Comme déjà indiqué : les jours où l'e-mail était le principal outil de gestion des projets en équipesont révolus. Le succès fulgurant des e-mails comme outil de gestion des projets était lié à leur commodité et leur rapidité des premiers temps. Les restrictions étaient quasi nulles étant donné que chaque membre possédait une adresse mail, un programme de messagerie intégré au bureaux ou aux navigateurs et sans aucun besoin de formation. Ils étaient donc utilisés non seulement pour les messages courts et immédiats, qui étaient leur raison d'être, mais aussi pour leur capacité à rassembler les individus en vue d'une collaboration virtuelle.

Mais ils ont été éclipsés par d'autres outils. Quand vous devez travailler avec une équipe et avoir un oeil sur une dizaine de collaborateurs qui modifient des parties simultanément, les boîtes mail, non pensées pour ce type d'utilisation, sont surchargées, ce qui rend la recherche d'information ou d'un feedback unifié très difficile. Analysons comment l'e-mail a atteint les limites de ses fonctionnalités pour les projets en équipe :

1. L'e-mail est un système push

Dans le sondage 2015 Wrike de gestion d'entreprise 60% des 1400 personnes ayant répondu au sondage ont indiqué que "les informations manquantes" était la principale cause de stress sur leur lieu de travail. Et l'e-mail est en grande partie responsable du problème parce que c'est un système push : je dois attendre que l'autre m'envoie l'information. Que se passe-t-il quand j'envoie un mail à un collègue pour voir la mise à jour des ventes (ou leur localisation) afin de pouvoir effectuer mes tâches du jour ? J'attends que la réponse arrive dans ma boîte de réception et je ne peux pas avancer tant qu'elle n'arrive pas. Pas étonnant que la productivité des Etats-Unis soit aussi basse.

Comparez à présent cette expérience avec un système de collaboration "pull" que le système du software vous offre. Si je dois mettre les ventes à jour, je peux aller sur le fichier public du service marketing, dont les listes, entre autres choses, proposent des fichiers d'actifs de contenus et même aussi des paquets. Ou je peux faire une recherche des ventes mises à jour en utilisant les mots clés appropriés. Je ne dois pas attendre qu'un collègue m'informe, je peux obtenir moi-même les informations.

2. L'e-mail est une zone de dépôt d'informations désorganisé

Lorsqu'un historique d'e-mail contient un fil de plus de 10 messages et que c'est parmi ces messages que se trouve la date limite de ma tâche, il me reste deux options : rechercher les mots "date limite" dans ma boîte de réception ou parcourir ces 10 messages un par un jusqu'à ce que je trouve cette "information manquante". Dans la procédure, j'ai perdu de précieuses minutes qui auraient pu être utilisées dans un but plus productif.

En contraste, un outil collaboratif me montre les dates limites clairement, en même temps qu'un briefing complet de toutes les données pertinentessur lesquelles je dois commencer à travailler : l'objectif, le public, le format du matériel à rendre, savoir si c'est d'une importance élevée ou basse, peut-être même les dernières versions du fichier que je dois mettre à jour. Ensuite je peux facilement regrouper des tâches dans des fichiers afin que toutes les informations liées ou les éléments "à traiter" soient organisés par contexte. Bien entendu, je peux utiliser des marques ou des étiquettes dans ma boîte mail. Mais il s'agit de ma configuration personnelle et le reste de mon équipe ne verra jamais ces marques.

3. L'e-mail ne possède pas un flux de travail intégré

Aux marques et étiquettes citées plus haut on peut ajouter que l'e-mail manque totalement d'un flux de travail. Bien entendu, je peux installer un ajout Gmail ou une extension Chrome (et il en existe de nombreuses) pour donner à ma boîte de réception une apparence opérationnelle, mais une fois encore, c'est pour mon usage strictement personnel. Et faire copier mes paramètres par toute mon équipe est une perte de temps et un effort inutile. Et tout ce que je peux étiqueter comme "à faire, en cours, fait". Ne vous méprenez pas vous êtes entièrement libre de transformer votre boîte mail en une liste de choses à faire. Mais ce n'est pas ce pourquoi l'e-mail a été conçu.

Les outils collaboratifs, d'un autre côté, sont conçus pour prendre vos projets en charge, quelle que soit leur taille, et les diviser en tâches plus petites, en imposant un ordre, des priorités et une procédure pour chacune d'elles. Encore mieux, certains outils clouds (pas tous) collaboratifs vous permettent de personnaliser votre flux de travailpour l'adapter à la façon de travailler de votre équipe-au lieu de n'importe quelle méthode. Et parce que votre équipe a la même visibilité, chacun peut voir le contexte plus vaste de chaque tâche et est informé quand une tâche sur laquelle ils travaillent a progressé vers l'étape suivante du flux de travail de l'équipe.

Gérer des projets par e-mail ne fera pas progresser votre entreprise

L'e-mail de ne disparaît pas : il reste un outil formidable pour des communications courtes et le partage d'informations générales. Cependant l'e-mail est un outil dépassé pour la gestion de projets Si vous refusez de comprendre ça, prenez garde au rythme de vos concurrents. Si vous continuez à gérer des projets à l'aide d'e-mails, vous choisissez de ralentir le rythme auquel votre société accomplit les tâches.

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