Différence entre workflow BPM et workflow simples

Lorsque j’ai commencé à travailler sur des projets interfonctionnels, l’obstacle le plus important n’était pas le manque d’outils, mais le manque de structure. Les équipes avaient de bonnes intentions, mais les échéances étaient repoussées, les responsabilités floues, et nous passions plus de temps à comprendre comment travailler qu’à réellement travailler. C’est là que les workflows de gestion de processus métier (BPM) font vraiment la différence.

Au lieu de laisser la coordination de côté, les workflows BPM offrent aux équipes un système partagé pour effectuer les tâches qui s’adapte et évolue pour vous aider à vous concentrer sur les résultats plutôt que de courir après les mises à jour. Ce n’est pas qu’une théorie : en 2024, les deux tiers des entreprises avaient déjà rationalisé au moins un processus métier pour gagner en rapidité et en responsabilité.

Dans cet article, j’expliquerai ce que sont les workflows BPM, comment ils diffèrent des processus simples et comment les utiliser pour une coordination efficace, une évolutivité et un impact durable sur l’entreprise.

Sommaire 

• Qu’est-ce qu’un workflow de gestion de processus métier (BPM) ?

• BPM ou workflows

• Un workflow BPM est-il identique à une BPM ?

• Quand choisir un workflow de gestion de processus métier

• Exemples de BPM

• Cas d’utilisation de gestion de workflows simples

• Importance des workflows BPM

• Avantages de l’utilisation des workflows BPM

• Difficultés liées aux workflows BPM

• Choisir un logiciel BPM ou un logiciel de workflow

• Une plateforme unique pour la gestion de workflows et la BPM

Qu’est-ce qu’un workflow de gestion de processus métier (BPM) ?

Un workflow de gestion de processus métier, ou workflow BPM, est une séquence systématique de tâches et d’activités conçue pour atteindre un objectif organisationnel spécifique. Il englobe la modélisation des processus métier, l’exécution, la surveillance et l’optimisation des processus métier, tout en alignant chaque étape sur les objectifs de l’entreprise.

Contrairement aux processus ad hoc ou informels, les workflows BPM sont structurés et répétables, et l’automatisation est souvent utilisée pour améliorer l’efficacité et la cohérence.

BPM ou workflows

Alors, quelle est la différence entre un workflow et une gestion complète de processus métier, et quand les utiliser ?

La gestion de workflows se concentre sur l’exécution des tâches individuelles dans le bon ordre. Elle est idéale pour automatiser des processus répétables et au niveau des tâches comme les approbations, les soumissions ou les demandes internes.

La gestion de processus métier (BPM), en revanche, adopte une vision plus large. Elle connecte plusieurs workflows à travers les services, les aligne sur des objectifs stratégiques, et fournit une structure nécessaire pour surveiller, analyser et optimiser les processus complexes au fil du temps.

Un workflow BPM est-il identique à une BPM ?

Pas tout à fait. Un workflow BPM est juste une pièce du puzzle plus large de la gestion de processus métier. La BPM se concentre sur la stratégie globale, les méthodes et les outils utilisés pour analyser, créer, mettre en œuvre et améliorer en continu les processus métier.

À l’inverse, un workflow BPM est la séquence spécifique de tâches au sein d’un processus isolé, autrement dit le niveau d’exécution quotidien. Considérez la BPM comme le cadre qui guide vos opérations, tandis que les workflows sont les composants qui les concrétisent.

Quand choisir un workflow de gestion de processus métier

Le choix entre la mise en œuvre de la BPM ou d’un flux autonome dépend de la complexité et de la portée des processus métier :

• Utilisation de la BPM : pour les processus complexes et interfonctionnels qui nécessitent une coordination à l’échelle de toute l’entreprise, un suivi de conformité et une optimisation continue

• Utilisation des workflows : pour des tâches plus simples, spécifiques à un service, qui sont répétitives et qui ne nécessitent pas de surveillance approfondie ou d’intégration à d’autres processus

Les entreprises commencent généralement par automatiser des workflows pour des tâches spécifiques et adoptent progressivement la BPM à mesure que leurs besoins en gestion de processus deviennent plus complexes.

Exemples de BPM

Il est temps de mettre cette théorie en pratique. Examinons quelques cas d’utilisation concrets montrant comment les outils BPM et l’automatisation des workflows soutiennent les services stratégiques et améliorent la gestion des processus.

Gestion de la chaîne d’approvisionnement

Les outils BPM renforcent les processus d’approvisionnement, de gestion des stocks et de logistique en reliant des tâches quotidiennes aux opérations de la chaîne d’approvisionnement. Grâce à l’automatisation des workflows intégrée, les équipes peuvent suivre les communications avec les fournisseurs, approuver les commandes, et suivre les calendriers dans un seul environnement. Ce niveau de coordination permet de réduire les retards, de garantir la conformité et de simplifier des processus complexes comme l’approvisionnement international sans travail supplémentaire.

Service client

Dans le domaine du service client, de nombreuses équipes s’appuient sur des outils de gestion de workflows pour créer un parcours clair pour chaque demande qui doit être transférée d’un service à l’autre.

En organisant l’ensemble du processus, du premier message à la résolution, le service client peut agir rapidement, en collaboration avec plusieurs services et parties prenantes, tout en maintenant un haut niveau de qualité. En se concentrant sur un seul processus, il est plus facile de s’adapter rapidement et de rationaliser les opérations lorsque les priorités changent ou que les volumes augmentent.

Ressources humaines (RH)

Dans le domaine des RH, la gestion de workflows joue un rôle clé pour assurer un bon fonctionnement. Lorsque les équipes RH mettent en place un processus pour intégrer de nouveaux employés, elles peuvent, par exemple, créer un parcours unique qui comprend des formulaires, des demandes d’équipement, des séances de formation, et des suivis avec les responsables.

Une fois ce processus mis en place, le répliquer pour chaque nouvel employé aide à accroître la productivité et à éviter toute confusion. L’automatisation des tâches peut permettre d’économiser des heures chaque semaine et d’assurer une expérience globale cohérente entre les équipes.

Finances

La BPM se concentre sur l’optimisation des opérations financières par la numérisation du traitement des factures, des approbations de dépenses et des rapports. Au lieu de se fier aux systèmes hérités, les équipes financières utilisent des plateformes BPM pour déclencher des processus à plusieurs étapes, réduire les erreurs et suivre les progrès. Cette approche structurée renforce la conformité et la gestion des risques tout en améliorant la précision.

Cas d’utilisation de gestion de workflows simples

La gestion de workflows se concentre sur l’automatisation et l’optimisation de tâches spécifiques au sein d’un processus. Voici quelques exemples :

• Approbation de documents : acheminement des documents via les canaux d’approbation nécessaires, en garantissant des révisions et des validations en temps voulu

• Demandes de congés : acheminement automatique des demandes de congés effectuées par les employés vers les superviseurs pour approbation

• Demandes de service informatique : gestion de l’envoi, du suivi et de la résolution des problèmes informatiques ou des demandes de service informatique

• Commandes d’achat : automatisation de la création, de l’approbation, et du suivi des commandes d’achat pour rationaliser les achats

Importance des workflows BPM

Les workflows BPM aident les entreprises à créer des systèmes efficaces et évolutifs qui favorisent la prise de décisions en temps réel et la croissance continue. Ils sont au cœur de toute stratégie axée sur la transformation numérique, la clarté opérationnelle et l’agilité à long terme.

Optimisez les processus plus facilement

Les processus de gestion de processus métier réduisent les retards en automatisant les tâches de routine et en clarifiant les responsabilités. Cela permet aux équipes de se concentrer sur des tâches à fort impact tout en assurant le bon déroulement des workflows métier. BPM crée un chemin clair pour une gestion de projet plus fluide, qu’il s’agisse de gérer un workflow individuel ou de coordonner plusieurs services.

Amélioration continue intégrée

Avec la BPM, vous pouvez surveiller les performances, recueillir des informations et affiner les processus au fur et à mesure. Une stratégie BPM intelligente permet aux principales parties prenantes d’ajuster des processus spécifiques selon les besoins en temps réel, sans perturber l’ensemble du système. C’est un moyen direct de contribuer aux objectifs de gestion de processus à long terme.

Gestion de processus favorisant la conformité

Les workflows BPM standardisent les tâches et les approbations pour réduire les risques. Lorsqu’ils sont conçus dans un souci de conformité, ils permettent de suivre la documentation, d’assigner les responsabilités, et de s’aligner sur les exigences de gouvernance, sans ralentir l’exécution. Cette approche fonctionne aussi bien pour les tâches uniques que pour les opérations plus complexes.

Transformation numérique qui s’adapte au changement

La BPM facilite l’adaptation. Au lieu de remanier des systèmes entiers, les équipes peuvent optimiser une séquence ou une tâche à la fois pour refléter les changements du marché. Une plateforme BPM moderne permet d’aligner la transformation numérique sur les objectifs organisationnels tout en simplifiant les mises à jour des systèmes existants.

Avantages de l’utilisation des workflows BPM

La valeur réelle de la gestion de processus métier apparaît lorsque les équipes prennent du recul et examinent l’ensemble du processus. La BPM permet de gagner en efficacité en attribuant à chaque étape un rôle et un but précis. Bien qu’il puisse y avoir des tâches et des flux individuels, le rôle de la BPM est de rassembler tous ces chemins de processus en un système synergique qui soutient les objectifs métier plus larges.

Voici comment les entreprises peuvent bénéficier des processus BMP :

• Opérations rationalisées : en intégrant divers processus, les entreprises peuvent gagner du temps, rationaliser les opérations de l’entreprise, et assurer le contrôle de la qualité

• Visibilité améliorée : la surveillance en temps réel des processus aide les utilisateurs professionnels à prendre des décisions conformes aux objectifs de l’entreprise, et à résoudre les problèmes de manière proactive

• Meilleure expérience client : des processus efficaces conduisent à une prestation de service plus rapide et à une satisfaction client plus élevée

• Économies de coûts : l’automatisation réduit les coûts de main-d’œuvre et minimise les erreurs, ce qui permet de réaliser des économies

Difficultés liées aux workflows BPM

Malgré de nombreux avantages, la mise en œuvre de workflows de gestion de processus métier n’est pas toujours simple. Les entreprises ont du mal à gérer les processus non pas parce que le système était défectueux, mais parce qu’il est difficile de changer les méthodes de travail. Il faut de la patience, du leadership et une communication claire pour comprendre pourquoi les changements dans la gestion de workflows améliorent l’efficacité à long terme.

Voici quelques-unes des difficultés les plus courantes :

• Résistance au changement : les employés peuvent hésiter à adopter de nouveaux processus métier ou technologies.

• Complexité de l’intégration : intégrer la BPM à des systèmes existants et à l’automatisation des workflows peut être techniquement difficile.

• Maintenir la flexibilité : garantir que les processus métier restent adaptables aux besoins de l’entreprise changeants nécessite une amélioration continue.

• Garantir l’exactitude des données : les processus automatisés dépendent de données d’entrée précises. Les erreurs de données peuvent rapidement prendre de l’ampleur.

Choisir un logiciel BPM ou un logiciel de workflow

Tous les processus n’ont pas besoin d’une refonte complète, et toutes les équipes n’ont pas besoin d’une solution complexe. Le choix entre un workflow et un logiciel de gestion de processus métier dépend du nombre de composants que vous gérez et du niveau de contrôle dont vous avez besoin.

Logiciel de gestion de processus métier

Le logiciel de gestion de processus métier est adapté lorsque vous gérez des processus métier complexes impliquant plusieurs équipes et des priorités changeantes. Si votre objectif est de standardiser la façon dont le travail est effectué, de renforcer la coordination entre les services, et d’apporter constamment des améliorations sans interruption, c’est la bonne approche.

Les meilleures plateformes vous aident à :

• Cartographier le processus complet, pas seulement des tâches isolées

• Aligner chaque composant sur les objectifs de votre entreprise

• Clarifier les rôles, les échéances et les responsabilités

• Évoluer avec votre entreprise

Si votre quotidien implique la coordination entre les services financiers, juridiques, opérations et autres, le logiciel de gestion de processus métier vous offre la structure nécessaire pour tout coordonner.

Logiciel de gestion de workflow

Le logiciel de gestion de workflow est idéal lorsque vous cherchez à automatiser un seul processus ou une tâche répétable, comme les approbations de congés ou les révisions de contenu.

Cherchez un logiciel d’automatisation des workflows qui :

• Offre une flexibilité suffisante pour prendre en charge la logique conditionnelle ou les embranchements

• S’intègre à vos outils actuels

• Permet aux utilisateurs non techniques de créer et de mettre à jour des processus

• Facilite le suivi des progrès au niveau des tâches

Si l’objectif est d’améliorer une fonction spécifique sans la complexité d’une gestion de processus à grande échelle, les outils de processus sont souvent les mieux adaptés. Le logiciel de gestion de workflow est particulièrement utile lorsque l’objectif est de simplifier un processus ou de gérer des tâches répétitives, comme les approbations de congés, les révisions de documents ou les demandes internes.

Lors de l’évaluation des logiciels, cherchez des outils qui :

• Utilisent des interfaces low-code pour que n’importe qui puisse créer et ajuster les flux

• Gèrent la logique conditionnelle sans travail de développement supplémentaire

• S’intègrent aux outils que vous utilisez déjà

• Offrent une visibilité claire et intuitive sur les tâches

Une plateforme unique pour la gestion de workflows et la BPM

Ce que j’aime chez Wrike, c’est que vous n’avez pas à choisir entre gérer plusieurs workflows ou gérer des processus métier sophistiqués (BPM) : vous pouvez faire les deux. Ses puissantes fonctionnalités de workflow combinent automatisation et capacités BPM performantes, vous permettant de rationaliser les tâches, de coordonner le travail interfonctionnel et de stimuler l’amélioration continue dans l’ensemble de votre entreprise à partir d’une seule plateforme.

Bénéficiez d’une visibilité en temps réel, de workflows personnalisables, et de modèles prêts à l’emploi qui accélèrent l’exécution sans vous enfermer dans un système rigide. Quelle que soit votre tâche, Wrike vous offre la flexibilité nécessaire pour vous adapter à l’évolution de vos besoins et vous concentrer sur une vision d’ensemble.