Pour planifier votre calendrier de projet pour le mois suivant ou l’année suivante, vous vous demandez peut-être quelle est la meilleure méthode de capturer vos idées. Pour autant que votre approche classique (mais inefficace) du stylo, du papier et de la règle est obsolète, les employés s’appuient sur trois façons de construire un calendrier de chef de projet numérique lors des réunions de planification de projet. Laquelle convient à votre équipe ?

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1. Tableur Excel : Outil le plus familier, méthode la moins efficace

La suite Microsoft Office est l’un des premiers programmes que les nouveaux utilisateurs apprennent à utiliser. Par conséquent, ces derniers comptent souvent sur Excel pour facilement mettre en forme tout ce qui s’affiche dans un tableau, calendriers inclus. Pour répondre à ce besoin, Excel possède des modèles de calendrier pratiques et préconçus, vous ne perdez ainsi pas de temps à les créer et passez facilement à la planification. (Le calendrier ci-dessus est un exemple de modèle Excel préchargé.) Si vous utilisez un tableur Excel pour planifier votre calendrier de projet, les membres de votre équipe savent certainement déjà comment ouvrir et modifier ce document. 

Conçu en tant qu’outil hors ligne, Microsoft Excel est la méthode la moins efficace de collaboration sur votre calendrier de projet. Après avoir entré les jalons, vous devez trouver la meilleure façon de partager et de modifier le fichier. Si vous partagez le document par courriel, il sera probablement perdu dans le trou noir de la boîte de réception de votre collègue. Les plateformes de partage de fichiers comme Google Drive, Dropbox, ou Box permettent à vos collègues de charger séparément des versions mises à jour du calendrier, ce qui signifie qu’elles devront toutes être consolidées plus tard. C’est plus de travail pour le chef d’équipe. 

Excel est correct pour les versions finales des calendriers, mais il ne fonctionne tout simplement pas comme une plateforme efficace pour la planification des projets collaboratifs.

2. Google Agenda : Outil familier, méthode assez efficace

Pour les équipes qui veulent collaborer à la planification des projets et veulent le faire en temps réel, il existe des calendriers en ligne comme Google Agenda. Sur LifeHacker.com, un article explique comment gérer des échéanciers de projet sur Google Agenda.

Vous pouvez créer plusieurs calendriers sur Google Agenda et choisir, lesquels vous souhaitez actuellement afficher. Vos calendriers peuvent s’organiser de deux manières :

1. Par assignataire : Créez un calendrier pour chaque membre de l’équipe et indiquez leurs tâches sur leurs calendriers personnels. Les chefs d’équipe peuvent consulter les charges de travail de chaque membre ou de plusieurs membres de l’équipe pour vérifier leurs échéances à venir.

2. Par projet : Créez un calendrier distinct pour chaque grand projet sur lequel votre équipe travaille, et entrez les dates d’échéances des tâches et les étapes du projet. Vous serez en mesure de comparer les échéanciers de différents projets, pour voir si un travail doit être reporté pour prendre en charge les charges de travail importantes d’autres projets.

Google Agenda est une méthode bien plus efficace pour la planification des projets en collaboration, mais elle est encore imparfaite. Contrairement aux tableurs Excel, tous les membres de votre équipe peuvent accéder et modifier les tâches simultanément, et sans vous soucier du contrôle des versions. Les limites de Google Agenda n’apparaissent qu’une fois que vous vous intéressez aux menus détails de la planification de projet, en notant les tâches interdépendantes, et en découvrant où et pourquoi les goulots d’étranglement de travail apparaissent au fur et à mesure que le projet progresse.

3. Diagramme de Gantt : Outil le moins familier, méthode la plus efficace

3 façons de créer votre calendrier de chef de projet : N° 3 Diagrammes de Gantt (Wrike illustré)

Les diagrammes de Gantt sont l’outil indispensable pour chaque chef ou équipe qui souhaite une vue détaillée de ses projets. Les diagrammes de Gantt les plus efficaces sont disponibles en ligne avec l’automatisation intégrée. Cela permet aux équipes de mettre en place, en temps réel, toutes leurs tâches et étapes de projet. Ainsi, elles peuvent planifier ensemble un calendrier de projet. Les diagrammes de Gantt indiquent aussi la durée des tâches, relient leurs dépendances, inscrivent les assignataires et comparent l’avancement de votre projet à son chemin critique pour savoir si vous êtes en retard. Vous pouvez également afficher plusieurs projets sur le même diagramme de Gantt pour voir comment les projets s’alignent.

Le diagramme de Gantt est l’outil le moins familier pour ceux qui ne sont pas chefs de projet, votre équipe peut avoir besoin de temps pour s’y familiariser. Toutefois, ils existent spécifiquement aux fins de planification de projets et ainsi, représentent le moyen le plus efficace d’élaborer votre calendrier de projet. Les contraintes que trouvent de nombreuses équipes chez Excel et Google Agenda sont résolues à l’aide des diagrammes de Gantt. Une fois que vous vous êtes habitués à l’utilisation des diagrammes de Gantt, ils sont sans aucun doute le moyen le plus efficace de planifier votre calendrier de chef de projet.

Comment votre équipe planifie-t-elle des projets ?

Les diagrammes de Gantt sont la meilleure façon d’aménager votre calendrier de 2015, mais ils sont aussi les moins utilisés. Si apprendre plus sur l’utilisation de diagrammes de Gantt pour faciliter votre planification de projets vous intéresse, consultez les diagrammes de Gantt interactifs de Wrike et faites un essai gratuit.

Documents connexes : Bases de la gestion de projets : Guide des diagrammes de Gantt destiné aux débutantsQu’est-ce qu’un diagramme de Gantt ? (infographie)

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