La empresa de soluciones de marketing ADL Performance mejora la colaboración entre sus departamentos al incrementar la visibilidad y control de sus proyectos

Daniel Elizalde

Responsable de Calidad

ADL Performance — Empresa de servicios de marketing multinacional con más de 15 años de experiencia en el sector y oficinas en Madrid, Barcelona y Lisboa. La empresa ofrece servicios de marketing multicanal integrado, abarcando todas las fases de un proyecto, desde la generación de leads hasta las acciones de fidelización, reducción de fugas y la reactivación de leads.

Su historia

ADL Performance, con oficinas en Madrid, Barcelona y Lisboa, necesitaba una solución que se adaptara a cada departamento para unir al equipo y mejorar el nivel de visibilidad y colaboración en el trabajo

ADL Performance lleva más de 15 años ofreciendo soluciones de marketing a medida para cualquier fase de un proyecto, ya sea ideando conceptos, diseñando creatividades, o desarrollando la campaña. En su experiencia, la gestión óptima de campañas multidisciplinarias requiere de la compenetración y el esfuerzo conjunto de los distintos departamentos. Sin embargo, la empresa carecía de visibilidad entre los distintos equipos, lo que afectaba al desarrollo del trabajo y dificultaba la labor de equipos como el de los gestores de proyectos. “Si no se cuenta con un flujo de información constante es difícil asegurar los plazos de entrega. Se conseguía, pero requería de un gran esfuerzo por parte del gestor de proyectos y del equipo comercial,” explica Daniel Elizalde, Responsable de Calidad de ADL Performance.

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Nos permite enfocarnos en las tareas que tenemos que realizar cada uno, con una perspectiva general del proyecto.

Daniel Elizalde

Responsable de Calidad

Anteriormente, la empresa usaba diferentes herramientas para gestionar el trabajo en sus distintos departamentos, como en el equipo de Soluciones Digitales o en el de IT. Parte de la empresa llevaba bastante tiempo usando una herramienta online de gestión de proyectos diferente. “Nuestra herramienta previa era muy sencilla de utilizar, pero no nos permitía realizar acciones clave, como el indicar el estado de las tareas o visualizar la carga de trabajo por usuario, y aportaba un nivel de visibilidad limitado a los proyectos,” comenta Elizalde. Por otro lado, la empresa recurría a una herramienta para gestionar el ticketing de IT y a otra diferente para medir el tiempo dedicado a cada proyecto o campaña. De esta manera, cada equipo contaba con sus herramientas y procedimientos internos para establecer plazos y entregar proyectos, pero no existía una manera fácil de visualizarlos o de comunicarse internamente. Tras probar varios softwares de gestión del trabajo, ADL Performance se decidió por Wrike. “Necesitábamos una herramienta online que fuera sencilla y fácil de ejecutar, pero con un toque potente para cubrir las necesidades de ciertos equipos, como es el caso de IT o Marketing — explica Elizalde — Con Wrike, hemos unificado las herramientas previas, mejorando la colaboración entre equipos con una gestión integrada del trabajo.”

Wrike ofrece una mayor visibilidad a las campañas, permite colaborar y compartir información fácilmente con el equipo, mantenerse enterado de lo que está pasando en la empresa… Y lo que es más importante, está hecho a la medida de cada usuario.

Daniel Elizalde

Responsable de Calidad

Su victoria

Tras 6 meses usando el programa, un 75% de la empresa ha afirmado que prefiere usar Wrike frente a otras herramientas de gestión del trabajo que llevaban implementadas más tiempo

La integración de Wrike en cada departamento se hizo a medida, con la intención de que cada equipo tuviera su solución específica. “Wrike es muy fácil de customizar — dice Elizalde — Esto era justo lo que buscábamos, cambiar el enfoque. No el adaptarnos a un programa dado que el resto de la empresa lo está haciendo, sino el contar con una herramienta que haga lo que cada uno necesita.” De esta manera, se obtiene un lugar centralizado en el que toda la empresa puede encontrar toda la información y comunicaciones sobre un proyecto. Además, esto ha facilitado la colaboración entre equipos, permitiendo que el trabajo sea mucho más fluido y mejorando la visibilidad. “Antes de implementar Wrike, el trabajo específico de un departamento en un proyecto no quedaba reflejado” explica Elizalde. El gestor de proyectos no era del todo consciente del proceso de desarrollo de ciertos entregables, como puede ser una página web, dejando las tareas en una caja negra desde su desde su comienzo hasta su finalización. “El trabajo era poco transparente. Ahora, en cada proyecto pueden añadirse todas las subtareas que los distintos equipos tienen que llevar a cabo, con sus dependencias y plazos — Explica Elizalde — El gestor de proyectos puede visualizar toda esta información de manera sencilla generando un gráfico Gantt automáticamente.”

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Más allá de la mejora en la colaboración en la empresa, Wrike ha permitido optimizar la gestión del trabajo a nivel personal. Al establecer el trabajo a realizar por funciones se ha reducido el tiempo empleado en la gestión de tareas. “La herramienta te permite visualizar tu carga de trabajo ya sea en uno o más proyectos de manera transversal,” explica Elizalde. Esto permite a cada equipo y a cada individuo obtener su propio punto de vista de los proyectos de la empresa, facilitando la organización y planificación de los mismos. “La diferencia ha llegado a ser tan grande que algunos departamentos han duplicado el nivel de visibilidad o información que obtienen de sus proyectos — Dice Elizalde — Por ejemplo, el equipo de Producto puede registrar toda la información sobre las peticiones que reciben a nivel de productos y proveedores, y obtener un histórico con el que tomar decisiones fundamentadas.” Además, la herramienta ha contribuido a establecer y agilizar los procesos internos de la empresa. Como explica Elizalde, “La comunicación de nuevos proyectos se ha estandarizado desde la herramienta, y las solicitudes de tareas se han definido y centralizado para cada departamento. De esta manera, hemos conseguido reducir el número de emails internos.”

Sus superpoderes

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Formularios con campos personalizados

Los formularios permiten crear automáticamente una tarea dirigida a un departamento o equipo concreto con toda la información necesaria para llevarlo a cabo. Como comenta Elizalde, “Ayuda a normalizar peticiones al definir un proceso para las mismas, como puede ser la contratación de nuevos empleados o la solicitud de una tarea al equipo de IT.”

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Estado de las tareas

Permiten definir el punto en el que se encuentra una tarea o proyecto de acuerdo al flujo de trabajo específico del equipo. “No tienes que levantarte a preguntar, puedes ver cómo el asignado va cambiando el estado del trabajo y saber que está avanzando para llevarlo a cabo en la fecha establecida,” afirma Elizalde.

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Panel de control

Ofrece una vista general del trabajo pendiente adaptada al usuario. Permite crear paneles de control mostrando diferentes proyectos y añadir widgets para gestionar y clasificar tareas. Los widgets agrupan las tareas que cumplen ciertos criterios, como aquellas en las que estás asignado o las que van con retraso, y pueden personalizarse.

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