Descubre la workflow automation: el motor invisible que potencia a los equipos de élite

Lo que a menudo ralentiza la mayoría de los flujos de trabajo no es el trabajo en sí, sino esas tediosas tareas manuales que se acumulan en la cadena y retrasan los plazos. He visto esto de primera mano: trabajo duplicado, actualizaciones perdidas o retrasos causados por esperar a la siguiente persona en la cadena. Ahí es donde entra en acción la workflow automation.

Al eliminar tareas repetitivas, minimizar los retrasos y reducir las actualizaciones manuales, una solución de automatización del flujo de trabajo libera a los equipos para centrarse en el trabajo de alto valor. Una vez que la automatización está en marcha, he visto mejoras inmediatas puesto que aclara la definición de responsabilidades, hace avanzar más rápido y logra que los procesos sigan adelante sin comprobaciones constantes.

En este artículo, exploraremos cómo los equipos de alto rendimiento utilizan la automatización del flujo de trabajo no solo para ahorrar tiempo, sino para construir sistemas más inteligentes y reducir el caos. Veamos cómo las plataformas de workflow automation como Wrike te ayuda a estar un paso por delante.

Índice

• ¿En qué consiste la workflow automation?

• Ventajas de la workflow automation

• Ejemplos de workflow automation

• ¿Cómo funciona la workflow automation?

• ¿Por qué invertir en flujos de trabajo automatizados?

• ¿Quién puede beneficiarse de la workflow automation?

• Prácticas recomendadas para implementar la automatización de procesos empresariales

• Funciones que buscar en el software de workflow automation

• Preguntas frecuentes

¿En qué consiste la workflow automation?

La workflow automation es el proceso de usar software para completar automáticamente pasos rutinarios en un flujo de trabajo empresarial, como asignar tareas, enviar notificaciones, recopilar datos o activar aprobaciones. En lugar de depender de personas para avanzar en el trabajo a través de tareas manuales repetitivas, las empresas pueden usar la workflow automation para gestionar las transiciones y el trabajo administrativo que está en segundo plano.

En Wrike, usamos la automatización para optimizar todos nuestros flujos de trabajo internos, lo que incluye desde aprobaciones de campañas de marketing hasta procesos de incorporación. Las tareas se crean, asignan y actualizan automáticamente según reglas que hemos creado alrededor de las etapas de los proyectos, envíos de formularios o cambios de estado, así que no se necesitan tareas como copiado continuo o interminables cadenas de correos electrónicos.

Ventajas de la workflow automation

Los flujos de trabajo automatizados son un tema candente por una razón. Con las herramientas adecuadas de workflow automation, las empresas pueden reducir las tareas rutinarias que obstaculizan su día a día, mejorar la precisión y dar a los equipos más tiempo para centrarse en iniciativas estratégicas. Desde gestionar solicitudes de servicio hasta la incorporación de clientes, la automatización posibilita operaciones más fluidas y mejores resultados en los departamentos. Echemos un vistazo.

En mi opinión, el potencial de la automatización es significativo.

A medida que las empresas hacen frente a una mayor carga de trabajo y flujos de trabajo más complejos, los procesos automatizados ofrecen una manera práctica de reducir las tareas manuales, mejorar la precisión y optimizar la productividad en la gestión de proyectos entre los equipos. Incluso iniciativas pequeñas de automatización pueden resultar en ganancias medibles, como tiempos de respuesta más rápidos, menos errores o mejor visibilidad de los indicadores clave de rendimiento.

Cuando se combina con el software adecuado de automatización del flujo de trabajo, estos beneficios llegan a toda la empresa. Y a medida que las herramientas de bajo código y la automatización con tecnología de IA evolucionan, las oportunidades para optimizar los flujos de trabajo y los procesos empresariales aumentarán aún más.

Pero si bien la automatización se hace más accesible, se está ampliando la brecha entre las empresas que invierten en optimizar los flujos de trabajo y aquellas que aún confían en procesos manuales. Los equipos con visión de futuro están integrando la automatización en sus operaciones diarias ahora... No solo para ahorrar tiempo, sino para mantenerse competitivos a medida que la transformación digital se acelera.

Quienes se quedan atrás corren el riesgo de verse superados por competidores más ágiles que pueden responder más rápido, escalar operaciones de manera eficiente y dirigir a sus empleados a trabajo que genera un valor real. Así que, quizá el beneficio más significativo de la automatización reside en la ventaja competitiva y preparada para el futuro que trae aparejado.

Ejemplos de workflow automation

Con beneficios como estos, no sorprende que la automatización en el lugar de trabajo se haya convertido en una parte central de las operaciones diarias en diversos sectores.

Casi el 40 % de los empleados en los EE. UU. informaron que ahora algún aspecto de su trabajo se gestiona mediante sistemas automatizados. Desde asignaciones de programas automatizados (34 %) hasta asignaciones de tareas (32,4 %), cada vez más equipos dependen de la workflow automation para gestionar procesos rutinarios y reducir tareas manuales.

¿Pero qué situación realmente existe en las empresas estadounidenses? Veamos cómo se ve esto en la práctica con algunos ejemplos reales de workflow automation.

Ejemplo 1: Gestión de tickets de soporte de TI

Si alguna vez has trabajado en un departamento de TI, sabrás que los tickets de soporte tienden a acumularse, no porque los problemas técnicos sean demasiado complejos, sino porque los procesos manuales lo ralentizan todo. Ordenar las solicitudes entrantes, asignarlas a la persona adecuada y mantener a los usuarios informados a menudo lleva más tiempo que resolver el problema. Y cuando un empleado importante se va de vacaciones o enferma, todo el sistema se desmorona.

Pero al automatizar la gestión de tickets, los equipos de TI pueden optimizar cómo se gestionan las solicitudes de servicio de principio a fin.

Por ejemplo, cuando un usuario envía un ticket de soporte a través de un portal o correo electrónico, el software de automatización puede categorizarlo inmediatamente según palabras clave o niveles de urgencia. A partir de ahí, el sistema asigna el ticket al especialista de TI adecuado sin que nadie necesite revisarlo ni reenviarlo manualmente.

Una vez asignado, los flujos de trabajo automatizados activan actualizaciones de estado en tiempo real para mantener informado al solicitante, reduciendo la necesidad de correos electrónicos o llamadas de seguimiento. Si un ticket no se resuelve dentro de un tiempo establecido, las reglas de escalamiento lo enrutan automáticamente a un técnico o responsable superior para una resolución más rápida. Una vez resuelta la incidencia, se envía una encuesta de seguimiento para recabar comentarios, todo sin requerir intervención humana adicional.

Los equipos ahorran un tiempo significativo automatizando estas tareas repetibles, y la implementación de este tipo de automatización no requiere codificación pesada ni sistemas complejos. Un software de gestión de flujos de trabajo ofrece interfaces de tipo arrastrar y soltar y capacidades de integración con plataformas como Zendesk o Microsoft Teams. Esto facilita a los equipos de TI construir flujos de trabajo inteligentes que abordan la clasificación de tickets, asignación y escalamiento, transformando lo que solía ser un proceso que consumía tiempo en un sistema ágil y automatizado.

Ejemplo 2: Flujo de trabajo de admisión y puesta en marcha de proyectos

En el trabajo basado en proyectos, los retrasos suelen ocurrir antes de que el trabajo siquiera comience, cuando las solicitudes son vagas, atrapadas en cadenas de correos electrónicos o enrutadas a la persona equivocada. Esto desacelera la planificación, nubla la visibilidad y lleva a tener que realizar de nuevo el trabajo antes de que el trabajo real siquiera comience.

Con los flujos de trabajo automatizados de admisión y ejecución de proyectos, los equipos pueden moverse más rápido y con más confianza desde la idea hasta la acción. Por ejemplo, cuando una persona envía una nueva solicitud de proyecto a través de un formulario personalizado de Wrike, la automatización asegura que la solicitud esté completa, correctamente categorizada y enrutada instantáneamente al responsable del equipo correcto. El sistema crea una tarea o proyecto completo con todo el contexto crítico rellenado, incluyendo plazos, colaboradores y dependencias.

Desde ahí, los flujos de trabajo guían el proyecto a través de etapas clave utilizando estados personalizados y notificaciones automatizadas. Las personas implicadas se mantienen informadas, nada se escapa y los jefes de proyecto pueden centrar su atención en buscar actualizaciones o lograr resultados. Los paneles de control en tiempo real rastrean el progreso con respecto a los plazos o SLA, lo que facilita la detección de riesgos y la toma de acciones tempranas.

Es una mejor experiencia tanto para el solicitante como para el equipo que hace el trabajo, puesto que reduce fricciones, aumenta el rendimiento y permite a los jefes de proyecto liderar con claridad y confianza.

Ejemplo 3: Enrutamiento de solicitudes de servicio al cliente

En este ejemplo, te estoy llevando al trabajo en segundo plano de Wrike. Este es nuestro proceso real de automatización para gestionar consultas de clientes.

En nuestros primeros días, los comentarios de los clientes a menudo llegaban mediante canales informales como el correo electrónico, lo que hacía más difícil rastrear, priorizar y responder de forma eficiente. Al introducir un flujo de trabajo más estructurado en Wrike, hemos podido enrutar las solicitudes a los equipos correctos más rápido, reducir el trabajo administrativo manual y centrar la energía en respuestas reflexivas y oportunas.

Ahora, el flujo de trabajo es así: mediante formularios de solicitud personalizados en Wrike, nuestro equipo de administración de cuentas recopila información detallada de los clientes. Una nueva solicitud activa instantáneamente la creación y asignación de tareas automatizadas basadas en prioridad o tipo de solicitud. Esto por sí solo reduce los retrasos y ayuda a equilibrar las cargas de trabajo en el equipo. Para mantener a los clientes informados, los estados personalizados de Wrike luego priorizan y rastrean las tareas a través de todo el flujo de trabajo, mientras que un panel de control proporciona visibilidad en tiempo real sobre casos abiertos, capacidad de los agentes y seguimiento de los SLA.

Al combinar estas funciones, nuestro equipo de servicio al cliente ha eliminado esas tareas que consumen tiempo y ha reducido drásticamente los tiempos de respuesta, manteniendo a nuestros clientes contentos y a nuestros agentes de servicio al cliente libres para hacer lo que realmente saben: ayudar a nuestros clientes a sacar el máximo partido de la potente plataforma de Wrike.

¿Cómo funciona la workflow automation?

La workflow automation conecta tareas, información y aprobaciones a través de reglas predefinidas, de modo que el trabajo avanza sin intervención manual. Cuando se completa una tarea, la automatización puede asignar el siguiente paso, notificar a las personas adecuadas, actualizar paneles de control o sincronizar datos entre sistemas.

Aquí explicamos cómo puedes comenzar a implementar la automatización en tus flujos de trabajo:

• Revisa los flujos de trabajo actuales, los roles y las responsabilidades: entiende cómo se inician los proyectos, qué activa las tareas, los criterios para la finalización y dónde suelen producirse los cuellos de botella.

• Mapea visualmente el flujo de trabajo: traza un esquema claro para detectar ineficiencias o posibles problemas. Involucra a equipos multifuncionales para refinar el proceso e identificar pasos innecesarios o tareas manuales.

• Identifica puntos de integración: detecta tareas que extraen datos de otros sistemas. Asegúrate de que tu software de automatización de flujos de trabajo admita estas integraciones y ajusta los flujos de trabajo si es necesario, a veces dividiendo tareas más grandes en subtareas más pequeñas automatizadas.

• Aborda las ineficiencias comunes: busca problemas recurrentes como brechas de comunicación, aprobaciones redundantes o tareas atrasadas. Implementa medidas de asignación de responsabilidades y clarifica cómo debería moverse la información entre sistemas y equipos.

• Configura reglas de automatización en tu software de flujo de trabajo: Define secuencias de tareas, asigna roles y configura visibilidad a través de herramientas como diagramas de Gantt, calendarios o mapas de procesos, dependiendo de las necesidades del equipo.

• Crea desencadenantes y acciones automáticas: usa plantillas de automatización predefinidas o personaliza los desencadenantes para gestionar las tareas recurrentes, como enviar notificaciones, asignar tareas o actualizar estados.

• Supervisa, prueba y optimiza continuamente: sigue los indicadores clave de rendimiento (KPI) usando paneles de control. Ajusta las reglas de automatización para mejorar la eficiencia y resolver nuevos cuellos de botella a medida que aparecen.

• Forma a tu equipo y gestiona el cambio: proporciona orientación práctica para ayudar a los equipos a adaptarse a los flujos de trabajo automatizados. Apoya la adopción con una comunicación clara y revisiones de proceso continuas.

¿Por qué invertir en flujos de trabajo automatizados? 

La revolución digital ya ha transformado la forma en que trabajan las empresas, y está acelerándose. Según nuestro informe Dark Matter of Work, más del 86 % de las empresas están invirtiendo activamente en tecnologías como workflow automation con IA para reducir la complejidad y lograr un mayor control sobre sus operaciones. Las empresas que retrasan la adopción de la automatización asumen costes operativos más altos, toma de decisiones más lenta y una brecha creciente con los competidores más ágiles.

A medida que los equipos gestionan más herramientas y entornos de trabajo híbridos, la complejidad se ha convertido en un «asesino» silencioso de la productividad. Los llamados trabajadores del conocimiento pierden un promedio de 13,7 horas cada semana buscando información, duplicando trabajo o gestionando procesos desconectados. Para las grandes empresas, esto se traduce en más de 52 millones USD al año en tiempo desperdiciado. Eso es un coste masivo que se complica a medida que las ineficiencias permanecen sin abordar.

Así que aquí está la razón por la que la automatización se ha convertido en una prioridad para los responsables que buscan maximizar el ROI y prepararse para el crecimiento a largo plazo:

• Puesto que los equipos usan un promedio de más de 16 apps diarias, la automatización cierra las brechas entre los sistemas y agiliza la recopilación de datos y la gestión de tareas.

• Reducir los procesos manuales disminuye el tiempo desperdiciado, previene esfuerzos duplicados y acelera la entrega de proyectos.

• Los flujos de trabajo automatizados apoyan el crecimiento empresarial sin aumentar los gastos generales o depender de más personal.

• Casi el 70 % de los trabajadores experimentan estrés al gestionar flujos de trabajo fragmentados. La automatización reduce esa carga, haciendo que los equipos estén más centrados y motivados.

• Ya que el 84 % de los ejecutivos están de acuerdo en que el trabajo híbrido y las operaciones digitales son cambios permanentes, la automatización desempeña un papel clave en construir empresas resilientes y preparadas para el futuro.

El valor de los sistemas de gestión automatizada de flujos de trabajo va mucho más allá de la capacidad de automatizar tareas. La verdadera razón para invertir en flujos de trabajo estructurados es posibilitar la capacidad, afinar decisiones y ayudar a los equipos a prosperar en un mundo digital.

Quién puede beneficiarse de la workflow automation 

En mi experiencia, casi todos los equipos que se ocupan de tareas repetibles, flujos de trabajo complejos o colaboración transversal pueden obtener valor de la automatización. Pero ciertos sectores y departamentos notan el impacto más rápido, especialmente cuando están gestionando grandes volúmenes de trabajo, plazos ajustados y procesos manuales que ralentizan las cosas.

Aquí explicamos cómo la workflow automation apoya a sectores y equipos clave con los que he trabajado:

Equipos de marketing

Los departamentos de marketing gestionan un flujo constante de campañas, aprobaciones de contenido y solicitudes de activos. La automatización simplifica tareas como dirigir resúmenes creativos, activar flujos de aprobación, programar publicaciones sociales y actualizar paneles de control de campañas. Esto reduce los seguimientos manuales y mantiene los proyectos en movimiento, incluso cuando están involucradas varias personas.

Por ejemplo, tu equipo de marketing podría automatizar los ciclos de revisión de contenido usando los formularios de solicitud y desencadenantes de aprobación de Wrike (como nuestro ejemplo de servicio al cliente anterior), para que los activos avancen automáticamente a la siguiente etapa una vez que se envíen los comentarios.

TI y equipos de soporte

Los departamentos de TI se benefician al automatizar la gestión de tickets, las alertas del sistema y las tareas de mantenimiento rutinarias. Esto reduce los tiempos de respuesta, previene que se pasen por alto problemas críticos y libera a los equipos técnicos para centrarse en iniciativas estratégicas en vez de en procesos de administración pesados.

Recursos Humanos

Los equipos de RR. HH. a menudo gestionan flujos de trabajo de incorporación, solicitudes de baja y seguimiento del cumplimiento que involucran procesos repetitivos y cargados de documentación. La automatización ayuda a estandarizar estos flujos de trabajo, asegurándose de que nada se escape mientras se reduce la entrada de datos manual.

Por ejemplo, en Wrike, podrías usar una plantilla para la incorporación y salida de empleados para rastrear todas las tareas asociadas, activar flujos de trabajo de incorporación automatizados cuando se añade una nueva contratación, asignar tareas a TI, nómina y gerentes, y mantener el progreso visible en un panel de control compartido.

Servicios profesionales e incorporación de clientes

Para los equipos que trabajan de cara al cliente, las primeras impresiones cuentan. Automatizar los pasos de incorporación, las aprobaciones de contratos y el inicio de proyectos ayuda a brindar una experiencia fluida al cliente mientras se reduce el esfuerzo de coordinación interna.

Usa la automatización de flujos de trabajo creativos para generar plantillas de proyectos cuando se cierra un trato, asignar tareas a los gerentes de cuentas y notificar a los clientes los siguientes pasos, todo sin configuración manual.

Finanzas y compras

Las cadenas de aprobación, el procesamiento de facturas y el seguimiento del presupuesto son candidatos principales para la automatización en los equipos financieros. La workflow automation de pymes reduce los cuellos de botella al dirigir los documentos a los aprobadores correctos y mantener los datos financieros sincronizados entre los sistemas.

Prácticas recomendadas para implementar la automatización de procesos empresariales

Pero antes de lanzarte de cabeza a la automatización, vale la pena revisar estas prácticas recomendadas:

Funciones que buscar en el software de workflow automation

Elegir la solución correcta de workflow automation puede marcar la diferencia entre simplificar tus procesos y añadir complejidad innecesaria. Desde mi experiencia, estas son las características clave a la hora de priorizar, que he utilizado eficazmente en Wrike.

• Interfaz fácil de usar, con poco código: busca plataformas que ofrezcan constructores de automatización intuitivos y de tipo arrastrar y soltar para que los equipos puedan crear flujos de trabajo automatizados sin necesidad de habilidades técnicas avanzadas. En muchos casos, las herramientas con poco código aceleran la adopción porque los usuarios de empresas pueden gestionar la automatización directamente.

• Formularios de solicitud y portales personalizables: un buen sistema de automatización debería facilitar la estandarización de cómo entra el trabajo en tu flujo de trabajo. Las herramientas que incluyen formularios de solicitud personalizables ayudan a reducir la entrada de datos manual y aseguran que las tareas se enruten correctamente desde el principio.

• Capacidades sólidas de integración: las mejores herramientas de automatización se conectan con tu pila de software existente. Wrike ofrece más de 400 integraciones, conectando flujos de trabajo con herramientas como Slack, Microsoft Teams, Salesforce, Google Drive y muchas más.

• Reglas flexibles y lógica condicional: la capacidad de establecer desencadenantes, acciones y condiciones es esencial para adaptar los flujos de trabajo a tus procesos. Esta flexibilidad permite que la automatización se adapte a medida que las tareas progresan, las prioridades cambian o se cumplen criterios específicos.

• Escalabilidad: a medida que tu negocio crece, tu plataforma de automatización debe gestionar volúmenes crecientes de tareas, usuarios y flujos de trabajo sin problemas de rendimiento. Busca soluciones que respalden tanto a equipos pequeños como a operaciones de escala empresarial.

• Plantillas preintegradas: la biblioteca de plantillas personalizables de Wrike ayuda a los equipos a lanzar flujos de trabajo automatizados rápidamente ya sea para aprobaciones de marketing, solicitudes de TI o procesos de incorporación.

• Paneles de control e informes en tiempo real: la visibilidad es crítica. El software de automatización debe incluir paneles de control y herramientas de informes que rastreen el rendimiento de los flujos de trabajo, detecten cuellos de botella y apoyen mejoras impulsadas por datos.

• Seguridad y controles de acceso: asegúrate de que la plataforma incluya medidas robustas de seguridad, como permisos basados en roles, cifrado y registros de auditoría, especialmente si gestionas datos sensibles o trabajas en sectores regulados.

• Accesibilidad móvil: puesto que el trabajo híbrido y remoto ahora es la norma general (el 84 % de los responsables empresariales apuntan que este cambio es irreversible), es importante gestionar flujos de trabajo y recibir las actualizaciones sobre la marcha. Muchas herramientas de automatización, incluida la app móvil de Wrike, admiten la gestión de tareas desde smartphones y tabletas.

Si todavía trabajas manualmente, estás perdiendo una oportunidad

Los procesos manuales pueden cumplir con el trabajo, pero también ocultan ineficiencias, drenan recursos e impiden a los equipos centrarse en el trabajo que realmente fomenta el progreso.

Con la workflow automation de Wrike, las empresas van más allá de gestionar tareas manualmente. Ya sea automatizando aprobaciones, enrutando solicitudes o sincronizando datos entre herramientas, Wrike ayuda a convertir los procesos repetitivos en sistemas optimizados en los que tu equipo pueda confiar. Y a medida que evolucionan tus flujos de trabajo, puedes refinarlos, escalarlos y optimizarlos sin empezar de cero.