Intelco potencia la eficiencia operativa con Wrike
Esta es una historia que estamos seguros de que te gustará, porque es una historia con la que probablemente puedas identificarte o que evoca recuerdos del pasado. Intelco es una empresa de software que presta servicios a grandes grupos industriales de autopistas, aeropuertos, ingeniería, venta minorista, textil y muchos otros. Con sede en Gussago, Italia, son un verdadero socio estratégico para las empresas que subcontratan la administración de personal. La empresa ofrece una amplia gama de servicios gracias a la personalización «a medida» del software IRIS, una plataforma propiedad de Intelco compuesta por unos 42 módulos para optimizar, racionalizar y digitalizar los procesos de gestión de recursos humanos. En 2019, la empresa se enfrentaba a un escenario muy común. Sus equipos trabajaban con sistemas dispares, necesitaban más visibilidad y no podían realizar un seguimiento eficiente del trabajo ni ver el trabajo en curso ni un registro histórico de los proyectos completados. Decidieron encontrar formas de optimizar sus procesos y trabajar de forma más inteligente. Era necesario llevar a cabo una gestión de cambios. Aunque el cambio parecía intimidante, sabían que había que hacerlo para alcanzar su objetivo final: mejorar la colaboración y agilizar los procesos. Hablamos con Mattia Ronchi y Paolo Baiamonte, directores de proyectos de Intelco, para obtener más información sobre sus flujos de trabajo, sus principales problemas y qué los llevó a elegir Wrike. ¿Cómo gestionaba y monitorizaba Intelco el trabajo anteriormente? MR y PB: Solíamos gestionar todo nuestro trabajo mediante hojas de cálculo y notas manuscritas. Nuestro equipo de asistencia técnica, en particular, dependía del correo electrónico y las llamadas telefónicas porque los clientes no podían iniciar nuevas solicitudes sin antes enviar un correo electrónico o llamar al equipo de asistencia técnica. Por lo tanto, cada vez que era necesario corregir un error o se enviaba una solicitud de cambio, el equipo de asistencia técnica recibía una avalancha de consultas entrantes. No era lo ideal y sabíamos que tenía que haber una forma mejor. ¿Qué motivó a su equipo a buscar una solución mejor? MR y PB: Todo comenzó con la actualización de nuestro sistema de tickets y la recepción de nuevas solicitudes. El problema evidente era que había varios canales para aceptar solicitudes. Era necesario que hubiera un sistema consolidado y fácil de rastrear para gestionarlo todo. Pero también queríamos agilizar los procesos, permitir que más equipos pudieran ver el trabajo que realizan todos los departamentos y colaborar. Y esto es lo más importante: queríamos hacerlo todo en un solo lugar. ¿Cuál fue vuestro proceso de evaluación y qué os convenció de usar Wrike? MR y PB: Implementar un cambio organizacional no es fácil, pero sabíamos que había que emprender una gestión de cambios, por lo que buscamos una solución de gestión del trabajo. Asistimos a varias demostraciones de productos para determinar qué solución se ajustaba mejor a nuestras necesidades. Después de todas las demostraciones, no nos convenció ninguna, porque todos los proveedores eran demasiado especializados, el software era demasiado tosco o no se podía personalizar según lo que necesitábamos. Cuando vimos Wrike, quedó claro lo sólida que era la plataforma y cómo podíamos personalizarla para que se adaptara a nuestra forma de trabajar. Las otras plataformas no eran tan flexibles como Wrike, lo que marcó la diferencia. Por ejemplo, el formulario de solicitud es todo lo que esperábamos y más, porque simplifica el proceso y asigna automáticamente el compañero de equipo correcto al instante. Nuestros formularios de solicitud nos ayudan a priorizar el trabajo para que cada mañana, cuando llegan nuestros equipos, puedan ver fácilmente una lista de tareas prioritarias en Wrike con lo que tienen que hacer, sin tener que adivinar lo que hay que hacer. ¿Qué equipos de Intelco utilizan Wrike para gestionar el trabajo y colaborar? MR y PB: Junto con el equipo de asistencia técnica, nuestro equipo de gestión de proyectos fue el primer grupo en unirse a Wrike, porque yo ayudé a poner en marcha el proceso de gestión de cambios. Una vez que vimos el éxito inmediato, la noticia llegó rápidamente a otros departamentos, como marketing, legal, finanzas y TI. En estos momentos, toda la empresa trabaja con Wrike. Ese es otro aspecto maravilloso del producto: cada departamento de Intelco tiene su propio espacio dedicado, donde configuramos proyectos y podemos realizar un seguimiento de las actividades. Es fantástico, porque todo nuestro trabajo puede mantenerse separado y, al mismo tiempo, guardarse en Wrike. ¿Cuáles son las funciones de Wrike que más recomendáis? MR & PB: Con los formularios de solicitud, podemos vincularlos a Blueprints y lanzar proyectos completos con unos pocos clics, ¡eso es genial! Y antes de usar Wrike, no registrábamos el tiempo dedicado a cada trabajo, pero ahora lo hacemos con partes de horas. ¡No podríamos vivir sin ellas! Podemos monitorizar el tiempo dedicado a cada tarea en tiempo real. Podemos planificar mejor y pronosticar con mayor facilidad porque hay más visibilidad y un registro del tiempo empleado. Hablando de visibilidad, otras funciones que nos encantan incluyen la capacidad de crear paneles de control personalizados a través de Wrike Analyze. Todos, incluidos los directores, pueden ver qué proyectos se están poniendo en marcha y sus respectivos estados. Ya no hay que buscar entre correos electrónicos, hojas de cálculo o notas manuscritas, porque todo está en Wrike. No solo todo nuestro trabajo y colaboración están en la plataforma, sino que estas funciones nos han ayudado específicamente a entender rápidamente qué equipos tienen un mejor desempeño en comparación con otros y dónde debemos mejorar. ¿Qué más prepara Intelco con respecto a Wrike? MR y PB: Todos los empleados nuevos se incorporan a Wrike desde el primer día y tenemos planeado utilizar Wrike Integrate para sincronizar nuestra cuenta de Salesforce y otras de nuestra base de herramientas tecnológicas. Consulta el caso de éxito completo Hay más información sobre la historia de Intelco; puedes consultar todos los detalles aquí. Verás cómo, con Wrike, gestionan un 90 % menos de correos electrónicos, pueden completar las correcciones de errores un 50 % más rápido y ahorrar un 30 % de tiempo en las reuniones de progreso. Lee el caso de éxito completo aquí.
Reflexionemos: Conclusiones de 2021 para una excelente gestión del trabajo colaborativo
El año pasado, Wrike se centró en la tecnología que impulsaba la optimización digital para ayudar a los equipos a realizar trabajos remotos e híbridos. Haz clic aquí para conocer las conclusiones que hemos sacado de 2021.
¿Por qué tu CWM debe tener herramientas integradas de generación de informes de inteligencia empresarial y de gestión de la carga de trabajo?
A lo largo de este blog, hemos abordado en muy poco tiempo numerosos aspectos importantes del ámbito empresarial. En concreto: Aprovechar un método organizado de gestión de proyectos, en lugar de gestionar el trabajo usando hojas de cálculo. Mejorar la colaboración de equipos y acelerar la aprobación del diseño de productos. Automatizar tareas repetitivas y hacer avanzar el trabajo. Mejorar la transparencia de la comunicación con los clientes, al compartir y hacer seguimiento del progreso de los proyectos. Este último artículo se centra en la generación de informes de publicidad digital, gestionar recursos de equipo y garantizar la seguridad del trabajo. La recopilación de datos de campaña digital es un proceso laborioso Los profesionales del marketing digital tienen más datos al alcance de la mano de los que pueden gestionar y, a medida que la inversión publicitaria sigue aumentando, incrementa la necesidad de optimizar las campañas. El creciente gasto en publicidad digital solo se suma a la montaña de datos que los ejecutivos de marketing acumulan en otras partes de las plataformas de automatización y de análisis. Mientras tanto, los CMO y otros responsables de marketing han identificado dos obstáculos a la utilización eficaz de la analítica: Demostrar el valor de la analítica para las iniciativas de marketing. Demostrar el impacto general que la inversión en datos tendrá sobre su empresa. La recogida de todos los datos disponibles es un desafío porque todos, incluidos los miembros no técnicos, deben poder visualizarlos, interpretarlos y actuar sobre ellos en tiempo real sin requerir recursos externos. Por supuesto, numerosas herramientas de generación de informes de inteligencia empresarial pueden aprovechar los canales de marketing digital, pero los datos a menudo requieren que un analista los interprete para los miembros del equipo de marketing. Incluso cuando los datos se extraen mediante herramientas de generación de informes de datos, no están estandarizados en una vista uniforme. YouTube y LinkedIn, por ejemplo, tienen «suscriptores» y «seguidores», respectivamente. Se trata de la misma métrica, pero tradicionalmente se analizan por separado. Después de estandarizar los datos, resulta difícil presentarlos de manera que sean procesables. El marketing digital se mueve demasiado rápido y los equipos no deben perder tiempo intentando interpretar los resultados para poder iterar en tiempo real. Piensa en las subastas de anuncios en las que se necesitan, como máximo, 300 milisegundos para completar una subasta, de los cuales miles de millones se producen cada hora. El análisis de datos y el ajuste de la estrategia que lleva semanas o meses no son aceptables. Los responsables de marketing deben tener una visibilidad completa y una forma sencilla de automatizar la recogida de datos para que puedan iterar en tiempo real y así optimizar los resultados. El reparto de la carga de trabajo en el equipo es un problema recurrente Si colaboras con autónomos, agencias o equipos de servicios profesionales, sabrás que para mantener la rentabilidad es fundamental gestionar la carga de trabajo del equipo. Si tienes demasiado trabajo, se te quedará atrasado y nunca podrás resolverlo. Y si no hay suficiente trabajo, es posible que tengas dificultades para hacer que todos trabajen a plena capacidad. En ambos escenarios, necesitas una herramienta de gestión de la carga de trabajo que te permita cambiar las prioridades y reasignar el trabajo en un instante. Por otro lado, está el problema del trabajo facturable frente al trabajo no facturable. No maximizar las horas facturables abre la puerta a más actividades no facturables que no contribuirán al resultado neto. Cuando no tienes visibilidad completa de la capacidad y el trabajo de todos, ¿cómo puedes equilibrar su carga de trabajo y mantener la rentabilidad? Se trata de una preocupación constante que puede evitarse una vez que tengas una solución CWM con capacidades integradas para el seguimiento del tiempo y la gestión de recursos. Tus datos no están bajo llave Los equipos de toda la empresa operan con información confidencial de distinta naturaleza (documentos financieros y jurídicos, registros de empleados, lanzamientos de productos nuevos) que requiere protección adicional. Si añadimos a todo esto la era de la transformación digital y el cambio global hacia la informática en la nube, la protección de los datos se vuelve aún más complicada. Desde la perspectiva de la empresa, la nube ofrece dos beneficios fundamentales: grandes ahorros y el acceso a recursos y datos sin tener que gestionar los servidores que almacenan los datos. Al mismo tiempo, estas empresas también quieren disfrutar de los beneficios de la tecnología del trabajo colaborativo, especialmente los sectores altamente regulados como la atención médica y los servicios financieros. Estos sectores deben cumplir con reglas aún más estrictas, por lo que a menudo renuncian al uso de aplicaciones en la nube. Todos quieren asegurarse de que su trabajo solo será accesible a las personas autorizadas, y no caerá en las manos equivocadas. Sin ese nivel de seguridad de los datos empresariales, las empresas corren el riesgo de incumplir las normativas estatales y de perder la confianza de sus clientes. Pero, ¿quién controla los datos y quién tiene acceso? Si no sabes o no estás satisfecho con la respuesta, busca un CWM que ofrezca software de seguridad de datos empresariales con códigos de cifrado y evidencia escrita digital de quién accedió a los datos y cuándo. Cómo resuelve Wrike cada dificultad Wrike Insights Los informes avanzados y la inteligencia empresarial de Wrike permiten sincronizarte con más de 50 aplicaciones para obtener datos en tiempo real de rendimiento de campañas digitales, incluidos Google, Amazon, Facebook, LinkedIn, AdRoll, Microsoft Advertising, Yahoo y TikTok, entre otros. Al realizar este análisis multicanal, los usuarios obtienen una visibilidad integral del rendimiento de la campaña, y saben dónde iterar para obtener los mejores resultados sin necesidad de herramientas de informes de inteligencia comercial o analistas de datos. Las visualizaciones de datos y los paneles de control de análisis integrados ayudarán a tu equipo a saber con más certeza dónde actuar para maximizar el ROI. Gestión de Wrike Resource A medida que aumentan las cargas de trabajo y el equipo se amplía, Wrike Resource Management permite ver de un vistazo la disponibilidad completa del equipo con tareas, carpetas y proyectos compartidos. De este modo, los responsables pueden redefinir las prioridades o reasignar el trabajo según sea necesario, además de optimizar el rendimiento. Se trata de una herramienta de gestión de la carga de trabajo única y colaborativa a la que cualquier persona, incluso las partes interesadas externas, puede acceder desde cualquier lugar. Aquí puedes planificar, programar y asignar recursos para definir prioridades y distribuir el trabajo. El contador del tiempo integrado y los partes de horas detallados te permiten medir el progreso y analizar el tiempo necesario para llevar a cabo los proyectos. Mientras tanto, la vista Carga de trabajo te permite mejorar el rendimiento y evitar el agotamiento de los empleados al reasignar y cambiar la prioridad de las tareas en función de la capacidad del equipo. Gracias a este nivel adicional de transparencia, los responsables del equipo pueden gestionar las dependencias mediante diagramas de Gantt y evitar que surjan obstáculos gracias a la vista Tabla. Todo ello proporciona una verdadera visibilidad de todo el proceso, desde el presupuesto a la facturación, lo que permite equilibrar las cargas de trabajo de los equipos y garantizar la rentabilidad. Protección de Wrike En la era actual, garantizar la seguridad de los datos va más allá de los datos de inicio de sesión de nombre de usuario y contraseña. La seguridad de los datos empresariales de Wrike proporciona a los usuarios claves de cifrado gestionadas por el cliente junto con una capa adicional de cifrado, al bloquear las claves de sus datos. Pensémoslo de esta manera: es como tener un nombre de código secreto para obtener acceso a la contraseña de una caja fuerte, antes de poder ver qué hay dentro de esta. Además, Wrike no almacena tu clave de cifrado principal, por lo que solo tú tienes acceso. Comentarios de los clientes sobre Wrike Derick Dahl, director de producto de Sonance, habla sobre las ventajas que su equipo de marketing ha experimentado al utilizar Wrike Resource para la gestión de la carga de trabajo en equipo: «Wrike Resource ha ayudado a aliviar la sobrecarga de nuestro equipo de marketing al permitirnos identificar y corregir las cargas de trabajo de los empleados, y reducir el número promedio de proyectos activos por empleado de doce a tres». Torsten Mühlhoff, responsable de Control de marketing y proyectos corporativos de ABUS, resalta las funciones de seguridad de Wrike: «Es fácil suponer que una solución local sería más segura que la nube. Sin embargo, nuestro proveedor y sus socios están mucho mejor equipados para garantizar la seguridad que necesitamos. También, gracias a Wrike, redujimos nuestra carga de trabajo de gestión y le facilitamos la vida a nuestro propio departamento informático; Wrike es una de las plataformas de gestión del trabajo colaborativo más seguras que existen, y tenemos certeza de que estamos en las mejores manos». Selecciona la mejor solución CWM para tu equipo Esta serie de artículos no es exactamente una lista exhaustiva de las dificultades a las que hacen frente los equipos de empresas en hipercrecimiento y tampoco explica cómo una solución CWM puede ser la respuesta. Pero lo cierto es que cuando evalúas a los proveedores, lo que resulta agotador es comparar funciones y leer las reseñas. Obtén tu copia gratuita de nuestro nuevo ebook, Empowering Teams With CWM: 13 Common Pain Points and How to Solve Them en el que se destacan las 16 funcionalidades CWM más importantes para dar respuesta a las dificultades más comunes. Prueba Wrike hoy mismo y descubre por qué más de 20 000 clientes confían en nuestra plataforma de gestión del trabajo colaborativo para optimizar sus flujos de trabajo, hacer el trabajo más rápido y evolucionar.
Herramientas de colaboración de equipos: por qué las funciones de Wrike son fundamentales para el éxito del equipo
El hecho de que ahora haya más equipos dispersos que antes de la pandemia no significa que el trabajo se esté desacelerando. Al contrario, el ritmo de trabajo de muchas empresas sigue siendo el mismo o incluso se acelera. Más trabajo puede traducirse en más recursos, y estos no siempre están disponibles internamente. Los autónomos y las agencias deben ser considerados miembros valiosos del equipo, ya que contribuyen también a la realización del trabajo. Coordinar a las personas que trabajan dentro y fuera de la organización resulta más desafiante a medida que aumentan las cargas de trabajo y más miembros del equipo se integran en el flujo de trabajo. Esta situación nos lleva a una serie de problemas que abordaremos en el siguiente artículo. Problema: La visibilidad de las tareas es demasiado limitada Los equipos deben tener una vista de conjunto de todos sus proyectos y poder compartir las vistas de las tareas con las partes interesadas externas de forma segura. Cuando todas las partes interesadas no pueden ver el progreso del proyecto de un vistazo, corren el riesgo de no enterarse de las actualizaciones y las fechas límite. A medida que cambian los cronogramas, todas las dependencias también deberían cambiar dinámicamente. Sería una pérdida de tiempo tener que actualizar cada tarea una a una simplemente porque un elemento haya cambiado. Existe tecnología para ayudar con esto: las herramientas de colaboración en equipo son esenciales para ayudar a tu equipo a mejorar la visibilidad de las tareas. Un calendario que brinda una vista de conjunto de todas las tareas de tu equipo es necesario para ver el avance de cada proyecto. Sin embargo, eso no siempre es suficiente, ya que las tareas y los proyectos individuales también deben ser supervisados a nivel micro, especialmente cuando varios departamentos tienen que hacer seguimiento de los proyectos a través de sus propios flujos de trabajo e informes. Por lo tanto, tener un sistema para etiquetar el trabajo de varios equipos y evitar así que se dupliquen los esfuerzos satisfaría a todos. Problema: Los informes son complejos y exigen ciertos conocimientos técnicos ¿Pueden las herramientas de colaboración de tu equipo determinar con unos pocos clics cuántos de tus proyectos son nuevos o están en progreso, en curso, en revisión, completados, atrasados y cancelados? ¿Puedes identificar los obstáculos y resolver problemas de manera que la mayoría de las tareas de tu equipo no sufra retrasos? Si has respondido «no» a alguna de estas dos preguntas, es hora de reevaluar tu proceso de presentación de informes. Necesitas una gran visibilidad y un conocimiento más detallado para garantizar los mejores resultados de tu equipo. Pero no todos los informes tienen el poder de brindarte información adecuada. El problema más grande es que no todos tienen acceso a sus propias herramientas de BI. O tal vez confíes en un analista comercial para extraer y analizar los resultados. De cualquier manera, recopilar e interpretar los datos semanal o mensualmente constituye un freno al progreso del trabajo. Tu proceso de generación de informes no solo debe proporcionar la información necesaria, sino que los informes deben ser visuales y presentar elementos como tablas dinámicas, mapas de calor del calendario, gráficos circulares y gráficos de barras para que puedas comprender los resultados. Además, los paneles de control de informes deben ser interactivos, actualizarse dinámicamente y ser personalizables según la forma de trabajar, para que puedas dedicar más tiempo a producir resultados. Wrike tiene la solución para cada problema Los calendarios de equipo compartidos de Wrike les permiten a todos visualizar las prioridades. Cuando el trabajo se sincroniza automáticamente con un calendario compartido, es más fácil ver las fechas límite y las tareas siguientes. Los calendarios en la herramienta de colaboración en línea de Wrike se pueden personalizar para adaptarse a las necesidades del equipo —p. ej., el comienzo del año fiscal—, o se pueden consultar por día, semana, trimestre y año para obtener una visión detallada del progreso del equipo. Expande o contrae las capas seleccionadas para obtener una descripción general del departamento, el equipo y las cargas de trabajo individuales mientras detectas posibles obstáculos y ajustas los plazos según sea necesario. A nivel micro, las etiquetas cruzadas de Wrike mejoran la transparencia entre todos los equipos y la visibilidad de las tareas para que todos los involucrados puedan realizar un seguimiento del progreso. Pero no se limita a las tareas. Subtareas, carpetas, hitos, fases y proyectos completos se pueden clasificar de forma cruzada en varios flujos de trabajo. Por ejemplo, para atribuir una etiqueta cruzada a una carpeta, debes acceder al Espacio en el que se encuentra la carpeta a etiquetar, y luego sigue estos pasos: En la vista Lista, haz clic sobre el icono de carpeta arriba a la derecha, para abrir el panel de información. Las etiquetas de la carpeta se enumeran debajo del título. Haz clic en + para añadir una etiqueta y luego busca la carpeta a etiquetar en la lista desplegable. Para eliminar una etiqueta, haz clic en la «x» junto a la etiqueta que quieres suprimir. El etiquetado cruzado beneficia a un gran número de equipos y empleados. Ya sea que formes parte de un equipo de marketing que quiere mejorar la visibilidad para los colaboradores, que realices reuniones diarias para informar sobre el trabajo en curso, o que seas un gestor de proyecto en una PMO que se asegura de que todo el trabajo se realice a tiempo, etiquetar las tareas aumenta la visibilidad para quienes lo necesitan. Esta funcionalidad ha demostrado ser revolucionaria para numerosos clientes y, aunque los competidores tienen también capacidades de etiquetado cruzado, están extremadamente limitadas al nivel de la tarea. Para hacer un seguimiento del progreso del proyecto, Wrike Analyze ofrece a tu equipo visibilidad e inteligencia empresarial sin necesidad de acceder a una herramienta de BI independiente. A través de nuestra herramienta de colaboración en línea, puedes crear informes personalizables basados en tus casos de uso y elegir entre una variedad de elementos visuales para transmitir los resultados. Los paneles de control que crees se actualizarán dinámicamente para que puedas ver cómo se está desarrollando el rendimiento de tu equipo y dónde este está experimentando obstáculos. Topgolf utiliza los calendarios y los informes de Wrike Meredith Selden, jefa ejecutiva de proyectos de marketing de Topgolf, opina sobre los calendarios y los informes de Wrike: «Wrike es ideal para proyectos transversales complejos donde se necesitan calendarios, paneles de control e informes personalizables para poder reagrupar automáticamente los proyectos y generar datos... Esta plataforma puede utilizarse en cualquier departamento y tanto con la metodología en cascada como con Agile». Alex Bacon, subdirector de Comunicaciones de Moneytree, ha descubierto las ventajas del etiquetado cruzado en Wrike: «Gracias a la plataforma de Wrike, hemos podido crear y desarrollar una nueva sección en el blog en 2,5 días, incluido el contenido. Wrike nos permitió tenerlo todo bien organizado y con transparencia, por lo que ahora es muy fácil ver el estado de los diferentes elementos y, gracias a la función de etiquetado, hemos podido avanzar muy rápidamente...». Mejora la transparencia y comparte las tareas con seguridad El aumento de las cargas de trabajo no significa que el seguimiento del trabajo y la transparencia deban pasar a un segundo plano. Una herramienta de colaboración en equipo debe poder adaptarse al ritmo y la carga de trabajo de tu equipo. De lo contrario, no obtendrás resultados satisfactorios. Descarga nuestro nuevo ebook, Empowering Teams With CWM: 13 Common Pain Points and How to Solve Them para descubrir los 16 componentes más importantes de una solución de CWM. Luego, prueba la herramienta de colaboración en línea de Wrike para ver por qué 20 000 clientes confían en nuestra plataforma para acelerar su trabajo, compartir sus tareas de forma segura y mantener a los miembros del equipo actualizados sobre el progreso del proyecto.
Colaborando con Vista Equity Partners para acelerar nuestro crecimiento
Nos complace anunciar que Wrike ha recibido una gran inversión por parte de Vista Equity Partners. Esta inversión nos permitirá una mayor inversión en I+D, entrar en nuevos mercados y continuar nuestra expansión alrededor del mundo.
Cómo ganar aún más tiempo con el software de automatización del flujo de trabajo
En la parte uno de nuestra serie sobre cómo seleccionar las mejores soluciones de gestión del trabajo colaborativo, vimos hasta qué punto es indispensable adoptar un método de recepción de proyectos centralizado y gestionar todas las tareas del equipo a través de un sistema de registro para poder trabajar eficazmente. Sin esto, es probable que tengas dificultades para realizar un seguimiento del trabajo, gestionar proyectos en múltiples programas y buscar a las partes interesadas para obtener detalles del proyecto. La parte dos ponía de manifiesto el problema de los procesos de aprobación de activos demasiado lentos y los equipos aislados intentando colaborar. Hoy, nos centraremos en las ventajas de la automatización del flujo de trabajo y en el trabajo inteligente. Problema: No es posible automatizar las tareas repetitivas Antes de ser completados, la mayoría de los proyectos y tareas pasan por etapas predecibles, lo que se traduce siempre en un trabajo repetitivo, por ejemplo, asignar tareas al compañero de equipo correcto, hacerlas pasar a la siguiente etapa y completar y archivar el trabajo. El trabajo administrativo se traduce en pérdida de tiempo porque se impone sobre actividades más productivas, como entrevistar a los clientes para estudios de casos o escribir un artículo de blog sobre el anuncio de un nuevo producto. ¿Por qué no utilizar el software de automatización del flujo de trabajo para asignar de manera automática las tareas y avisar a la persona pertinente cuando el trabajo está listo para su aprobación? Hay un tiempo limitado en la jornada laboral y los equipos no deben perder ni un segundo en tareas administrativas que puedan automatizarse. Problema: El ritmo de avance es demasiado lento El crecimiento empresarial a menudo puede ser una bendición y una maldición. Una bendición porque los ingresos aumentan y los equipos crecen. Sin embargo, también puede ser una maldición porque a medida que las empresas se expanden, los proyectos y las cargas de trabajo aumentan, lo que podría restringir la disponibilidad de recursos. Conforme aumentan las demandas de trabajo, los equipos no tienen tiempo para analizar montones de datos para obtener información relativa a la toma de decisiones. Como resultado, la colaboración se vuelve más complicada y los límites entre el trabajo y el tiempo personal se desdibujan. A medida que aumentan las cargas de trabajo, resulta cada vez más complicado para los propietarios y los gestores de proyectos supervisar y analizar manualmente el progreso de las iniciativas de alto nivel y las tareas detalladas. Evaluar el riesgo resulta igualmente difícil y determinar los niveles de riesgo sobre la base de la intuición y la experiencia es menos efectivo y casi imposible a gran escala. Los propietarios y los gestores de proyectos necesitan una manera eficiente de identificar de un vistazo las iniciativas en riesgo y priorizarlas sin tener que consultar manualmente con los miembros del equipo ni examinar varios niveles de proyectos. Una vez que se identifica un riesgo potencial, necesitan información para diagnosticar con precisión la causa y definir los siguientes pasos, ya sea informar a las partes interesadas, mitigar los obstáculos, ajustar recursos o actualizar las cronologías. El aprendizaje automático y la inteligencia artificial continuamente se filtran en nuestras actividades y rutinas diarias. Los dispositivos inteligentes actúan como asistentes personales que nos ayudan a gestionar calendarios y establecer recordatorios. En los portales de ayuda cada vez son más frecuentes los bots para brindar un excelente servicio al cliente. Las aplicaciones que más utilizamos envían respuestas generadas automáticamente, como Gmail, LinkedIn y muchas aplicaciones de mensajería telefónica. Toda esta tecnología está disponible para que podamos ser más eficientes, colaborar y aumentar nuestra productividad. ¿Por qué el trabajo debería ser diferente? Las herramientas de automatización del flujo de trabajo permiten que los equipos ganen tiempo para que lo dediquen a hacer su mejor trabajo. A medida que aumenta la carga de trabajo y la colaboración, los miembros del equipo a menudo se ven sobrecargados con notificaciones que necesitan respuestas oportunas. Esto es significativo porque la mayoría de las comunicaciones y las respuestas relativas a cuestiones de trabajo son breves y requieren decisiones simples, pero se necesita demasiado tiempo y esfuerzo para responder manualmente. Además, está la presión de responder rápidamente y, al mismo tiempo, afrontar otras tantas responsabilidades. Sin embargo, si tienes un montón de notificaciones acumuladas, puede resultarte abrumador tener que responderlas sin disponer de una forma rápida de hacerlo. Necesitas una solución de software de automatización del flujo de trabajo que te permita actuar rápidamente y hacer avanzar el trabajo sin mucho esfuerzo manual. Aunque estamos en la era de la transformación digital, no todo el trabajo es digital. ¿Alguna vez has recibido un documento impreso o una nota escrita a mano de un compañero que el resto del equipo debería ver? Aunque pudieras digitalizar el archivo y cargarlo, el proceso de edición sería trabajoso. El uso compartido de documentos físicos, la edición y la colaboración no es realista entre empresas y equipos dispersos porque algunos miembros no tienen acceso a la tecnología de oficina tradicional para digitalizar documentos impresos. Wrike tiene una solución para cada problema Wrike Integrate, nuestro complemento de automatización de procesos/flujo de trabajo para todos los flujos de trabajo complejos y de múltiples aplicaciones, se apoya ahora en nuestro nuevo motor de automatización para automatizar los procesos repetibles dentro de Wrike. El motor de automatización puede automatizar tus flujos de trabajo más habituales para reducir el trabajo improductivo. Basándose en la fórmula lógica si/entonces, los administradores de cuentas ahora pueden crear reglas de automatización utilizando desencadenantes y acciones para crear notificaciones y recordatorios personalizados, mover y organizar el trabajo, actualizar el estado del trabajo y las tareas, iniciar flujos de trabajo de aprobaciones, y emprender medidas en función de los niveles de riesgo del proyecto. Para crear reglas de automatización no es necesaria ninguna experiencia en codificación. Son muchas las ventajas de la automatización del flujo de trabajo. Al eliminar las tareas repetitivas de la carga de trabajo de un equipo, puedes reducir los errores, optimizar los procesos y ahorrar a cada miembro del equipo cientos de horas al año, lo que supone otra forma de mejorar la productividad. Predicción del riesgo de los proyectos La herramienta integrada Work Intelligence incluye funcionalidades de predicción de riesgos de los proyectos utilizando la tecnología de aprendizaje automático para predecir con prontitud los posibles retrasos y alertar a los responsables de proyectos y de equipos comunicándoles las causas posibles. Esto les permite actuar con rapidez para reducir o evitar retrasos. Nuestro software de automatización del flujo de trabajo utiliza señales como fechas de inicio y finalización, tareas que se extienden más allá de los plazos del proyecto y resultados anteriores de proyectos similares, para evaluar riesgos medios y altos, y envía resúmenes por correo electrónico para alertar a los usuarios. Las predicciones se pueden utilizar como aportes al motor de automatización para desencadenar acciones que automatizan la activación de diferentes escenarios en función del riesgo del proyecto. Respuestas inteligentes Para obtener respuestas rápidas y breves, las Respuestas inteligentes de Wrike permiten a los usuarios actuar rápidamente para hacer avanzar el trabajo respondiendo a las notificaciones y a la actividad con respuestas automáticas generadas con aprendizaje automático. Cada respuesta se basa en el contexto de la conversación y permite a los usuarios seleccionar hasta tres respuestas por cada @mención recibida en su bandeja de entrada de Wrike. Procesamiento de documentos Ahora tus compañeros podrán compartir los documentos físicos con los demás miembros del equipo. La nueva funcionalidad Procesamiento de documentos de Wrike, la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR, por sus siglas en inglés), digitaliza y convierte documentos impresos y notas escritas a mano en archivos de texto editables. Tan solo debes usar la cámara de tu dispositivo móvil como escáner, guardar el archivo como documento adjunto de una tarea y cargarlo en Wrike. House of Design automatiza sus flujos de trabajo Ryan Okelberry, jefe de Operaciones/director de House of Design describe cómo la función de automatización de Wrike acelera el flujo de trabajo de su equipo y genera resultados: «... [Wrike] es lo suficientemente simple de utilizar como para que podamos redactar fórmulas sin ser expertos en programación. Las fórmulas se basan en pequeños detalles y, en este sentido, la automatización aporta más valor a la plataforma de Wrike.” Trabaja de forma más inteligente con la automatización Automatiza tus flujos de trabajo, identifica el trabajo en riesgo, responde más rápido y colabora sobre documentos físicos. Ahora todo esto es posible con el motor de automatización de Wrike y la herramienta Work Intelligence. Deja que Wrike te muestre cómo hacerlo iniciando una prueba gratuita hoy mismo. Mientras tanto, descarga nuestro nuevo ebook, Empowering Teams With CWM: 13 Common Pain Points and How to Solve Them para descubrir los cuatro principales factores que hay que tener en cuenta a la hora de elegir una solución de CWM, así como las 16 funcionalidades CWM más importantes para equipos de empresas en hipercrecimiento.
Colaboración mejorada y aprobación acelerada de activos: 2 cualidades indispensables para cualquier solución de CWM
Para que los equipos puedan trabajar más rápido y obtener resultados positivos, se deben cumplir dos condiciones esenciales. En primer lugar, los equipos deben poder comunicarse de forma asíncrona. Mientras que no se imponga un método de comunicación sencillo y comprensible, la capacidad de un equipo para colaborar de manera efectiva se verá afectada. (Uno de los mayores obstáculos de la productividad es el tiempo dedicado a buscar las últimas actualizaciones en Slack, correo electrónico y demás). En segundo lugar, todos deben usar la misma plataforma de gestión del trabajo colaborativo para proporcionar comentarios y otorgar las aprobaciones necesarias para el progreso del trabajo. Si estas dos condiciones no se cumplen, el progreso se ralentizará, los equipos se dividirán y la productividad disminuirá. En la parte uno de nuestra serie «selección de la mejor solución CWM», hemos identificado las cuatro grandes dificultades a las que se enfrentan las empresas modernas en hipercrecimiento: La falta de proceso dificulta la aceptación y asignación de solicitudes de trabajo. Gestionar el trabajo de un equipo en hojas de cálculo requiere mucho tiempo y es ineficiente. La ausencia de seguimiento (visibilidad del progreso del proyecto) significa que los equipos están aislados. Trabajar con varias herramientas evita que los equipos permanezcan sintonizados. En la segunda parte, nos centraremos en la colaboración entre los diferentes miembros de un equipo y la aceleración de las aprobaciones. Problema: La solución no está en tener más herramientas Son muchas las empresas que emplean soluciones y tecnologías como Slack, Zoom, Microsoft Teams y el correo electrónico. También están los software especializados que únicamente utilizan determinados equipos con acceso. Por ejemplo, los equipos de producto trabajan con Atlassian y Miro. Por su parte, los equipos creativos utilizan Adobe y Figma para colaborar. El equipo de éxito del cliente utiliza Totango, Accelo o ChurnZero para controlar las cuentas, supervisar la rotación y buscar oportunidades de ventas adicionales. Con todas estas herramientas desconectadas unas de otras y con acceso limitado, ¿cómo brindar visibilidad entre los miembros de estos equipos para que puedan compartir archivos, tareas, informes, y conocer el progreso del proyecto? Sin una solución única que permita que todos tengan acceso a las actualizaciones del proyecto, y puedan aprobar y gestionar activos y consultar los calendarios, es difícil lograr dicha visibilidad. Por supuesto, las @menciones mejoran la visibilidad atrayendo la atención y suscitando una conversación. Las herramientas de gestión del trabajo colaborativo deben incluir las @menciones de forma predeterminada. Estas son solo el primer paso para una buena colaboración entre compañeros y partes interesadas. Compartir archivos y proporcionar comentarios sobre contenido HTML y activos de diseño también son funcionalidades importantes porque permiten que todos colaboren en la misma interfaz. Si una de estas dos funcionalidades está ausente, tendrás que trabajar en varias plataformas, con el riesgo de perder por el camino comentarios importantes. Problema: La aprobación de activos de diseño tarda mucho tiempo Las campañas de marketing no se lanzan hasta que se finalizan todos los activos. Solo hace falta un activo no aprobado para retrasar toda una campaña. Cuando varios activos están almacenados en ubicaciones distintas, puede resultar complicado localizarlos. El resultado es un proceso de aprobación prolongado en el que varias partes interesadas deben firmar y no todos tienen acceso a todas las herramientas. Los aprobadores deben poder acceder al mismo software y comunicarse en tiempo real. Aún mejor si todos pueden comparar los historiales de versiones para ver lo que ha cambiado. Los comentarios sobre el diseño permiten identificar las áreas específicas donde se han realizado modificaciones, lo que resulta muy práctico porque deja de ser necesario reproducirlo todo en una captura de pantalla. Tu solución de CWM debe asimismo establecer flujos de trabajo en los que los activos (y los proyectos) puedan ser desplazados automáticamente hacia la siguiente persona y pasar a la etapa de producción. La colaboración está inscrita en el ADN de Wrike Las @menciones son una forma sencilla de atraer la atención de alguien hacia una conversación o mensaje de prioridad alta. Mientras que algunas herramientas de gestión del trabajo colaborativo permiten a sus usuarios @mencionar a compañeros en áreas limitadas, otras no admiten la colaboración a nivel de proyecto o carpeta. Los equipos que trabajan en empresas en hipercrecimiento necesitan más. Por supuesto, Wrike tiene las @menciones, pero es magnífico que las conversaciones estén optimizadas al nivel de las carpetas, proyectos, tareas y subtareas. Las descripciones se organizan sobre hilos de conversación y pueden ser modificadas en tiempo real por varios usuarios. Además de las conversaciones, los equipos pueden haber almacenado ficheros en muchos lugares distintos en los que otras partes interesadas deberán colaborar para los proyectos. Las funcionalidades de Wrike para compartir y cargar ficheros admiten archivos de tu ordenador, Google Drive, Dropbox, Box, Microsoft One Drive, SharePoint, YouTube, y enlaces de sitios web, junto con los proveedores de gestión de activos digitales MediaValet y Bynder. Wrike puede cargar ficheros de cualquier fuente (o casi). Lanza tus campañas a tiempo con la aprobación acelerada de activos Ahora que has subido el archivo, tu equipo debe trabajar en conjunto para finalizar el activo. Las funcionalidades de revisión de Wrike aumentan la productividad del equipo y la producción creativa porque permiten marcar y comparar visualmente imágenes, vídeos, PDF, documentos de Word, PowerPoint y contenido web HTML para realizar ediciones fáciles y aprobaciones rápidas. Resalta el texto pertinente, haz clic en las imágenes o selecciona marcadores temporales para dejar comentarios claros y coherentes con el contexto. Debate las opiniones y da respuesta a los comentarios mientras se van haciendo modificaciones. Puedes acceder a las funcionalidades de las aplicaciones Adobe® Creative Cloud® para ver los comentarios y hacer cambios sin tener que ir alternando entre herramientas o pestañas. También puedes invitar a revisores externos si no forman parte de tu empresa porque todo está protegido con contraseña: Aerotek acelera la aprobación de sus activos con Wrike Aerotek ha logrado ahorrar semanas en su planificación usando Wrike, y a Matt Andrews, director de campañas de marketing, le encantan las funciones de revisión: «Tener la capacidad de comentar el trabajo, marcarlo dentro de la herramienta y reenviarlo directamente al equipo nos ahorra mucho tiempo… Las soluciones de correo electrónico no incluyen ninguna función de marcado. Ahora podemos omitir algunas reuniones y hacer todo en línea, al tiempo que disponemos del historial de todos los comentarios y revisiones». Wrike marca la diferencia Evaluar un software CWM va mucho más allá de leer las opiniones de los clientes y comparar características en una página de precios. No es una decisión que deba tomarse a la ligera: el trabajo de tu equipo depende de tener una solución que les permita trabajar a su manera. Descarga nuestro nuevo ebook, Empowering Teams With CWM: 13 Common Pain Points and How to Solve Them para descubrir las 16 funcionalidades CWM más importantes para equipos de empresas en hipercrecimiento. Ya sea que tu equipo haya optado por el teletrabajo, por un modelo híbrido, o por regresar a la oficina a tiempo completo, siempre podrás colaborar mejor y aprobar el trabajo con más rapidez. Deja que Wrike te muestre cómo hacerlo iniciando una prueba gratuita hoy mismo.
Por qué todos los equipos necesitan herramientas de gestión de proyectos (Infografía)
¿Sabes cuántos minutos tú y tu equipo malgastáis al cabo del día? No estoy hablando de los momentos tipo "Uy, al final acabé entrando en Facebook otra vez", sino del tiempo mal invertido en trabajo ineficaz: Al rastrear emails en búsqueda de documentos Al utilizar información desfasada, lo que conlleva a revisiones innecesarias Al tener que esperar a que alguien te envíe la información que necesitas Al tener que atender una y otra vez a interrupciones en tu escritorio del estilo "¿puedo hacerte una pregunta rápida?". Se calcula que el 25% de la jornada laboral de una persona se dedica a llevar a cabo un trabajo ineficaz. Es un porcentaje demasiado alto. Si trabajas 8 horas, eso es un total de 2 horas perdidas cada día. ...10 horas a la semana. ...520 horas al año. Haz cálculos; cada año estarás pagando a un trabajador medio 65 días (¡más de tres meses de trabajo!) por "recopilar información". A cada empleado de tu compañía. ¿Impactado? Lee, en la siguiente infografía, más sobre los retos actuales a los que tienen que enfrentarse equipos y gestores en la gestión del personal: Las nuevas herramientas de gestión de proyectos están ayudando a los equipos a reducir estas ineficacias, para así poder dejar de gastar tanto tiempo en "recopilar información" y empezar a invertir nuestro tiempo en hacer el trabajo propiamente dicho. Sea cual sea tu puesto, gestor o miembro de un equipo, ya es hora de que ayudes a tu compañía a lograr mejores resultados, ¿no?. Prueba nuestra herramienta de gestión de trabajo gratuita durante las próximas dos semanas y reta a tu equipo para lograr sacar más trabajo adelante a diario. Empieza a utilizar ahora mismo una prueba gratuita de Wrike durante 2 semanas con tu equipo Puedes compartir esta infografía en tu blog. Copia y pega este código incrustado: Infografía ofrecida por Wrike
Cinco formas en las que un software de gestión del trabajo ayuda a mejorar la experiencia de cliente (CX)
Ya se ha demostrado que invertir en mejorar la experiencia de cliente es una de las inversiones más rentables. Descubre cómo el software de gestión del trabajo puede ayudarte en ello.
5 prácticas recomendadas para gestionar las solicitudes de trabajo entrantes
Procesar, dar prioridad y hacer el seguimiento de las solicitudes de trabajo entrantes requiere mucho esfuerzo, especialmente cuando te llegan desde tantos canales: correos electrónicos, reuniones, mensajes instantáneos y conversaciones informales, entre otros. Gestionar este aluvión de solicitudes lleva mucho tiempo, es complicado de manejar y puede ser difícil de mantener a medida que tu empresa crece. Estas prácticas recomendadas te ayudarán a ordenar el caos que supone el trabajo entrante, para que puedas emplear más tiempo en proyectos importantes y menos intentando decidir en qué deberías trabajar a continuación. Prácticas recomendadas para procesos de entrada de trabajo 1. Todas las solicitudes deben enviarse de manera formal. Delimita el camino a seguir: tanto si un proyecto nuevo se ha tratado formalmente en una reunión, como si se ha mencionado informalmente en el pasillo o se ha solicitado por correo electrónico, deja claro que no se llevará nada a cabo a menos que se envíe a través de Solicitudes. Determina cuáles son los tipos de solicitudes que recibe tu equipo y toda la información necesaria para completar las tareas. Después, asegúrate de que todas las personas que trabajan con tu equipo comprenden el nuevo proceso y saben exactamente dónde encontrar los formularios de solicitud relevantes. Al exigir un proceso de entrada de trabajo claro, obtendrás todos los detalles que necesitas por adelantado y esto hará que se reduzca la repetición de ciertas tareas (y el número de suposiciones). Además, sabrás exactamente a quién acudir para cualquier pregunta o aclaración. Plantillas gratuitas para 10 formularios comunes de solicitud de trabajo 2. Guarda todas tus solicitudes entrantes en un solo lugar. Las solicitudes nuevas deberían guardarse automáticamente siguiendo una misma ruta que lleve hacia una ubicación centralizada (por ejemplo, Wrike), donde puedan organizarse en carpetas, darles una prioridad y hacerles el seguimiento. Cuando todas las solicitudes se encuentran en un único lugar (en vez de estar dispersas en correos electrónicos, notas, solicitudes verbales u hojas de cálculo), no se pierde ni se olvida nada. Sabrás también quién es el responsable de cada solicitud y su estado; además, es posible detectar las solicitudes duplicadas y eliminarlas fácilmente de la cola. 3. Organiza las solicitudes conforme van llegando. En vez de ponerte a revisar todas las solicitudes pendientes después de terminar un trabajo y cuando estás preparado para abordar un nuevo proyecto, mejor mantén organizados los próximos proyectos asignándoles una prioridad en el momento en que se envían. Esto mantendrá activo el flujo de trabajo y permitirá que tu equipo trabaje más rápido, ya que de esta manera verán exactamente en qué trabajo se tienen que centrar a continuación en vez de tener que suponerlo o quedarse cruzados de brazos esperando a que se tome una decisión o a que les den instrucciones. 4. Hazte con un guardián responsable de priorizar el trabajo entrante. Bien sea un jefe de equipo, un gestor de proyectos o un director de departamento, tener a una persona que supervise las solicitudes entrantes y que establezca las prioridades resulta esencial para mantener a tu equipo alineado y centrado en el trabajo más importante, sin confusiones ni conflictos. 5. Asigna las solicitudes entrantes a objetivos estratégicos. Mantén reuniones periódicas (mensuales o trimestrales) para revisar tus objetivos, planificar los próximos trabajos y asegurarte de que las solicitudes a las que estás dando prioridad y a las que estás destinando recursos están impulsando realmente la consecución de tus objetivos de empresa y de departamento más importantes. Gestiona las solicitudes de trabajo en Wrike ¿Cómo gestionas tus solicitudes de trabajo? Cuéntanoslo en los comentarios siguientes. Si todavía no dispones de un sistema, prueba Solicitudes de Wrike para mantener ordenadas todas tus solicitudes de trabajo entrante y tener a tu equipo trabajando con fluidez. Fuentes: GrooveHQ.com/blog, churchmarketingsucks.com
¿Por qué la visibilidad es fundamental para mejorar el flujo de trabajo de tu equipo?
¿Sabes de qué se encarga cada miembro del equipo en todo el proceso de un proyecto? ¿Qué sucede cuando tu equipo experimenta retrasos en las entregas o misteriosos atascos en la producción? ¿Sabes cómo resolver estos problemas? Cuando hablamos con Bailey Shemenski, antigua jefa de operaciones de la empresa de análisis predictivo SimpleRelevance, nos explicó cómo solía resolver estos problemas llevando un pequeño cuaderno de notas en el que incluía todos los detalles del proyecto. Al mismo tiempo, sus compañeros usaban sus propias pizarras con listas de tareas pendientes. Bastante lejos de una organización ideal. Su equipo de operaciones tenía que malgastar el tiempo buscando elementos en blocks de notas o cadenas de correo electrónico para poder hacer seguimiento de las tareas. En palabras de Shemenski: "En ocasiones, los pequeños detalles se nos escapaban sin establecer fechas de entrega o por no poder compartir mis notas con los miembros de mi equipo". De modo similar, la empresa de alquiler de apartamentos Only-apartments se enfrentó a los mismos problemas. Su departamento de marketing tenía ocho divisiones diferentes, y se encontró lanzando un nuevo sitio web al tiempo que sacaba adelante el trabajo diario. Sobrevivieron enviando cientos de correos electrónicos y celebrando decenas de reuniones. De nuevo, muy lejos de la organización ideal. Según Ramon Glieneke, director de marketing de Only-apartments, necesitaban una visión clara sobre cómo cada una de las divisiones estaba colaborando y quién se encargaba de tareas específicas. La solución consistía en una visibilidad adecuada del flujo de trabajo completo del equipo. ¿Qué es la visibilidad empresarial? La visibilidad empresarial es uno de los términos de moda sobre los que leemos en cada sitio web de Software como Servicio B2B (de empresa a empresa). Pero no se trata del espeluznante sentido de cámaras de vigilancia o espionaje de escritorio, sino la creencia de que la información transparente ofrece una visión más completa de lo que sucede en las empresas. Por lo tanto, la visibilidad no implica una microgestión ni una vigilancia del empleado. Se trata de entender mejor el trabajo interno del equipo para poder mejorar el modo en que se lleva a cabo. Una mejor visibilidad repercute en los resultados En los casos de SimpleRelevance y Only-apartments, lograron mejorar su tan deseada visibilidad con la implementación de Wrike, que se convirtió en la plataforma central para concentrar todos los datos de proyectos y acceder a ellos. Actualmente, los equipos pueden encontrar datos o información de clientes sin tener que buscar entre cadenas de correos electrónicos, celebrar reuniones de estado o esperar respuestas de correo. "Nos permite entregar el trabajo mucho más rápido", cuenta Steve Rose, responsable de satisfacción y operaciones de clientes de SimpleRelevance. "La ventaja de tener todo en un solo sistema facilita muchísimo la colaboración en los proyectos y rompe algunas de las habituales barreras de conocimiento". Añadió Shemenski: "La claridad y la posibilidad de disponer de una visión general de la carga de trabajo de todos los miembros del equipo nos ha permitido hacer nuestras entregas a los clientes de manera mucho más rápida y eficaz". Pero, ¿cuál fue el resultado final de esta visibilidad? SimpleRelevance consiguió aumentar rendimiento en un 30 %. ¿Cómo se mejora la visibilidad con las herramientas adecuadas? La visibilidad no se logra simplemente diciendo que quieres ver cómo están las cosas. Necesitas la herramienta de trabajo correcta con las funciones adecuadas. Al buscar una herramienta, es necesario que incluya las siguientes funcionalidades: Paneles de control: para poder acceder a datos fundamentales de un solo vistazo. Elaboración de informes: informes recurrentes y automatizados sobre el rendimiento del equipo, los estados de proyectos y otros datos específicos personalizables. Vista de carga de trabajo: un modo de visualizar la carga de trabajo de los miembros del equipo a nivel individual o de conjunto. Gestión de recursos: un modo de gestionar los recursos del equipo, ya sean los físicos o los monetarios. Glieneke de Only-apartments afirma que: “Los informes personalizados y detallados sobre proyectos, empleados y progreso del equipo nos ayudaron a lograr grandes resultados en el lanzamiento de nuestros proyectos”. ¿Listo para mejorar la visibilidad empresarial? Puedes seguir procediendo del mismo modo que siempre para gestionar tu empresa, esforzándote en ver lo que tu equipo está haciendo y cómo progresan los proyectos. Probablemente lo conseguirás enviando más correos electrónicos y celebrando más tediosas reuniones. O puedes considerar otras opciones para mejorar tu visibilidad mediante la implementación de una herramienta de gestión de trabajo como Wrike.
Las seis ventajas de la gestión del trabajo colaborativo
"Reunirse es un comienzo, permanecer juntos es el progreso y trabajar juntos es el éxito". — Henry Ford Ha muerto la antigua forma de trabajar, con reuniones que no se reprograman, empleados que hacen horas extra y aportaciones que solo proceden de determinadas personas. Las empresas se están dando cuenta rápidamente de que las reuniones pueden ser una pérdida de tiempo, que los dispositivos móviles mejoran la productividad y que dos o más cabezas piensan más que una. Bienvenido al mundo de la gestión del trabajo colaborativo. Este estilo de gestión del trabajo pone de manifiesto la importancia de la colaboración y la comunicación. Por lo general, las herramientas de colaboración se utilizan para crear una ubicación central de fácil acceso para la comunicación. Estas son las seis principales ventajas de una buena gestión del trabajo colaborativo: 1. La colaboración es posible, independientemente de la ubicación No, no siempre tienes que encontrarte en un radio de 3 metros de distancia para poder trabajar juntos. Los trabajadores remotos también pueden colaborar. Las herramientas de gestión del trabajo colaborativo son estupendas para dar cabida a los empleados remotos, lo que los incluye en proyectos de equipo y les permite realizar el seguimiento de su productividad con el transcurso del tiempo. 2. Las herramientas de gestión del trabajo colaborativo proporcionan una ubicación central para la comunicación Rebuscar en el correo electrónico los últimos archivos o intentar realizar el seguimiento de aquella conversación que mantuviste acerca de un proyecto concreto puede ser una tarea frustrante y lenta. Contar con una herramienta que te permita mantener los archivos, los comentarios, los requisitos del proyecto, los objetivos y las fechas de entrega más recientes en un solo lugar elimina la necesidad de realizar búsquedas y permite a tu equipo centrarse en tareas más importantes. Inicia tu prueba gratuita de dos semanas de Wrike, la mejor herramienta de gestión del trabajo colaborativo. 3. Una mayor visibilidad y transparencia hace que las partes interesadas estén informadas Tener un sistema en el que todas las actualizaciones de los proyectos estén a la vista ayuda a las partes interesadas a ver los últimos estados del proyecto en todo momento. Esto ayuda a definir las expectativas y da a las partes interesadas la oportunidad de pasar a la acción si fuera necesario. Además, aumenta el sentido de la responsabilidad entre los miembros del equipo y les permite volver a ver si hubo errores y dónde se produjeron estos, así como impedir que vuelvan a suceder. 4. Ahorra tiempo eliminando las reuniones y la gestión de hojas de cálculo Como todo está documentado en una herramienta, las actualizaciones del estado y las reuniones en las que se tratan las tareas pendientes son prácticas obsoletas. Al eliminar las reuniones innecesarias y las actualizaciones de hojas de cálculo, se puede dedicar más tiempo a la toma de decisiones importantes y la solución de problemas. 5. Ofrece una mayor agilidad cuando cambia la demanda En ocasiones los planes cambian y eso está bien. Sin embargo, estar preparado para ello puede ser complicado. La gestión del trabajo colaborativo proporciona flexibilidad para ajustar los planes en consecuencia sin poner en peligro los plazos de entrega inamovibles. Y si todos conocen el cambio de las prioridades o los hitos, las revisiones dejarán de ser una sorpresa. 6. Favorece la colaboración y la innovación en todo el equipo Y lo que es más importante, una cultura de colaboración inspira a los equipos para que trabajen en un nuevo nivel. Siempre hay ideas nuevas y estimulantes pululando en el exterior y, en ocasiones, todo lo que se necesita para entrar en el juego es preguntar (o @mencionar) a la persona que está a tu lado. Estos son los recursos adicionales si estás interesado en obtener más información acerca de la gestión del trabajo colaborativo o las herramientas de colaboración. Herramientas de gestión del trabajo colaborativo: Software de colaboración para equipos de marketing: una guía para el comprador y panorama del proveedor Forrester: Gestión del trabajo colaborativo para la empresa Creación de la colaboración: creación de un entorno de equipo colaborativo y ocho formas de crear equipos colaborativos Colaboración exitosa:¿Qué hace funcionar la colaboración en la empresa? ¿Utilizas técnicas de gestión de trabajo colaborativo en el equipo? Cuéntanos por qué o por qué no lo haces en los comentarios.
Trabaja desde donde quieras con la aplicación móvil mejorada de Wrike
Nos complace anunciar las nuevas funcionalidades que hemos añadido a Wrike tanto para Android como para iOS. Trabajar cuando estás de un lado para otro es ahora más sencillo gracias a las siguientes actualizaciones de la aplicación móvil Wrike.
¡Adiós, silos! Cinco herramientas que los agentes de marketing deben centralizar mediante la gestión del trabajo
Aquí tienes las cinco herramientas con las que todos los agentes de marketing deberían sincronizar su plataforma de gestión del trabajo para limitar los silos de marketing, minimizar los costes de cambio y agilizar los flujos de trabajo.
