indicaciones si es que quieres recibir resultados decentes. Prueba mejor con esto: «He pensado que trabajes con un compañero que pueda enseñarte a hacerlo; así podrás encargarte tú por tu cuenta las próximas veces». 3. «En realidad es una tarea sencillísima, cualquiera podría hacerlo.» Normalmente esto se dice con idea de que el responsable al que se ha asignado la tarea no se ponga nervioso. La intención resulta encomiable, pero muchas veces la frase tiene un efecto secundario no buscado. La gente podría pensar que lo que quieres decir en realidad es que no están capacitados para ocuparse de algo que sea verdaderamente complejo, que suponga un reto; y ese no es en absoluto el mensaje que deseas transmitir. Hay dos cosas que debes recordar siempre: nunca minimices la importancia de la tarea que estás delegando ni pongas en duda las capacidades del responsable en quien lo haces. Alguien que siente que se le aprecia y que se confía en él para hacer algo importante aceptará el reto con entusiasmo y hará un mejor trabajo. Prueba mejor con esto: «Esta tarea es importante para el proyecto, por eso te la confío a ti». 4. «Preséntame algún resultado, y luego veremos si lo podemos utilizar.» El problema de esta frase es la falta de claridad, y todos sabemos qué consecuencias tiene eso. Si no sabes qué resultados quieres, ¿cómo va a ser capaz de proporcionártelos el responsable de la tarea? Lo más probable es que pierdas un montón de tiempo en revisar las opciones que él te proponga y es posible que no se pueda utilizar ninguna de ellas. Un mejor planteamiento sería elaborar un listado de criterios para posibles soluciones y pedirle al responsable que piense en distintas opciones, a fin de que puedas seleccionar la mejor de ellas. Prueba mejor con esto: «Me gustaría que pensaras en cómo resolver esto. Estos son los criterios que debes aplicar para valorar las distintas posibilidades». 5. «Yo no lo habría hecho así.» El enfoque «a mi manera o nada» te conduce directamente a la microgestión y disuade a la gente de aceptar la responsabilidad de tareas y logros, y esa es exactamente la razón de ser de delegar. De acuerdo, tú habrías tomado otro camino, pero mientras la solución funcione, ¿qué importa que tu compañero hiciera las cosas de un modo distinto? Al final, el proyecto sale beneficiado, porque ahora cuentas con dos maneras viables de enfocar un problema. Prueba mejor con esto: «No se me había ocurrido abordar así la tarea, ¡pero te felicito por haber dado con una solución tan genial!». 6. «Me voy una semana por un viaje de trabajo. Para cuando vuelva, todo tiene que estar terminado.» Todos tenemos que hacer viajes de trabajo, pero desaparecer justo antes de que venza el plazo de finalización de un proyecto no es lo más recomendable, especialmente si vas a estar incomunicado durante parte del tiempo que pases fuera. Es precisamente en la recta final de un proyecto cuando los miembros del equipo necesitan hacer preguntas y aclarar algunos detalles, y en esos momentos tienes que estar disponible. La única excepción a esta regla es que, con la ayuda de una herramienta en línea, puedes seguir manteniendo el contacto con los responsables de las tareas, continuar al tanto de sus progresos y proporcionar orientación si es necesario. Prueba mejor con esto: «Me voy de viaje de trabajo, pero accederé a nuestro espacio de trabajo [del software de gestión de proyectos de Wrike] todos los días para atender cualquier duda». 7. «Me lo tendrías que haber enseñado antes de la fecha de entrega...» ¿Alguna vez has entregado un proyecto para encontrarte después con un resultado distinto al que esperabas? Es en esas situaciones cuando suele escucharse la frase anterior, pero por lo general su uso implica un fracaso a la hora de organizar el proyecto como es debido. Puede que los objetivos estén clarísimos, pero la única forma de saber si vas bien encaminado para alcanzarlos es establecer metas intermedias y controles con los responsables de cada tarea, de manera que luego no te lleves una sorpresa negativa al llegar la fecha de entrega del proyecto. Sigue nuestro consejo y conseguirás librarte de los problemas antes de que se conviertan en «problemones». Prueba mejor con esto: «¿Va el proyecto según el programa? Deberíamos tener una reunión para comprobar los progresos antes de la fecha de entrega definitiva». 8. «¡Deberías haberme consultado antes tomar una decisión tan importante!» Delegar consiste precisamente en dejar que otros tomen algunas de las decisiones. Pero si las personas involucradas no están al tanto de sus responsabilidades, sus competencias y la jerarquía de toma de decisiones, quizá te lleves ciertas sorpresas desagradables. Debería estar claro qué decisiones pueden tomar por su cuenta los trabajadores a tu cargo, informándote simplemente de los resultados, y cuáles requieren tu permiso. Prueba mejor con esto: «Aquí tienes una descripción general del equipo del proyecto y las responsabilidades de cada uno, para que sepas qué decisiones puedes tomar». 9. «Le he pedido también a tu compañero que se ocupe de la tarea.» Delegar la misma tarea en más de una persona es un error clásico. Algunas personas creen que es un modo de estimular una competencia sana, pero por lo general se consigue el efecto contrario: los compañeros se obsesionan con ser quien se lleve el reconocimiento por haber sacado adelante el proyecto. Eso significa que no compartirán información ni colaborarán de manera eficaz, algo que puede perjudicar el resto del proyecto. Otra posible consecuencia es que comiencen a descargar sus responsabilidades en el otro, de manera que ninguno se sienta ya responsable del resultado. Sea un caso u otro, ¿no es lo que quieres conseguir, verdad? Prueba mejor con esto: «Quiero que trabajes en esto con un compañero, pero cada uno de vosotros será responsable de una parte diferente del proyecto». 10. «Esto no está exactamente como debería, pero no pasa nada, yo lo acabaré.» Por último, saber delegar consiste en tener claras las responsabilidades de cada uno. Si se supone que una persona ha de entregar ciertas cosas en ciertos momentos, y el proyecto ha seguido puntualmente el programa previsto, entonces no hay razón para aceptar unos resultados de mala calidad. Acepta únicamente el trabajo realizado de manera meticulosa, y tus empleados sabrán el nivel al que tienen que estar. Después de todo, si al final tienes que acabarlo tú, ¿qué sentido tiene delegar? Prueba mejor con esto: «Esto no está del todo bien; ¿te parece que hablemos sobre cómo podrías solucionarlo?». ¿Te gustaría añadir alguna frase a esta «lista negra de la delegación»?
Cómo ganar aún más tiempo con el software de automatización del flujo de trabajo
En la parte uno de nuestra serie sobre cómo seleccionar las mejores soluciones de gestión del trabajo colaborativo, vimos hasta qué punto es indispensable adoptar un método de recepción de proyectos centralizado y gestionar todas las tareas del equipo a través de un sistema de registro para poder trabajar eficazmente. Sin esto, es probable que tengas dificultades para realizar un seguimiento del trabajo, gestionar proyectos en múltiples programas y buscar a las partes interesadas para obtener detalles del proyecto. La parte dos ponía de manifiesto el problema de los procesos de aprobación de activos demasiado lentos y los equipos aislados intentando colaborar. Hoy, nos centraremos en las ventajas de la automatización del flujo de trabajo y en el trabajo inteligente. Problema: No es posible automatizar las tareas repetitivas Antes de ser completados, la mayoría de los proyectos y tareas pasan por etapas predecibles, lo que se traduce siempre en un trabajo repetitivo, por ejemplo, asignar tareas al compañero de equipo correcto, hacerlas pasar a la siguiente etapa y completar y archivar el trabajo. El trabajo administrativo se traduce en pérdida de tiempo porque se impone sobre actividades más productivas, como entrevistar a los clientes para estudios de casos o escribir un artículo de blog sobre el anuncio de un nuevo producto. ¿Por qué no utilizar el software de automatización del flujo de trabajo para asignar de manera automática las tareas y avisar a la persona pertinente cuando el trabajo está listo para su aprobación? Hay un tiempo limitado en la jornada laboral y los equipos no deben perder ni un segundo en tareas administrativas que puedan automatizarse. Problema: El ritmo de avance es demasiado lento El crecimiento empresarial a menudo puede ser una bendición y una maldición. Una bendición porque los ingresos aumentan y los equipos crecen. Sin embargo, también puede ser una maldición porque a medida que las empresas se expanden, los proyectos y las cargas de trabajo aumentan, lo que podría restringir la disponibilidad de recursos. Conforme aumentan las demandas de trabajo, los equipos no tienen tiempo para analizar montones de datos para obtener información relativa a la toma de decisiones. Como resultado, la colaboración se vuelve más complicada y los límites entre el trabajo y el tiempo personal se desdibujan. A medida que aumentan las cargas de trabajo, resulta cada vez más complicado para los propietarios y los gestores de proyectos supervisar y analizar manualmente el progreso de las iniciativas de alto nivel y las tareas detalladas. Evaluar el riesgo resulta igualmente difícil y determinar los niveles de riesgo sobre la base de la intuición y la experiencia es menos efectivo y casi imposible a gran escala. Los propietarios y los gestores de proyectos necesitan una manera eficiente de identificar de un vistazo las iniciativas en riesgo y priorizarlas sin tener que consultar manualmente con los miembros del equipo ni examinar varios niveles de proyectos. Una vez que se identifica un riesgo potencial, necesitan información para diagnosticar con precisión la causa y definir los siguientes pasos, ya sea informar a las partes interesadas, mitigar los obstáculos, ajustar recursos o actualizar las cronologías. El aprendizaje automático y la inteligencia artificial continuamente se filtran en nuestras actividades y rutinas diarias. Los dispositivos inteligentes actúan como asistentes personales que nos ayudan a gestionar calendarios y establecer recordatorios. En los portales de ayuda cada vez son más frecuentes los bots para brindar un excelente servicio al cliente. Las aplicaciones que más utilizamos envían respuestas generadas automáticamente, como Gmail, LinkedIn y muchas aplicaciones de mensajería telefónica. Toda esta tecnología está disponible para que podamos ser más eficientes, colaborar y aumentar nuestra productividad. ¿Por qué el trabajo debería ser diferente? Las herramientas de automatización del flujo de trabajo permiten que los equipos ganen tiempo para que lo dediquen a hacer su mejor trabajo. A medida que aumenta la carga de trabajo y la colaboración, los miembros del equipo a menudo se ven sobrecargados con notificaciones que necesitan respuestas oportunas. Esto es significativo porque la mayoría de las comunicaciones y las respuestas relativas a cuestiones de trabajo son breves y requieren decisiones simples, pero se necesita demasiado tiempo y esfuerzo para responder manualmente. Además, está la presión de responder rápidamente y, al mismo tiempo, afrontar otras tantas responsabilidades. Sin embargo, si tienes un montón de notificaciones acumuladas, puede resultarte abrumador tener que responderlas sin disponer de una forma rápida de hacerlo. Necesitas una solución de software de automatización del flujo de trabajo que te permita actuar rápidamente y hacer avanzar el trabajo sin mucho esfuerzo manual. Aunque estamos en la era de la transformación digital, no todo el trabajo es digital. ¿Alguna vez has recibido un documento impreso o una nota escrita a mano de un compañero que el resto del equipo debería ver? Aunque pudieras digitalizar el archivo y cargarlo, el proceso de edición sería trabajoso. El uso compartido de documentos físicos, la edición y la colaboración no es realista entre empresas y equipos dispersos porque algunos miembros no tienen acceso a la tecnología de oficina tradicional para digitalizar documentos impresos. Wrike tiene una solución para cada problema Wrike Integrate, nuestro complemento de automatización de procesos/flujo de trabajo para todos los flujos de trabajo complejos y de múltiples aplicaciones, se apoya ahora en nuestro nuevo motor de automatización para automatizar los procesos repetibles dentro de Wrike. El motor de automatización puede automatizar tus flujos de trabajo más habituales para reducir el trabajo improductivo. Basándose en la fórmula lógica si/entonces, los administradores de cuentas ahora pueden crear reglas de automatización utilizando desencadenantes y acciones para crear notificaciones y recordatorios personalizados, mover y organizar el trabajo, actualizar el estado del trabajo y las tareas, iniciar flujos de trabajo de aprobaciones, y emprender medidas en función de los niveles de riesgo del proyecto. Para crear reglas de automatización no es necesaria ninguna experiencia en codificación. Son muchas las ventajas de la automatización del flujo de trabajo. Al eliminar las tareas repetitivas de la carga de trabajo de un equipo, puedes reducir los errores, optimizar los procesos y ahorrar a cada miembro del equipo cientos de horas al año, lo que supone otra forma de mejorar la productividad. Predicción del riesgo de los proyectos La herramienta integrada Work Intelligence incluye funcionalidades de predicción de riesgos de los proyectos utilizando la tecnología de aprendizaje automático para predecir con prontitud los posibles retrasos y alertar a los responsables de proyectos y de equipos comunicándoles las causas posibles. Esto les permite actuar con rapidez para reducir o evitar retrasos. Nuestro software de automatización del flujo de trabajo utiliza señales como fechas de inicio y finalización, tareas que se extienden más allá de los plazos del proyecto y resultados anteriores de proyectos similares, para evaluar riesgos medios y altos, y envía resúmenes por correo electrónico para alertar a los usuarios. Las predicciones se pueden utilizar como aportes al motor de automatización para desencadenar acciones que automatizan la activación de diferentes escenarios en función del riesgo del proyecto. Respuestas inteligentes Para obtener respuestas rápidas y breves, las Respuestas inteligentes de Wrike permiten a los usuarios actuar rápidamente para hacer avanzar el trabajo respondiendo a las notificaciones y a la actividad con respuestas automáticas generadas con aprendizaje automático. Cada respuesta se basa en el contexto de la conversación y permite a los usuarios seleccionar hasta tres respuestas por cada @mención recibida en su bandeja de entrada de Wrike. Procesamiento de documentos Ahora tus compañeros podrán compartir los documentos físicos con los demás miembros del equipo. La nueva funcionalidad Procesamiento de documentos de Wrike, la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR, por sus siglas en inglés), digitaliza y convierte documentos impresos y notas escritas a mano en archivos de texto editables. Tan solo debes usar la cámara de tu dispositivo móvil como escáner, guardar el archivo como documento adjunto de una tarea y cargarlo en Wrike. House of Design automatiza sus flujos de trabajo Ryan Okelberry, jefe de Operaciones/director de House of Design describe cómo la función de automatización de Wrike acelera el flujo de trabajo de su equipo y genera resultados: «... [Wrike] es lo suficientemente simple de utilizar como para que podamos redactar fórmulas sin ser expertos en programación. Las fórmulas se basan en pequeños detalles y, en este sentido, la automatización aporta más valor a la plataforma de Wrike.” Trabaja de forma más inteligente con la automatización Automatiza tus flujos de trabajo, identifica el trabajo en riesgo, responde más rápido y colabora sobre documentos físicos. Ahora todo esto es posible con el motor de automatización de Wrike y la herramienta Work Intelligence. Deja que Wrike te muestre cómo hacerlo iniciando una prueba gratuita hoy mismo. Mientras tanto, descarga nuestro nuevo ebook, Empowering Teams With CWM: 13 Common Pain Points and How to Solve Them para descubrir los cuatro principales factores que hay que tener en cuenta a la hora de elegir una solución de CWM, así como las 16 funcionalidades CWM más importantes para equipos de empresas en hipercrecimiento.
Colaboración mejorada y aprobación acelerada de activos: 2 cualidades indispensables para cualquier solución de CWM
Para que los equipos puedan trabajar más rápido y obtener resultados positivos, se deben cumplir dos condiciones esenciales. En primer lugar, los equipos deben poder comunicarse de forma asíncrona. Mientras que no se imponga un método de comunicación sencillo y comprensible, la capacidad de un equipo para colaborar de manera efectiva se verá afectada. (Uno de los mayores obstáculos de la productividad es el tiempo dedicado a buscar las últimas actualizaciones en Slack, correo electrónico y demás). En segundo lugar, todos deben usar la misma plataforma de gestión del trabajo colaborativo para proporcionar comentarios y otorgar las aprobaciones necesarias para el progreso del trabajo. Si estas dos condiciones no se cumplen, el progreso se ralentizará, los equipos se dividirán y la productividad disminuirá. En la parte uno de nuestra serie «selección de la mejor solución CWM», hemos identificado las cuatro grandes dificultades a las que se enfrentan las empresas modernas en hipercrecimiento: La falta de proceso dificulta la aceptación y asignación de solicitudes de trabajo. Gestionar el trabajo de un equipo en hojas de cálculo requiere mucho tiempo y es ineficiente. La ausencia de seguimiento (visibilidad del progreso del proyecto) significa que los equipos están aislados. Trabajar con varias herramientas evita que los equipos permanezcan sintonizados. En la segunda parte, nos centraremos en la colaboración entre los diferentes miembros de un equipo y la aceleración de las aprobaciones. Problema: La solución no está en tener más herramientas Son muchas las empresas que emplean soluciones y tecnologías como Slack, Zoom, Microsoft Teams y el correo electrónico. También están los software especializados que únicamente utilizan determinados equipos con acceso. Por ejemplo, los equipos de producto trabajan con Atlassian y Miro. Por su parte, los equipos creativos utilizan Adobe y Figma para colaborar. El equipo de éxito del cliente utiliza Totango, Accelo o ChurnZero para controlar las cuentas, supervisar la rotación y buscar oportunidades de ventas adicionales. Con todas estas herramientas desconectadas unas de otras y con acceso limitado, ¿cómo brindar visibilidad entre los miembros de estos equipos para que puedan compartir archivos, tareas, informes, y conocer el progreso del proyecto? Sin una solución única que permita que todos tengan acceso a las actualizaciones del proyecto, y puedan aprobar y gestionar activos y consultar los calendarios, es difícil lograr dicha visibilidad. Por supuesto, las @menciones mejoran la visibilidad atrayendo la atención y suscitando una conversación. Las herramientas de gestión del trabajo colaborativo deben incluir las @menciones de forma predeterminada. Estas son solo el primer paso para una buena colaboración entre compañeros y partes interesadas. Compartir archivos y proporcionar comentarios sobre contenido HTML y activos de diseño también son funcionalidades importantes porque permiten que todos colaboren en la misma interfaz. Si una de estas dos funcionalidades está ausente, tendrás que trabajar en varias plataformas, con el riesgo de perder por el camino comentarios importantes. Problema: La aprobación de activos de diseño tarda mucho tiempo Las campañas de marketing no se lanzan hasta que se finalizan todos los activos. Solo hace falta un activo no aprobado para retrasar toda una campaña. Cuando varios activos están almacenados en ubicaciones distintas, puede resultar complicado localizarlos. El resultado es un proceso de aprobación prolongado en el que varias partes interesadas deben firmar y no todos tienen acceso a todas las herramientas. Los aprobadores deben poder acceder al mismo software y comunicarse en tiempo real. Aún mejor si todos pueden comparar los historiales de versiones para ver lo que ha cambiado. Los comentarios sobre el diseño permiten identificar las áreas específicas donde se han realizado modificaciones, lo que resulta muy práctico porque deja de ser necesario reproducirlo todo en una captura de pantalla. Tu solución de CWM debe asimismo establecer flujos de trabajo en los que los activos (y los proyectos) puedan ser desplazados automáticamente hacia la siguiente persona y pasar a la etapa de producción. La colaboración está inscrita en el ADN de Wrike Las @menciones son una forma sencilla de atraer la atención de alguien hacia una conversación o mensaje de prioridad alta. Mientras que algunas herramientas de gestión del trabajo colaborativo permiten a sus usuarios @mencionar a compañeros en áreas limitadas, otras no admiten la colaboración a nivel de proyecto o carpeta. Los equipos que trabajan en empresas en hipercrecimiento necesitan más. Por supuesto, Wrike tiene las @menciones, pero es magnífico que las conversaciones estén optimizadas al nivel de las carpetas, proyectos, tareas y subtareas. Las descripciones se organizan sobre hilos de conversación y pueden ser modificadas en tiempo real por varios usuarios. Además de las conversaciones, los equipos pueden haber almacenado ficheros en muchos lugares distintos en los que otras partes interesadas deberán colaborar para los proyectos. Las funcionalidades de Wrike para compartir y cargar ficheros admiten archivos de tu ordenador, Google Drive, Dropbox, Box, Microsoft One Drive, SharePoint, YouTube, y enlaces de sitios web, junto con los proveedores de gestión de activos digitales MediaValet y Bynder. Wrike puede cargar ficheros de cualquier fuente (o casi). Lanza tus campañas a tiempo con la aprobación acelerada de activos Ahora que has subido el archivo, tu equipo debe trabajar en conjunto para finalizar el activo. Las funcionalidades de revisión de Wrike aumentan la productividad del equipo y la producción creativa porque permiten marcar y comparar visualmente imágenes, vídeos, PDF, documentos de Word, PowerPoint y contenido web HTML para realizar ediciones fáciles y aprobaciones rápidas. Resalta el texto pertinente, haz clic en las imágenes o selecciona marcadores temporales para dejar comentarios claros y coherentes con el contexto. Debate las opiniones y da respuesta a los comentarios mientras se van haciendo modificaciones. Puedes acceder a las funcionalidades de las aplicaciones Adobe® Creative Cloud® para ver los comentarios y hacer cambios sin tener que ir alternando entre herramientas o pestañas. También puedes invitar a revisores externos si no forman parte de tu empresa porque todo está protegido con contraseña: Aerotek acelera la aprobación de sus activos con Wrike Aerotek ha logrado ahorrar semanas en su planificación usando Wrike, y a Matt Andrews, director de campañas de marketing, le encantan las funciones de revisión: «Tener la capacidad de comentar el trabajo, marcarlo dentro de la herramienta y reenviarlo directamente al equipo nos ahorra mucho tiempo… Las soluciones de correo electrónico no incluyen ninguna función de marcado. Ahora podemos omitir algunas reuniones y hacer todo en línea, al tiempo que disponemos del historial de todos los comentarios y revisiones». Wrike marca la diferencia Evaluar un software CWM va mucho más allá de leer las opiniones de los clientes y comparar características en una página de precios. No es una decisión que deba tomarse a la ligera: el trabajo de tu equipo depende de tener una solución que les permita trabajar a su manera. Descarga nuestro nuevo ebook, Empowering Teams With CWM: 13 Common Pain Points and How to Solve Them para descubrir las 16 funcionalidades CWM más importantes para equipos de empresas en hipercrecimiento. Ya sea que tu equipo haya optado por el teletrabajo, por un modelo híbrido, o por regresar a la oficina a tiempo completo, siempre podrás colaborar mejor y aprobar el trabajo con más rapidez. Deja que Wrike te muestre cómo hacerlo iniciando una prueba gratuita hoy mismo.
Wrike presenta un nuevo centro de datos en Ámsterdam para fomentar la colaboración en la nube en Europa
Estamos encantados de anunciar la incorporación de un nuevo centro de datos en Ámsterdam que proporcionará a las empresas europeas una nueva opción para gestionar el trabajo en la nube, mientras operan de conformidad con la normativa europea en materia de privacidad y seguridad. La incorporación de este nuevo centro de datos permitirá a los clientes respetar la normativa europea sobre conservación de información corporativa en la nube. . La nuestra es una de las primeras empresas en adherirse al marco de protección de la privacidad de la UE y EE. UU. con el fin de proporcionar la máxima transparencia posible en la forma de manejar los datos entre Estados Unidos y Europa. Consideramos que esta nueva incorporación nos abrirá las puertas de empresas multinacionales para disfrutar de las innovaciones más recientes en colaboración, sin tener que preocuparnos de posibles problemas relacionados con la privacidad o la seguridad. . Uno de nuestros clientes, Porsche Austria, considera que la privacidad y la seguridad son las principales prioridades a la hora de seleccionar proveedores en la nube. "En Porsche Austria, tenemos complejas necesidades de gestión de proyectos, así como escrupulosos requisitos en materia de seguridad y conservación de datos para la protección de nuestra información confidencial", afirmó Wilfried Weitgasser, director de operaciones digitales de Porsche Austria. "El centro de datos de Wrike ubicado en Europa es un motivo de peso para elegirlos como socio fuerte para la colaboración en la nube". . "A medida que aumenta la adopción de la nube en Europa, proteger la información de los clientes es cada vez más importante para los proveedores de software", dijo Andrew Filev, fundador y director general de Wrike. "Las empresas europeas que pretenden implementar software en la nube, tienen que estar atentas en el momento de elegir a proveedores que cumplan estrictas normativas de cumplimiento sobre la confidencialidad de la información. Así, el centro de datos de Wrike ubicado en el Espacio Económico Europeo ayudará a los clientes a cumplir esta normativa fundamental". . Dada la creciente adopción de herramientas de colaboración y nube en toda Europa, nuestra prioridad es apoyar a nuestro mercado europeo e invertir en él, así como continuar expandiendo nuestras iniciativas internacionalmente. "Comenzamos ofreciendo nuestro software localizado en otros idiomas y, después, también proporcionamos nuestro servicio de atención al cliente en esos idiomas", añadió Filev. "Cuatro años más tarde, presentamos nuestro primer centro de datos en Europa continental y aumentamos nuestras operaciones en Dublín, Irlanda. La inversión en Europa y el compromiso con esta región ha sido una prioridad principal". . Obtén más información acerca de cómo invertimos en privacidad y seguridad aquí.
Asignación automática de flujos de trabajo para aumentar la velocidad y simplificar los procesos
Wrike presenta los flujos de trabajo con asignación automática: una nueva característica que permite asignar trabajo a los miembros del equipo de manera automática, desde el momento en que esté listo para comenzar.
Cómo los equipos de servicios profesionales acaban con el ciclo de pérdida de clientes (infografía)
Hemos encuestado a más de 1000 equipos de servicios profesionales para conocer las principales dificultades a las que se enfrentan en cuanto a la retención de clientes, la gestión de recursos, la colaboración, la tecnología, los procesos de los proyectos y mucho más.
Nuestros momentos destacados de la segunda jornada de Collaborate
Casi sin darnos cuenta, Collaborate 2021 ha terminado. Ha sido un evento dinámico repleto de discursos esclarecedores, mesas redondas fascinantes y paneles ejecutivos interesantes. Nos encantó tenerte con nosotros en el evento, charlar contigo en los stands virtuales y ver tus geniales selfies. La segunda jornada fue emocionante y queremos recordar nuestros momentos favoritos. Cómo favorecer la colaboración Entre las intervenciones que más nos gustaron, está la del experto en liderazgo Rob Cross sobre las diferentes formas en que la colaboración hace surgir equipos sobresalientes. Después de veinte años de investigación en más de 300 organizaciones, Rob nos reveló los secretos detrás del éxito de un equipo. Nos quedamos sorprendidos (e incluso un poco impactados) al descubrir cómo y por qué algunos equipos terminan por segmentarse. Con todos esos ejemplos concretos de equipos que se rompen debido al exceso de presión, aprendimos muchas cosas fascinantes sobre cómo evitar estos bloqueos a los que se suelen enfrentar las empresas. Cómo equipos muy diferentes gestionan su proceso creativo Las mentes creativas salidas de empresas como Nickelodeon y Monumental Sports pudieron compartir sus perspectivas sobre las complejidades del entorno laboral actual y lo que están haciendo los mejores para lograr más con menos. Esther Flammer, directora de marketing de Wrike en Citrix, moderó los debates entre estas fuerzas creativas. Los temas más relevantes fueron los mayores desafíos de mantener la creatividad y la productividad en entornos digitales, remotos e híbridos, el uso de la tecnología para aumentar la eficiencia y cómo lograr un equilibrio entre el trabajo y la vida personal en el lugar de trabajo moderno. No sabemos tú, pero nosotros estamos deseando volver a ver todo esto. Unir a los equipos con la gestión del trabajo colaborativo Nos encantó escuchar hablar a Sherrie Besecker, directora de programas digitales de Syneos Health, sobre cómo en su empresa reúnen a miles de empleados en una plataforma para conectarse, comunicarse y trabajar juntos en tiempo real. Con cientos de horas de tiempo ahorradas al año, Sherrie nos mostró cómo su empresa utiliza la gestión del trabajo colaborativo para gestionar flujos de trabajo críticos, sensibles e integrales que garantizan un gran resultado para las partes interesadas internas y externas. En Collaborate todo el mundo es bienvenido Nuestra parte favorita de Collaborate 2021 fue ver a todos los asistentes interactuando con la plataforma, participando en las sesiones y asistiendo a los stands virtuales. ¡Vosotros fuisteis las verdaderas estrellas del evento! Estamos deseando invitarte a nuestra próxima conferencia de gestión del trabajo (¡con suerte, de manera presencial!). Pero, mientras tanto, puedes volver a ver Collaborate 2021 con nuestras sesiones a la carta. Accede a Collaborate a la carta: podrás volver a verlo todo o descubrir sesiones a las que no pudiste asistir en su día. ¡Nos vemos el año que viene!