Шесть стратегических способов оптимизировать общение в команде
Чтобы повысить мотивацию и эффективность участников команды, очень важно наладить успешный обмен информацией. К счастью, есть специальные приемы, позволяющие всем участникам находиться «на одной волне».
Как эффективно управлять рабочей загрузкой сотрудников
Управление рабочей загрузкой сотрудников может быть непростой задачей, особенно когда приходится одновременно работать над несколькими проектами. Узнайте, как Wrike помогает эффективно управлять проектами и рабочей загрузкой.
Четыре способа обойтись без диаграммы Ганта при управлении проектом
Диаграмма Ганта — очень полезный инструмент для управления проектом, но важно знать, как и в каких обстоятельствах следует ею пользоваться. Вот несколько вещей, которых стоит избегать при составлении графика вашего следующего проекта.
Как развить cвой бизнес в сфере профессиональных услуг
Мы хотели понять, с какими проблемами в сфере управления рабочими процессами сталкиваются агентства по оказанию профессиональных услуг. Для этого мы опросили более тысячи специалистов, которые работают в агентстве или консалтинговой компании либо оказывают платные услуги внешним клиентам.
Лучшие функции Wrike для удаленной командной работы
Решения для удаленной совместной работы, такие как Wrike, помогают участникам команд действовать сообща и сохранять высокую продуктивность, даже если сотрудники не сидят в одном офисе. Узнайте больше о лучших возможностях для командной работы, которые предлагает вам Wrike.
Как улучшить продуктивность и сократить потери прибыли во время пандемии
Необходимость адаптироваться к переменам в бизнес-среде, связанным с эпидемией коронавируса, — это лишь одна из проблем, вставших перед сотрудниками. Мы готовы дать вам несколько советов по сохранению продуктивности.
Мероприятие Wrike Productivity Tour: итоги и планы
На прошлой неделе В Санкт-Петербурге прошло первое мероприятие Wrike Productivity Tour, на котором мы рассказали о планах по развитию нашего продукта, провели мастер-классы по эффективному использованию Wrike, а также поделились историями успеха наших клиентов. УПРАВЛЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЯМИ: ВЛИЯНИЕ НА ЭФФЕКТИВНОСТЬ ПРОЕКТОВ И КОМАНДНУЮ РАБОТУ Wrike Productivity Tour открыли Михаил Калиниченко, New Business Manager и Вероника Иванова, Manager, International Account Manager в Wrike. Спикеры рассказали о том, что такое управление изменениями и как оно влияет на сотрудников. Вероника поделилась пошаговой методикой Wrike Way, основанной на наших исследованиях. Она поможет компаниям успешно работать и выстроить надежную культуру эффективности внутри команд. Чтобы подробнее с ней ознакомиться, предлагаем вам скачать электронную книгу. Также совсем недавно мы выпустили еще одну электронную книгу, посвященную управлению изменениями с учетом особенностей различных типов личностей. Наши рекомендации помогут вам предвидеть потребности вашей команды заранее и обеспечить более плавный переход к системе управления проектами. КРУГЛЫЙ СТОЛ НА WRIKE PRODUCTIVITY TOUR: ИСТОРИИ УСПЕХА НАШИХ КЛИЕНТОВ После презентации об управлении изменениями и сессии про развитие нашего продукта, мы провели круглый стол с CINEMOOD и DEZA. В обсуждении приняли участие: Дарья Мингалиева, CMO & Co-Founder, CINEMOOD Татьяна Бедокурова, Product Manager, CINEMOOD Илона Колтынюк, General Director, DEZA Участники дискуссии рассказали о том, как они используют Wrike в своих процессах. Одна из самых любимых возможностей у команды CINEMOOD — форма запросов. «C помощью форм запросов мы отправляем документы на согласование юристам. Чекбоксы дают возможность проверить, насколько корректно они были составлены. — отметила Татьяна. — После того, как один участник процесса согласовал документы, они автоматически передаются следующим исполнителям.» Илона Колтынюк, General Director в DEZA, рассказала о том, как диаграмма Ганта в Wrike помогает следить за проектами по брендингу. «Важные события, которые нельзя перемещать — например, сдача проекта клиенту, отмечены вехами. Команда четко понимает, какие задачи нужно выполнить, чтобы достигнуть результата, а мне, как руководителю, диаграмма Ганта дает возможность визуально отображать объемы проектов и этапы их выполнения.» Дарья поделилась рекомендациями по внедрению платформы для управления проектами: «Если у вас в компании уже больше 15 человек, то я советую как можно быстрее прививать культуру ведения проектов. С ростом команды все процессы меняются — чем быстрее вам удастся структурировать информацию, тем лучше вы сможете ее контролировать и передавать.» СОВЕТЫ ПО РАБОТЕ С WRIKE Wrike для новичков Мы поделились основами использования Wrike. На практических кейсах мы разобрали, как автоматизировать отпуска сотрудников, управлять портфолио проектов с учетом их риска и приоритета, создавать отточенный под команду инструмент мониторинга. Wrike для продвинутых пользователей Мы рассказали про сопоставление фактического и запланированного бюджета через отчеты и рассмотрели такие вопросы, как предоставление аналитики по проекту тем, кого нет в Wrike, распределение множества задач в проектах, создаваемых из шаблонов. Вопросы и ответы В завершении сессий мы дали возможность участникам задать экспертам Wrike вопросы, чтобы каждый из них смог получить ценные персональные рекомендации. WRIKE RESOURCE: ФОРМАЛИЗУЕМ РЕСУРСНОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ Александр Беляев, Senior Product Manager в Wrike, провел презентацию об управлении загруженностью команды — Wrike Resource. Этот инструмент позволяет оценить в часах занятость сотрудников и эффективно планировать и распределять ресурсы в режиме реального времени. Основное преимущество дополнения Wrike Resource заключается в том, что график рабочей загрузки позволяет руководителям видеть загруженность каждого специалиста. Вы сможете перетаскивать задачи и изменять количество рабочих часов, назначенных каждому участнику команды, чтобы наилучшим образом спланировать и распределить рабочую нагрузку между исполнителями. Александр также поделился планами по развитию продукта. В обновленную версию Wrike Resource будут включены следующие улучшенные и дополнительные функции: Стратегическое управление ресурсами Развитие Табеля и трекинга времени Развитие Загрузки и тактического слоя Автоматизация управления ресурсами WRIKE MARKETING: НОВЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ ДЛЯ ВАШЕЙ КОМАНДЫ Завершающим мероприятие стало выступление Аркадия Рушкевича, Lead Product Manager of Wrike Marketing про последние продуктовые апдейты. Что же включает в себя обновленная версия Wrike Marketing? Wrike Publish, который позволяет: Добавлять файлы из DAM* в Wrike и публиковать результаты работы из Wrike в DAM Использовать все возможности рецензирования Wrike Proof для файлов, хранящихся в DAM Не тратить время на описание файла в DAM при публикации — Wrike автоматически добавит метаданные Обновленный Wrike Proof включает: Новый интерфейс — проще, понятнее, больше пространства для контента Теперь рецензирование и утверждение можно использовать прямо из приложений Adobe Creative Cloud Стала доступна гостевая проверка, которая упрощает взаимодействие с внешними пользователями для ускоренного согласования материалов (с клиентами, стейкхолдерами и т.д.) Новые инструменты отображения файлов: Появилась возможность следить за прогрессом творчества в режиме онлайн благодаря файловым виджетам, доступным на панелях задач Режим плитки — не смотрите на названия, смотрите на содержимое Просмотр файлов проекта — все файлы хранятся в одном месте Следите за новостями о наших планах на этот год, мы продолжим серию мероприятий по повышению продуктивности с Wrike! Если вас заинтересовали презентации, представленные на Wrike Productivity Tour, напишите нам на [email protected] — мы пришлем их вам по запросу!
Ключ к идеальной автоматизации — неидеальные люди
Сколько бы усилий вы ни вложили во внедрение, автоматизация не сможет компенсировать недостатки ваших рабочих процессов. К ней следует относиться как к мощному набору инструментов, и, как любым инструментом, ею нужно научиться пользоваться для достижения наилучших результатов.
Пять способов приучить коллег не нарушать сроки во время совместной работы
Убедить людей строго придерживаться поставленных сроков — непростая задача. Поэтому мы предлагаем пять практических методик, благодаря которым специалисты из других отделов перестанут тормозить вашу работу.
Как составить план проекта за восемь простых шагов
Четверг. Вечер. Вы знаете, как идут дела у вашей команды, дальнейший план работ намечен. Вы готовы к следующей неделе и впереди у вас прекрасные выходные. И вдруг начальник приносит вам неожиданную новость. Вам предстоит возглавить новый крупный проект, работать над которым будут несколько команд. Запуск должен состояться уже на следующей неделе. Новость отличная, но над вашими выходными нависла угроза. Вам нужно организовать все как можно скорее. Но когда в проекте принимают участие столько различных сторон, с чего лучше начать? Процесс составления плана проекта может быть непростым, особенно если речь идет о сложных проектах. По данным Forbes, 25% технологических проектов оканчиваются провалом. Но есть и хорошая новость — вам вовсе не обязательно быть крутым специалистом в управлении проектами или жертвовать своими выходными, чтобы спланировать успешный запуск проекта за минимальное время. Чтобы составить план проекта, достаточно восьми простых шагов. Как составить план проекта за восемь простых шагов... Шаг 1. Объясните суть проекта ключевым участникам. Определите цели и заручитесь поддержкой Первый этап любого проекта сводится к ответам на вопросы «что?» и «зачем?». У ключевых заинтересованных лиц достаточно влияния и полномочий, чтобы чтобы от них зависела успешность проекта, и поэтому их цели обязательно нужно достичь. Даже если выполнить проект вам поручил генеральный директор, вам все равно понадобится его хорошее отношение. В ходе первоначальных переговоров постарайтесь найти общий язык, сформулировать цели и определить ценность проекта. На первом этапе планирования вам нужно обсудить потребности и ожидания и заложить основу для определения объема работ по проекту, составления сметы и календарного плана. Все эти данные станут надежной платформой для рабочего плана проекта. Вопросы, которые нужно согласовать с ключевыми участниками: Как согласуется проект с целями компании? Чего ожидают участники? Что ожидается от них? Каким образом будет измеряться успех? Какими ресурсами вы располагаете? Какие материалы или конечные продукты должны быть созданы при выполнении проекта? Шаг 2. Составьте список целей, согласуйте OKR и наметьте план По мнению руководителей высшего звена, отсутствие четко поставленных целей становится причиной срыва 37% проектов. Если у вас нет четкой цели, не будет и связи между требованиями, задачами и сроками, указанными в плане проекта. Но на данный момент у вас уже есть список потребностей основных участников, вы заручились их поддержкой, и пора назначать им цели и ключевые результаты (OKR). OKR — это методика планирования и постановки целей, которая стала известной благодаря таким компаниям, как Intel и Google. Ваш проект должен быть согласован с корпоративными OKR и с OKR вашей команды. Попытайтесь записать цели проекта на доске планирования проекта и свяжите их с требованиями ключевых участников, которые обязательно нужно удовлетворить. От этой исходной точки начинайте выстраивать структуру, вехи и задачи, необходимые для достижения целей. Вехи могут выполнять роль контрольных точек на протяжении всего проекта и помогать участникам следить за ходом выполнения работ, оценивать прогресс и помнить об ожиданиях. Шаг 3. Создайте документ с описанием объема работ по проекту Вы составили предварительный план, согласовали задачи и цели и заручились поддержкой команды. Теперь пришла пора составить описание объема работ по проекту и подробно задокументировать все элементы проекта, перечисленные в пункте 2. Взгляните на каждый из отчетных материалов и определите серию задач, которая должна быть выполнена для создания данного материала. Для каждой задачи укажите продолжительность ее выполнения, необходимые ресурсы и ответственного исполнителя. Доработайте и запишите все сведения о проекте, чтобы ваши сотрудники смогли пользоваться единым источником достоверной информации. Обеспечьте свободный доступ к этому документу, например, разместив его в системе управления проектами, чтобы предотвратить возможные недоразумения, которые ведут к лишним затратам. Хотя подготовка документации об объеме работ по проекту должна быть стандартной процедурой, каждый четвертый менеджер проекта, принявший участие в опросе об управления проектами Wellingstone State, признался, что «никогда» не занимался подготовкой таких документов или составлял их «изредка». Создание такой документации даст вам преимущество и поможет всем участникам проекта быть в курсе событий. Шаг 4. Составьте подробный календарный план проекта Когда цели, задачи и вехи уже намечены, пора приступить к составлению календарного плана. Диаграмма Ганта — удобный инструмент, позволяющий представить временную шкалу проекта в наглядном виде. Эта интерактивная временная шкала дает полное представление о ходе выполнения проекта, объеме работ и зависимостях. Зависимости указывают, какие задачи необходимо выполнить до начала других задач. При планировании сроков используйте подзадачи, чтобы разбивать задачи на более удобные элементы. Это упрощает последующее составление отчетов и управление загруженностью команды. Давайте дадим определения: Задачи — это отдельные операции, которые необходимо выполнить для достижения целей. Подзадачи с длительностью не более пары дней позволяют разбить задачу на более мелкие составные этапы. Вехи — крупные этапы или события в ходе проекта, помогающие в разбиении проекта. Вехи можно использовать в качестве контрольных точках на протяжении работы над проектом. Совет от профессионала. Хотите узнать секрет? Настраивая сроки задач, добавляйте к ключевым задачам буферное время, чтобы у вас была возможность для маневра. Например, если клиенту потребуется дополнительное время для утверждения или участник команды неожиданно заболеет. В идеальном мире некоторые задачи можно сделать за день. Возможно, стоит запланировать для них два дня. Впрочем вовсе необязательно добавлять буферное время к каждой из ваших задач. Взвесьте риски и добавьте его только в том случае, если это имеет смысл. В будущем вы скажете себе спасибо. Шаг 5. Определите роли, обязанности и ресурсы Под ресурсами обычно подразумевается персонал, оборудование или деньги, необходимые для выполнения проекта. Выбрав инструменты и получив финансирование, не забудьте и про нужных специалистов. Даже люди, умеющие составлять рабочий план проекта и делавшие это сотню раз, могут недооценить свои потребности в рабочей силе. Схема распределения ответственности поможет вам определить, кто будет выполнять ту или иную работу по проекту. Это таблица с перечислением всех задач по проекту и указанием ответственных исполнителей (назначенных для выполнения работы), подотчетных (с правом голоса и правом наложить вето), консультантов (участвующих в согласовании или обсуждении работ) и сотрудников, которые ставятся в известность (должны знать о выполненном действии или принятом решении). Шаблон схемы распределения ответственности для скачивания вы найдете по ссылке. Когда начнете назначать задачи, обязательно учитывайте возможности сотрудников. Четко определите круг обязанностей и ожидания, которые возлагаете на каждого из них. Не забывайте, что 95% сотрудников работают с более чем одной командой или над несколькими проектами. Если эти проекты не согласованы, рабочая загрузка становится для них чрезмерной. Стресс — именно та причина, по которой 50% сотрудников начинают искать другую работу, а 25% увольняются, как показал наш недавний отчет «Эпидемия стресса». В ходе планирования проекта подумайте, как вы будете фильтровать входящие запросы, влияющие на сроки и смету проекта. Такие инструменты, как Wrike Resource, помогают менеджерам проектов представить в наглядном виде задачи по проекту с точки зрения рабочих процессов команды, позволяя наглядно и гибко сбалансировать рабочую загрузку. Шаг 6. Определите процессы взаимодействия и проверки По данным исследования McKinsey, за неделю сотрудники тратят около 20% рабочего времени на сбор и поиск нужной информации. К тому же неэффективное общение и сотрудничество — это две главные причины стресса на рабочем месте. Когда участникам приходится рыться в куче электронных сообщений или постоянно задавать вопросы, чтобы узнать последние новости, от их мотивации не остается и следа. Вы можете снизить уровень стресса, если будете хранить всю информацию по проекту — материалы, обсуждения, задачи, сроки, новости, отчеты — централизованно, например, в решении для совместной работы. Так вам будет проще следить за ходом работ, обмениваться новостями и вносить исправления. Установите правила для общения в ходе работы над проектом и храните все данные в одном программном инструменте, чтобы у всех участников имелся доступ к информации. Шаг 7. Составьте план на случай, если что-то пойдет не по плану Даже если вы крутой специалист и умеете составлять планы проектов, правда в том, что каждый из проектов может преподнести вам неожиданный сюрприз, и именно это делает их интересными. Допустим, вы предусмотрели буферное время при составлении календарного плана, вы убедились, что все участники знают свою роль, и внедрили правила обмена информацией. Но перед запуском вам все же стоит поискать возможные источники проблем, такие как отпуск кого-нибудь из сотрудников, праздники или привлечение сторонних специалистов. Установите четкую цепочку команд и составьте список ключевых контактных лиц. Заранее обсудите с командой возможные риски, чтобы ваши сотрудники были к ним готовы. Шаг 8. А вот теперь можно праздновать запуск проекта! В ходе каждого успешного проекта обязательно проводится установочное совещание. Организуйте встречу с ключевыми участниками и разработайте четкую повестку дня. Ваша цель — донести до всех информацию о целях, ролях, процессах и сроках. В повестку дня должна быть включена вся информация, о которой мы говорили выше: Определите цели проекта и пользу, которую он принесет. Составьте список материалов, которые будут созданы в ходе проекта. Составьте схему связей между требованиями участников и задачами проекта. Продемонстрируйте временную шкалу проекта (диаграмму Ганта), чтобы все могли видеть зависимые задачи и ожидаемые даты. Опишите роли и обязанности всех участников. Объясните, как будет осуществляться взаимодействие в ходе проекта, где искать нужную информацию, например документ об объеме работ, и к кому обращаться с вопросами. Обсудите риски и убедитесь, что команда к ним готова. И на этом все! Дополнительный совет. Вам не нужно каждый раз начинать планирование с нуля! Набирая опыт, вы сможете создавать различные шаблоны для планирования проектов определенного типа. Для начала предлагаем воспользоваться этими бесплатными шаблонами плана проекта. Прямиком к счастливому финалу Похоже, мы избавили вас от необходимости работать на выходных! Всегда пожалуйста. Теперь у вас есть готовый процесс планирования проекта, а заодно и простой шаблон плана, который поможет привести к успеху ваш следующий проект и все остальные проекты. Возможно, когда все это сложное планирование упростится, работа будет доставлять вам больше удовольствия. Как вы считаете? Ну а теперь, когда вы освоили составление плана проекта, предлагаем лучшие советы от руководителей, которые помогут вашей команде работать более эффективно.
Пошаговое руководство по настройке agile-методологии в Wrike
Команды, использующие Agile-методологии, демонстрируют более высокие показатели продуктивности и удовлетворенности организацией работы, а также быстрее добиваются наилучших результатов. Но гибкость Agile-методологий вовсе не означает, что они подойдут абсолютно всем. Чтобы вы смогли повысить свою адаптивность и скорость работы за счет использования Agile-методологий, вам нужны оптимальные процессы и организованная структура. А также инструмент для управления проектами, который поможет структурировать рабочий процесс и настроить его таким образом, чтобы обеспечить поддержку выбранного Agile-подхода. В этой статье мы расскажем вам, как настроить скрам-процесс в Wrike. Как настроить панель задач для скрама в Wrike Для этого нужна возможность настраивать статусы, так что вам понадобится план подписки Wrike Business или Wrike Enterprise. Если вы еще не используете Wrike Business или Wrike Enterprise, воспользуйтесь бесплатной пробной версией. Также, чтобы настроить скрам-процесс в Wrike, вам потребуются полномочия администратора. 1. Как создается рабочий процесс? Выберите «Управление аккаунтом» в профиле аккаунта, а затем перейдите на вкладку «Рабочий процесс». Нажмите «+ Создать новый рабочий процесс» и дайте ему название. Наведите курсор на каждый из разделов и добавьте статусы. Включите следующие статусы: «Принято», «В процессе», «Готово к проверке», «Требуются изменения», «Завершено», «Отложено» «Отменено». Учтите, что ваши рабочие процессы могут отличаться, особенно если речь идет о принятом в вашей компании процессе согласования. После завершения нажмите «Сохранить». 2. После того, как настроите скрам-процесс, вам нужно будет настроить свои папки. Создайте три новые папки и откройте к ним доступ участникам вашей команды. Это должны быть папки «Очередь задач», «Скрам» и «Архив». Входящие задания будут отправляться в папку «Очередь задач», принятые или активные задачи перемещаются в папку «Скрам», а завершенные задачи убираются в папку «Архив» по окончании каждого периода скрама или каждого спринта. 3. Поскольку первым шагом в скраме является организация и приоритизация входящей работы, вам нужно создать форму запроса, чтобы с ее помощью заказчики могли посылать участникам вашей команды новые задачи и проекты. Перейдите в ваш профиль и выберите «Управление аккаунтом», а затем перейдите на вкладку «Формы запросов». Создайте новую форму запроса и включите в нее все поля, которые нужно заполнить для выполнения работы: например, поля для указания требований, сроков, цели, важности и коммерческой ценности. Также рекомендуется добавить поле для ссылки на задачу, в рамках которой будет выполняться работа. (Применительно к скраму запрос выступает в роли замещающей задачи — думайте о нем как о стикере, приклеенном к доске, в то время как на самом деле работа выполняется не в нем). 4. Создайте панель задач из папки «Скрам». Создайте новую панель задач и дайте ей название. В режиме просмотра папок нажмите значок «Фильтры» и выберите первый этап вашего настраиваемого скрам-процесса. После этого нажмите кнопку меню с троеточием и выберите «Добавить на панель задач». Сделайте то же самое с каждым этапом настраиваемого рабочего процесса, чтобы завершить создание панели задач для скрама. Примечание. Помните: чтобы задачи появились на панели задач, они должны храниться в папке «Скрам». Также учтите, что перетаскивание задач между виджетами автоматически обновляет их статус. Исключением является перетаскивание объектов обратно в «Запросы», потому что эта папка отличается от остальных виджетов. В этом случае вам придется щелкнуть на задаче и обновить ее статус. В конце каждого спринта создайте подпапку внутри папки «Архив», чтобы помещать в нее выполненные задачи и легко формировать отчеты по каждому спринту. Нужна дополнительная помощь в настройке рабочего пространства для работы с Agile-методологиями? Если вам нужны дополнительные инструкции по настройке рабочего пространства Wrike, созданию настраиваемых рабочих процессов или настройке панелей задач для проекта, обратитесь в справочный центр Wrike. В нем вы найдете базу знаний с функцией поиска, инструкции, вебинары и сообщество пользователей Wrike. Читайте форумы сообщества и задавайте вопросы, а также узнавайте, как другие люди используют Wrike для работы с Agile-методологиями, получайте новые рекомендации и изучайте наилучшие методики.Хотите получить персональную помощь? Вы всегда можете обратиться в службу поддержки Wrike по адресу [email protected].
Семь вопросов, которые нужно обдумать при составлении плана проекта
Вам только что поручили большой совместный проект. Вы руководите несколькими командами, управляете сложными задачами и ресурсами и стараетесь уложиться в срок — больше всего это напоминает строительство карточного домика. Работа едва началась, а люди уже идут к вам с вопросами, сомнениями и идеями. Что нужно делать? Что нужно сделать, что получить такой результат? А как работа над этим проектом согласуется с общими целями? Не лучше ли использовать этот способ вместо предложенного? Вы уже чувствуете, как работа над проектом превращается в полный хаос, и вам нужно как можно быстрее сформировать определенную структуру. Проще говоря, вам нужен план. Семь вопросов, которые нужно обдумать при составлении плана проекта Сесть и составить полный план проекта, охватывающий все до последней детали, на этом этапе кажется совершенно невозможным. У вас и так голова кругом идет от количества участников и объема работы, который вам предстоит выполнить. При составлении плана проекта проще всего начать с выделения базовых элементов, которые обязательно должны присутствовать в вашем плане. А потом уже вы сможете разместить их в правильном порядке и заполнить пробелы. Так какие базовые элементы вам нужны? Вот семь вопросов, ответы на которые обязательно нужно включить в план вашего проекта. Вопрос №1. Цели проекта Прежде чем уйти в детали вашего будущего плана, ответьте на два главных вопроса — «Что?» и «Зачем?». Что представляет собой ваш проект, и зачем вы его выполняете? Допустим, вы руководите разработкой нового вебинара, цель которого — добавить новых потенциальных клиентов в список рассылки. Это отличная отправная точка — с ней сразу становится ясно, что нужно делать и каким должен быть результат. Но главная ваша цель гораздо глубже — вам нужно, чтобы все участники проекта получили четкое представление о том, что от них требуется, до начала работ. По мнению многих руководителей, отсутствие четко поставленных целей становится причиной срыва 37% проектов. Необходим более детальный и содержательный подход и количественные показатели. Они помогут вам следить за ходом выполнения проекта и сразу же замечать возможные сбои. С учетом сказанного общая цель проекта должна звучать примерно так: Провести во II квартале этого года вебинар на тему мотивации сотрудников, цель которого — добавить в список рассылки не менее 500 потенциальных клиентов. Это достаточно простой пример. Имейте в виду, что у проекта может быть несколько мелких целей, складывающихся в одну общую. Эти цели могут даже быть различными для разных участвующих сторон. Например, отделы продаж и маркетинга могут быть заинтересованы в привлечении новых потенциальных клиентов, в то время как PR-специалистам нужны публикации в прессе, а разработчики надеются получить от клиентов полезные отзывы. Запишите все эти цели (и большую, и малые) прямо сейчас, чтобы не упускать их из виду при разработке остальных частей рабочего плана проекта. СОВЕТ. Чтобы сформулировать действительно эффективную цель, вам придется приложить определенные усилия. Используйте методику SMART, чтобы при постановке цели учесть все необходимые факторы. Вопрос №2. Роли и сферы ответственности В проекте обычно участвуют многие сотрудники, особенно если проект большой. С одной стороны, это позволяет генерировать множество идей и инноваций, но с другой стороны, речь идет о коллективной ответственности. Четкое разделение сфер ответственности помогает избежать путаницы и недоразумений. Также очень полезно дать участникам команды прозрачные сведения о том, кто чем занимается. А вам эти данные помогут устанавливать сроки и управлять ресурсами и загрузкой команды. Всегда четко указывайте, кто какую часть проекта выполняет, а также кто является ответственным исполнителем, чтобы люди знали, к кому нужно обращаться в случае возникновения проблем. В нашем примере с проведением вебинара план проекта должен выглядеть примерно так: Вы, группа управления проектами: выступаете в качестве ответственного исполнителя и осуществляете общее руководство проектом, включая сроки и смету. Карина, отдел кадров: планирует информационное наполнение и проведение вебинара. Евгений, отдел дизайна: создает слайды и графику для промо вебинара. Леонид, отдел маркетинга: рекламирует вебинар. Маргарита, отдел продаж: отслеживает приток потенциальных клиентов. Если у вас очень крупный проект, на этом этапе вы можете не суметь расписать все подробно. Ничего страшного — хотя бы укажите, над чем работают отдельные команды и отделы, чтобы люди знали, кто несет ответственность за ту или иную часть проекта. Скрам- или канбан-доска с планом проекта поможет отдельным участникам следить за выполнением своих обязанностей. Вопрос №3. Ресурсы Для планирования и реализации проекта требуются различные ресурсы: материалы, оборудование, инструменты и, конечно, люди. В одном из опросов, проведенных Институтом управления проектами (PMI), неэффективное планирование ресурсов было названо второй по частоте причиной срыва проектов. Предварительная оценка необходимых ресурсов позволит их оптимизировать и эффективнее ими управлять, а также поможет избежать попыток отыскать нужные ресурсы в последний момент. Для простоты давайте разделим все нужные вам ресурсы, независимо от их важности, на две большие категории: Оборудование: любые материалы, программные инструменты, площади и технологии, необходимые вам для выполнения проекта. Люди: специалисты, которым вы поручили выполнить проект, будь то штатные сотрудники, агентства, поставщики, подрядчики или кто-то еще. Давайте вернемся к нашему примеру с вебинаром и начнем с категории оборудования. Если мы представим себе весь жизненный цикл нашего проекта, то поймем, что нам понадобится следующее: Выделенный конференц-зал или тихое помещение, где мы сможем провести вебинар Доступ к аппаратуре для записи видео Микрофон, обеспечивающий профессиональное качество звука Ну а как насчет людей? Это та сфера, где ресурсов постоянно не хватает. Вам нужно убедиться, что вы не перегружаете кого-то из сотрудников или какую-либо из команд слишком большим объемом работы. Перечисление ролей и обязанностей, как мы делали выше, поможет вам определить, кого из сотрудников необходимо подключить к работе над проектом, чтобы непосредственное начальство не загрузило их другой работой, когда они будут вам нужны. Подумайте, каких еще «помощников» вы сможете привлечь для успешного выполнения проекта (например, ИТ-специалиста, который настроит все необходимое в день проведения вебинара, или дизайнера со стороны, который подготовит диаграммы, в то время как ваша команда будет заниматься слайдами). СОВЕТ: Wrike Resource позволяет в режиме реального времени отслеживать все ваши ресурсы, чтобы вы смогли эффективнее ими управлять. Вопрос №4. Смета Планирование проекта — дело нелегкое, особенно когда речь идет о деньгах. Наверняка вы слышали, что по статистике большинство проектов выполняются с превышением сметы. По данным компании McKinsey, если взять для примера только крупномасштабные ИТ-проекты, то при их выполнении превышение сметы в среднем составляет 45%. В основном это объясняется сложностью прогнозирования точной стоимости проекта до начала работ. Кроме того, часто возникают неожиданности и внезапные препятствия, что также увеличивает объем затрат. Но, несмотря на это, при составлении плана проекта вам придется сделать оценку возможных затрат по всем необходимым ресурсам. Во сколько вам обойдется использование видеоаппаратуры? А микрофона? Понадобится ли маркетинговой группе финансирование для размещения рекламы вебинара в социальных сетях? Если вы привлечете подрядчика, какую плату он берет за выполнение проекта или за час работы? Включите все эти затраты в план проекта, а затем добавьте определенную сумму на неожиданные расходы, чтобы оставить хоть какое-то пространство для маневра. Заранее никто не знает, сколько придется добавить, но увеличения сметной стоимости на 10-20% обычно бывает достаточно. Вопрос №5. Зависимости Работа над проектом иногда напоминает игру в домино. Ту или иную задачу невозможно выполнить, пока не будет выполнена предыдущая, и так далее, и так далее. Есть смысл выявить подобные зависимости на этапе планирования проекта, чтобы составить эффективный календарный план и избежать лишних препятствий. Например, маркетологи не смогут начать рекламную кампанию, пока не будут утверждены дата и время вебинара. А дизайнеры не начнут работу над слайдами, пока не будет готов контент. Метод критического пути поможет без лишних усилий точно определить эти связи, построив модель проекта, включающую в себя: Список всех задач, необходимых для выполнения проекта Зависимости между этими задачами Период времени, необходимый для каждой операции Если вы сделаете это до того, как приступить к составлению календарного плана, вам будет проще разместить все задачи в правильном порядке. Также вы сможете более реалистично указать сроки для различных вех. Вопрос №6. Календарный план А вот теперь пора назначать даты. Вам хочется просто выставить их наугад? Мы понимаем — этот этап планирования проекта может оказаться очень мучительным. К счастью, есть довольно простой способ создать осуществимый календарный план: двигаться от конца к началу. Определите дату, когда проект точно должен быть завершен, а затем двигайтесь назад от этой точки, выявляя отдельные вехи. При этом вам нужно сверяться с зависимостями, чтобы разместить все задачи в правильном порядке. И, как в случае со сметой, не помешает добавить немного времени про запас, чтобы оставить пространство для маневра. Мы все склонны переоценивать свои возможности, когда речь идет о выполнении длительных задач (для этого есть даже специальный термин — ошибка планирования), так что дополнительное время вам наверняка пригодится. Учтя все эти факторы, мы составили грубый набросок календарного плана работ по подготовке вебинара: 5 февраля 2019 г. Планирование контента для вебинара 11 февраля 2019 г. Создание контента для вебинара и передача его в отдел дизайна для оформления 25 февраля 2019 г. Создание дизайна слайдов 4 марта 2019 г. Создание графики для промо 14 марта 2019 г. Утверждение окончательных вариантов контента и слайдов 18 марта — 1 апреля 2019 г. Реклама вебинара в социальных сетях 1 апреля 2019 г. Размещение последнего призыва зарегистрироваться. В конце дня завершение регистрации для участия в вебинаре 3 апреля 2019 г. Проведение вебинара 4 апреля 2019 г. Подведение итогов Вопрос №7. Взаимодействие При управлении проектами чрезвычайно важно, чтобы у вас был план обмена информацией. Исследования показывают, что 57% проектов срываются из-за неэффективного взаимодействия участников. Пренебрежение этим фактором может дорого вам обойтись. Ваш план проекта должен включать в себя основные правила обмена информацией, в том числе в нем должна быть указана частота и применяемые методы взаимодействия. В идеале ваш арсенал инструментов для планирования проектов должен включать в себя платформу управления совместной работой, которая позволит централизованно осуществлять весь обмен информацией. Но при этом следует учесть и такие детали: Должно ли все взаимодействие по проекту осуществляться только в этом инструменте? Есть ли ситуации, когда возможно будет пользоваться электронной почтой или чатами? Будете ли вы проводить регулярные плановые совещания? Кто должен на них присутствовать? Рассчитываете ли вы получать свежие данные от определенных участников команды или заинтересованных лиц на регулярной основе? Вам может показаться, что это уже перебор, но когда речь идет об управлении проектом и планировании, лучше выяснить все подробности заранее, чем оставить возможность для интерпретаций. Начните с основ и станьте гуру в планировании проектов Когда вы только начинаете учиться составлять планы проектов, эта задача может показаться вам невероятно сложной. Но она станет намного проще, если сначала вы добавите в схему основные элементы, а затем уже заполните пробелы. А чтобы сделать начало работы еще более безболезненным, попробуйте поискать платформу управления совместной работой, такую как Wrike. Вы и оглянуться не успеете, как избавитесь от хаоса и суеты.
Что делает сотрудников счастливыми
Мы склонны недооценивать важность такого состояния души, как счастье, у наших сотрудников. Счастливые сотрудники заражают окружающих хорошим настроением и верой в собственные силы, а также (что еще важнее) не собираются увольняться. Как оказалось, счастливые сотрудники работают гораздо лучше и продуктивнее. Шон Эйкор, эксперт по счастью, соучредитель и генеральный директор компании GoodThink и участник TED Talk, объясняет: «Самое важное конкурентное преимущество в современной экономике — это положительно настроенный и увлеченный разум. Он имеет гигантское, непреодолимое преимущество перед точно таким же разумом, полным негативных мыслей. Когда мы мыслим положительно, мы на 31% увеличиваем свою продуктивность». В основе построения позитивных отношений и создания здоровой рабочей среды лежит корпоративная культура, и именно она может стать залогом успеха вашей организации. Так какой же она должна быть, чтобы раскрыть в людях их лучшие стороны? Компания Atomik Research по запросу Wrike провела опрос среди штатных сотрудников о том, что делает их счастливыми на работе и как ощущение счастья влияет на их продуктивность и продолжительность работы в компании. В опросе приняли участие около тысячи респондентов из США, Великобритании, Франции и Германии. Предлагаем ознакомиться с результатами первой части исследования о влиянии корпоративной культуры на уровень счастья в Соединенных Штатах. О необходимости многообразия Нет ничего удивительного в том, что чем разнообразнее ваш кадровый состав, тем счастливее каждый отдельный сотрудник. Счастливые сотрудники на 55% чаще сообщают о высоком уровне многообразия в их офисах. Если среди ваших подчиненных есть люди с различным происхождением и опытом, принадлежащие к разным культурам, то у вашей компании будет гораздо больше возможностей для возникновения свежих идей и перспектив. К тому же это помогает сформировать среду обучения, развития и принятия. Учет индивидуальных особенностей и равенство свидетельствуют о наличии здоровой корпоративной культуры. Общая цель ведет к процветанию Четко сформулированная цель дает сотрудникам ощущение, что они вносят важный вклад и приносят компании более существенную пользу. Это помогает им чувствовать, что они работают не зря, и мотивирует прилагать больше усилий ради общего дела. По данным нашего опроса, 85% самых счастливых сотрудников связывают свое душевное состояние с целями своей компании. Если они никак не поддерживаются, то найти свое счастье в работе становится гораздо труднее. Около 25% «несчастных» сотрудников даже не знают о целях своей компании, а 85% «воодушевленных» — принимают их близко к сердцу. Если у людей нет общей цели, им намного сложнее получать положительные эмоции от сотрудничества и командной работы. Ощущение счастья тесно связано с подходом к сотрудничеству У счастливых сотрудников обычно более здоровые отношения с непосредственным руководством. Зато те, кто жалуется на проблемы в отношениях с менеджерами, чаще называют себя несчастными. Среди людей, испытывающих «воодушевление» на работе, не нашлось ни одного, у которого были бы «очень плохие» отношения с непосредственным руководителем. Это вновь напоминает нам об уровне влияния, которое оказывают отношения с руководителем на ощущение эмоционального комфорта. Счастливые сотрудники в три раза чаще, чем несчастливые, приятно проводят время, обедая с коллегами. И это возвращает нас к мысли о том, как важно разделять чувство общности и солидарности с людьми, с которыми работаешь. Если ваши отношения с коллегами построены на мощном фундаменте доверия и взаимной поддержки, вы с гораздо большей вероятностью будете чувствовать себя счастливыми. Системы управления совместной работой помогают оценить наш вклад Система управления совместной работой нужна, чтобы сплотить команду и сделать совместную работе более простой и эффективной. Пользователи системы управления совместной работой (CWM) на 91% чаще утверждают, что у них «очень хорошие» отношения с руководством. Когда и руководитель команды, и рядовые участники получают более прозрачные данные из CWM-системы, им проще оценить важность и последствия приложенных усилий. К тому же менеджеры, использующие CWM-системы, склонны более новаторски относиться к различным аспектам лидерства. Кроме того, пользователи CWM-систем на 80% чаще признаются, что миссии и стратегические цели их компаний находят отклик в их душах. И опять же — наличие прозрачных данных о выполнении повседневных задач и о том, как эти задачи связаны с общими целями, помогает участникам команд чувствовать себя увереннее и осознавать пользу, которую они приносят своей организации. Как помочь сотрудникам стать счастливее Хотя, судя по нашему отчету, сотрудники в большинстве своем довольны своей работой, мы видим возможности для улучшения ситуации. Такие старые добрые ценности, как тесные взаимоотношения, сотрудничество, общие цели и многообразие гораздо сильнее влияют на счастье сотрудников, чем полагают многие руководители компаний. И если вы поможете участникам команд сработаться и выстроить отношения, это поможет им работать эффективнее и в офисе, и за его пределами. Хотите первыми прочесть весь текст отчета? Зарегистрируйтесь MktoForms2.loadForm("//app-ab04.marketo.com", "405-WQD-629", 2361, function (form) { form.onSuccess(function() { form.getFormElem().replaceWith('?Thanks for your interest! Stay tuned: We will notify you once the report is launched!'); return false; }); });
Компанию Wrike приобрел Citrix
В прошлом месяце я был рад сообщить замечательную новость, связанную с очередным этапом в жизни нашей компании. Это новость о будущем тесном партнерстве Wrike и компании Citrix — лидера в создании единого цифрового рабочего пространства. Сегодня я объявляю о том, что Citrix завершила сделку по приобретению Wrike. Wrike присоединяется к компании Citrix для воплощения в жизнь общей миссии — упростить современные гибридные и дистанционные рабочие пространства, чтобы организации и их сотрудники смогли работать с наибольшей отдачей. Объединенные возможности единой рабочей инфраструктуры Citrix и нашей платформы для управления проектами позволят организациям сосредоточиться на наиболее важных задачах и ускорить достижение бизнес-результатов. Ради успешной стратегии цифровой трансформации Наше партнерство с Citrix начинается в трудное время для многих компаний — в период, когда руководители продолжают бороться со сложностями, вызванными пандемией. В прошлом году темпы цифровой трансформации стремительно возросли. Глобальный опрос, проведенный компанией McKinsey, показал, что компании настолько повысили эффективность взаимодействия с клиентами, что с докризисными темпами для достижения такого же уровня цифровизации потребовалось бы три-четыре года, а для достижения такой же доли цифровых продуктов в их портфелях потребовалось бы семь лет. Кроме того, руководители признались, что в плане перехода на удаленную работу их компании стали развиваться в 40 раз быстрее, чем это считалось возможным до пандемии. Там, где раньше на внедрение требовалось больше года, теперь удавалось найти рабочее решение в среднем за 11 дней. И все же стремительный темп перемен в 2020 году поставил перед нами новую задачу. Теперь сотрудникам приходится взаимодействовать со сложными рабочими пространствами для удаленных команд и большим количеством приложений, различных каналов связи и устройств. Вместо того, чтобы помогать командам работать как единое целое, эти технологии препятствуют выполнению эффективной и важной работы. Перед организациями встает еще один большой вопрос — продолжать работать дистанционно, возвращать сотрудников в офисы или перейти к гибридной среде? По результатам опроса об удаленной работе, проведенного компанией PwC в США, менее чем каждый пятый руководитель выразил желание вернуться в офис и работать в том же режиме, в каком его сотрудники работали до пандемии. Это значит, что впереди нас ждут очередные перемены, и мы готовы к ним. Мы с Citrix понимаем, что настало время создать упрощенное и безопасное цифровое рабочее пространство, которое позволит организациям наладить эффективную работу и сохранять высокий уровень мотивации и продуктивности сотрудников, где бы те ни находились. Для достижения этой цели организациям необходимо выйти за рамки базовой инфраструктуры и развернуть более комплексные решения, которые дадут им конкурентные преимущества и помогут добиться успеха. Мы объединяем усилия с Citrix, чтобы создать рабочее пространство будущего и помогать сотрудникам действовать согласованно. Следующим шагом станет совместная работа с ИТ-руководством, чтобы у ИТ-подразделений было все необходимое для проектирования будущих рабочих мест. Создать рабочее пространство будущего События прошлого года поставили ИТ-руководителей в затруднительное положение. ИТ-подразделениям пришлось переводить свои организации в дистанционный режим. Не все прошло гладко, но благодаря ИТ-подразделениям многие организации смогли за считанные месяцы выполнить объем работ, которого хватило бы на десять лет. В этом году сложная ситуация сохраняется, поскольку руководители ждут от ИТ-директоров дальнейшего развития стратегий и выбора решений, необходимых для поддержки дистанционного персонала и формирования безопасного унифицированного опыта работы онлайн. Пока ИТ-директора разрабатывают стратегии на 2021 год и создают решения для адаптации к новой реальности, Wrike должен стать важнейшей частью стека технологий рабочего пространства, позволяющей плавно и бесперебойно перейти к гибридным или долговременным дистанционным рабочим местам. И как мы это делаем? Полностью настраиваемое решение. Wrike — единственная интеллектуальная и гибкая корпоративная платформа для управления проектами и совместной работой, которую можно полностью настроить для любого подразделения, команды или рабочего процесса. Автоматизированные интеллектуальные рабочие процессы. Wrike позволит стандартизировать ваши рабочие процессы, чтобы организовать совместную работу разных отделов и повысить производительность. Единственная платформа, позволяющая команде работать как единое целое. С переходом к цифровым технологиям старый способ организовать работу с применением десятков инструментов не позволяет вашим сотрудникам уделять максимум внимания действительно важным задачам. Масштабируемость. Наличие инструмента для комплексного управления проектами — теперь уже не роскошь, а жизненная необходимость. Ежемесячно в Wrike созаются более десяти миллионов задач и полутора миллионов проектов. Наша платформа достаточно мощна и надежна, чтобы поддерживать цифровую трансформацию в масштабе крупного предприятия. Чтобы узнать, как ИТ-подразделения могут использовать рабочее пространство Wrike и Citrix для более быстрого удовлетворения бизнес-потребностей, см. ссылку. Добро пожаловать в семейство Citrix К Citrix вместе с нами присоединятся и наши клиенты. В недавней статье я упоминал, что это партнерство дает клиентам Wrike множество преимуществ. Мне хотелось бы подчеркнуть, что все наши клиенты будут получать тот же уровень поддержки и внимания, которого они привыкли ждать от нас. Это приобретение означает, что мы сможем быстро расширить возможности нашего продукта и ускорить реализацию нашего стратегического плана, чтобы клиенты получили большую отдачу от инвестиций. Кроме того, наше партнерство с Citrix позволит нам более тесно сотрудничать с ИТ-подразделениями. Таким образом, мы сможем создавать многофункциональные рабочие процессы, связанные с различными системами в организации и формировать единое цифровое рабочее пространство. Мы будем рады информировать вас о наших успехах, когда совместно с Citrix продолжим создавать рабочее пространство будущего, позволяющее сотрудникам работать продуктивно и слаженно, где бы они ни находились.
Основные сведения об учете времени по проекту
Учет времени по каждому отдельному проекту очень важен для любой компании, которой приходится работать одновременно с несколькими проектами или клиентами. Функция учета времени поможет вам следить за продуктивностью сотрудников и оптимизировать затраты. Ознакомьтесь с основной информацией о функции учета времени в Wrike.
Как использование Agile-методологии помогает улучшить совместную работу
Agile-методология управления проектами дает множество преимуществ. Например, позволяет командам успешнее обмениваться информацией и соблюдать сроки. А из этой статьи вы узнаете, как она помогает улучшить совместную работу команд в Wrike.