Почему прозрачность так важна для улучшения работы команды

При работе над проектом можете ли вы точно сказать, какой исполнитель чем занят в конкретный момент? Что происходит, когда команда сталкивается с неожиданными задержками или препятствиями, возникшими, что называется, на ровном месте? Знаете ли вы, как решить эти проблемы?

Мы побеседовали с Бейли Шеменски, бывшей главой операционного отдела в аналитической компании Компания SimpleRelevance, и она рассказала, как пыталась справиться с этой задачей, нося с собой блокнот со всеми сведениями о проекте. Тем временем участники ее команды пользовались лекционными досками, на которых писали свои списки дел. Не самый удобный вариант.

Операционному отделу приходилось тратить время на поиск нужной информации в блокнотах или в электронной переписке, чтобы быть в курсе происходящего.

«Я постоянно упускала какие-то мелочи из виду, потому что не могла зафиксировать сроки в календаре или обменяться информацией с коллегами», — вспоминает Шеменски.

Нечто подобное происходило и в компании Only-apartments, занимающейся арендой квартир по всему миру. Ее маркетинговый отдел состоял из восьми подразделений и помимо повседневной работы занимался запуском нового сайта с нуля. Команда с трудом справлялась с работой, отправляя сотни писем и узнать тарифы проводя десятки совещаний. Опять-таки не самый лучший вариант.

По словам Рамона Глинеке, директора Only-apartments по маркетингу, им была нужна четкая картина того, как взаимодействуют между собой все подразделения и кому достаются те или иные задачи.

Решение, как выяснилось, заключалось в том, чтобы добиться прозрачности всего рабочего процесса.

Что такое прозрачность бизнеса

Прозрачность бизнес-процессов — это один из профессиональных терминов на которые вы натыкаетесь на любом сайте программных решений для бизнеса. Имеются в виду не камеры слежения и не контроль работы удаленного рабочего стола, а прежде всего доступная информация, создающая более полную картину всего, что происходит в компании.

То есть прозрачность не подразумевает чрезмерного контроля или слежки за сотрудниками. Скорее это способ лучше понять внутреннюю механику работы команды, чтобы ее можно было усовершенствовать.

Прозрачность повышает прибыльность компании

В случае с SimpleRelevance и Only-apartments обе эти компании добились столь нужной им прозрачности, внедрив Wrike, который стал центральной платформой для хранения данных и доступа к ним. Сегодня команды могут найти данные или информацию о клиентах, не роясь в бесконечной переписке, не устраивая лишние совещания и не ожидая ответов на отправленный запрос.

«Работа над проектами продвигается значительно быстрее, — отмечает Стив Роуз, менеджер по работе с клиентами компании SimpleRelevance. — Когда все собрано в единой системе, людям гораздо легче вместе работать над проектами и разрушаются информационные барьеры».

«Прозрачность информации и возможность оценить рабочую нагрузку на каждого сотрудника отдела позволяет нам обслуживать клиентов намного быстрее и эффективнее», — добавляет Шеменски.

Каков же итог повышения прозрачности? Компания SimpleRelevance сократила сроки подготовки отчетных материалов для клиентов на 30%.

Подбираем правильные инструменты для повышения прозрачности

Вы не добьетесь повышения прозрачности, просто заявив о своем желании узнать, как все работает. Для этого нужен правильный инструмент с соответствующими возможностями. Подбирая такой инструмент, обратите внимание на следующие функции:

  • Панели задач. Они позволят охватить одним взглядом все важные данные.
  • Отчеты. Регулярные автоматизированные отчеты о производительности работы команды, статусе и других аспектах выполнения проекта.
  • График рабочей загрузки. Дает возможность проверить уровень загруженности отдельного участника или всей команды целиком.
  • Управление ресурсами. Помогает распределять ресурсы команды (как физические, так и финансовые).

«Подробные настраиваемые отчеты о проектах, сотрудниках и о ходе работы команды помогли нам добиться отличных результатов при запуске проектов», — говорит Глинеке из компании Only-apartments.

Готовы повысить прозрачность своего бизнеса?

Вы вполне можете продолжать работать так, как работали прежде, с трудом выясняя, чем занята ваша команда и как идет работа над проектом. Возможно, для этого придется отправить пару десятков писем и провести несколько утомительных совещаний.

Или вы можете найти возможности для повышения прозрачности работы, внедрив решение для управления рабочими процессами, например Wrike.

комментарии 0

К сожалению, этот контент недоступен из-за ваших настроек конфиденциальности. Для просмотра этого контента нажмите кнопку «Настройки файлов cookie» и согласитесь принимать рекламные файлы cookie.

Настройки файлов cookie