Cómo TeamViewer, el líder mundial de software, optimiza sus campañas de marketing

Fabian Schenk

Gestor de proyectos de marketing

TeamViewer es el líder mundial en soluciones de acceso remoto. Fundada en Alemania en 2005, su software está instalado en 1500 millones de dispositivos en todo el mundo. Los 700 empleados de la empresa, que incluye 40 nacionalidades, trabajan duro para ayudar a los usuarios a superar fácilmente las limitaciones geográficas. TeamViewer cuenta entre sus clientes a Philips, Avaya y la Agencia Espacial Francesa (CNES).

Su historia

TeamViewer está creciendo rápidamente, por lo que necesitaba deshacerse de flujos de trabajo específicos

Lo que pasa con las turbinas eólicas es que los ordenadores que las controlan con frecuencia se encuentran en la parte superior de las altísimas estructuras en forma de torre que soportan sus álabes. Así que no es de extrañar que los técnicos de los parques eólicos pasen mucho tiempo subiendo escaleras. Este es el tipo de problema que TeamViewer resuelve: con el software líder del mercado, los trabajadores de las turbinas pueden tomar el control de los gigantes molinos usando un dispositivo móvil, de forma remota, desde el suelo. Como líder mundial en acceso y soporte remoto, la empresa alemana ofrece una solución de supervisión, un sistema de tickets y capacidades de reuniones en línea, entre otras funciones.

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Te das cuenta de que se dedica mucho tiempo al desarrollo y a las nuevas funcionalidades (se añaden nuevas funciones cada dos semanas). Por lo tanto, estoy seguro de que estamos preparados para afrontar el futuro con Wrike.

Fabian Schenk

Gestor de proyectos de marketing

TeamViewer está creciendo rápidamente. Desde 2005, se han abierto ocho nuevas oficinas en Alemania, Reino Unido, Australia, Armenia y Estados Unidos. Al principio, su equipo de marketing trabajaba caso por caso, ocupándose de los proyectos con correos electrónicos, hojas de cálculo e incluso empleando la memoria. Pero con la expansión vinieron los desafíos: el mismo equipo se vio inundado con demandas de tiempo a medida que las bandejas de entrada se llenaban con informes cada vez más complicados. Algo tenía que cambiar. "Nos dimos cuenta de que estábamos en un punto en el que ya no podíamos seguir sin una herramienta de gestión de proyectos", dice Fabian Schenk, director de proyectos de marketing de TeamViewer.

La falta de transparencia en nuestro proceso de aprobación y revisión y el creciente número de proyectos requería una herramienta de gestión de proyectos que tuviera una función de revisión y aprobación. Gracias a Wrike, pudimos matar dos pájaros de un tiro.

Fabian Schenk

Gestor de proyectos de marketing

Su victoria

Wrike se asegura de que todo lo que el equipo de marketing necesita esté en un solo lugar

Schenk buscó varias soluciones. Sin embargo, algunas cosas estaban claras: la nueva herramienta tenía que ser simple e intuitiva y proporcionar funciones que le permitieran funcionar como algo más que un simple software de planificación de proyectos. Por encima de todo, una función imprescindible para el equipo de marketing era la de revisión y aprobación. Necesitaban deshacerse de su sistema de idas y vueltas de correos electrónicos; un sistema que a menudo ocasionaba problemas de comunicación y pérdida de información. "La falta de transparencia en nuestro proceso de revisión y aprobación y el creciente número de proyectos requería una herramienta de gestión de proyectos que tuviera una función de revisión y aprobación", dice Schenk. "Gracias a Wrike, pudimos matar dos pájaros de un tiro".

Tras evaluar una serie de opciones, Schenk decidió optar por la versión Wrike Enterprise porque ofrecía una funcionalidad de autenticación única y, lo que es más importante, cumplía con las estrictas políticas de seguridad interna de TeamViewer. El equipo también decidió utilizar el complemento Revisión y aprobación de Wrike.

El equipo de marketing de TeamViewer tiene las prioridades claras: la generación de clientes potenciales y el conocimiento de la marca. "Wrike nos ayuda a planificar todo el proceso de producción de nuestras campañas de marketing de principio a fin", explica Schenk, "por ejemplo, hay una plantilla que incluye todas las tareas que necesitamos para crear campañas de correo electrónico". Esto contrasta marcadamente con su antiguo sistema: "En lugar de una tarea habríamos tenido diez correos electrónicos y uno de cada tres comentarios habría ido en otra cadena", dice. "Definitivamente, Wrike ha reducido nuestros mensajes internos, así como la frustración".

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Antes de que Schenk pusiera en marcha Wrike para todo el personal de marketing, coordinó un pequeño grupo de debate interno para probar cómo podría funcionar. El equipo hizo una tormenta de ideas para determinar el tipo de resultados que necesitarían para las típicas campañas: el número de correos electrónicos que deberían enviarse, por ejemplo, o si se necesitarían carteles y anuncios. Cuando se planificaron estos procesos, se implementó Wrike para todo el equipo.

Después de la puesta en marcha, sin embargo, algunos de los miembros del equipo albergaban ciertas reticencias: estaban nerviosos ante la idea de pasar a un sistema totalmente nuevo. Aún así, encontraron Wrike extremadamente fácil de usar y TeamViewer proporcionó formación interna con el fin de hacer la transición lo más llevadera posible.

Además, Wrike proporciona a las empresas especialistas en implementación para facilitar transiciones como esta. "Yo recomendaría aprovechar la experiencia en implementación de Wrike", añade Schenk. "El soporte, la ayuda en línea y el contacto directo con los empleados de Wrike es genial."

Al equipo de marketing le encanta personalizar las características de Wrike. En estos momentos, están utilizando formularios de solicitud para actualizar el sitio web de TeamViewer, pero también tienen previsto utilizarlos para la gestión de la localización en un futuro próximo. Esto permitirá que el equipo lleve un registro de todo lo que necesita ser traducido. A Schenk le gusta que la herramienta no solo permite a los usuarios personalizar las características existentes, sino que Wrike también lanza nuevas funciones periódicamente.

"Te das cuenta de que se dedica mucho tiempo al desarrollo y a las nuevas funcionalidades: cada dos semanas se añaden nuevas funciones. Por ello, estoy seguro de que con Wrike estamos preparados para afrontar el futuro", dice Schenk.

Sus superpoderes

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Cronograma

Con vista de cronograma de Wrike, todo el proceso de planificación se puede visualizar y ajustar, es fácil ver cómo se relacionan las tareas entre sí. El equipo de marketing de TeamViewer encuentra esto increíblemente útil: "La descripción de las dependencias y los estados le da una buena visión general de lo que hay que hacer y lo que va a suceder", dice Schenk.

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Comentarios y @menciones

La capacidad de comentar tareas individuales y notificar a los compañeros de trabajo con @menciones facilita la comunicación, dice Schenk. Le gustan especialmente las notificaciones por correo electrónico de Wrike: "No importa si un miembro del equipo trabaja en Outlook o en Wrike: verán actualizaciones de estado inmediatamente. Esto potencia la gestión de la información y la transparencia", añade. Wrike también proporciona una función de revisión y aprobación que permite que las @menciones sean enviadas directamente a archivos de imagen o vídeo.

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Plantillas

La función de plantillas de Wrike permite a los equipos configurar marcos de trabajo para que no tengan que empezar las tareas desde cero. "Utilizamos plantillas principalmente para tareas basadas en proyectos, como campañas de correo electrónico", explica Schenk. Los modelos son especialmente útiles para proyectos frecuentes que son demasiado complejos para ser representados mediante un flujo de trabajo personalizado.

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