Conseils et bonnes pratiques de gestion opérationnelle destinés aux chefs d'équipes

Une des meilleures façons de maximiser votre bénéfice d'exploitation net consiste à utiliser les bons outils de gestion d'équipe. En réalité, les avantages de ces outils (responsabilisation de chacun, objectifs clarifiés et points de comparaison, notamment) peuvent empêcher l'échec de 75 % des projets informatiques.

Même si vous êtes peu familier de la technologie, l'utilisation d'outils tels que Wrike peut tout de même vous aider à mieux travailler et planifier vos réussites. Découvrez les conseils pratiques ci-dessous et les avantages que peuvent vous apporter nos fonctionnalités de gestion opérationnelle.

Présentation de l'un des meilleurs outils de gestion d'équipe

Wrike combine les fonctionnalités les plus appréciées de différents outils de gestion opérationnelle en une seule plateforme facilement accessible. Ces fonctionnalités comprennent des rapports automatisés sur vos indicateurs de projet clés, des diagrammes de Gantt permettant de mieux répartir la charge de travail et une visibilité totale sur les performances et l'avancement.

Les membres de votre équipe peuvent facilement consulter les tâches qui leur incombent ainsi que celles sur lesquelles travaillent leurs collègues. Chaque aspect du projet étant présenté, il est également aisé d'identifier ou de prévoir les goulots d'étranglement.

De plus, puisque les membres de votre équipe ont tous accès aux mêmes données, ils ont les moyens de résoudre par eux-mêmes les problèmes rencontrés. Vous pouvez simplement superviser et approuver ces modifications, si nécessaire, grâce aux outils de communication et de messagerie intégrés au programme.

Ces mêmes outils de communication garantissent également le fait que les mises à jour importantes (par exemple, demandes client ou statut des ressources) sont toutes organisées et accessibles. C'est un avantage considérable par rapport aux échanges désordonnés par e-mail dans lesquels les informations sont souvent perdues !

Maintenant que vous savez ce que Wrike a à vous offrir, détaillons les conseils permettant une gestion opérationnelle efficace afin que vous puissiez les mettre en œuvre avec votre logiciel.

Organiser le travail et la capacité de chaque membre de l'équipe

Pour créer des calendriers qui fonctionnent, vous devez prendre en compte les contraintes personnelles et de l'entreprise — depuis les congés payés jusqu'aux projets concurrents. Si vous utilisez actuellement des e-mails ou un tableur pour regrouper, organiser et affecter les différents calendriers, vous savez combien la gestion de ces données peut être déroutante. Cependant ce processus peut être rationalisé rapidement, grâce une application de gestion d'équipe appropriée.

Par exemple, Wrike dispose de calendriers collaboratifs intégrés, que votre équipe peut mettre à jour au besoin. Vous serez ainsi toujours au courant de la disponibilité de vos collaborateurs, même lorsque l'un d'entre eux est en arrêt maladie.

De plus, le tableau de bord de gestion de projet proposé par Wrike vous permet de parcourir rapidement les affectations en cours et d'identifier qui est disponible et pourrait reprendre certaines tâches selon les besoins. Ainsi, les prévisions temporelles et budgétaires sont respectées, quels que soient les blocages couramment rencontrés.

Prévoir les ressources et les charges de travail de tous les projets

La planification des capacités dans la gestion opérationnelle est une des difficultés les plus importantes rencontrées par les équipes commerciales à l'heure actuelle. Il faut savoir exactement ce qui doit être fait pour chaque projet, combien de temps chaque étape va prendre et qui peut prendre en charge chaque tâche à chaque étape.

Grâce à Wrike, vous pouvez partir de zéro et créer des flux de travail personnalisés avec vos ressources rangées proprement dans un tableau de bord, ou bien vous pouvez créer des modèles à partir de projets déjà réalisés pour répliquer vos réussites précédentes. Dans les deux cas, vous pourrez consulter, organiser et exécuter votre stratégie de gestion des ressources plus facilement et plus clairement.

Suivre toutes les modifications et mises à jour

Il est probable que votre équipe ait besoin d'aide pour s'adapter à un environnement collaboratif en constante évolution. Certaines ressources requièrent peut-être une approbation supplémentaire avant de passer à l'étape suivante. Il se peut que vous jongliez entre des affectations supplémentaires à gérer ou des clients qui demandent d'avancer la livraison de leur projet.

Tout ceci est normal dans la vie d'un projet, c'est pourquoi il est important d'avoir mis en place un plan permettant de tenir informés tous les intervenants et de préserver la productivité même lorsque les problèmes apparaissent.

La solution la plus rapide et la plus simple consiste à adopter un logiciel comme Wrike qui informe automatiquement les intervenants concernés de tout changement en temps réel. Un tel outil fait gagner du temps car vous n'avez pas à contacter chaque personne individuellement ni obtenir leur approbation au sujet du changement de calendrier, ni même vous inquiéter de savoir si tout le monde a été informé.

Partager en direct des rapports sur les projets avec tous les intervenants

Comme nous venons de l'évoquer, il est important que les membres de votre équipe restent dans la boucle. Mais qu'en est-il de vos clients et partenaires ? Même les projets les plus productifs peuvent être coupés dans leur élan lorsque des décisionnaires externes retardent leurs approbations ou demandent des rapports de gestion détaillés alors que vos journées sont déjà bien remplies.

C'est là que Wrike entre en jeu. Vous pouvez donner à toutes les parties prenantes un accès, limité ou non, aux tableaux de bord de leurs projets afin qu'elles puissent voir ce qui est terminé, ce qu'il reste à faire et les dates de fin prévisionnelles.

De plus, si besoin, elles peuvent communiquer directement avec les membres de l'équipe concernés au sujet d'étapes spécifiques. Votre équipe est donc plus autonome, et ce moyen direct de communication fait gagner du temps à tout le monde.

Améliorer les équipes grâce à un meilleur encadrement

Un outil de gestion opérationnelle représente bien plus qu'un simple logiciel à adopter. Il s'agit d'une méthode efficace pour rationaliser les projets à travers des tâches, des données et une gestion des ressources organisées de façon visuelle. Si vous voulez voir par vous-même comment fonctionne Wrike, inscrivez-vous pour notre essai gratuit.

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