El equipo creativo de Umpqua Bank recurre a Wrike para consolidar sus comunicaciones y mejorar la visibilidad de sus proveedores

Umpqua Bank — grupo financiero con sede en Portland, Oregón

Jason Resch

Vicepresidente de servicios creativos

Natasha Jones

Jefa de producción de servicios creativos

Heather Krizanac

Especialista en programas de marcas

Su historia

Surgió rápidamente un caos comunicativo cuando se cuadriplicó el tamaño de los proyectos del equipo creativo

No todos los bancos consideran que la creatividad y la colaboración sean una prioridad principal. Sin embargo, en Umpqua Bank se anima a los empleados a comentar sus ideas, conectar con la comunidad y buscar formas creativas de sorprender a los clientes con experiencias exclusivas en las instalaciones. Cuando no están dando helados o galletas gratis a los clientes, están colaborando con nuestros socios y proveedores. "Trabajamos codo con codo con todos nuestros diseñadores y redactores para asegurarnos de que cuenten las historias de la comunidad para alcanzar un vínculo real con todos nuestros clientes", afirmó Jason Resch, vicepresidente de servicios creativos. El equipo creativo de Umpqua se encarga de cerca de 150 proyectos al mes, por lo que, con los plazos tan ajustados y el número de solicitudes que reciben constantemente, es importante estar al corriente de todos y cada uno de los proyectos.

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Durante muchos años, el correo electrónico fue la principal herramienta de comunicación y colaboración. Cuando el equipo de marketing necesitaba algo del equipo de diseño, por ejemplo, mandaba un correo al diseñador con la información del trabajo. Esto rápidamente derivaba en una serie de correos olvidados, revisiones perdidas y tiempo malgastado en una yincana por conseguir la información del proyecto. En un intento de reforzar la comunicación y realizar un seguimiento de los plazos, el equipo implementó Marketing Pilot. Sin embargo, la herramienta se quedó corta para su comunicación y el equipo recayó en los viejos hábitos del correo electrónico. "Siempre nos movimos entre el caos, algo que forma parte de la belleza de lo que hacemos", afirmó Jodi Jordan, vicepresidenta de estrategias de marketing. "Pero hemos crecido, ahora somos el doble, y el número de proyectos se ha cuadruplicado, por eso necesitábamos estabilidad y un proceso para facilitar la colaboración".

Al tratar con 150 trabajos al mes, e intentar planificar cómo vamos a realizarlos y organizarlos; no me puedo imaginar cómo podríamos a hacerlo sin una solución como Wrike.

Jason Resch

Vicepresidente de servicios creativos

Su victoria

Comunicarse en Wrike facilita la colaboración en los proyectos y permite dedicar más tiempo a la creatividad

Cuando el equipo empezó a usar Wrike, los proyectos se empezaron a llevar a cabo más rápidamente, era posible colaborar de manera sencilla y el correo electrónico dejó de ser el repositorio habitual de archivos y actualizaciones, lo que hacía que el trabajo de todo el mundo fuera más visible. "Nos encanta Wrike porque hace que todo sea lineal", afirmó Natasha Jones, jefa de producción de servicios creativos. "Todo está en un solo lugar, por lo que siempre podemos recuperar rápidamente la historia necesaria para cualquier trabajo". Una de las principales ventajas de Wrike es su capacidad para permitir que los proveedores vean los trabajos en sus fases iniciales, lo que ha mejorado la calidad general del trabajo y la comunicación. "Wrike ha cambiado las reglas del juego para nosotros respecto a nuestras asociaciones con los proveedores", dijo Jones. "Puedo avisarle al inicio de un proyecto para que estén al tanto de que están a punto de recibir algo para nuestros socios de impresión. Podemos colaborar desde el comienzo y solucionar problemas antes de que todo vaya a más." En lugar de zambullirse en el correo electrónico, el equipo creativo puede comunicarse de forma coherente en un solo lugar. "Con Wrike, no tengo que revisar mi correo electrónico para buscar entre las diferentes comunicaciones con las partes interesadas", afirmó Heather Krizanac, especialista en programas de marcas. "Siempre que me llega una solicitud de trabajo nueva, inicio el trabajo en Wrike. Y sé de inmediato dónde podré encontrar toda la información al respecto".

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Antes de Wrike, los proyectos de gran tamaño tenían prioridad y los pequeños, por lo general, se atrasaban, independientemente de su importancia. Wrike permite al equipo de Umpqua ver ver todos los proyectos en curso, los grandes y los pequeños, para priorizar en función de la rapidez y la importancia. "Ahora podemos ejecutar informes y ver los datos sobre la cantidad de trabajo que realizamos", afirmó Jones. "Ha sido estupendo poder visualizar el alcance y la cantidad de trabajo que hemos realizado. Y no lo podríamos haber conseguido sin Wrike". Lo más importante es que Wrike permite al equipo creativo centrar su atención en aquellos aspectos del trabajo que les apasionan. Al eliminar la necesidad de buscar información en el correo electrónico, se pueden centrar en la creatividad, la cultura y en contactar con los clientes. "Cuando colaboras cara a cara, te vuelcas más en los elementos creativos de un proyecto que en su procedimiento", dijo Carrie Buttke, vicepresidenta y directora de marketing. "Wrike gestiona la parte rutinaria del proyecto por nosotros para que podamos usar esta energía colaborativa en labores más creativas".

Sus superpoderes

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Integración ininterrumpida con el correo electrónico

Es imposible eliminar el correo electrónico por completo, especialmente cuando los socios y los proveedores dependen de él. Por eso el equipo de Umpqua utiliza la integración de correo electrónico de Wrike, para mantener todas las comunicaciones pertenecientes a un proyecto concreto en un solo lugar. "Puedes enviar un correo electrónico a cualquiera y siempre estará en Wrike", afirmó Jordan. "Basta con escribir el número del proyecto o una de las palabras del nombre del proyecto y aparece inmediatamente".

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Flujo actividad

El Flujo de actividad permite a los usuarios ver rápidamente las actualizaciones relacionadas con un proyecto que están siguiendo. Esta función permite al equipo de Umpqua obtener una visión panorámica de todos los proyectos en curso y organizarse en consecuencia. "Una de las muchas cosas con las que me ha ayudado el Flujo de actividad es con la eliminación de la necesidad de tener varias reuniones", dijo Resch. "En lugar de ello, ahora disponemos de una senda colaborativa, en la que coincidimos y sobre la que hablamos a través de Wrike: envía esto, mueve aquello, cambia lo otro. Ahora estamos realmente asociados y todo el mundo está implicado, sin tener que asistir a reuniones de forma presencial".

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Elaboración de informes detallados

Los informes en tiempo real ofrecen visibilidad a todos los proyectos importantes. Los jefes de los equipos y las partes interesadas pueden revisar los informes, consultar el estado del proyecto y realizar los cambios pertinentes antes de que se acerque la fecha de entrega. Puedes personalizar los informes para que incluyan información detallada o para que sean más generales. "Me encanta realizar informes", dijo Jones. "Durante toda la semana, podemos sentarnos y repasar la lista de comprobación, cambiar las prioridades y mover los elementos del proyecto. Sin duda esta es la función que más utilizo".

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