Embauche ? Vous avez besoin de ce Modèle idéal d'intégration des employés

L'une de mes scènes préférées au cinéma est celle du film Madame Doubtfire avec le regretté Robin Williams. Attention spoiler, si vous ne l'avez pas vu ! A la fin, lorsqu'on apprend que Robin Williams a effectivement été la nounou dans la maison de Sally Fields pendant des mois, elle passe par toute une série d'émotions. Elle répète la question : « Tout le temps ? » Mais la tête qu'elle fait pendant qu'elle traite le flot d'informations qui lui traverse l'esprit et réfléchit à tout ce que le personnage de Robin Williams a pu voir pendant cette période est un pur triomphe. On voit la confusion, le choc, puis la colère et la rage alors qu'elle revit les derniers mois dans sa tête et se rend compte que tout ce qu'elle percevait comme la réalité ne l'était pas vraiment.

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Cette réaction est exactement le contraire de ce que vous voulez quand une nouvelle personne rejoint votre entreprise. Vous ne voulez pas qu'elle se repasse le film de son entretien d'embauche dans sa tête et qu'elle se demande ce qui se passe durant son intégration. Vous ne voulez pas non plus que vos employés des TI et des RH soient confus, choqués ou en colère lorsqu'ils réalisent les tâches d'intégration d'une nouvelle personne dans l'équipe.

Mais ne vous inquiétez pas. Notre objectif est de vous aider à éviter plusieurs Sally Fields dans votre bureau chaque fois que vous passez par le processus d'embauche. (Je n'ai rien contre elle, c'est une femme incroyable, mais avoir des centaines de Sally Fields dans cet état à tout moment du processus d'embauche serait un peu trop.) 

Vous avez probablement déjà entendu dire qu'une plateforme de gestion du travail offre une multitude d'avantages, dont une source unique de vérité pour les projets, un flux de travail automatisés, des formulaires de demande personnalisés et bien plus encore. L'utilisation de modèles dans votre plateforme de gestion collaborative du flux de travail signifie que des projets semblables peuvent être réalisés de la même manière à chaque fois. C'est un peu comme une version améliorée de la liste de vérification des bagages que vous utilisez pour ne pas oublier votre brosse à dents pour la 1 000e fois.

Ceux pour qui le modèle d'intégration des employés de Wrike est utile

1. Nouveaux employés débordés

Ce n'est pas pour rien qu'on parle du passage d'un emploi à l'autre comme d'une « aventure » ou d'un « voyage ». (En effet, 9 cadres sur 10 affirment que la rétention des employés est un problème pour eux). Tout nouvel emploi s'accompagne d'une mine d'informations nouvelles que l'on doit apprendre pour bien faire son travail. Même le simple fait de savoir à qui poser une question peut être un problème. Il y a des centaines de nouveaux noms, plusieurs nouveaux outils et potentiellement un tout nouvel ensemble de processus pour accomplir le travail, sans parler des tâches administratives (choisir les avantages, suivre une formation sur la sécurité et/ou les produits, etc.).

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Imaginez à présent que vous disposiez d'un endroit où obtenir un guide détaillé (et mis à jour en continu) avec un agenda quotidien des tâches pour vous mettre sur la bonne voie. En plus de votre liste de tâches, vous disposez également d'un répertoire d'informations pertinentes que vous pouvez consulter chaque fois que vous avez une question ou que vous oubliez comment quelque chose fonctionne. Ce sont là des fonctionnalités qu'un modèle de processus d'intégration comme le nôtre peut offrir.

2. Collaborateurs de l'équipe TI et RH submergés

Dans toute grande organisation, plusieurs personnes commencent le même jour. Chacune a besoin d'aide pour les mêmes types de tâches : configurer un nouvel ordinateur, remplir les formulaires d'autorisation des employés, fournir des renseignements sur les prestations, accorder le provisionnement, etc. Mais ces tâches sont différentes d'un employé à l'autre. Un vice-président directeur a généralement une rémunération totalement différente de celle d'un stagiaire d'été, et un nouveau développeur a besoin d'un ensemble de permissions très différentes de celles d'un employé du marketing. Selon BambooHR, 45 % des RH estiment que plus de 10 000 $ sont gaspillés chaque année à cause d'une intégration inefficace. La mise en place de formulaires dynamiques qui modifient les tâches nécessaires et créent une liste de contrôle d'intégration de l'employé en fonction du rôle de l'employé peut permettre de gagner du temps, de réduire les erreurs et d'assurer une intégration harmonieuse.

« Wrike est en croissance rapide, et je suis toujours reconnaissante pour les modèles d'intégration de notre personnel chaque fois que nous avons un nouvel employé. Ils me permettent de gagner beaucoup de temps et de savoir que je n'ai rien oublié dans la précipitation pour que tout le monde ait ce dont il a besoin avant son premier jour ». – Victoria Copriviza, Partenaire commerciale RH

3. Responsables tendus 

On dit qu'il faut tout un village pour élever un enfant, mais il faut pratiquement toute l'organisation pour embaucher un nouvel employé. En plus de la kyrielle d'activités des nouveaux employés et de l'implication du personnel des RH et des TI (ainsi que le service auquel appartient le nouvel employé), vous ne pouvez pas oublier le responsable du nouvel employé. Bien souvent, ils sont déjà surmenés et stressés à cause de leurs responsabilités quotidiennes, et le fait de devoir gérer le processus d'intégration à chaque fois qu'une nouvelle personne est embauchée ne fait qu'ajouter à leur liste de tâches déjà surchargée.

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Bien que l'ajout d'un nouveau collaborateur en vaille la peine à long terme, il y a un coût initial. (Glassdoor estime qu'il faut 24 jours 4 000 $ pour embaucher un nouvel employé). Le simple fait de réfléchir et de se rappeler les éléments importants que cette nouvelle personne doit apprendre nécessite du temps qui aurait pu être consacré aux projets déjà en cours. Mais avec un modèle qui préremplit les tâches, mémorise les informations importantes et programme automatiquement des rappels pour les suivis, vous pouvez éviter que le travail le week-end ne devienne une habitude.

Vous êtes prêt à commencer ?

Notre modèle d'intégration des employés offre tout ce dont vous avez besoin pour accueillir vos nouveaux employés de manière harmonieuse et homogène dans votre organisation, les émotions extrêmes en moins et avec l'assurance d'un environnement de travail sans Sally Field.

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