Optimieren Sie Ihren Betrieb mit einer Workflow-Analyse

In der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt suchen Organisationen fortlaufend nach Wegen, ihre Betriebsabläufe zu verbessern und der Konkurrenz vorauszubleiben. Eine wirkungsvolle Methode, operative Exzellenz zu erreichen, ist die Workflow-Analyse. Durch die sorgfältige Analyse und Optimierung von Workflows können Unternehmen Prozesse rationalisieren, die Effizienz steigern und letztlich den Geschäftserfolg vorantreiben.

In diesem Artikel beleuchten wir Konzept, Prozess und Wirkung der Workflow-Analyse auf die Unternehmensleistung.

Inhaltsverzeichnis

• Was ist eine Workflow-Analyse?

• Der Prozess der Workflow-Analyse

• Methoden zur Analyse von Workflows

• Änderungen auf Basis der Workflow-Analyse umsetzen

• Herausforderungen, die Sie bei der Orchestrierung von Workflows im Blick behalten sollten

• Wie die Workflow-Analyse Geschäftsprozesse transformiert

• Worauf Sie bei einer Plattform zur Workflow-Orchestrierung achten sollten

• Wo Workflows auf echte Ergebnisse treffen: Warum Wrike überzeugt

Was ist eine Workflow-Analyse?

Workflow-Analyse bezeichnet die systematische Bewertung und Verbesserung von Workflow-Prozessen innerhalb einer Organisation. Sie umfasst die Prüfung, wie Aufgaben ausgeführt werden, das Erkennen von Verbesserungspotenzialen und die Umsetzung von Änderungen zur Steigerung von Effizienz und Produktivität. Durch die Analyse der Workflows gewinnen Unternehmen wertvolle Erkenntnisse über ihren aktuellen Betrieb, können Probleme erkennen, Redundanzen beseitigen und Prozesse rationalisieren.

Der Prozess der Workflow-Analyse

Der Prozess der Workflow-Analyse umfasst mehrere zentrale Schritte, die jeweils zu einem ganzheitlichen Verständnis und zur Verbesserung der Arbeitsprozesse innerhalb einer Organisation beitragen.

Den aktuellen Workflow abbilden

Der erste Schritt der Workflow-Analyse besteht darin, alle Prozesse innerhalb einer Organisation zu identifizieren und abzubilden. Das bedeutet, jeden Schritt, der zur Erledigung einer Aufgabe gehört, von Anfang bis Ende zu dokumentieren und zu verstehen. Durch die Visualisierung des Workflows erhalten Organisationen einen klaren Überblick über ihre Betriebsabläufe und können mögliche Ineffizienzen oder Engpässe identifizieren.

Beziehen Sie das ausführende Team ein. Ihre tägliche Erfahrung gibt Ihnen einen klareren Blick darauf, wie die Abläufe tatsächlich funktionieren – nicht nur auf den idealen Prozess. Sie sind zudem am ehesten in der Lage, Workarounds, Verlangsamungen und Schritte zu erkennen, die schlicht keinen Sinn ergeben. In der Fertigung kann das Prozess-Mapping beispielsweise alles von der Rohstoffbeschaffung bis zur Endverpackung abdecken. Die Aufteilung dieser Phasen in Teilaufgaben liefert ein genaueres Bild des Workflows und zeigt, wo er verbessert werden kann.

Datenanalyse für Prozesseffizienz

Sobald Sie alles abgebildet haben, ist es Zeit, genauer hinzusehen, wie der Prozess tatsächlich funktioniert. Das heißt, zu prüfen, welche Schritte den Ablauf bremsen oder keinen Wert liefern. Das Entfernen überflüssiger Bestandteile kann Ihrem Team helfen, Aufgaben schneller und mit weniger Aufwand zu erledigen.

Hier kommen Daten ins Spiel. Wenn Sie die Dauer jedes Schritts nachverfolgen, erkennen Sie gezielt, was funktioniert und was bremst. Zum Beispiel in einem Kundenservice-Team stellen Sie womöglich fest, dass Verzögerungen bei der Anfragenklärung auf Lücken in der Übergabe oder unklare Kommunikationskanäle zurückgehen. Das Straffen dieser Bereiche kann zu schnellerem Support und zufriedeneren Kunden führen.

Engpässe und Bereiche mit Verbesserungsbedarf identifizieren

Eines der Hauptziele der Workflow-Analyse besteht darin, Ineffizienzen und Bereiche mit Verbesserungsbedarf aufzudecken. Engpässe sind Stellen im Workflow, an denen Aufgaben verzögert oder ausgebremst werden und so die Gesamteffizienz des Prozesses beeinträchtigen. Sobald Sie wissen, wo sie liegen, fällt es leichter zu erkennen, was sich ändern muss, damit alles vorankommt.

Eine Workflow-Analyse hilft Organisationen zudem, Bereiche zu erkennen, in denen zusätzliche Ressourcen oder Anpassungen nötig sind, um die gesamte Prozesseffizienz zu steigern. Das kann die Einführung neuer Technologie, die Umverteilung von Ressourcen oder die Schulung von Mitarbeitern umfassen, damit Aufgaben effektiver erledigt werden. Beispielsweise kann die Testphase der Engpass in einem Software-Team sein. Ist das der Fall, kann die Teilautomatisierung der Tests oder zusätzlicher Support in der Qualitätssicherung (QA) die Abläufe beschleunigen und Projekte auf Kurs halten. Das Ziel ist stets dasselbe: einen reibungsloseren, effizienteren Prozess schaffen, der bessere Ergebnisse ermöglicht.

Methoden zur Analyse von Workflows

Es gibt keine Einheitslösung für die Workflow-Analyse. Je nach Ihren Zielen, Ihrer Teamstruktur und der Art Ihrer Arbeit liefern unterschiedliche Methoden mehr Transparenz und bessere Ergebnisse. Werfen wir einen Blick auf einige der wirkungsvollsten Methoden und darauf, wann Sie sie einsetzen sollten.

1. Lineare Workflow-Analyse

Lineare Workflows folgen einer klaren Reihenfolge: Jede Aufgabe baut auf der vorherigen auf, der Ablauf führt geradlinig vom Start bis zum Abschluss. Diese Workflows sind in Bereichen wie Fertigung, Labs oder regulatorischen Prozessen verbreitet, in denen strikte Reihenfolge und Compliance zählen.

Wann einsetzen: Dieser Ansatz eignet sich gut, wenn Ihr Workflow eine feste Reihenfolge und vorhersehbare Ergebnisse hat. Sie können Prozess-Mapping nutzen, um jede Phase aufzuschlüsseln, quantitative Daten zu erheben und den Workflow-Output auf Lücken oder Verzögerungen zu prüfen.

2. Bereichsübergreifende Workflow-Analyse

Bereichsübergreifende Workflows erstrecken sich über Abteilungen oder Disziplinen. Diese Workflows stützen sich stark auf Funktionen für die Zusammenarbeit und Informationssysteme, damit alles reibungslos läuft. Allerdings leiden sie häufig unter Datensilos, unklaren Verantwortlichkeiten oder uneinheitlichen Übergaben, was die Effektivität der Workflows beeinträchtigt.

Wann sollten Sie es einsetzen: Wenn Ihre bestehenden Workflows mehrere Teams einbeziehen, ist es entscheidend, die menschliche Mitwirkung zu analysieren und Reibungspunkte zu identifizieren. Qualitative Daten aus Team-Feedback, kombiniert mit einem visuellen Workflow-Modell, helfen aufzudecken, wo Verzögerungen entstehen und wie jedes Team zum gewünschten Ergebnis beiträgt.

3. Hybride Workflow-Analyse

Ein hybrider Workflow verbindet lineare und funktionsübergreifende Elemente. Sie verfügen möglicherweise über einen strukturierten Freigabeprozess, der sich in mehrere parallele Initiativen verzweigt, oder über ein zentrales System, das Outputs an mehrere Business Units liefert.

Wann sollten Sie es einsetzen: Hybride Workflows sind im Gesundheitswesen, in rechtlichen Workflows und in unternehmensweiten Initiativen weit verbreitet. Sie erfordern eine sorgfältige Analyse sowohl der Basiskomponenten als auch der komplexen Übergaben. Indem Sie die Produktivität Ihrer Workflows in den Mittelpunkt stellen, sowohl quantitative als auch qualitative Erkenntnisse sammeln und Daten-Transparenz priorisieren, treiben Sie eine wirkungsvolle Prozessverbesserung voran – ohne von Grund auf neu zu beginnen.

Änderungen auf Basis der Workflow-Analyse umsetzen

Sobald die Analysephase abgeschlossen ist, ist es an der Zeit, die notwendigen Änderungen auf Basis der Erkenntnisse aus der Workflow-Analyse umzusetzen.

Verbesserungsbereiche priorisieren

Nachdem die Schwachstellen im Workflow identifiziert sind, folgt als Nächstes die Priorisierung. Konzentrieren Sie sich auf die Änderungen, die die größte Wirkung auf Effizienz und Produktivität haben – nicht nur auf diejenigen, die am einfachsten umzusetzen sind. Das bedeutet, potenzielle Vorteile gegen die dafür benötigte Zeit, Tools und das Personal abzuwägen, um sie umzusetzen.

Auch relevante Stakeholder sollten in den Priorisierungsprozess einbezogen werden. Durch das Einholen von Rückmeldungen von Mitarbeitern, Führungskräften und anderen direkt am Workflow Beteiligten können Organisationen sicherstellen, dass die ausgewählten Veränderungen mit den übergeordneten Geschäftszielen und Zielsetzungen ihrer Organisation im Einklang stehen.

Strategien für die Umsetzung von Veränderungen

Die Umsetzung von Veränderungen auf Basis der Workflow-Analyse erfordert eine durchdachte Strategie. Das bedeutet, den Implementierungsprozess zu planen, klare Zielsetzungen zu definieren und die Veränderungen den relevanten Stakeholdern zu kommunizieren.

Berücksichtigen Sie potenzielle Risiken und Herausforderungen im Zusammenhang mit der Umsetzung der Veränderungen. Durch frühzeitige Antizipation dieser Hürden können Organisationen Notfallpläne entwickeln, um deren Auswirkungen abzumildern und einen reibungslosen Übergang sicherzustellen.

Für einen erfolgreichen Übergang benötigen Teams Support, um ihre neuen Workflow-Prozesse umzusetzen. Das kann praxisnahe Schulungen, kurze Leitfäden oder schnelle Check-ins bedeuten, um die neuen Schritte durchzugehen. Wenn Menschen verstehen, warum die Veränderung zählt und wie sie sich darin zurechtfinden, nehmen sie diese mit mehr Zuversicht an. Eine kleine Anfangsinvestition in Schulungen kann den langfristigen Erfolg Ihrer Organisation deutlich steigern.

Veränderungen überwachen und anpassen

Nach der Umsetzung von Veränderungen ist es entscheidend, ihre Auswirkungen auf die Workflow-Effizienz zu überwachen. Regelmäßige Check-ins helfen, alles aufzuspüren, was bremst oder Verwirrung stiftet. Je früher Sie ein Problem erkennen, desto leichter lässt sich nachsteuern und der reibungslose Ablauf sichern.

Um die Wirkung zu messen, erfassen Sie Daten zu Key Performance Indicators (KPIs) wie Durchlaufzeit, Durchsatz und Fehlerraten. Der Vergleich dieser Zahlen vor und nach den Veränderungen zeigt, was funktioniert und wo der Prozess noch Feinschliff braucht. So wird Feedback schnell in konkrete Maßnahmen verwandelt.

Zudem sollten Organisationen Feedback von Mitarbeitern und Stakeholdern aktiv fördern. Wer aktiv um Feedback und Vorschläge bittet, gewinnt Erkenntnisse über die Auswirkungen der Änderungen in der Praxis. Diese Erkenntnisse unterstützen die Entscheidungsfindung für künftige Anpassungen.

Herausforderungen, die Sie bei der Orchestrierung von Workflows im Blick behalten sollten

Die Implementierung von Workflow-Management-Software ist nicht immer unkompliziert. Selbst mit einer soliden Rollout-Strategie tauchen Hürden auf – besonders, wenn Sie die Struktur Ihrer Geschäftsprozesse verändern. Darauf sollten Sie achten:

Widerstand der Mitarbeiter

Sich verändernde Workflows – etwa neue Tools, andere Freigaben oder neu definierte Arbeitsrollen – können Mitarbeiter verunsichern. Darum sind Transparenz, praxisnahe Schulungen und frühzeitige Gespräche so wichtig. Je besser Ihr Team das „Warum“ versteht, desto leichter lassen sich alle ausrichten und das gewünschte Ergebnis erreichen.

Fehlende Abstimmung zwischen IT und Business

Wenn Ihre Workflow-Management-Tools sowohl die technischen als auch die operativen Anforderungen nicht erfüllen, gerät der Fortschritt ins Stocken. Diese Kluft zwischen IT und Business-Abteilungen entsteht meist, weil in Silos gearbeitet wird. Stellen Sie daher sicher, dass Ihr Implementierungsplan kollaborativ angelegt ist. Beziehen Sie die IT frühzeitig ein, insbesondere bei der Bewertung von Tools für die Workflow-Analyse oder beim Einrichten von Sicherheitsprotokollen.

Prozesskomplexität

Nicht jeder Prozess braucht drei Grundkomponenten und fünf Freigabestufen. Je komplexer Ihre Workflows werden, desto schwieriger sind sie zu pflegen. Wenn Ihr Workflow die aktuellen Team-Anforderungen nicht erfüllt oder Entscheidungen ausbremst, ist es Zeit zu rationalisieren. Redundante Prüfpunkte lassen sich beispielsweise durch automatisierte Reaktionen ersetzen, die die Arbeit auf das gewünschte Ergebnis hin im Fluss halten.

Sicherheits- und Compliance-Druck

Workflows, die mit Kundendaten oder geistigem Eigentum umgehen, erfordern besondere Aufmerksamkeit. Bevor Sie Aufgaben automatisieren oder ein neues System konzipieren, klären Sie die regulatorischen Anforderungen und legen Sie fest, wer worauf Zugriff benötigt. Dieser Schritt ist ein entscheidender Baustein jedes Orchestrierungs-Rollouts. Wenn Ihr Setup live ist, überwachen Sie, wie diese Workflows den Zugriff steuern, und führen Sie regelmäßige Audits durch, um auf Kurs zu bleiben.

Wie die Workflow-Analyse Geschäftsprozesse transformiert

Ein tiefes Verständnis der Business-Workflows ermöglicht Teams, zu erkennen, wo Ressourcen überbeansprucht oder nicht optimal genutzt werden. Effektives Workflow-Management fördert zudem eine reibungslosere Zusammenarbeit, reduziert Verzögerungen und hilft Mitarbeitern, Aufgaben mit weniger Reibung zu erledigen. Das bringt mehr Stabilität in Ihren Prozess und hält den Business-Betrieb auf Kurs.

Verbessern Sie die Kundenzufriedenheit und das Kundenerlebnis

Wenn Teams Workflows mit Blick auf das Kundenerlebnis analysieren, erkennen sie Verzögerungen, Störungen oder Missverständnisse, die die Zufriedenheit beeinträchtigen. Ob Sie Support-Tickets lösen oder einen Freigabe-Workflow für Rechnungen steuern: Eine optimierte Abfolge der Aufgaben führt zu schnellerem Service und zu konsistenteren Ergebnissen.

Problemlösung mit Datenanalyse

Quantitative und qualitative Daten sind gleichermaßen wertvoll, um zu verstehen, wie Workflows in der Praxis funktionieren. Tools zur Workflow-Analyse, kombiniert mit direkter Beobachtung oder Fokusgruppen, schaffen Transparenz darüber, was sich ändern muss – etwa sich wiederholende Aufgaben und manuelle Prozesse.

Führen Sie eine Workflow-Analyse durch, um die Leistung Ihrer Workflows zu verbessern

Die Leistung eines Workflows hängt davon ab, wie gut jeder Schritt auf den nächsten abgestimmt ist. Wenn Teams analysieren, wie Arbeit durch ein System fließt – und dabei Struktur, Ergebnisse und Aufwand betrachten – können sie Ineffizienzen identifizieren und umsetzbare Erkenntnisse zutage fördern. Lineare, hybride oder benutzerdefinierte Methoden verfolgen dasselbe Ziel: Ineffizienzen abbauen und Erkenntnisse in Fortschritt verwandeln.

Kontinuierliche Verbesserung durch Einbindung der Mitarbeiter

Die Workflow-Analyse funktioniert am besten, wenn sie kollaborativ ist. Die Einbindung der Mitarbeiter in den Prozess macht Lücken im aktuellen Workflow sichtbar, hebt Ideen zur Prozessverbesserung hervor und schafft Akzeptanz für bevorstehende Änderungen. Diese Art kontinuierlicher Überwachung unterstützt zudem die Compliance, insbesondere in strukturierten Branchen wie dem Gesundheitswesen.

Daten sammeln und Ergebnisse analysieren – für bessere Business-Entscheidungen

Sobald Sie Daten mit Tools zur Workflow-Visualisierung oder anderen digitalen Tools erfassen, können Sie Datensätze analysieren, um Ursachen und Trends zu identifizieren. Diese Erkenntnis gibt Teams die Klarheit, die sie brauchen, um Aufgaben zu automatisieren, Ressourcen neu zuzuweisen oder neue Tools auszuwählen, um die Leistung zu steigern – ohne kompletten Umbau.

Worauf Sie bei einer Plattform zur Workflow-Orchestrierung achten sollten

Jedes Unternehmen ist anders, doch eine leistungsstarke Workflow-Orchestrierungsplattform bringt einige zentrale Bausteine mit, die den Betrieb skalierbar und sicher halten. Diese Funktionen unterstützen alles – von grundlegender Workflow-Transparenz bis hin zur komplexen Automatisierung von Geschäftsprozessen.

Volle Transparenz über den gesamten Prozess

Ohne eine visuelle Darstellung Ihrer Workflows ist es schwer, Engpässe oder Ineffizienzen zu erkennen. Führungskräfte müssen genau sehen, wo Arbeit gerade steht, wer beteiligt ist und wie nah sie am Abschluss ist. Diese Form der Transparenz ist grundlegend für das Workflow-Management und hilft Teams, sich schnell anzupassen und Probleme zu erkennen, bevor sie zu Hindernissen werden.

Flexibler Zugriff und Berechtigungen

An Workflows sind häufig externe Mitwirkende beteiligt, etwa Freelancer, Kunden oder Drittanbieter. Ihr System sollte sicheren, berechtigungsbasierten Zugriff auf bestimmte Workflows ermöglichen, ohne sensible Daten zu gefährden. Integrierte Funktionen wie SSO, 2FA und detaillierte Zugriffsprotokolle helfen IT-Teams, die Kontrolle zu behalten und gleichzeitig eine reibungslose Zusammenarbeit zu fördern.

Cloud-Integration und mobiler Zugriff

Modernes Business Process Management findet nicht an einem einzigen Ort oder in einem einzigen Tool statt. Cloudbasierte Plattformen ermöglichen Teams, von überall auf Workflows zuzugreifen, Rechenressourcen zu nutzen und in Echtzeit auf Veränderungen zu reagieren. Wenn Agilität Ihr Ziel ist, ist Cloud-Zugriff das Rückgrat eines reaktionsschnellen Workflow-Management-Systems.

Wo Workflows auf echte Ergebnisse treffen: Warum Wrike überzeugt

Wrike bietet Ihrem Team einen Workspace, in dem jeder Workflow die täglichen Anforderungen Ihres Unternehmens unterstützt. Sie können Ordner nutzen, um spezifische Workflows zu organisieren, Analysen durchzuführen und wiederholbare Systeme aufzubauen – ohne den üblichen Tool-Wildwuchs.

Mit Wrike fällt es leichter, Ihre Geschäftsprozesse zu dokumentieren, sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren und selbst in den komplexesten Projekten für Klarheit zu sorgen. Die Plattform unterstützt alles – von der Leistungsverfolgung bis zur Zusammenarbeit – und liefert Ihnen eine zentrale, verlässliche Informationsquelle, die sich an die Arbeitsweise Ihres Teams anpasst.

Für den Start brauchen Sie keine komplette Umstellung. Wrike fügt sich in bestehende Prozesse ein und hilft Ihnen, mit weniger Reibung zu skalieren. Unsere Vorlagen und Automatisierungstools sind darauf ausgelegt, Teams in der Praxis zu unterstützen, ohne Sie in ein starres System zu zwingen.