Retos y desventajas del trabajo remoto

Retos y desventajas del trabajo remoto

El trabajo remoto ya no es una práctica empresarial marginal. La pandemia de coronavirus ha impulsado a las organizaciones a crear e implementar rápidamente políticas de trabajo remoto para garantizar la continuidad del negocio.

El rápido cambio de paradigma hacia una plantilla completamente remota en la mayoría de las empresas ha llevado a los responsables a realizar grandes esfuerzos por gestionar sus nuevos equipos remotos y mantener los proyectos en marcha. Incluso las organizaciones medianas y las empresas que ya estaban familiarizadas con el trabajo remoto han encontrado dificultades para escalar y mantener sus procesos.

Trabajar de forma remota ofrece muchas ventajas a las organizaciones, como menos gastos generales y acceso a un grupo de profesionales más grande. Por su parte, los empleados se benefician de niveles más altos de productividad y una mejor conciliación entre trabajo y vida personal.  

Retos y soluciones del trabajo remoto para los empleadores

Aunque los beneficios son numerosos, el teletrabajo tiene también ciertas desventajas. En Wrike, hemos seleccionado las mejores herramientas, consejos y recursos del trabajo remoto para ayudar a tu organización a superar estos desafíos y colaborar eficazmente desde cualquier parte del mundo.

Diferencias horarias

La coordinación con miembros del equipo dispersos geográficamente puede ser un desafío. Imagina un escenario en el que un miembro del equipo comienza su día mientras otro cierra sesión. La colaboración lo es todo, especialmente cuando afecta la moral de los empleados y el progreso del trabajo. Entonces, ¿cuál es la solución?

¿Cómo resolver el problema de la diferencia horaria?:
Planifica tus proyectos y tareas y reduce la comunicación por correo electrónico. Las herramientas de gestión de proyectos como Wrike te permiten etiquetar a los miembros concretos del equipo con los que necesitas compartir tu trabajo y agilizar tu proceso de toma de decisiones. No es necesario escribir mensajes de correo electrónico largos (y menos esperar a recibir respuestas)

Con plataformas de gestión del trabajo todo en uno, los miembros del equipo pueden compartir sus flujos de trabajo y estar sintonizados. Minimiza las verificaciones de estado que se vuelven incómodas para los empleados en diferentes zonas horarias. Puedes programar una sesión semanal de seguimiento del equipo en la que todos estén en línea al mismo tiempo.

Diversidad de problemas técnicos 

¿La tecnología está afectando a tu equipo? Sí, la tecnología de nivel empresarial suele ser rápida y avanzada. Pero la conexión a Internet de un miembro del equipo desde su portátil o teléfono inteligente puede no ser tan fiable. 

Muchas empresas no proporcionan ordenadores portátiles a su personal. Olvidar la contraseña o quedarse con la cuenta o el ordenador bloqueados son solo algunas de las cosas que pueden suceder mientras trabajas de forma remota.

Cómo resolver los problemas técnicos:
Asegúrate de que tu equipo tiene la tecnología idónea para que trabajen con eficacia. Por ejemplo, asegúrate de que tengan la capacidad (y el hardware) para conectarse a través de Ethernet en lugar de solo su conexión Wi-Fi. 

Al igual que el equipo de asistencia técnica informática en el lugar de trabajo, disponer de una asistencia técnica remota puede ser muy útil para los equipos remotos que necesitan ayuda cuando las cosas salen mal. Si dispones de un sólido sistema de tickets de asistencia o un inicio de sesión único de autoayuda, no trates de reinventar la rueda. Conviene ser considerado y estratégico. 

Hazte con las herramientas de colaboración adecuadas para el éxito de tu equipo, ya sea hardware o software. Puede ser cualquier cosa, desde un portátil, hardware de Internet hasta una potente plataforma de gestión del trabajo como Wrike que les permite colaborar desde cualquier lugar.

Comprender el progreso de los proyectos y las tareas del equipo

¿Quieres conocer el progreso del equipo en cada etapa? Tratar de controlar el progreso del proyecto y las tareas del equipo es una de las muchas desventajas del teletrabajo. Incluso si te aseguras de que se alcancen las metas diarias y semanales, ¿qué sucede si pierdes la perspectiva general?

Cómo resolver los problemas de visibilidad del proyecto:
¡Nunca incumplas los plazos! Con una herramienta de gestión de proyectos como Wrike, puedes crear un gráfico de progreso en tiempo real y una descripción general más amplia del progreso del proyecto.

Crea un panel de control visual para supervisar el progreso del equipo utilizando diagramas de Gantt y tablas Kanban. Ordena rápidamente las tareas por fechas de vencimiento y progreso para saber si algo no está funcionando.

Ayuda a tu equipo a aumentar la confianza, la responsabilidad y la entrega a tiempo permitiéndoles personalizar sus flujos de trabajo y compartirlos entre ellos. Minimiza las brechas de comunicación y elimina la necesidad de controles frecuentes.

Garantiza una colaboración remota efectiva

Muchas organizaciones consideran la colaboración remota como uno de sus mayores desafíos, incluso en la actualidad, que se está pasando al teletrabajo de manera masiva. Como director, puede que te preguntes cómo lanzar la campaña de nuevos productos con un equipo disperso geográficamente.

Incluso trabajar en un solo documento o archivo puede resultar un desafío cuando tus únicas opciones de colaboración son hablar por teléfono, por vídeo o en una llamada de Zoom. La buena noticia es que los equipos pueden superar eficazmente esta barrera utilizando una herramienta de colaboración remota para comunicarse con efectividad.

Cómo resolver las dificultades de la colaboración remota:
Cada equipo remoto necesita una plataforma de comunicación rápida, receptiva y flexible. El correo electrónico no es tan efectivo cuando el equipo trabaja de forma remota. El uso de múltiples herramientas de comunicación, aplicaciones y software para compartir archivos puede resultar complicado y la información puede perderse fácilmente.

Elige entre Slack, Google Docs o Wrike para comunicarte a distancia de manera efectiva mientras mantienes toda la información y los datos en un almacenamiento seguro en la nube. Guarda y vincula estas aplicaciones con la plataforma de gestión del trabajo de Wrike para que funcionen sin problemas. Mantén todos los activos y comentarios en un solo lugar para que sea más fácil para todas las partes interesadas.

Cómo lidiar con las diferencias culturales

¡Un equipo remoto en todos los continentes será sin duda un crisol de culturas e idiomas! Las expectativas y las normas culturales pueden diferir enormemente de un país a otro. Por ejemplo, la cultura laboral de Japón se centra más en las interacciones cara a cara que requieren consultar con los miembros del equipo, mientras que en EE. UU. se asignan tareas más específicas a los empleados con la autonomía necesaria para ejecutarlas.

Cómo abordar las diferencias culturales en el trabajo:
Los gestores deberán establecer algunas reglas básicas para una colaboración efectiva. Comprender los diferentes estilos de comunicación puede contribuir a mejorar nuestras habilidades interpersonales, generar confianza y sacar más trabajo adelante.

Si bien algunos miembros del equipo pueden preferir hablar, otros pueden optar por escribir mensajes de correo electrónico o enviar mensajes de texto para conversar entre ellos. 

Riesgos de seguridad 

La transición al trabajo remoto expone a la empresa a numerosos riesgos potenciales de seguridad como fugas de seguridad, piratería en línea o infracciones externas. Sin charlas en los pasillos o pausas para el café, toda la comunicación tiene lugar 100 % en línea. Muchos trabajadores remotos también usan el mismo ordenador portátil o teléfono inteligente para gestiones oficiales y personales, lo que genera una exposición de datos involuntaria.

Cómo afrontar los riesgos de seguridad:
Reduce las vulnerabilidades en los flujos de trabajo almacenando todos los datos y archivos corporativos en una única plataforma de gestión del trabajo en la nube y no en el ordenador portátil o el disco duro de alguien ajeno a la empresa. Otro gran consejo es utilizar redes privadas virtuales (VPN) para conectarte a los datos y archivos de tu organización.

Para mantener la privacidad de tu empresa, configura capacitaciones periódicas de seguridad en línea que incluyan las prácticas recomendadas y recordatorios de prácticas de seguridad importantes: evitar las redes Wi-Fi públicas, higiene de contraseñas y reconocer el phishing, entre otras cosas. Además, aprovecha el inicio de sesión único y la autenticación de dos factores si esto no forma parte aún de tu paquete de seguridad.

Retos y soluciones del trabajo remoto para los empleados

La transición al trabajo remoto puede plantear grandes retos tanto a los más veteranos como a los principiantes en esta modalidad. Haz frente a estos retos con los siguientes consejos. 

Maximizar la productividad 

Que no haya necesidad de desplazarse todos los días al trabajo y que no haya nadie alrededor supervisando puede reducir la productividad de los empleados remotos. Una tarea de 30 minutos puede terminar conllevando más de una hora si no registras tu tiempo. 

Muchas de estas tareas que requieren tiempo pueden reducir rápidamente la productividad de tu equipo y afectar de forma negativa la conciliación entre el trabajo y la vida personal. Entonces, ¿cómo puedes maximizar la productividad del trabajo remoto?

Cómo maximizar la productividad:
Hacer más de una tarea a la vez perjudica la productividad. Es mejor planificar las tareas del día con anticipación y luego seguirlas hasta el día siguiente, tomando nota de lo que quedó por hacer o si tuviste tiempo de sobra. Crea un panel de control del trabajo personal con Wrike y controla tu jornada incluso cuando no estés en tu oficina tradicional.

Trabaja la priorización y la gestión del tiempo 

La sensación de agobio generada por la lista de tareas pendientes, así como la falta de comunicación con los miembros del equipo y el enfoque continuo en el trabajo pueden ser grandes inconvenientes. La ausencia de compañeros de equipo o de un supervisor también puede reducir la presión para hacer las cosas. Trabajar de forma aislada puede disminuir la motivación cuando no es evidente que tu equipo en conjunto va alcanzando sus objetivos.

Cómo priorizar el trabajo y gestionar el tiempo:
Puedes priorizar las tareas del día mediante el uso de calendarios compartidos, diagramas de Gantt y tablas Kanban para ordenar las tareas de acuerdo con su prioridad y progreso. O crea un panel de control personalizado que fije las funciones esenciales en la parte superior. Consigue que tu equipo agile alcance el éxito gracias a una gestión proactiva. Descubre los fundamentos de la gestión de proyectos, recursos y mejores prácticas en esta guía definitiva.

Gestionar el aislamiento y las escasas interacciones humanas

Los seres humanos somos animales sociales. El 21 % de los trabajadores remotos encuestados por Gallup reconoció que se sienten aislados trabajando por su cuenta. La reducción de las interacciones humanas, sin charlas a la hora del café y con la única compañía del ordenador portátil, puede aumentar la sensación de soledad.

Cómo gestionar el aislamiento:
Realiza controles regulares con tu equipo. Ve más allá de las conversaciones relacionadas con el trabajo y las actualizaciones del proyecto. Desarrolla un estilo de gestión que ayude a los trabajadores remotos a prosperar facilitando relaciones de alta calidad entre ellos y fomentando la confianza en las comunicaciones.

Otro magnífico consejo es utilizar mensajes de vídeo grabados. Se pueden ver a la carta e incluyen las características de la comunicación no verbal de tono y lenguaje corporal, lo que los hace altamente efectivos para fomentar la confianza entre los miembros del equipo. 

Gestionar las interrupciones y las distracciones del trabajo

Uno de los principales factores desfavorables para la productividad son las interrupciones en el trabajo cuando se trabaja desde casa. El timbre de la puerta, el ladrido del perro, la pareja preguntando por el almuerzo o el hijo viendo la tele pueden distraer a veces. Especialmente cuando estás en medio de una reunión importante con un cliente. Entonces, ¿cuál es la salida?

Cómo gestionar las interrupciones y las distracciones:
Ninguno de nosotros quiere quedarse atrás en los objetivos semanales o comprometer el progreso del equipo. Es hora de aprovechar los recursos que tenemos y crear un plan de trabajo sencillo para afrontar estas interrupciones de manera efectiva.

Una de las mejores formas de hacerlo es identificar un lugar tranquilo y sin distracciones. Elige una habitación que usarás solo para trabajar. Busca una mesa con una silla ergonómica o un escritorio de pie. Una vez que afrontes las distracciones del mundo real, tendrás que abordar las distracciones digitales. Intenta bloquear Twitter, Facebook e Instagram cuando estés en el trabajo, o al menos apaga las notificaciones.

Dado que el teletrabajo no es una moda pasajera, es fundamental preparar a tu equipo para el largo plazo y así evitar problemas en el futuro.

Céntrate en lo importante, garantiza colaboraciones fluidas y entrega un trabajo de alta calidad gracias a soluciones como la plantilla de teletrabajo de Wrike.