So geht's: Arbeitsauslastung verwalten und Stress vermeiden

Hier ist eine (nicht besonders schockierende) Statistik: Laut Studien ist eine höhere Arbeitsbelastung die führende Ursache für Stress am Arbeitsplatz. Zu viel Stress kann nicht nur schädliche, potenziell sogar tödliche gesundheitliche Auswirkungen haben, er schadet auch der Motivation, der Konzentrationsfähigkeit und dem Betriebsklima — was sich alles unweigerlich auf die Leistung, Produktivität und Gewinne auswirkt. 

Genau deshalb ist eine gute Verwaltung der Arbeitsauslastung so wichtig. In diesem Artikel gehen wir näher auf die Frage ein, wie sich die Arbeitsauslastung der Mitarbeiter am besten steuern lässt, um beruflichen Stress zu reduzieren und die besten Bedingungen für gleichbleibend hochwertige Arbeit zu schaffen.

Produktivitätssteigernde Tipps zur Verwaltung der Arbeitsauslastung

Man könnte meinen, die Produktivität ließe sich am einfachsten steigern, indem Mitarbeiter länger im Büro bleiben. Doch meistens ist das Gegenteil der Fall: Stress und Schlafmangel führen schnell zu geistiger Erschöpfung und Burnout.

Wenn Fristvorgaben und Arbeitsauslastung richtig verwaltet werden, genießen Mitarbeiter eine bessere Work-Life-Balance und sind in der Lage, Spitzenleistungen zu erbringen. Die gute Nachricht: Mit ein wenig Planung und Vorbereitung können Sie Ihrem Team helfen, die Arbeit optimal zu verteilen und den Stress zu reduzieren.

Dies sind unsere vier Top-Tipps für die Verwaltung der Arbeitsauslastung:

  1. Ermitteln Sie die verfügbaren Kapazitäten
  2. Teilen Sie die Arbeit im Team auf
  3. Passen Sie zugewiesene Aufgaben nach Bedarf an
  4. Nutzen Sie die richtigen Tools zur Verwaltung der Arbeitsauslastung

Betrachten wir nun jeden Punkt im Einzelnen.

Ermitteln Sie die verfügbaren Kapazitäten

Der erste Schritt auf dem Weg zu einer besseren Verwaltung der Arbeitsauslastung ist die Kapazitätsplanung. Im Idealfall sollten Sie ein Projekt so organisieren, dass jedes Mitglied Ihres Teams seine maximale Produktionskapazität erreicht und das Projekt schnellstmöglich abgeschlossen wird. Oft ist es jedoch ein schmaler Grat zwischen maximaler Auslastung und Überlastung, und deshalb ist die Kapazitätsplanung so entscheidend.

Ein Instrument, das Sie hierbei unterstützen kann, ist der Projektstrukturplan oder PSP. Er zeigt Ihnen ganz genau, welche Tätigkeiten parallel stattfinden können, und optimiert so Ihre Zeiteinteilung und Produktivität. Die Bestimmung des kritischen Pfads für Ihr Projekt kann Ihnen zudem helfen, Abhängigkeiten zu ermitteln und Aufgaben entsprechend zu priorisieren. 

Teilen Sie die Arbeit im Team auf

Wenn es darum geht, die Arbeit unter Ihren Teammitgliedern zu verteilen, ist die Versuchung groß, Ihre Leistungsträger überproportional zu fordern und die weniger produktiven Kollegen eher außer Acht zu lassen. Dies kann jedoch schnell zu Ressentiments seitens der Mitarbeiter führen, die mehr als ihren fairen Anteil an der Arbeit bewältigen, während schwächere Kollegen das Interesse verlieren. Letztendlich ist also das gesamte Team im Ungleichgewicht und niemand wird wirklich gefordert, seine Kompetenzen auszubauen und Sicherheit mit neuen Aufgaben zu entwickeln.

Bevor Sie die Arbeit für Ihr nächstes Projekt verteilen, sollten Sie sich die Zeit nehmen, alle Mitglieder Ihres Teams genau zu bewerten. Was sind ihre Stärken? In welchen Bereichen könnten sie noch Erfahrung sammeln? Bietet dieses Projekt ihnen Chancen, bestimmte Fähigkeiten zu entwickeln?

Eine weitere nützliche Strategie für eine faire Arbeitsverteilung besteht darin, alle Beteiligten über ihre Rollen und Verantwortlichkeiten im anstehenden Projekt zu informieren. Wenn jeder voll orientiert ist, wird die Aufgabenverteilung sehr viel einfacher.

Passen Sie zugewiesene Aufgaben nach Bedarf an

Klar ist, dass nicht jedes Projekt nach Plan verläuft. Bleiben Sie also flexibel und passen Sie die Aufgabenverteilung den geänderten Bedürfnissen an. Nehmen wir zum Beispiel an, Sie haben einen Mitarbeiter mit einer Aufgabe betraut, die für ihn eine gewisse Lernkurve bedeutet. Falls sich die Deadline überraschend verschiebt und auf einmal Schnelligkeit gefordert ist, müssen Sie vielleicht Ihre Spitzenkraft darauf ansetzen und den ursprünglichen Mitarbeiter anderswo beschäftigen. Natürlich wollen Sie jedem gegenüber fair sein, aber wenn sich die Prioritäten ändern, ist der erfolgreiche Projektabschluss wichtiger als alles andere.

Nutzen Sie die richtigen Tools zur Verwaltung der Arbeitsauslastung

Die richtige Software zur Verwaltung der Arbeitsauslastung verbessert nicht nur Ihre Fähigkeiten in diesem Bereich, sie sorgt auch dafür, dass die Projektarbeit ausgewogen und fair auf die Teammitglieder verteilt ist.

Wrike macht dies ganz einfach, denn die integrierte Arbeitsauslastungs-Ansicht zeigt Ihnen auf einen Blick, welche Aufgaben jeder Mitarbeiter zum gegebenen Zeitpunkt zu erledigen hat. Sie ist komplett interaktiv, d. h. Sie können Aufgaben nach Bedarf umordnen und den Zeitplan Ihres Teams optimieren.

Tatsache ist, dass zufriedene, gesunde Mitarbeiter sehr viel wertvoller für Sie sind als gestresste, überforderte und erschöpfte. Die gelungene Verteilung der Arbeitsauslastung im Team hilft Ihren Mitarbeitern, ihr volles Potenzial zu entfalten – und Wirke macht das möglich.

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