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  1. Workflow Guide

Implémenter un workflow agile dans votre prochain projet

36 min. lus
Alex Zhezherau
Alex Zhezherau Directeur produit, Wrike

Si vous êtes sur le point de commencer un nouveau projet, voici une statistique qui pourrait vous surprendre : un projet sur six réalisé selon des méthodes traditionnelles a un dépassement de coûts de 200 %.

200 % ! Ce n’est pas de la petite monnaie ni le résultat de légers écarts dans le budget. C’est le résultat d’une planification rigide, de longs processus de contrôle des modifications et de workflows qui ne peuvent pas changer lorsque les priorités évoluent. Dans des environnements en évolution rapide (notamment pour le développement de logiciels et les équipes interfonctionnelles) les workflows obsolètes ne sont pas seulement inefficaces, ils sont aussi risqués.

C’est là que les workflows agiles interviennent. Au lieu de tout créer en même temps en espérant que cela fonctionne au lancement, les équipes agiles travaillent par itérations, fournissant des petits incréments testables qui s’adaptent aux commentaires, évoluent avec la portée et réduisent les efforts inutiles.

Dans ce guide, nous expliquerons ce qu’est un workflow agile, comment il se compare à la gestion de projet traditionnelle et comment en créer un qui s’adapte au rythme réel de votre équipe. Nous aborderons les cadres populaires comme Scrum et Kanban, expliquerons le cycle de vie du workflow agile et partagerons des conseils pour que votre équipe reste concentrée, réactive et prête à faire face aux prochaines étapes.

 
 

Points clés à retenir

  • Un workflow agile aide les équipes à créer de la valeur en petites étapes itératives. C’est idéal pour les environnements rapides et riches en commentaires.

  • Contrairement à la gestion de projet traditionnelle en cascade, les workflows agiles s’adaptent au changement en cours de projet et respectent les délais et les budgets.

  • La méthode agile n’est plus réservée aux équipes de développement. Elle est utilisée dans les domaines du marketing, des opérations, des ressources humaines, et plus encore pour rationaliser le travail et améliorer les résultats.

  • Le bon outil de gestion de projet aide les équipes à rester alignées, à suivre les progrès et à s’ajuster en temps réel.

Sommaire :

 

Qu’est-ce qu’un workflow agile ?

Un workflow agile est un processus flexible et itératif, utilisé par les équipes pour planifier, exécuter et livrer progressivement un travail à forte valeur ajoutée. Au lieu d’attendre la fin d’un projet pour livrer un produit fini, les équipes agiles livrent en continu de petites tâches, recueillent des retours, apportent des améliorations et s’adaptent au fur et à mesure.

D’après mon expérience de gestion de projets dans un environnement agile, un bon workflow n’est pas rigide, il est réactif. Il structure suffisamment votre équipe interfonctionnelle pour qu’elle reste concentrée, tout en lui laissant assez de flexibilité pour s’adapter aux changements des priorités ou aux retours clients.

Un workflow agile comprend généralement les étapes suivantes :

  • Planification : les équipes définissent le travail à venir, souvent à l’aide de tâches en backlog de produit remplies de user stories classées par ordre de priorité.

  • Exécution : les équipes de sprint choisissent les éléments à terminer pendant une période définie (généralement d’une à quatre semaines).

  • Révision : à la fin de chaque sprint, l’équipe examine les progrès, fait la démonstration de ce qui a été créé et recueille des retours.

  • Rétrospective : les équipes réfléchissent à ce qui a fonctionné (et à ce qui n’a pas fonctionné) pour s’améliorer lors du sprint suivant.

Les workflows agiles reposent sur des principes agiles comme la collaboration, l’adaptabilité et la création d’une véritable valeur pour le client. Ils comptent également beaucoup sur la responsabilisation de l’équipe. Dans la méthode agile, les équipes auto-organisées sont censées gérer leur propre travail, résoudre ensemble les obstacles et effectuer des itérations continues.

Avec le bon outil de gestion de projet, un workflow agile permet à vos équipes de projet de rester alignées, à vos parties prenantes de rester engagées et à votre équipe de développement produit de rester concentrée sur l’essentiel : développer la bonne solution, pas seulement la développer rapidement.

Méthode agile ou workflows traditionnels

Les workflows agiles et les workflows en cascade offrent deux voies très différentes pour mener à bien un projet.

Les workflows agiles privilégient la flexibilité et l’itération, tandis que la gestion de projet en cascade suit une séquence plus rigide, étape par étape, qui est plus difficile à adapter une fois le projet commencé.

Voici une comparaison résumée des deux approches :

Workflow agile

Workflow traditionnel (en cascade)

Itératif et incrémental, le travail est livré progressivement au fil du temps

Linéaire et séquentiel, chaque phase est terminée avant le début de la suivante

Privilégie les retours clients et l’adaptation continue

Suppose des exigences stables avec une flexibilité limitée

Idéal pour les équipes interfonctionnelles dans des environnements dynamiques

Mieux adapté aux projets dont la portée est bien définie et inchangée

Encourage les équipes auto-organisées et la collaboration d’équipe

Met l’accent sur la planification et le contrôle descendants

Utilise des cadres comme Scrum, Kanban ou Extreme Programming

Suit un cycle de vie structuré : exigences → conception → développement → test → déploiement

Des changements peuvent être effectués entre les itérations (ou sprints)

Les changements sont coûteux et difficiles une fois que le développement commence

Les progrès sont mesurés par les logiciels fonctionnels et par la valeur client

Les progrès sont suivis par l’achèvement des phases et par la documentation

Idéal pour le développement de logiciels, l’itération de produits et l’innovation

Souvent utilisé dans les secteurs de la construction, de la fabrication et de la conformité

Créer un workflow agile

Créer un workflow agile consiste à créer un flux de processus qui s’adapte à votre équipe, à vos objectifs, et à la manière dont votre travail s’effectue réellement. La méthode agile n’est pas rigide, mais votre workflow doit être suffisamment structuré pour que tout le monde reste aligné, productif et focalisé sur la création de valeur.

Voici comment j’aborde la création d’un workflow à partir de zéro.

Étape 1 : définissez vos objectifs et la portée de votre workflow

Avant de cartographier quoi que ce soit, clarifiez la portée de votre projet, les personnes impliquées et le résultat final. Qu’il s’agisse de créer un workflow de développement logiciel ou d’exécuter un sprint marketing, votre workflow agile doit être lié à un véritable objectif commercial, et pas simplement à des tâches en backlog.

Il est également important d’ancrer cette étape sur des principes agiles comme la collaboration avec le client, le travail itératif, et la réponse au changement. Ces valeurs déterminent le fonctionnement de votre workflow dès le début.

Étape 2 : créez vos tâches en backlog de produit

Les tâches en backlog de produit sont au cœur de tout workflow agile. C’est là que vous gardez une liste de tout ce sur quoi votre équipe pourrait devoir travailler, y compris les user stories, les fonctionnalités, les bugs, les tâches techniques et les éléments de recherche. Contrairement aux plans de projet traditionnels qui figent tout dès le départ, dans le cadre d’une approche agile, les tâches en backlog restent susceptibles d’évoluer.

À mesure que le projet avance, les tâches en backlog changent. Vous redéfinirez vos priorités en fonction des contributions des parties prenantes, des nouvelles découvertes et des commentaires des clients. C’est cette flexibilité qui rend les tâches en backlog si bien adapté à la gestion de projet agile : elle permet aux équipes de s’adapter rapidement sans perturber l’ensemble du flux de travail.

Généralement, un propriétaire de produit gère et organise les tâches en backlog. Cela implique d’affiner la liste, de clarifier les critères d’acceptation et de hiérarchiser les tâches pour s’assurer que le travail prioritaire figure en tête. Dans le cadre de la méthode agile, les tâches en backlog deviennent la source unique de référence pour savoir sur quoi l’équipe doit travailler et pourquoi. Les gérer correctement permet de donner du sens à vos sprints et d’aligner vos progrès sur les véritables objectifs commerciaux.

Étape 3 : choisissez votre cadre agile

Choisissez la méthodologie agile qui correspond au style de votre équipe. Scrum est idéal pour les sprints structurés et les rôles définis. Les workflows Kanban sont idéaux pour la livraison continue avec moins de formalités. Vous pouvez même combiner les deux. L’essentiel est de faire en sorte que votre processus corresponde à votre équipe, et non l’inverse.

Étape 4 : cartographiez les étapes de votre workflow

Définissez les étapes de votre travail, de la planification à la livraison. Les étapes courantes sont les suivantes : À faire, En cours, Révision/Assurance qualité, et Terminé. Dans notre équipe, nous ajoutons « Prêt pour révision » et « En attente de parties prenantes » pour rendre les blocages visibles. Cette étape vous permet de clarifier le flux de processus agile et d’identifier les points de blocage des tâches.

Étape 5 : définissez les limites de travail en cours et la cadence des sprints

Si vous utilisez Scrum, décidez de la durée de vos sprints (généralement d’une à quatre semaines). Pour Kanban, définissez les limites de travail en cours pour éviter toute surcharge. Cela permet à votre équipe de rester concentrée et d’éviter le chaos lié à la gestion de trop de choses à la fois.

Étape 6 : assignez les rôles et responsabilités

Définissez clairement qui fait quoi, y compris les propriétaires de produits, les Scrum Masters et les membres de l’équipe. La méthode agile encourage les équipes auto-organisées, mais cela ne veut pas dire qu’il n’y a pas de structure. La responsabilisation est essentielle pour garder votre projet sur la bonne voie.

Étape 7 : utilisez le bon outil de gestion de projet

Vous aurez besoin d’un espace pour gérer les tâches en backlog, suivre les sprints, assigner des tâches, et surveiller les progrès. Un outil de gestion de projet comme Wrike permet à votre équipe de collaborer, d’automatiser les mises à jour et de rester alignée, notamment lorsque plusieurs sprints ou équipes sont impliqués.

Étape 8 : inspectez, adaptez et améliorez

La méthode agile est fondée sur l’amélioration continue. Utilisez les rétrospectives, les retours réguliers et les métriques (comme les diagrammes de flux cumulatifs) pour découvrir ce qui fonctionne… et ce qui ne fonctionne pas. Puis, ajustez le workflow. La méthode agile est un état d’esprit, pas un système fixe.

Quels sont les avantages des workflows agiles ?

Les workflows agiles donnent aux équipes la structure nécessaire pour travailler rapidement sans se laisser ralentir par des formalités administratives.

En se concentrant sur un avancement progressif et des retours réguliers, la méthode agile facilite la livraison de travaux qui répondent aux besoins réels des clients… et pas seulement à ce qui a été prévu il y a des mois.

Voici quelques-uns des principaux avantages :

Avantage

Signification

Livraison plus rapide

Le travail est livré progressivement, permettant aux équipes de déployer des mises à jour et des fonctionnalités plus fréquemment.

Meilleure adaptabilité

Les équipes peuvent ajuster rapidement les priorités en fonction des retours des clients ou des besoins de l’entreprise, sans reprendre le projet à zéro.

Alignement renforcé

Une communication fréquente entre les chefs de projet, les membres de l’équipe et les principales parties prenantes permet à tout le monde de s’aligner sur des objectifs communs.

Amélioration continue

Les rétrospectives régulières aident les équipes à tirer des enseignements de chaque sprint et à apporter des améliorations en temps réel. Cela aide également les équipes à développer un flux de processus d’amélioration continue.

Plus de valeur, moins de travail inutile

Le travail est validé rapidement et fréquemment, ce qui réduit le risque de créer des fonctionnalités inutiles (un avantage clé pour les processus de développement axés sur les fonctionnalités).

Responsabilisation accrue des équipes

La méthode agile permet aux équipes auto-organisées de planifier et d’exécuter le travail selon leurs points forts.

 

Quelles sont les étapes du cycle de vie du workflow agile ?

 
 
 
 
 
 
 
 
Flux agile de gestion de projet avec backlog, sprint, test et rétrospective.

Les workflows agiles suivent une structure flexible et itérative qui aide les équipes à passer de l’idée à la livraison, et au-delà, tout en apprenant et en s’adaptant en continu.

Voici une répartition des étapes clés, avec un accent sur le produit.

1. Idéation

C’est là que le projet commence. Les équipes identifient les opportunités, définissent le problème et établissent la vision globale. Dans cette phase de production, l’accent est mis sur la compréhension de ce qui doit être réalisé et pourquoi.

2. Commencement

Une fois l’idée consolidée, l’équipe se réunit pour définir la portée du projet, s’aligner sur les objectifs et décider des critères de réussite. Les rôles sont assignés, les calendriers sont discutés et les ressources clés identifiées, le tout pour créer un point de départ clair pour le développement et pour réduire les incertitudes au début du travail.

3. Itération

Le travail est divisé en cycles courts et limités dans le temps, appelés sprints. Pendant chaque sprint, l’équipe sélectionne des tâches en backlog pour les développer, les tester et les affiner.

L’objectif est de produire un incrément fonctionnel du produit à la fin de chaque cycle, qui peut être examiné et adapté en fonction des retours, ce qui permet à l’équipe d’apporter des améliorations continues et significatives à mesure que le projet évolue.

4. Lancement

Après plusieurs itérations, une version fonctionnelle du produit est mise à disposition des utilisateurs. Cette étape se concentre sur la livraison de valeur et la collecte des retours des utilisateurs pour orienter le développement futur.

5. Production

Le produit est désormais disponible et utilisé dans des scénarios réels. L’équipe surveille les performances, résout les problèmes et assure le bon fonctionnement du produit.

6. Retrait

Finalement, le produit atteint la fin de son cycle de vie. Cette phase implique la mise hors service du produit, la migration des utilisateurs si nécessaire, et la fin du support.

Types de workflows agiles

Jusqu’à présent, nous avons examiné comment les workflows agiles optimisent le cycle de vie du produit, mais la méthode agile ne se limite pas aux équipes produits ou logicielles. Elle est désormais largement utilisée dans les services marketing, opérations, ressources humaines et même juridiques. Toute équipe qui travaille par cycles, gère des priorités changeantes ou valorise les retours, peut tirer parti d’une approche agile.

Il existe plusieurs types de workflows agiles, chacun conçu pour prendre en charge différentes structures d’équipe, types de projets et niveaux de complexité. Choisir le bon workflow dépend de la manière dont votre équipe travaille, du produit ou service que vous proposez et de la structure nécessaire à chaque phase du projet.

Workflow Scrum

Scrum est l’un des cadres agiles les plus utilisés. Le travail s’effectue dans le cadre de sprints, des itérations courtes à durée fixe (généralement d’une à quatre semaines). Chaque sprint inclut la planification, l’exécution, la révision et la rétrospective. Une équipe Scrum comprend des rôles définis comme le propriétaire de produit, le Scrum Master et l’équipe de développement, avec un fort accent mis sur la rapidité et l’amélioration continue.

Workflow Kanban

Le workflow Kanban est une approche plus visuelle et basée sur les flux. Au lieu de sprints fixes, les équipes sélectionnent des tâches en backlog et les déplacent sur un tableau Kanban à travers des étapes comme « À faire », « En cours » et « Terminé ». C’est idéal pour les équipes qui donnent la priorité à un workflow stable et veulent limiter le travail en cours pour améliorer l’attention et la livraison.

Les équipes marketing, par exemple, utilisent souvent le workflow Kanban pour gérer la production de contenu ou les campagnes, en suivant les ressources depuis leur version initiale jusqu’à leur révision, puis leur publication.

Scrumban

Scrumban associe la structure d’un workflow Scrum à la flexibilité du workflow Kanban. Les équipes peuvent planifier le travail en sprints, mais utilisent un modèle de flux continu pour sélectionner les tâches et gérer les capacités en temps réel. Ce workflow hybride est utile pour les équipes qui s’éloignent de la gestion de projet traditionnelle ou qui cherchent à développer leur pratique agile.

Les équipes créatives et de design utilisent souvent Scrumban lorsqu’elles doivent planifier le travail de campagne tout en répondant aux demandes de dernière minute, leur offrant juste assez de structure pour planifier, sans perdre en flexibilité.

Extreme Programming (XP)

XP est conçu pour les équipes de développement logiciel qui souhaitent mettre l’accent sur l’excellence technique et une étroite collaboration. Il inclut des pratiques comme la programmation en binôme, le développement piloté par les tests (TDD) et des déploiements fréquents. Le workflow XP se concentre sur la livraison de code de haute qualité grâce à des cycles de développement courts et une communication constante.

Développement axé sur les fonctionnalités (FDD)

FDD organise le développement autour de l’élaboration et de la livraison de fonctionnalités spécifiques. C’est idéal pour les grandes équipes structurées qui souhaitent tout de même profiter des avantages de l’agilité mais qui ont besoin d’un design et d’une architecture en amont. Les workflows FDD sont souvent plus longs et plus séquentiels que dans Scrum ou Kanban, mais restent adaptatifs.

Chacun de ces workflows suit les principes agiles, y compris la livraison itérative, la collaboration d’équipe et les retours réguliers des clients, mais la manière dont ils structurent le travail varie. L’essentiel est de trouver ce qui convient au flux de processus de votre équipe, sans imposer un cadre qui ne correspond pas au fonctionnement réel de votre équipe.

Comprendre la structure du workflow agile 

Un workflow agile n’est pas simplement une liste de tâches qui restent dans des tâches en backlog produit interminables. C’est un système structuré pour que le travail décrivant comment le travail évolue de l’idée à la livraison.

Bien que les détails puissent varier selon votre cadre de travail (Scrum, Kanban, etc.), la plupart des workflows agiles suivent quelques éléments communs : des tâches en backlog de travail priorisé, un ensemble clair d’étapes du workflow (comme « À faire », « En cours », « Terminé ») et des retours réguliers pour orienter les décisions.

La puissance de cette structure s’explique par son équilibre entre visibilité et flexibilité. Tous les membres de l’équipe peuvent voir ce qui est en cours, ce qui est bloqué et ce qui arrive ensuite, sans dépendre de longues réunions de suivi ou de retards inutiles. Combiné avec des mises à jour automatisées et en temps réel dans un outil de gestion de projet, il permet aux équipes d’avancer tout en restant alignées sur le travail qui compte le plus.

La méthode agile dans le développement logiciel et la gestion de projet 

La méthode agile est née dans le domaine des logiciels, et ce n’est pas un hasard. Elle a permis aux développeurs de travailler plus vite, de développer les fonctionnalités essentielles et d’apporter des changements basés sur les retours réels des utilisateurs plutôt que sur des exigences statiques. Ce type de flexibilité est difficile à égaler lorsque vous créez quelque chose de complexe et évolutif, qu’il s’agisse d’une nouvelle fonctionnalité ou d’un lancement réussi d’un produit complet.

Mais la méthode agile n’est plus réservée aux ingénieurs. Dans les principes de gestion de projet qui peuvent être appliqués à tout service ou fonction, la méthode agile aide les équipes à rester concentrées sur ce qui compte le plus, même lorsque les priorités changent. Que ce soit un plan marketing, une fusion ou acquisition, un lancement de produit ou une initiative de recrutement, la méthode agile donne aux équipes une structure flexible pour avancer rapidement, mieux collaborer et s’adapter sans perdre leur dynamique.

Vous pouvez planifier de manière dynamique, ajuster la portée sans repartir de zéro et impliquer les parties prenantes tout au long du processus, et pas seulement à la fin. Pour gérer les sprints ou organiser les réunions quotidiennes, la méthode agile donne à votre équipe la structure nécessaire pour s’adapter et l’espace nécessaire pour s’améliorer au fur et à mesure.

Adopter la méthode agile avec Wrike pour mettre fin aux projets chaotiques

Lorsqu’un projet traditionnel sur six dépasse son budget de 200 %, ce n’est pas seulement un risque de calendrier qui est en jeu, c’est aussi un gaspillage des dépenses, une perte de dynamique et des équipes frustrées. Et avec des budgets toujours plus serrés, cette marge d’erreur ne cesse de diminuer.

Les workflows agiles vous permettent de prendre le contrôle sans perdre de vitesse. Avec Wrike, vous pouvez cartographier votre processus, suivre le travail de votre équipe en temps réel et ajuster les priorités sans compromettre tout le projet. Voilà à quoi ressemble la méthode agile lorsqu’elle fonctionne vraiment, pas seulement en théorie, mais aussi au sein de vos projets et de vos équipes, et au cœur des changements du monde réel.

 

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