Comment la mentalité du « plus tôt possible » fait du tort à votre équipe ?

« J'en ai besoin le plus tôt possible. »
« Peux-tu commencer cela le plus tôt possible ? »
« On se réunit le plus tôt possible. »

Selon le dicton, le temps, c'est de l'argent. Ainsi, cette idée d'ajouter « le plus tôt possible » à la fin de chaque demande représente notre façon d'économiser de l'argent (du temps). Tout est dû de manière urgente, par tout le monde. Mais si tout est urgent, alors rien n'est réellement urgent non ?

Avec cette mentalité du « plus tôt possible », nous créons un environnement de tohu-bohu frénétique ; nous nous arrachons les cheveux en tentant de respecter les délais, de faire les réunions, d'être productif, innovant, créatif et (en plus de tout cela), d'avancer vers nos objectifs personnels de carrière. Ce problème ne fait que s'aggraver.

Vous en doutez ? TripAdvisor a réalisé une enquête internationale sur les principales activités de travail que les employés ont lorsqu'ils sont en vacances. En voici les résultats :

TripAdvisor a réalisé une enquête internationale sur les principales activités de travail des employés lorsqu'ils sont en vacances.
Source : TripAdvisor

Même si le temps n'est pas une ressource illimitée, nous devons cesser de favoriser la rapidité au détriment de la qualité et de sacrifier notre temps de repos.

Le problème avec « le plus vite possible »

Outre son utilisation pour décrire une tâche plus urgente et plus importante que les autres, la signification de cette expression est totalement subjective.

Est-ce que « le plus vite possible » c'est aujourd'hui ou demain ? La semaine prochaine ou le mois prochain ? « Le plus tôt possible » peut avoir une signification très différente pour la personne qui énonce la demande que pour la personne qui la reçoit. Comme la demande est vague, elle ne fournit aucune indication sur le moment où la tâche doit être réalisée.

De plus, la mentalité du « plus tôt possible » affecte réellement l'implication des employés. Comme les employés ne cessent de se presser et de lutter pour terminer les tâches « le plus tôt possible », leur assurance et leur motivation diminuent, les conduisant finalement au désengagement et au burn-out. Les employés qui ne se sentent plus impliqués coûtent aux États-Unis environ 605 milliards de dollars chaque année.

Parlons maintenant des signes et signaux attestant le fait que la mentalité du « plus tôt possible » nuit à votre main d'œuvre petit à petit.

Les effets du « plus tôt possible »

La confiance en soi, première victime

Lorsque quelqu'un vous demande de faire quelque chose le plus tôt possible, comment vous sentez-vous ? Je doute que vous vous sentiez épanoui et motivé. Cela provoque probablement l'effet opposé.

Votre confiance en vous est grandement affectée lorsque quelqu'un vous demande de faire quelque chose le plus tôt possible. Utiliser cette expression pour cataloguer quelque chose comme important revient à dire « Si tu ne peux pas faire cela pour moi maintenant, tu es inutile ». Quoi de mieux que cela pour anéantir la confiance en soi ?

Au lieu de cela, essayez de dire quelque chose comme « Ceci est réellement important. Sur quoi est-ce que tu travailles en ce moment ? Peut-être que l'on peut revoir les priorités ? De cette façon, vous ne placez pas toute la responsabilité de la réorganisation des choses sur la personne.

Les plans déraillent

Les plans tombent à l'eau dès qu'une tâche « le plus tôt possible » entre en jeu. Lorsqu'une tâche de la sorte est placée au sommet de la liste des tâches, toutes les autres tâches importantes (et les non importantes, mais qui doivent néanmoins être réalisées) sont repoussées.

De plus, ce que représente « le plus tôt possible » peut différer d'une personne à l'autre. Prenez donc l'habitude d'attribuer un délai à « le plus tôt possible ». Un délai est plus objectif lorsque sa réalisation est liée à une date concrète.

Nous avons besoin de ces données le plus tôt possible
Source : PHD Comics

La productivité est annihilée

Interrompre une tâche en pleine réalisation pour en démarrer une nouvelle le plus tôt possible détruit totalement le dynamisme et l'élan de productivité que vous aviez acquis pour la première tâche. Changer continuellement de tâches (communément appelé le multitâche) vous prend en réalité 40 % de temps en plus pour réaliser les tâches, que si vous les traitiez séparément.

Abordez une tâche à la fois. Si une tâche apparaît soudainement, soyez clair et faites savoir que vous travaillez déjà sur une autre tâche. Dans ce contexte, c'est votre responsable qui doit vous dire si vous devez laisser la première tâche de côté pour vous concentrer sur la tâche urgente, ou si vous devez finir la première avant de passer à l'urgente.

La confiance se perd

Utiliser « le plus tôt possible » est une manière infaillible pour perdre la confiance de toute votre équipe. Annoncer des délais subjectifs et créer un stress inutile revient à tendre un piège à votre équipe pour qu'elle échoue. Et elle-ci ne tardera pas à vous en vouloir.

Au lieu de cela, essayez de gagner leur confiance par le biais d'entrevues personnelles et échangez au sujet des objectifs hautement prioritaires. Si une demande urgente très importante survient, allégez leur charge de travail en attribuant certaines de leurs tâches à un autre membre de l'équipe.

La qualité est sacrifiée

Pour réaliser quelque chose le plus tôt possible, vous devez forcément sacrifier la qualité pour le faire à temps. Lorsque cela se produit, les risques de devoir faire des modifications ou refaire le travail augmentent, et vous devrez passer autant de temps (parfois même plus) à travailler dessus.

Ne laissez pas l'urgence faire de l'ombre à la qualité de travail. Si quelque chose doit prendre un peu plus de temps à finaliser pour plus de qualité, sachez que ceci représente un argument tout à fait recevable pour les clients et parties prenantes. Ceux-ci préfèreront ce cas de figure, plutôt que d'obtenir quelque chose qui ne répond pas à leurs exigences.

Cessez d'utiliser « le plus tôt possible », dès que possible !

Si vous vous considérez être de ceux qui transforment tout en primordial, vous pouvez peut être repenser votre stratégie. Le temps gagné en sacrifiant l'assurance et la confiance de votre équipe, les autres délais, la productivité et la qualité de travail pour trouver la façon la plus rapide de placer quelque chose au sommet de la liste des tâches, cela n'en vaut pas la peine. Changez votre façon de penser, et vous observerez la formation d'un immense élan et une grande marge de manœuvre.

Et maintenant ?

Vous avez arrêté les « plus tôt possible », et ensuite ? Voici quelques articles qui vous aideront à faire la transition vers un flux de travail plus productif et plus facile :

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