Qu’est-ce que l’orchestration de workflow ? Pourquoi votre équipe en a-t-elle besoin ?

Lorsque le travail est dispersé entre trop d’outils et qu’il n’y a pas de structure claire, le chaos s’installe rapidement.

J’ai vu des équipes passer des heures à courir après les mises à jour de statut, à dupliquer leurs efforts et à combiner des systèmes déconnectés juste pour faire avancer les projets. C’est là que l’orchestration de workflow entre en jeu : elle connecte vos outils et définit un chemin structuré, pour que chaque tâche progresse plus facilement et sans mauvaises surprises.

Dans ce guide, j’expliquerai ce que signifie réellement l’orchestration de workflow, quand elle vaut la peine d’être mise en œuvre et comment créer des systèmes qui simplifient réellement le travail. Je partagerai également comment j’ai vu des équipes utiliser Wrike pour rester alignées, s’adapter rapidement et créer une dynamique, même lorsque les processus deviennent complexes.

Sommaire :

• Qu’est-ce que l’orchestration de workflow ?

• Quelle est la valeur ajoutée des workflows orchestrés pour les entreprises ?

• Exemples de l’orchestration de workflow en action

• 3 étapes pour orchestrer un workflow complexe 

• Recommandations pour l’orchestration de workflow dans les processus métier

• Cas d’utilisation de l’orchestration de workflow

• Le meilleur outil d’orchestration de workflow intuitif pour les équipes

Qu’est-ce que l’orchestration de workflow ?

L’orchestration de workflow est le processus de coordination des tâches, des systèmes et des personnes à travers différents outils pour garantir le déroulement fluide et efficace du travail du début à la fin.

Au lieu de gérer chaque partie d’un workflow de manière isolée, l’orchestration connecte tout en un processus unifié, en automatisant les transferts, en synchronisant les données et en offrant aux équipes une visibilité pour une collaboration fluide et un contrôle optimal.

Quelle est la valeur ajoutée des workflows orchestrés pour les entreprises ?

L’orchestration de workflow ne consiste pas seulement à ajouter une structure sans réelle raison : il s’agit d’élaborer un système qui aide les équipes de chacun de vos services à se concentrer, à s’adapter et à travailler plus intelligemment. Voici comment les vraies priorités des entreprises sont prises en compte :

Traitement des données

Si vos données se trouvent dans des tableurs, des formulaires et des outils déconnectés, il est difficile d’avoir une vue d’ensemble. L’orchestration permet de les regrouper. Vous pouvez automatiser et optimiser le flux des données entre les systèmes, ce qui facilite le suivi des tâches dépendantes et la création d’un processus qui favorise réellement la prise de décision en temps réel.

Gestion des erreurs

Lorsque vous gérez plusieurs étapes et transferts, certaines choses peuvent facilement être négligées. Avec des workflows orchestrés, chaque étape d’approbation est cartographiée, assignée et visible. Cela signifie moins de lacunes, une résolution plus rapide des problèmes et un processus plus fiable de bout en bout.

Pipelines de données

Un système solide d’orchestration de workflow constitue la colonne vertébrale de vos outils. Que vous connectiez Jira, Slack, Salesforce ou des bases de données internes, vous pouvez créer des pipelines de données qui synchronisent automatiquement les mises à jour, alignant toutes les équipes et réduisant le temps passé à courir après les mises à jour de statut.

Transformation numérique

Remplacer les systèmes manuels et cloisonnés par une orchestration rationalisée est l’un des principaux bénéfices d’une transformation numérique. Cela vous permet de vous adapter plus rapidement, de clarifier votre travail et de vous concentrer sur l’évolutivité de l’entreprise sans perdre le contrôle de la qualité ou de la cohérence.

Évolutivité

Une fois que votre processus cartographié et optimisé, vous pouvez le faire évoluer sans doubler la charge de travail. L’orchestration vous offre un système reproductible qui garantit l’efficacité, même lorsque le volume ou la complexité augmente.

Communication

Lorsque tout le monde utilise le même système, la communication devient beaucoup plus facile. L’orchestration réduit le changement d’outils et l’éparpillement des mises à jour en centralisant le travail en un seul endroit. Chacun sait qui fait quoi, ce qui est fait et ce qu’il faut faire ensuite.

Exemples de l’orchestration de workflow en action

Les workflows orchestrés sont un élément essentiel pour les équipes qui doivent s’aligner sur des systèmes disparates et réduire les tâches répétitives. Voici comment différents services les mettent en place dans des situations concrètes.

Assistance clientèle

Dans ce domaine, tout est question de clarté et de rapidité. L’orchestration aide à acheminer des tâches spécifiques comme les escalades ou les suivis des SLA sans perdre de temps à changer d’outil. Lorsque votre système connecte les journaux de chat, les e-mails et votre outil de gestion de la relation client (CRM), les équipes d’assistance peuvent agir plus rapidement, réduire les retards et assurer le bon déroulement des opérations dans de nombreuses situations.

Ressources humaines

Les équipes RH s’occupent de tout, de l’intégration des employés à leur départ, souvent à l’aide de plusieurs outils. L’orchestration de workflow synchronise les mises à jour, automatise les tâches administratives et aide les équipes informatiques à configurer les comptes plus rapidement. Elle offre également aux parties prenantes une visibilité sans avoir à courir après les mises à jour, ce qui est essentiel pour faire évoluer les processus tout en favorisant la réussite de l’entreprise.

Marketing

Les équipes marketing jonglent avec les campagnes, le contenu, les événements et la coordination entre plusieurs canaux, souvent dans des délais serrés. L’orchestration de workflow apporte de la structure en réunissant la gestion des tâches, les approbations de ressources et le suivi des performances dans un seul processus rationalisé. Au lieu de courir après des ressources ou de parcourir les e-mails, les équipes peuvent automatiser les workflows de campagne, assigner des tâches basées sur des déclencheurs et suivre chaque étape, du brief au lancement.

3 étapes pour orchestrer un workflow complexe 

Avant de vous lancer dans l’automatisation, prenez du recul pour observer le déroulement du travail au sein de votre équipe. L’orchestration de workflow commence par comprendre le flux actuel, ses défaillances et la manière de connecter les bons outils et les bonnes personnes. Voici comment j’aborde la gestion de workflow et l’orchestration des processus.

Étape 1 : cartographier les processus

Une cartographie des processus efficace commence par répertorier chaque tâche, phase et transfert de votre processus. J’ai constaté que les diagrammes de workflow pouvaient être très utiles. Identifiez les responsables, les outils utilisés et les points de blocage habituels, surtout dans les systèmes hérités ou les outils dispersés.

Surveillez les problèmes tels que les approbations retardées ou les saisies de données répétitives. Ces éléments indiquent que vous pourriez bénéficier de l’automatisation des processus ainsi que d’une meilleure coordination.

Vous n’avez pas besoin d’un diagramme, mais seulement d’une vue claire du déroulement des processus et des points de défaillance. Il s’agit de votre blueprint pour établir un système plus connecté et efficace.

Si vous voulez améliorer votre workflow existant, vous devez commencer par bien comprendre votre situation actuelle.

Étape 2 : choisir un outil d’orchestration de workflow

Une fois que vous avez cartographié votre processus, trouvez une plateforme qui connecte vos systèmes et simplifie la manière dont le travail est effectué. Choisissez des outils avec de solides intégrations, une automatisation flexible et une configuration low-code pour que les équipes n’appartenant pas au service informatique puissent créer et s’adapter rapidement.

L’objectif est de remplacer les efforts manuels par des règles intelligentes, comme assigner des tâches automatiquement ou déclencher des étapes suivantes lorsqu’un statut change. Un bon outil doit également prendre en charge le suivi des dépendances, contribuer à la coordination entre les équipes et centraliser le travail éparpillé entre les applis.

Avec le bon logiciel de gestion de workflow, vos processus existants deviennent plus faciles à gérer et à faire évoluer.

Intégrations puissantes

Vous avez besoin d’une plateforme qui communique avec les applications professionnelles que vos équipes utilisent déjà. Qu’il s’agisse d’un CRM, d’un outil de chat ou d’un espace de stockage de documents, le système d’orchestration doit regrouper tout dans un espace de travail unique, afin de supprimer le besoin de passer d’un système à l’autre ou de dupliquer les efforts. Recherchez une assistance sur plusieurs plateformes et un accès API solide. Wrike, par exemple, propose plus de 400 intégrations et la possibilité de développer la vôtre.

Règles d’automatisation des processus personnalisables

C’est dans l’automatisation des tâches routinières que l’orchestration montre tout son potentiel. Les meilleurs outils vous permettent de créer des règles d’automatisation selon vos workflows réels : assigner des tâches automatiquement, faire avancer le travail en fonction des changements de statut et déclencher des mises à jour lorsque des dépendances changent. Avec une configuration minimale, vous pouvez réduire les retards et les interventions humaines, et assurer le bon déroulement de votre processus de bout en bout.

Visibilité des outils

Les bons outils d’orchestration mettent en avant l’essentiel. Vous devez pouvoir voir facilement qui est responsable de quoi, où en sont les projets et où se trouvent les points de blocage. Les tableaux de bord, les rapports et les mises à jour en temps réel facilitent l’identification des lacunes et permettent des ajustements rapides. Cela aide également les parties prenantes à obtenir ce dont elles ont besoin sans avoir à poser de questions.

IA et fonctionnalités avancées

Les plateformes modernes d’orchestration de workflow évoluent rapidement, ajoutant des fonctionnalités comme l’apprentissage automatique et le support du langage naturel. Ces outils aident les équipes informatiques à créer des automatisations par programmation, à gérer des lacs de données et à traiter des processus complexes sans intervention manuelle constante.

L’orchestration de workflow garantit que vous pouvez automatiser les tâches, renforcer la gestion des erreurs et améliorer l’allocation des ressources tout en répondant aux besoins réels de l’entreprise. Il devient plus facile de s’adapter, de réduire la supervision humaine et de mener des opérations rationalisées sur des systèmes disparates.

En intégrant l’automatisation des workflows et une orchestration intelligente, vous ne vous contentez pas de rationaliser les étapes. Vous créez un système flexible qui s’adapte à la demande, améliore les performances des workflows et offre aux équipes la clarté nécessaire pour se concentrer sur l’essentiel.

Apache Airflow et outils d’orchestration open-source

Si votre équipe possède une expertise technique approfondie, des outils comme Apache offrent de puissantes fonctionnalités d’orchestration. Elles sont idéales pour créer des flux de données et automatiser les dépendances des tâches avec Python, mais nécessitent une configuration et un support DevOps continu.

Pour les utilisateurs professionnels qui souhaitent une orchestration sans codage, la plateforme low-code de Wrike offre une automatisation, des intégrations et une visibilité dans un espace de travail unique, sans avoir à gérer des graphes acycliques orientés ni à allouer des ressources informatiques.

Étape 3 : implémenter votre workflow orchestré

Le déploiement d’un nouveau workflow n’est pas qu’une étape technique, c’est là où tout prend forme. L’implémentation donne vie à votre planification et pose les bases d’un processus plus cohérent. Mais ce changement doit être intentionnel.

Commencez par assigner l’accès au système et par confirmer votre configuration sur plusieurs systèmes. Cette étape est particulièrement importante pour les grandes équipes ou les processus qui relient des services cloud, des données clients ou des outils de ressources humaines.

Concentrez-vous ensuite sur le déploiement. Voici comment le mettre en place durablement :

• Formez et accompagnez votre équipe avec un plan qui correspond à la complexité de votre nouvelle configuration. Donnez-lui le temps de s’adapter et ajoutez des techniques de gestion du changement si nécessaire.

• Mettez en place vos processus de reporting pour suivre les performances de la nouvelle orchestration et la manière dont votre équipe s’adapte.

• Cherchez les opportunités d’optimisation dans vos métriques ou dans les retours de votre équipe. C’est là que vous détecterez les problèmes rapidement et ajusterez votre approche au fur et à mesure.

• Créez des blueprints pour vos workflows les plus performants afin de pouvoir les réutiliser sans repartir de zéro.

En standardisant la manière dont les tâches individuelles circulent dans vos systèmes et en réduisant les tâches répétitives, votre équipe peut se concentrer sur un travail à plus forte valeur ajoutée. Cette étape peut nécessiter quelques itérations, mais c’est elle qui transforme l’orchestration en un impact durable sur l’entreprise.

Recommandations pour l’orchestration de workflow dans les processus métier

J’ai travaillé sur suffisamment de workflows complexes pour savoir que l’orchestration ne fonctionne que si elle est basée sur les besoins réels de votre équipe. Lorsque vous mettez en place une stratégie d’orchestration, vous ne cherchez pas un tout nouveau système, vous en créez un qui permet aux personnes de mieux faire leur travail, plus rapidement et avec moins d’interruptions.

Commencez par ce qui compte pour l’entreprise

Avant toute chose, je vais clarifier le processus métier que nous essayons d’améliorer. Cela peut impliquer de rationaliser le transfert des tâches, de favoriser l’automatisation des processus métier ou de réduire les erreurs humaines. Quoi que ce soit, il s’agit du processus central. L’orchestration de workflow reste ainsi alignée sur les objectifs réels, et non juste sur la technologie.

Optez pour l’évolutivité plutôt que la perfection

Je ne cherche jamais à tout automatiser d’emblée. Je commence progressivement, avec quelques tâches automatisées, et je laisse le processus évoluer. Les meilleurs workflows orchestrés évoluent avec l’entreprise, surtout si vous gérez des processus complexes ou des ressources limitées. Le but est de résoudre correctement un problème plutôt que d’imposer une refonte complète prématurée.

Connectez les outils qui fonctionnent déjà

Une bonne plateforme d’orchestration de workflow doit permettre à vos systèmes de communiquer sans ralentir l’équipe. Je me concentre sur les intégrations qui reflètent la manière dont l’équipe travaille (planification des tâches, partage de fichiers, approbations) et intègre l’automatisation des workflows là où cela permet de gagner du temps. Cela aide à maintenir les performances et à réduire le travail manuel.

Donnez la priorité à la visibilité

Pour moi, la visibilité est un élément essentiel. Je veux que les équipes sachent où en est le travail sans avoir à demander ou à rechercher dans plusieurs applis. La gestion de workflow ne permet pas seulement de gagner en rapidité, elle consiste à créer un contexte partagé pour aligner toutes les équipes et éviter les goulots d’étranglement.

Vérifiez, affinez, recommencez

Aucun processus ne reste parfait. J’identifie les endroits où les retards apparaissent ou où les étapes n’apportent pas de valeur. Une bonne orchestration de processus implique de rester réactif en adaptant votre système à l’évolution des besoins de l’entreprise ou à la croissance des équipes.

Cas d’utilisation de l’orchestration de workflow

L’analyse de votre workflow et l’application des principes d’orchestration de workflow peuvent aider les équipes, quel que soit leur secteur d’activité. Pour le prouver, nous avons parlé avec trois équipes qui ont élaboré et optimisé leurs workflows dans Wrike pour voir les problèmes qu’elles voulaient résoudre, les outils qu’elles utilisent actuellement, et les avantages qu’elles ont constatés. 

Siemens Smart Infrastructure

Siemens Smart Infrastructure a rencontré des ralentissements dans ses opérations en raison de silos d’information et d’outils déconnectés. Avec des projets complexes et des tâches plus petites aux marges serrées, l’entreprise avait besoin d’un système plus unifié. En utilisant l’orchestration de workflow de Wrike, elle a remplacé des systèmes éparpillés par une plateforme unique intégrant SAP, des tableaux de bord mobiles et des modèles flexibles.

Aujourd’hui, 14 000 membres d’équipe répartis dans 20 pays restent alignés et assurent la cohérence des processus métier à grande échelle.

BigCommerce

Lorsqu’elle entamait son expansion pour accompagner ses entreprises clientes, BigCommerce devait gérer une organisation compliquée par des tableurs et documents dispersés. L’entreprise a utilisé Wrike pour profiter de systèmes d’orchestration de workflow et connecter des outils comme Slack, Salesforce et Jira. Les tâches se déplacent désormais automatiquement, les projets sont lancés plus rapidement et les équipes restent synchronisées.

Ces nouvelles méthodes de travail ont facilité l’accompagnement de leurs entreprises clientes. Grâce à ce changement (et au travail acharné de leur équipe), BigCommerce a constaté une augmentation de 102 % de l’adoption, un reporting plus rapide et d’importantes améliorations des KPI comme le délai de rentabilisation et la satisfaction des clients.

Ogilvy Australia

Ogilvy a choisi Wrike pour remplacer son système papier, apportant clarté et cohérence à ses bureaux de Sydney, Melbourne et Brisbane. Avec l’orchestration de workflow en place, l’équipe suit maintenant le travail créatif, les révisions et les approbations sur une seule plateforme. Les briefs créatifs sont créés via des formulaires de demande simplifiés, remplaçant les anciens allers-retours par un processus plus rapide et plus clair.

Selon le directeur des opérations numériques, Pedro Da Palma Rosa, ce changement a permis d’économiser « beaucoup de temps et d’efforts » et d’aider les équipes numériques, presse écrite et TV à rester alignées sur des projets à fort volume.

Un outil intuitif d’orchestration de workflow pour toutes les équipes

L’orchestration de workflow est un processus transformateur qui sélectionne les meilleurs outils, intègre vos processus métier et aide votre équipe à optimiser ses méthodes de travail. 

En se concentrant sur la collaboration, l’optimisation et l’élimination des tâches manuelles, l’orchestration de workflow vous place dans une position bien plus favorable lorsque vous souhaitez développer votre entreprise ou gérer des tâches plus complexes. Toutes les entreprises peuvent en bénéficier. 

Lorsque vous utilisez Wrike pour centraliser vos workflows et intégrer vos outils, vous disposez de tous les outils et de l’assistance nécessaires pour vous accompagner dans les changements et mettre en œuvre une nouvelle approche de la gestion du travail.